城建檔案管理信息化建設(shè)的重要性

郭宗兵　孫超

【摘 要】檔案管理信息化是以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務(wù)為重點的檔案管理形式，代替了原來的以檔案實體管理為重點的檔案管理形式。檔案管理信息化，能夠使單位的檔案管理效益得到提高，從而也降低了檔案管理的成本。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；存在問題；管理措施

0.前言

城建檔案管理對城市建設(shè)發(fā)展有著重要的基礎(chǔ)保證作用。從計算機問世以來，越來越多的領(lǐng)域開始借助計算機的便捷和強大功能得到發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理工作已普及使用計算機，這對于城建檔案管理來說是一個很大的改變。城市管理是涉及多學(xué)科的部門，在檔案管理方面，表現(xiàn)為工作量大、技術(shù)要求高。為了更好地實現(xiàn)信息管理和服務(wù)功能，滿足城市建設(shè)發(fā)展的需要，我們必須加快城建檔案管理信息化建設(shè)的步伐，早日實現(xiàn)檔案管理信息化。

1.城建檔案的重要性

城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程直接形成的真實記錄，儲藏著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等的各個專業(yè)部門。開發(fā)城建檔案信息是充分發(fā)揮城建檔案作用和價值的重要手段。作為城建檔案的存儲介質(zhì)，目前我國大多數(shù)城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等，這些傳統(tǒng)的紙制檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，難以適應(yīng)數(shù)字化時代的飛速發(fā)展。隨著計算機技術(shù)尤其是辦公自動化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數(shù)字化形式存在于電子文件中。通過管理內(nèi)容數(shù)字化，新的管理模式采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對城建檔案的收集、整理、利用各工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現(xiàn)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準化、規(guī)范化，實現(xiàn)城建檔案資源的合理配置、最大開發(fā)利用，實現(xiàn)對檔案實體的保護，方便了利用者，減少了中間環(huán)節(jié)，也大大方便了網(wǎng)上傳輸，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

2.城建檔案管理信息化的概述

2.1檔案信息化管理改變了傳統(tǒng)的工作模式

檔案信息化改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式和檔案利用方式，促進了城建檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作和檔案室的管理工作向著高效率的現(xiàn)代化邁進。傳統(tǒng)檔案管理的工作實質(zhì)就是一套手工作業(yè)，同時也形成了與其相適應(yīng)的思維定式。實現(xiàn)信息化管理，極大地提高了辦公效率，在這個變革過程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被現(xiàn)代化的管理理念所代替，而檔案信息化建設(shè)對檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)、操作技能也提出了新的要求。在實際工作中，工作的內(nèi)容已不完全是對檔案實體的管理，還包括對檔案信息的管理，從而在檔案管理方面呈現(xiàn)了一個新的工作視角，這也是檔案管理工作進步的標(biāo)志。

2.2城建檔案信息化管理增添了現(xiàn)代化技術(shù)

在信息化條件下，城建檔案工作已不僅限于傳統(tǒng)檔案工作中收、管、用等傳統(tǒng)的工作方式，還增添了現(xiàn)代化技術(shù)手段及新的工作內(nèi)容，對電子檔案等新載體檔案盒一些特殊的實體檔案有著全新的管理方式和方法。同時，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用越來越多地被應(yīng)用于檔案管理的各個環(huán)節(jié)，各種應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫開發(fā)為檔案信息的利用提供了可靠的保證。探討和研究新的檔案管理模式，需要我們做大量的基礎(chǔ)性工作和研究性工作，以改變以往的思維方式，促使檔案工作實現(xiàn)多方位、多思路、高效率、高水平的管理新模式。

3.城建檔案信息化管理存在的問題

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案信息化意識不強

各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的工作重視不夠，檔案意識淡薄，不像對待經(jīng)濟建設(shè)那樣下力氣去抓檔案信息化建設(shè)工作。

3.2檔案保密性與安全性不強

隨著計算機及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用范圍的不斷拓展，信息安全問題成了檔案信息化建設(shè)的一個瓶頸。影響檔案保密和檔案安全因素主要有：一是人為因素，檔案部門的安全和保密意識淡薄，在檔案網(wǎng)頁上隨意發(fā)布信息， 對發(fā)布的信息缺少嚴格的審查和管理；二是技術(shù)問題，當(dāng)前電腦病毒橫行，又加上黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

3.3理念落后、規(guī)范體系不健全

目前，檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在 “安于現(xiàn)狀”、“不講求社會效益和經(jīng)濟效益”的舊觀念，存在著“閉架借閱”、“你查我調(diào)”的做法。同時由于檔案信息化活動比較具體，還沒有專門的檔案信息化法律、法規(guī)來進行規(guī)范。適用于檔案信息化建設(shè)的信息法律、信息倫理與信息政策等人文管理手段也尚未確立，作為檔案信息化建設(shè)的主要形式的電子文件的法律地位還未正式確立，導(dǎo)致電子文件的原始性、真實性難以認定。

3.4技術(shù)支持不全面

一是在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前大多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。二是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。

4.加強檔案管理信息化建設(shè)的措施

4.1建立規(guī)范體系

檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準，僅著眼于某一個專業(yè)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。所以需制定統(tǒng)一的、標(biāo)準的規(guī)范體系，切實推動檔案標(biāo)準化、規(guī)范化、信息化。

4.2建立健全完善的檔案信息安全管理制度

檔案管理本身具有的服務(wù)性質(zhì)決定了檔案館要盡可能的開發(fā)和挖掘檔案信息，為相關(guān)的工作利用提供便利的服務(wù)，以實現(xiàn)檔案信息利用功能的最大化，最終實現(xiàn)檔案信息資源共享的目的。但是資源共享又和資源安全是相互矛盾的，這就要求必須建立健全完善的安全管理制度。尤其是電子檔案的管理更是需要匹配一套完整嚴格的安全措施，讓每一個環(huán)節(jié)都不存在安全隱患。首要問題是電子文件的制作過程要實行權(quán)責(zé)分開機制，不能將二者混淆不清。然后就是在硬件管理上的要求，需要進一步完善電子文件與計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，做好溫度和濕度的控制，防止出現(xiàn)存儲介質(zhì)被磁化的問題，與此同時還要加強防盜措施的維護和完善。

4.3提高技術(shù)支撐

技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，沒有過硬的技術(shù)支撐，檔案信息化形同空話。首先，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設(shè)計開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動化系統(tǒng)融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運行。

4.4加強人才建設(shè)

要實現(xiàn)檔案的信息化管理，人才很重要，它要求檔案從業(yè)人員要有專業(yè)的技能和扎實的知識基礎(chǔ)，需要學(xué)習(xí)計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，需要學(xué)習(xí)檔案管理信息化規(guī)章制度和標(biāo)準。只有業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理隊伍才能保證檔案管理信息化的順利推進。根據(jù)檔案管理信息化進程的需要，要通過培養(yǎng)人才、引進一些素質(zhì)高、熱愛檔案事業(yè)、專業(yè)技術(shù)知識和實踐經(jīng)驗豐富的人才來從事檔案事業(yè)。

5.結(jié)束語

檔案的信息化管理是發(fā)展的大趨勢，加快城建檔案管理信息化建設(shè)的步伐，是提高檔案管理水平的巨大舉措，加大檔案信息化建設(shè)，是城建檔案管理智能化、信息化、自動化的必由之路。 [科]