淺談新形勢下市政工程檔案管理存在的問題及對策研究

李燾

【摘要】隨著我國城市建設(shè)步伐的加快，城市改建、擴(kuò)建工程的數(shù)量越來越多、規(guī)模越來越大。市政檔案管理工作的質(zhì)量直接影響著城市的建設(shè)、未來發(fā)展。目前我國市政部門急需解決的首要問題就是完善市政檔案的管理工作，使其充分發(fā)揮自身的重要性。當(dāng)然，為了我們能夠更好地管理、運(yùn)用市政檔案，我們還需要全面了解市政檔案的重要作用，仔細(xì)分析市政檔案管理工作中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出科學(xué)的管理方法，為市政檔案管理工作做貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】市政工程 檔案管理 城市建設(shè) 工作職責(zé)

1.前言

檔案管理工作對于現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，如何有效的利用檔案管理來推動企業(yè)的發(fā)展，是檔案管理工作者最關(guān)心的問題。本文主要研究檔案管理在市政工程建設(shè)方面的重要性，并借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)及研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，指導(dǎo)檔案管理工作者如何管理好市政工程檔案，進(jìn)而激發(fā)檔案管理工作者的工作熱情。

2.市政工程檔案管理的重要性分析

2.1 市政工程檔案是城市規(guī)劃編制和調(diào)整的基礎(chǔ)資料

第一，市政工程檔案來自于城市的內(nèi)部規(guī)劃以及調(diào)整的資料，在某種程度上來說，城市建設(shè)規(guī)劃是領(lǐng)頭羊，市政工程檔案資料是城市規(guī)劃的依據(jù)，市政工程檔案貫穿了城市規(guī)劃及調(diào)整的整體過程。市政專業(yè)規(guī)劃作為城市總體規(guī)劃的重要組成部分，都需要對城市道路交通狀況、供水、供氣、排水、供電及城市防洪抗災(zāi)能力等基礎(chǔ)情況了如指掌，而這些資料得靠市政工程檔案來提供，只有保證基礎(chǔ)資料的完整性，才能保證城市規(guī)劃編制和調(diào)整的科學(xué)性、準(zhǔn)確性及合理性。

2.2 市政工程檔案是市政工程管理、養(yǎng)護(hù)和維修工作的重要依據(jù)

通過市政工程檔案我們可以了解到市政工程的詳細(xì)情況。我們只要能夠合理分析市政工程現(xiàn)狀，才能制定出科學(xué)的市政工程檔案。也就是說，沒有準(zhǔn)確的市政工程檔案，我們的城市就不能有效的實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2.3市政工程檔案是市政工作的科技資源的儲備手段

在市政工程改造和重新規(guī)劃的過程中，往往需要參考過往規(guī)劃所留下的設(shè)計文件、勘測、施工及預(yù)算資料等，從而利用好這些檔案，啟迪思路、開闊視野，使新的設(shè)計工作更合理、更完善、更適合城市化發(fā)展的需要。所以，市政工程檔案也是我們市政工作中一種重要的儲備手段，只有只有管理好市政工程檔案，我們的市政工程才能夠長期有效的發(fā)展。

3.市政工程檔案存在的問題

3.1 對檔案管理的重視程度不夠

縱觀各個行業(yè)的檔案管理工作，均存在一個共性，那就是對檔案管理工作的重視程度不夠，市政檔案管理尤是。由于我們對市政工程檔案的管理重視度不夠，導(dǎo)致后續(xù)工作中對檔案的調(diào)配、查閱等工作不順暢，進(jìn)而有可能造成工作進(jìn)度較慢、以及經(jīng)濟(jì)損失等不良影響。

3.2 對于市政工程檔案的管理較差

主要體現(xiàn)在三個方面，即管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后?，F(xiàn)如今大部分行業(yè)的檔案管理工作存在東挪西用的情況，其檔案管理者多為非專業(yè)人士，對檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)的了解也不夠，同時對檔案工作的精力投入不足，疏于管理，在嚴(yán)重影響檔案管理水平的同時，一些歸檔的材料真實(shí)性及準(zhǔn)確性也不高，影響后續(xù)市政工作設(shè)計者的判斷性，甚至有造成重大經(jīng)濟(jì)損失的可能。

3.3 檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全

現(xiàn)如今，市政行業(yè)對檔案管理的重視程度日益加大，但對檔案管理的必備條件落實(shí)差，基礎(chǔ)設(shè)施配套也不齊全，有的甚至沒有單獨(dú)的檔案管理室，檔案到處都是，對檔案保存的有效性較差。

4.市政工程檔案管理工作的對策

首先，盡可能任用或聘用具有檔案管理方面的專業(yè)能力的檔案管理工作者，對現(xiàn)有人員，要不斷的加強(qiáng)專業(yè)知識的培訓(xùn)，提高檔案管理工作者的基本素質(zhì)，盡可能符合現(xiàn)代化檔案管理的水平，充分發(fā)揮其積極性和創(chuàng)造性。

