人事檔案工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容及其管理

王占偉

人事檔案是反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)實(shí)績(jī)、個(gè)性特點(diǎn)、專長(zhǎng)愛(ài)好、工作經(jīng)歷與主要業(yè)績(jī)等情況的原始記錄，真實(shí)地記錄并反映著一個(gè)人的成長(zhǎng)軌跡和發(fā)展、變化的客觀面貌。人事檔案中的自傳、履歷表、登記表，是個(gè)人經(jīng)歷、思想演變、家庭與社會(huì)關(guān)系的反映；歷年的鑒定，則真實(shí)地記載著個(gè)人不同時(shí)期的表現(xiàn)和組織的評(píng)價(jià)，是個(gè)人在黨和組織的教育培養(yǎng)下成長(zhǎng)的佐證；政治與工作情況的考核、考察、獎(jiǎng)懲與科研成果的登記等方面的信息，是個(gè)人政治表現(xiàn)、工作能力、成績(jī)貢獻(xiàn)、技術(shù)專長(zhǎng)的真實(shí)記錄?，F(xiàn)代社會(huì)越來(lái)越強(qiáng)調(diào)以人為本的管理理念，一切為了人的發(fā)展服務(wù)，一切服務(wù)都是為了人，已經(jīng)成為當(dāng)今乃至未來(lái)社會(huì)發(fā)展的常態(tài)，也是人類社會(huì)日漸文明的具體體現(xiàn)，因此，大膽而積極地借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，積極建設(shè)符合現(xiàn)代社會(huì)管理以及人才發(fā)展實(shí)際的高水平高標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案管理工作系統(tǒng)，不斷提高人事檔案管理工作效率，提升檔案管理水平，為人才的科學(xué)發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展提供便利，應(yīng)當(dāng)是人事檔案工作的首要任務(wù)。那么，人事檔案工作主要包括哪些具體內(nèi)容呢？對(duì)于如此繁復(fù)的工作又該如何科學(xué)管理呢？

1.初始階段的建檔管理。建立單位、部門(mén)員工以及領(lǐng)導(dǎo)干部等各類檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，主動(dòng)與上級(jí)組織與人事管理部門(mén)的系統(tǒng)網(wǎng)站相鏈接，及時(shí)、適時(shí)錄入、導(dǎo)入人事檔案基本信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案基本信息的統(tǒng)一維護(hù)和集中管理。

2.信息庫(kù)建成后的歸檔管理。信息庫(kù)建成后并非僅滿足于建成一個(gè)龐大的“倉(cāng)庫(kù)”，而是要對(duì)信息庫(kù)進(jìn)行分類，建立不同級(jí)別的子信息庫(kù)?；A(chǔ)信息庫(kù)就如同根目錄，子信息庫(kù)就是根目錄下的若干個(gè)二級(jí)、三級(jí)、N級(jí)子目錄，這就如同一個(gè)大倉(cāng)庫(kù)是由無(wú)數(shù)個(gè)功能各異的小倉(cāng)庫(kù)組成的一樣。人事檔案的歸類要及時(shí)有效，包括及時(shí)收錄、記載那些調(diào)出調(diào)入、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、反思總結(jié)、成長(zhǎng)進(jìn)步之類的動(dòng)態(tài)的有價(jià)值的新信息，做到萬(wàn)無(wú)一失，準(zhǔn)確無(wú)誤。

3.不斷優(yōu)化人事檔案綜合查詢即檢索功能。建設(shè)并有效管理人事檔案，目的是便于對(duì)本部門(mén)人事工作的科學(xué)管理，即建設(shè)不是目的，發(fā)揮其檢索與查閱功能才是根本目的?；诂F(xiàn)代信息技術(shù)條件下的人事檔案檢索功能，在使用上，一般是不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題的，但是，保證檢索任務(wù)的迅速、便捷，即最大程度地發(fā)揮檢索功能，才是我們?nèi)耸聶n案管理工作的重中之重。

4.人事檔案的查閱與借閱。目前，我們的人事檔案管理實(shí)際上是存在著兩套儲(chǔ)存系統(tǒng)的，基于現(xiàn)代信息技術(shù)條件下電子信息檔案系統(tǒng)和傳統(tǒng)的文字記錄系統(tǒng)，這是因?yàn)闊o(wú)論任何發(fā)達(dá)的技術(shù)，在其為人類所應(yīng)用之時(shí)都不可避免地會(huì)產(chǎn)生一些意想不到的負(fù)面作用，比如因技術(shù)問(wèn)題導(dǎo)致的信息丟失、失密、篡改等等。那么，無(wú)論是哪一種形式的查閱與借閱，其實(shí)都是有一定的限制的，并非查閱者所期許的那樣，這是因?yàn)槌鲇诠芾砼c保密的需要，尤其是保護(hù)相關(guān)人員的隱私權(quán)。這就要求人事檔案信息管理者必須處理好信息公開(kāi)與信息保密的矛盾，既要最大限度地滿足信息查閱者的預(yù)期，又要最大程度地保護(hù)好查閱人以及其他人、管理部門(mén)的合法權(quán)益以及隱私權(quán)。

