淺議信息化條件下做好檔案管理工作的對策與建議

王秀芳

當今信息化時代科學技術(shù)迅猛發(fā)展，信息資源已成為國家經(jīng)濟發(fā)展的首要資源，信息化建設(shè)工作是單位重要的基礎(chǔ)管理工作之一。隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機遇面前檔案管理人員必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為可用的信息上，并準確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。

一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因為存儲量大，檔案管理人員不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)，目前檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，檔案管理人員要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；第二，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；第三，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過程中，首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

三、在檔案信息化建設(shè)過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問題等等。對這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運用所引發(fā)的理論問題，檔案管理人員都必須做出理性與科學的思考。

四、提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的科學化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊伍是至關(guān)重要的：首先，檔案管理者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計算機等學科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。第二，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復(fù)制等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。第三，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學習、相關(guān)知識，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的安排檔案管理人員進行深造，進行脫崗培訓(xùn)。

五、提高檔案管理人員的信息安全素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的安全化

隨著信息化時代的到來，新領(lǐng)域、新門類、新載體檔案不斷涌現(xiàn)，給檔案管理人員在素質(zhì)上提出了更高的要求，檔案管理工作歷來是一項重要的基礎(chǔ)性工作，檔案工作的責任感使檔案工作者認識到檔案事業(yè)發(fā)展的必要性，要把工作的著力點轉(zhuǎn)向未來，使檔案管理工作真正成為促進經(jīng)濟發(fā)展和社會全面進步的重要保證。

六、檔案信息化建設(shè)的最終目標是提高檔案信息管理和服務(wù)水平

推進信息化進程的目標是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實現(xiàn)信息的公開與信息最大程度的利用。對檔案信息化建設(shè)而言，這一目標具有非常重要的指導(dǎo)意義。檔案信息化建設(shè)伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標也要及時做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異。因此，在檔案信息化建設(shè)中必須認識長遠并立足當前，認真解決檔案信息化建設(shè)中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。

在當今信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時代發(fā)展的要求，更好的為國家經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。