關(guān)于城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題的思考

摘 要：我國(guó)近些年來(lái)，生產(chǎn)力大大提高，經(jīng)濟(jì)水平也隨之上升。國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)也在逐步發(fā)展，慢慢向城市化的進(jìn)程靠攏。一系列的經(jīng)濟(jì)變化也引起了另一些變化，比如一些大城市的新興，老城區(qū)的擴(kuò)大還有一些工程的改建等等，隨之而來(lái)的城建檔案的數(shù)量也不斷增多。為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，在城建檔案的儲(chǔ)存和管理方面的要求也變得越來(lái)越高。本文主要總結(jié)歸納了如何正確處理傳統(tǒng)的管理模式與現(xiàn)代化的管理模式以及怎樣實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化的問(wèn)題。最后則是在城市規(guī)劃和建設(shè)、管理方面提出了一些建設(shè)性的建議，使得能夠?yàn)槌鞘械慕?jīng)濟(jì)、社會(huì)以及文化的發(fā)展提供有效的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化管理；檔案管理

城建檔案是城市規(guī)劃以及建設(shè)的重要的支持和保證，并且能夠促進(jìn)城市的建設(shè)和社會(huì)的發(fā)展。目前我國(guó)正逐步呈現(xiàn)城市化，城建檔案的信息量也隨之攀升，為此，檔案管理所負(fù)擔(dān)的壓力也越來(lái)越大。那么更換新的檔案管理模式是我們所能想到的最好的檔案管理方法，也是當(dāng)前形勢(shì)下所必須要做的。數(shù)字化管理能夠全面記錄城建信息，并且與科技掛鉤，更能夠與時(shí)俱進(jìn)。除此之外，它的服務(wù)質(zhì)量也是傳統(tǒng)的管理模式所不能媲美的。

一、使用數(shù)字化城建檔案管理的意義

過(guò)去的城建檔案大部分是依靠人力進(jìn)行信息的分類和管理，并且以紙質(zhì)的形式儲(chǔ)存的，存儲(chǔ)起來(lái)需要很大的空間，保存很不方便。此外，大量的城建檔案都是僅僅建立了檔案的分類目錄以及全部的宗卷目錄，在查看時(shí)需要找人來(lái)進(jìn)行搜查，進(jìn)而導(dǎo)致調(diào)檔的速度很慢，效率很低。最重要的是，由于檔案儲(chǔ)存的比較分散，要查詢一些信息時(shí)，必須要靠一大批人來(lái)進(jìn)行查詢和整理；紙質(zhì)的檔案也比較容易損壞，經(jīng)過(guò)多次的翻閱，有可能會(huì)損失很多重要的信息，尤其是年代久遠(yuǎn)的一些檔案；如果有大的自然災(zāi)害或者是人為的意外發(fā)生，也會(huì)導(dǎo)致檔案的損壞；城建檔案是在規(guī)定的館內(nèi)分類存儲(chǔ)的，所以只能本地閱讀，不能遠(yuǎn)程查看，很難實(shí)現(xiàn)資源共享以及信息的交換；城建檔案信息的系統(tǒng)性以及完整性不夠好，因此在廣度和深度上不夠完善。上述一系列問(wèn)題的存在，使得城建檔案的管理面臨很大的困難，相反，數(shù)字化的管理就能很好的解決這些問(wèn)題。主要是因?yàn)槭紫人腔跀?shù)字技術(shù)，其次又是根據(jù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和它的儲(chǔ)存技術(shù)等。在結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了分享資源，也使得檔案信息很好的發(fā)揮它的查詢以及使用的作用。

二、目前城建檔案管理所面臨的一些問(wèn)題

檔案管理最注重的是它的時(shí)效性，因此在進(jìn)行城建檔案管理時(shí)，我們首先要考慮的也是最關(guān)鍵的問(wèn)題就是時(shí)效性。此外，直接影響它的因素有科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、計(jì)算機(jī)的軟件以及計(jì)算機(jī)的硬件等問(wèn)題。數(shù)字化的城建檔案信息是在物質(zhì)載體的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，也就意味著物質(zhì)載體的性能決定著存儲(chǔ)時(shí)間的長(zhǎng)短。因此在進(jìn)行存儲(chǔ)載體的選擇時(shí)一定要選擇穩(wěn)定性高和使用時(shí)間長(zhǎng)的載體。城建檔案自身的性質(zhì)使得它具有一定的法律價(jià)值。由于數(shù)字化比紙質(zhì)存儲(chǔ)更容易改變，所以在法律價(jià)值上，數(shù)字化的城建檔案的法律價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及傳統(tǒng)化的城建檔案。要想實(shí)現(xiàn)資源的共享，就需要有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，可是現(xiàn)在我們的數(shù)字化城建檔案并沒(méi)有能夠找到一個(gè)統(tǒng)一的方式，進(jìn)而會(huì)對(duì)資源的共享帶來(lái)一定的影響，也使得資源交換的難度上升到另一個(gè)階段。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的城建檔案相比，數(shù)字化的穩(wěn)定儲(chǔ)存需要更高的要求，比如：良好的技術(shù)設(shè)備，嚴(yán)格的環(huán)境條件以及穩(wěn)定性高的存儲(chǔ)載體等。