5.人事檔案的調(diào)出與借出管理。因?yàn)樯霞?jí)組織的管理需要，無(wú)論是電子信息檔案，還是紙介文字信息檔案，都有可能被調(diào)出或者是被借閱，這就要求管理者首先必須履行相關(guān)的管理制度，執(zhí)行保密原則，履行調(diào)閱與借閱手續(xù)，直接管理者要及時(shí)記錄檔案的借出、歸還等信息，并對(duì)檔案借出信息的查詢與統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行及時(shí)的記錄，調(diào)出者與借閱者雙方履行相關(guān)手續(xù)的信息及時(shí)記錄，上一級(jí)監(jiān)管者及時(shí)審核并評(píng)議，準(zhǔn)確無(wú)誤后簽字歸檔。

6.人事檔案的服務(wù)管理。由于上級(jí)管理部門(mén)以及本部門(mén)工作的需要，尤其是現(xiàn)代社會(huì)里日益頻繁的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、日常生活以及工作變動(dòng)等實(shí)際的需要，人事檔案信息其實(shí)是始終處于活躍狀態(tài)的，其經(jīng)常被用來(lái)證明身份、工作經(jīng)歷與資歷等的，這就要求管理者經(jīng)常性地提供檔案信息服務(wù)。但是，這種服務(wù)實(shí)際上是有著底線的，而非任意而無(wú)原則地提供服務(wù)。除了公檢法司部門(mén)因?yàn)楣ぷ餍枰鼍呦嚓P(guān)證明可以直接調(diào)閱人事檔案信息之外，任何人其實(shí)是沒(méi)有權(quán)利隨意調(diào)閱保密級(jí)別較高的相關(guān)信息的，如果確實(shí)需要相關(guān)信息，管理者與使用者必須依法履行相關(guān)手續(xù)，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度。唯有在這樣的前提下，管理者所提供的服務(wù)才是合法合理的，才是有效的。

7.紙介檔案的定期盤(pán)點(diǎn)與管理。為了有效留存真正有價(jià)值的信息，無(wú)論任何時(shí)代，紙介信息檔案都要必須存在。定期盤(pán)點(diǎn)紙介檔案信息，就是將檔案庫(kù)存實(shí)物與計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的人事檔案信息定期進(jìn)行核對(duì)，并根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的修改和處理，協(xié)助業(yè)務(wù)人員快速完成對(duì)庫(kù)房檔案的清點(diǎn)、核對(duì)、修改、統(tǒng)計(jì)等工作。在二者核實(shí)準(zhǔn)確無(wú)誤后，我們管理者還要及時(shí)地將實(shí)物的照片、影響等數(shù)字信息加密歸檔留存。非但如此，核查者與檢查者還要彼此還要反復(fù)核實(shí)，共同簽字，即執(zhí)行相關(guān)的管理制度。例如，對(duì)本部門(mén)工作人員的進(jìn)修與學(xué)習(xí)所取得的各種證件，管理者一方面要及時(shí)敦促其入檔存儲(chǔ)信息，一方面又要及時(shí)地幫助其備份相關(guān)證件的實(shí)物與數(shù)字信息，及時(shí)在信息庫(kù)里鏈接有關(guān)培訓(xùn)的背景和出具證件的單位信息，特別是查詢系統(tǒng)信息等，以防止干部、有關(guān)人員在填寫(xiě)未來(lái)個(gè)人履歷時(shí)弄虛作假，即從源頭上杜絕弄虛作假現(xiàn)象。

8.人事檔案處理工作。作為人事檔案信息的管理者，我們要及時(shí)對(duì)因調(diào)離工作、離退休、死亡等各種原因需要將檔案轉(zhuǎn)移到其他保管機(jī)構(gòu)或本館內(nèi)的其他保管地方的檔案進(jìn)行處理。對(duì)于電子檔案信息來(lái)說(shuō)，在相關(guān)制度允許以及相關(guān)手續(xù)合法的條件下，我們要及時(shí)做好相關(guān)信息轉(zhuǎn)出工作，并且及時(shí)做好備注說(shuō)明。對(duì)于紙介檔案信息，我們要依法移交，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)制度，而且要建立起回訪制度，即在定期與接收單位溝通核實(shí)所轉(zhuǎn)出檔案的送達(dá)與接收情況。