綜合檔案館信息化工作實(shí)踐與思考

馬文平

檔案信息化，就是各級各類檔案部門（包括檔案行政管理部門、綜合檔案館、專業(yè)檔案館、檔案室等）在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，以適應(yīng)科技、信息化和經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展的需要。換言之，檔案信息化就是從以檔案實(shí)體為重心的管理模式向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個方面。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，其主要任務(wù)是館（室）藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和現(xiàn)有電子文檔的收集整理歸檔工作。

當(dāng)前，在全國各級各類檔案部門如火如荼開展檔案信息化建設(shè)工作的大環(huán)境下，為加快檔案信息化建設(shè)、推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程，不少檔案館在開發(fā)檔案信息資源、建設(shè)檔案數(shù)字信息資源、提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)過程中，提出了數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃，都要對原有館藏傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理和存儲，即把館藏存量的傳統(tǒng)載體檔案通過掃描、拍攝、錄入等加工和處理，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，以現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行存儲、管理和提供利用。檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，需要耗費(fèi)大量人力、物力和財(cái)力，是一個需要較長時(shí)間的過程，工作程序繁多、工作量大，工作任務(wù)重、壓力大、責(zé)任大。由于這些特點(diǎn)，檔案信息化管理工作對設(shè)備的要求、人才素質(zhì)與專業(yè)技能的要求都很高，尤其是管理人員一定要有較高的責(zé)任意識，一旦出現(xiàn)疏忽不僅會造成檔案數(shù)據(jù)的錯漏，還會阻礙相關(guān)部門的進(jìn)步與發(fā)展。

面臨這種現(xiàn)實(shí)和具體工作情況，在檔案信息化建設(shè)數(shù)字化工作中，由于電子檔案與檔案實(shí)體歸檔的差異和不對應(yīng)、不一致性，絕大多數(shù)檔案館或檔案室都將檔案實(shí)體完整整理歸檔后，再全部進(jìn)行數(shù)字化，以確保檔案實(shí)體與數(shù)字檔案信息的一一對應(yīng)和完全一致。如果在實(shí)際工作中，各級各類檔案室對新形成的電子文件及時(shí)進(jìn)行收集、整理和歸檔，并將其與檔案實(shí)體進(jìn)行一一對應(yīng)，確保檔案電子數(shù)據(jù)信息與檔案實(shí)體信息完全一致，可以減少檔案室或綜合檔案館的檔案數(shù)字工作量，提高數(shù)字化工作效率與電子數(shù)據(jù)利用率，有效減少重新對檔案實(shí)體進(jìn)行數(shù)字化加工處理的工作量，降低工作難度。在檔案數(shù)字化實(shí)際工作中，綜合檔案館一方面要對原有館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理，另一方面要對新形成和接收進(jìn)館的檔案實(shí)體進(jìn)行數(shù)字化加工處理，使大量新生成和產(chǎn)生的電子文件白白流失，耗費(fèi)更多的時(shí)間和人力、設(shè)備，也影響整個數(shù)字檔案化的進(jìn)程和效率。而事實(shí)上，在檔案信息化建設(shè)的數(shù)字化實(shí)際工作中，要做到電子文件、電子檔案的隨時(shí)生成隨時(shí)歸檔，并與最終歸檔保存的檔案實(shí)體一一對應(yīng)是非常困難的。在目前大部分地區(qū)和單位，沒有成熟完善的辦公自動化系統(tǒng)，僅有一部分檔案有電子文件，而且傳遞與處理的信息、數(shù)據(jù)不完整，與最終歸檔的檔案也不一致；另一部分檔案又沒有電子文件，如外來的文件材料等，在整理歸檔后仍要進(jìn)行數(shù)字化處理。這兩種情況混在一起，要對已形成的電子文件進(jìn)行歸檔管理代替數(shù)字化檔案信息，很難進(jìn)行有效管理，容易出現(xiàn)混亂和錯誤，可操作性差。因此，絕大多數(shù)綜合檔案館或檔案室仍然采取全部檔案整理歸檔結(jié)束后，再一并進(jìn)行掃描等數(shù)字化加工處理，這種做法雖然加大了掃描加工處理的工作量，但不易發(fā)生錯誤，工作起來更簡單，能確保檔案實(shí)體與電子數(shù)據(jù)一一對應(yīng)，兩者完全一致，也更符合檔案歷史性的要求。這也是當(dāng)前數(shù)字化工作中的普遍做法。

