試論公司文書、保密、檔案工作之間的關(guān)系

馬鈺

摘 要：市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革，使得公司之間的競爭愈發(fā)激烈，在這樣嚴(yán)峻的形勢下，公司為了謀求可持續(xù)發(fā)展，必然要內(nèi)外兼顧，統(tǒng)籌全局，將內(nèi)部管理與經(jīng)濟(jì)發(fā)展同時(shí)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)公司綜合實(shí)力的全面提升。而文書、保密、檔案工作三者一同構(gòu)成了辦公室工作的重要方面，我國相關(guān)法律對于辦公室工作的各個(gè)方面制訂了非常嚴(yán)格的要求，目的就是為了保障辦公室工作的法制化、規(guī)范化以及科學(xué)性。正確處理好文書、保密以及檔案三者之間的關(guān)系非常重要，本文針對這個(gè)問題近點(diǎn)論述。

關(guān)鍵詞：文書；保密；檔案

一、文書工作與保密工作的關(guān)系

公司文件處理過程中一直貫穿始終的就是保密工作，而對于文書來說，保密被視為一項(xiàng)最為基本的職能，由于黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件中大部分為保密內(nèi)容，甚至有很多是絕密，因此，黨政機(jī)關(guān)文書部門必須要全面落實(shí)保密工作，如果文書處理沒有依照相關(guān)程序進(jìn)行，那么就非?？赡茉斐晌募膩G失或者泄密，相同的道路，保密工作沒有做好，那么也會給文書工作帶來巨大的阻礙，因此穩(wěn)住工作與保密工作的關(guān)系是相互聯(lián)系，彼此配合的。

為了實(shí)現(xiàn)文書與保密工作的相互協(xié)調(diào)，辦公室工作人員應(yīng)該全面學(xué)習(xí)我國《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)處理?xiàng)l例》《中國人民共和國保守國家機(jī)密法》以及《保密守則》等，全面深入相關(guān)法律的貫徹與落實(shí)，積極開展保密教育，增強(qiáng)工作人員的保密意識。然后不管是文件材料的起草、發(fā)布、收發(fā)等各個(gè)環(huán)節(jié)，都必要全面考慮保密問題，將保密工作堅(jiān)持貫穿于文書工作的始末。其次，制定更加完善的文書與保密工作的制度，必須要保障工作有章可循。再次，公司內(nèi)部應(yīng)該建有專門的文件閱覽室，保密性文件閱讀不可帶出閱覽室，最后，文書處理必須要及時(shí)進(jìn)行，處理要精準(zhǔn)，不可忽視大意。如果文件材料需要上繳，那么在年底硬挨一次性向保密部門清退。

二、文書與檔案工作的關(guān)系

檔案工作的范圍相對大一些，文書屬于檔案的工作的基本部分，檔案工作中很多內(nèi)容延續(xù)了文書工作。從范圍上來看，兩者之間區(qū)別較大，但是從本質(zhì)上來看，兩者確實(shí)密切不可分割，它們同屬于辦公室工作的重要部分，都是為公司服務(wù)的。檔案又眾多文件構(gòu)成，而這些文件必然都是經(jīng)過文書處理、修改、整合過的文件，文書工作直接影響著文件材料的質(zhì)量，對于材料的可靠性、真實(shí)性有著非常關(guān)鍵的作用。從目前我國公司中文書工作與檔案之間的聯(lián)系來看，其中不乏有很多“脫鉤”、“兩層皮”的現(xiàn)象，辦公室人員沒有很好的將兩者結(jié)合起來，也沒有認(rèn)識到兩者之間的區(qū)別與聯(lián)系，進(jìn)而導(dǎo)致很多文件缺少公章、文件起草不規(guī)范、文件資料缺失、底稿保存不完整等眾多問題。甚至有很多文件材料在歸檔的時(shí)候?qū)⑷粫鄙偈畮准€有一些文書本身職業(yè)道德素質(zhì)低，工作責(zé)任意識淡薄，對于文件質(zhì)量不重視，工作及其松散，很多文件的收發(fā)都進(jìn)行記錄，這樣一來，一旦問題出現(xiàn)，很多資料根本難以找到，這樣的后果就是給公司帶來巨大的損失。檔案工作的最終目的是實(shí)現(xiàn)文件的存放、分類、整合以及分享。通過檔案工作可以發(fā)現(xiàn)文書處理中的不足，如果材料質(zhì)量不高，文書工作人員必須要針對這些文件從新進(jìn)行處理，立卷歸檔不過不完整，文書工作人員則需要將缺失的文件補(bǔ)齊。在公司內(nèi)部必須要建立嚴(yán)格的文書責(zé)任制，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，避免問題出現(xiàn)之后，工作人員之間的互相推脫。所以說，在文書處理的時(shí)候，工作人員必須要時(shí)刻謹(jǐn)記文書與檔案之間的聯(lián)系，要確保文書、檔案的相互協(xié)調(diào)，促進(jìn)其一體化發(fā)展。文件質(zhì)量必須要得到保障，紙張的大小、格式、字體等等都需要嚴(yán)格依據(jù)規(guī)定進(jìn)行。不可使用圓珠筆，紅色墨水以及復(fù)寫紙等等。

要健全《文書處理工作制度》、《檔案工作制度》和《文書人員崗位制》等各項(xiàng)規(guī)章制度。以制度來規(guī)范、約束文書工作人員。文書處理要及時(shí)、準(zhǔn)確、收發(fā)文要及時(shí)登記。發(fā)現(xiàn)缺少，及時(shí)查找。特別是賬外文件材料，如領(lǐng)導(dǎo)的講話、領(lǐng)導(dǎo)外出開會帶回的材料等更應(yīng)注意及時(shí)收集，保證文件材料的齊全完整。應(yīng)推行設(shè)立預(yù)備卷，擬制好類目條款，文件材料辦理完畢后，對需要?dú)w檔的文件材料，要及時(shí)歸入事先擬制好的類目條款和預(yù)備卷內(nèi)，及時(shí)入室入柜，妥善保管，搞好平時(shí)的文書立卷。只有這樣，文書工作才能為檔案工作打下良好的基礎(chǔ)。

最后，文書人員應(yīng)該在所有文件基尼系那個(gè)立卷歸檔的時(shí)候，全面做好文件的鑒定工作。哪些文件是需要保存的，可以利用的；哪些是需要作廢的；哪些是絕密的；哪些是保密的，這些都需要嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行，避免出現(xiàn)紕漏，防止不必要的損失

出現(xiàn)。

結(jié)束語：辦公室工作與公司的發(fā)展有著密切的關(guān)系，辦公室工作人員要處理好利用與保密的辯證關(guān)系，盡量把握好利用檔案的“度”，這樣，才能處理好檔案與保密的關(guān)系。

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