三、基于數(shù)字化城建檔案的幾點(diǎn)思考

1.規(guī)劃

前期的規(guī)劃對(duì)于城建檔案的數(shù)字化建設(shè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，我們可以想象將全部的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案是多么大的一項(xiàng)工程。只有對(duì)本館的館藏檔案有一定程度的了解以及徹底的調(diào)查才能很好的進(jìn)行數(shù)字化規(guī)劃。在這一過(guò)程中，執(zhí)行人員需要特別認(rèn)真、謹(jǐn)慎，找出工作的重點(diǎn)，按程序辦事，遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，為城建檔案的數(shù)字化做好鋪墊。

2.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化

數(shù)字化的城建檔案之所以要特別強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化，是因?yàn)樗哂匈Y源共享的性質(zhì)，而這一特質(zhì)的發(fā)揮對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的要求是很高的。所以，在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中就需要我們制定一個(gè)完整的制度，主要涵蓋以下內(nèi)容：標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的信息化以及管理標(biāo)準(zhǔn)。所謂前者是指在使用數(shù)字化對(duì)信息進(jìn)行收集、整理以及分類時(shí)要嚴(yán)格按照數(shù)字檔案所規(guī)定的格式，還要依照網(wǎng)站的各種相關(guān)規(guī)定。后者則是指標(biāo)準(zhǔn)的接收以及細(xì)目的管理。加強(qiáng)這方面的建設(shè)能夠?yàn)樗囊幌盗械牟僮魈峁┛茖W(xué)的依據(jù)。

3.信息建設(shè)

總的來(lái)說(shuō)，城建檔案的管理還是以計(jì)算機(jī)為主，首先是創(chuàng)建一個(gè)管理系統(tǒng)（需要相應(yīng)的設(shè)備和軟件），之后建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，協(xié)助檔案的管理以及資源的共享。此處，最需要的說(shuō)明的是信息系統(tǒng)的安全性問(wèn)題，需要對(duì)使用者在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)進(jìn)行身份的識(shí)別。避免重要信息被盜走或者非法使用，進(jìn)而保證信息的安全。

4.資源庫(kù)的建設(shè)

信息資源庫(kù)的建立是城建檔案中必不可少的一個(gè)元素，是城建檔案的支柱。主要做的包括目錄數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)以及目錄中心等的建設(shè)。為了凸顯數(shù)字檔案更專業(yè)，我們將會(huì)把重心放在特色資源庫(kù)的建設(shè)上，即將不同專業(yè)、不同類型的信息建立專門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)，使得數(shù)據(jù)庫(kù)的管理更方便，也有利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。

5.提高檔案使用率

城建檔案作為相關(guān)資料的存儲(chǔ)者，除了要記錄一些信息外，還應(yīng)該為使用者提供查詢、使用的功能，為社會(huì)建設(shè)奉獻(xiàn)自己的力量。數(shù)字化的城建檔案更要能夠滿足不同部門(mén)對(duì)相關(guān)檔案的需求，進(jìn)而提高城建檔案的使用率。

四、總結(jié)

城建檔案的數(shù)字化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，是不可避免要出現(xiàn)的新生事物，它對(duì)于城市的建設(shè)所發(fā)揮的價(jià)值是不可估量的。要做好城建檔案的數(shù)字化就需要檔案管理者在這方面多用一些精力，更加認(rèn)真一點(diǎn)，只有他們這一流程能夠保質(zhì)保量，才使得數(shù)字化的城建檔案具有現(xiàn)實(shí)的意義。與此同時(shí)，需要管理者在檔案建設(shè)過(guò)程中重視檔案信息是否安全，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性是否合格，關(guān)注數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是否完善等等。這樣才能使得數(shù)字化的使用效益大大提高，才能使得檔案管理的工作順利發(fā)展，進(jìn)而為社會(huì)的快速發(fā)展提供更高效的信息服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：

劉錫峰（1973.4～），女，漢族，湖南冷水江人，大專學(xué)歷，館員，現(xiàn)任單位副館長(zhǎng)，主要從事檔案管理工作。