雖然如此，本人認(rèn)為，在檔案信息化建設(shè)數(shù)字化工作中，仍然應(yīng)當(dāng)遵循文檔一體化、歸檔雙軌制和確保網(wǎng)絡(luò)安全的基本原則。紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的雙軌結(jié)合有利于保證信息的完整性，另外，無論是紙質(zhì)檔案還是數(shù)字化檔案在保存的過程中都會有損毀、丟失的可能，兩種檔案都保留下來，可以確保一旦一種檔案管理出現(xiàn)問題，另一種檔案還可以幫助進(jìn)行信息的修復(fù)。具體來說，綜合檔案館在對存量館藏傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化中普遍存在以下這些問題：一是數(shù)字化文件與紙質(zhì)文件之間存在一個清晰度問題。一般而言，由于檔案原始面貌、設(shè)備、配套軟件、技術(shù)、后期處理等因素，掃描加工出來的電子文件圖片通常沒有檔案原件清晰，有的地方會存在“高光”，導(dǎo)致部分字體看不清楚的現(xiàn)象；圖片有傾斜、黑邊、底灰、斑點(diǎn)等現(xiàn)象；也會有漏掃、重掃、折角壓字、空白等問題。二是數(shù)字化圖像不完整問題。如報(bào)紙或圖紙等大型紙質(zhì)檔案，只能分割成幾小塊，再用平板掃描儀逐一掃描，因拼接技術(shù)和后期處理等原因，掃描加工后的圖像缺乏完整性。若用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行翻拍，又會出現(xiàn)曝光不正確、對焦不清楚、圖像變形等現(xiàn)象，破壞檔案的歷史面貌，影響檔案的原始性、真實(shí)性。三是數(shù)字檔案掛接錯誤。數(shù)字化后的檔案只有經(jīng)過加工處理掛接到管理軟件系統(tǒng)中，與檔案目錄一一對應(yīng)，才能實(shí)現(xiàn)有效管理和查閱利用。然而在電子數(shù)據(jù)與目錄、軟件的掛接過程中，會有將數(shù)字文件與檔案目錄掛錯的情況，造成圖像不完整、信息錯誤、順序錯亂等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響管理和利用。四是檔案目錄錄入錯誤。最為常見的錯誤是因分不清題名、責(zé)任者、文件編號、文件形成時(shí)間而出現(xiàn)的“亂寫”錯誤，也影響了數(shù)字化檔案的管理和利用。五是由于紙質(zhì)檔案載體自身的原因造成的錯誤。如檔案整理不規(guī)范、原件裝訂頁碼順序混亂、缺頁、多頁、原件形成及載體質(zhì)量差、載體信息錯誤、年度及時(shí)間混亂等。檔案信息化建設(shè)與數(shù)字化工作是環(huán)環(huán)相扣，相互依存、相互影響的，檔案實(shí)體的整理是基礎(chǔ)，直接影響到后期的數(shù)字化加工環(huán)節(jié)，關(guān)系到檔案數(shù)字化的質(zhì)量和效率。

開展檔案數(shù)字化工作，早日實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理利用及文檔一體化管理，是時(shí)代發(fā)展和檔案工作發(fā)展的需要，是檔案信息資源利用的迫切要求。檔案部門和檔案工作者必須轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，樹立大檔案、現(xiàn)代檔案、信息化意識，知難而上，積極而為，切實(shí)做好檔案信息工作。同時(shí)，為了適應(yīng)檔案管理信息化的發(fā)展要求，檔案管理者要提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)與責(zé)任意識，加強(qiáng)對檔案信息的規(guī)范管理。具體的工作內(nèi)容包括以下五點(diǎn)，一是要加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，重視檔案的收集、鑒定、整理、歸檔業(yè)務(wù)，做到權(quán)責(zé)清晰，誰負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)收集，誰負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的錄入，誰負(fù)責(zé)歸檔都要有明確的分工，一旦出現(xiàn)錯誤要保證有人承擔(dān)責(zé)任，有人著手解決，進(jìn)而確保檔案實(shí)體的規(guī)范化整理與管理。二是要重視文件材料的形成管理，規(guī)范文件材料管理，把好檔案生成關(guān)，確保檔案原件質(zhì)量。三是認(rèn)真做好檔案目錄錄入工作，確保件號、題名、文件編號、責(zé)任者、形成時(shí)間、頁數(shù)等錄入信息正確、完整，加強(qiáng)校對和驗(yàn)收。四是要加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)，強(qiáng)化研究與開展，積極改進(jìn)和完善檔案管理信息系統(tǒng)。五是要加強(qiáng)硬件建設(shè)，采購使用符合檔案管理、檔案數(shù)字化的掃描儀等設(shè)備設(shè)施，并不斷加強(qiáng)對設(shè)備操作能力的學(xué)習(xí)與培養(yǎng)，提高工作效率。六是在檔案信息化建設(shè)數(shù)字化過程中，對保密工作應(yīng)當(dāng)引起足夠重視，以確保檔案數(shù)字信息安全。要切實(shí)加強(qiáng)數(shù)字化后的電子檔案存儲、備份、利用管理，重視對數(shù)字化工作電腦、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、服務(wù)器、磁盤陣列、移動硬盤、交換機(jī)、防磁柜等、刻錄機(jī)、光盤、U盤、網(wǎng)絡(luò)、防火墻的管理；選購符合檔案管理、高性能、高品質(zhì)、安全性強(qiáng)的設(shè)備設(shè)施；數(shù)字化設(shè)備與外部設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔離；做好密碼管理，限定權(quán)限，防止檔案數(shù)字信息被攻擊、刪改、盜竊等，杜絕失泄密事件發(fā)生；建立完善數(shù)字化工作制度措施，與工作人員簽訂并執(zhí)行嚴(yán)格的保密協(xié)議，注重監(jiān)督檢查，確保安全保密。

檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期、新形勢下檔案部門適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會及科技發(fā)展的一項(xiàng)重要任務(wù)，是造福廣大人民群眾的重要舉措，是檔案事業(yè)發(fā)展過程中“以人為本”、提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平的具體體現(xiàn)，必須解放思想，開拓創(chuàng)新，積極探索，勇于實(shí)踐，加快檔案信息化建設(shè)步伐，大力推進(jìn)數(shù)字檔案館室建設(shè)，提升現(xiàn)代檔案工作的地位，提高檔案管理、利用水平，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)。