其次，健全市政檔案管理制度。保證市政工程檔案管理制度的合理性、科學(xué)性、嚴(yán)肅性及可操作性。在具體的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的有效性及權(quán)威性。

再次，改進(jìn)和完善市政工程檔案管理的功能，保證檔案材料的全面性、客觀性及動態(tài)功能，盡可能適應(yīng)市政工作的需要。最后，要做好市政檔案管理工作，我們需強(qiáng)化市政工程檔案

管理水平及服務(wù)意識，提高服務(wù)水平。

5.市政工程檔案管理的基本要求

為了盡可能符合現(xiàn)代化市政工程檔案管理的要求，個人認(rèn)為需要做到以下幾點(diǎn)： 其一，市政工程檔案管理需從我做起，從現(xiàn)在做起，在具體工作須確保檔案的及時性、準(zhǔn)確性、完整性及有效性；其二，市政工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。檔案標(biāo)準(zhǔn)化是規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化檔案是最基本的要求，從收集整理到人卷、歸檔驗(yàn)收、移交嚴(yán)格把關(guān)，必須達(dá)到檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化；其三，完善及調(diào)整檔案內(nèi)容，確保檔案管理的延續(xù)性；其四，檔案管理自動化。運(yùn)用高速發(fā)展的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，把市政管理檔案納入計算機(jī)管理體系，方便工作人員實(shí)時查詢、調(diào)配及歸檔等工作；其五，建立檔案檢查和調(diào)審制度，確保檔案的準(zhǔn)確性。

6.市政工程檔案管理者的素質(zhì)要求

首先，要端正從業(yè)者的職業(yè)態(tài)度。一般人都認(rèn)為，檔案管理是一份輕松愜意的工作，很多人都能夠勝任，事實(shí)上并非如此。檔案管理入門也許很簡單，但是要做好這份工作相當(dāng)不容易。主要表現(xiàn)為我們的工作是否及時；是否能夠很好的配合各個部門的工作；是否能夠接受合作部門的不同意見并加以改善；是否在第一時間發(fā)現(xiàn)問題并有效的解決；我們是否實(shí)時總結(jié)各個階段的工作并加以改進(jìn)等。那應(yīng)該如何做好這項(xiàng)工作呢？我們的從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)在日常工作保證做到多思考、多交流、多協(xié)調(diào)，以熱忱、仔細(xì)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度工作。同時對整個檔案工作的上下游環(huán)節(jié)要具備補(bǔ)位意識，加強(qiáng)各個部門之間的協(xié)調(diào)和配合工作，不斷的加強(qiáng)自身的文化素養(yǎng)的學(xué)習(xí)，不斷的總結(jié)，以至于能夠更好的做好這項(xiàng)工作。

其次，檔案管理工作者要熟練掌握專業(yè)技能。一名成功的檔案管理工作者，不但要有端正的職業(yè)態(tài)度，而且還需要掌握與專業(yè)相關(guān)的技能，比如了解并掌握建筑方面的常識；熟練操作與檔案管理相關(guān)的計算機(jī)應(yīng)用軟件；熟悉國家、省、市等行政部門所辦法的關(guān)于檔案管理方面的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)等；能夠正確的使用檔案管理中所必備的表格、文件及記錄等；以及掌握市政工程檔案的收集、編制及整理的方法。

最后，需要明確檔案管理工作的職責(zé)，明確檔案管理工作者的職責(zé)也是充分做好檔案工作的前提。市政工程檔案應(yīng)隨工程建設(shè)進(jìn)度及時收集、整理，并應(yīng)按專業(yè)歸類，認(rèn)真做好登記工作，項(xiàng)目各項(xiàng)資料要收集齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)有效，保證無未了事項(xiàng)。檔案表格應(yīng)統(tǒng)一采用本地區(qū)建筑行政管理部門或檔案管理部門所規(guī)定的格式。市政工程檔案應(yīng)采取分級管理的方式，各單位（或部門）技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位（或本部門）工程資料的全程管理工作，而工程檔案的收集、整理和審核工作則有本單位檔案管理者負(fù)責(zé)。

7.結(jié)論

在所有的城市建設(shè)工作中，市政工程檔案工作非常重要，它包含了豐富的信息資源，只有充分開發(fā)利用市政工程檔案才能提升其社會效益及經(jīng)濟(jì)效益。所以我們在從事市政工程檔案管理工作時，要保證從業(yè)者能夠達(dá)到行業(yè)的基本要求外，檔案管理工作還要保持順暢、快捷，才能保證市政工程檔案管理工作的延續(xù)性。為了順應(yīng)時代發(fā)展的需要，現(xiàn)代化市政工程檔案還可以通過網(wǎng)絡(luò)開發(fā)、存儲、傳輸?shù)确绞?，?shí)現(xiàn)市政工程檔案資源的共享，從而使市政工程建設(shè)更加有效、快捷。

參考文獻(xiàn)

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