論城建檔案利用中存在的問題及對策

梁麗芬

摘要：城建檔案對社會的前進(jìn)和發(fā)展起著十分重要的推動作用。文章分析了當(dāng)前城建檔案利用存在的問題，進(jìn)而提出了相應(yīng)的對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案；利用；對策

引言

城建檔案真實(shí)地記錄、形象地再現(xiàn)城市建設(shè)的歷史，為研究城市發(fā)展、規(guī)劃、建設(shè)及管理留下寶貴的形象直觀記錄。城建檔案館作為城建檔案存儲、保管、利用的基地，需要緊緊圍繞城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)中心任務(wù)，激發(fā)工作活力，體現(xiàn)城建檔案價(jià)值，促進(jìn)城建檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。城建檔案的價(jià)值在于對國家、集體及個人等社會實(shí)踐活動的主體所起的積極作用。也就是說，檔案館的材料只有被相關(guān)的主體所用，并發(fā)揮其積極作用，其價(jià)值才能充分發(fā)揮出來。

1城建檔案利用中存在的問題

1.1城建檔案開放程度不高

改革開放以后，我國政府便實(shí)行了檔案開放政策，以便為公民的工作、學(xué)習(xí)及生活提供便利，發(fā)揮檔案資料的利用價(jià)值。但從目前的情況來看，城建檔案信息資源的開放程度仍然較低，很多檔案材料的載體為紙張，在使用過程中難免會受到損壞，為了避免這種損害，檔案館就將這些材料進(jìn)行特殊保護(hù)，一般不讓人利用，這樣一來，檔案資料的價(jià)值性就不能充分發(fā)揮出來。

1.2城建檔案利用率較低

城建檔案利用率較低，究其原因，這一方面是因?yàn)槿藗兊臋n案資料利用意識不強(qiáng)，想不起來去借閱檔案或者是他們覺得借閱檔案的流程較復(fù)雜，不愿意去查閱檔案。另一方面，檔案管理機(jī)構(gòu)的工作不到位，這主要體現(xiàn)在兩個方面：第一，很多檔案管理機(jī)構(gòu)對檔案管理及利用的認(rèn)識較為淡薄，認(rèn)為檔案的保存工作優(yōu)先于檔案的利用，甚至有很多工作人員認(rèn)為檔案工作也不重要，只注重經(jīng)濟(jì)效益等。這造成檔案信息資源的開發(fā)力度不夠，利用率較低。第二，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高，專業(yè)素質(zhì)較低。拿筆者所在的單位來說，領(lǐng)導(dǎo)層主要重視醫(yī)療工作人員醫(yī)療素質(zhì)方面的繼續(xù)教育，并沒有注重工作人員管理素質(zhì)的提高。因此，大部分檔案管理人員知識面較窄，缺乏專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn)機(jī)會，其素質(zhì)和水平較低，不能有效地進(jìn)行檔案管理，阻礙很多檔案被正常使用。

1.3城建檔案的開發(fā)情況不理想

不得不承認(rèn)，當(dāng)前城建檔案并不能滿足社會發(fā)展的需要，很多資源沒有得到利用，而還有部分資源在利用時并不能被找到。這些問題的存在，顯示出當(dāng)前我國的檔案資源利用率較低，不利于檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。所以，在未來的發(fā)展過程中，相關(guān)人員必須采取各種積極措施，提高檔案的使用率及其使用價(jià)值。

2城建檔案利用對策

2.1完善城建檔案利用體系

（1）要重視需求、簡化手續(xù)。在檔案利用中要更加重視人民群眾的利用需求，更多為基層單位、弱勢群體、偏遠(yuǎn)居民、特殊人群著想，進(jìn)一步拓寬利用形式、簡化利用手續(xù)，讓檔案利用體系真正方便人民群眾、方便城鄉(xiāng)居民、方便國內(nèi)外利用者。在嚴(yán)格遵守檔案保密制度的前提下，通過網(wǎng)上開放檔案目錄、電話查檔、傳真送檔、送檔上門、館際互查、服務(wù)回訪等途徑，向機(jī)構(gòu)和公眾提供方便快捷的利用服務(wù)。

（2）積極穩(wěn)妥推進(jìn)檔案鑒定開放。隨著我國社會主義物質(zhì)文明、政治文明和精神文明建設(shè)步伐的加快，檔案利用的范圍、利用者的成分都呈現(xiàn)多元化趨勢，人民對當(dāng)代近期檔案的利用需求越來越高。所以，我們必須加快“低齡”檔案的鑒定工作，適時向社會開放檔案，提供利用。各級城建檔案部門要按照國家有關(guān)規(guī)定，準(zhǔn)確把握政策精神，對過去已鑒定開放的檔案進(jìn)行重新鑒定，凡過去未逐件逐頁鑒定檔案內(nèi)容的，要逐件逐頁進(jìn)行認(rèn)真鑒定，凡不屬開放范圍的，一律不得開放，更不得上網(wǎng)提供利用。

（3）要加強(qiáng)對數(shù)字檔案的安全保管與利用。目前各地都已形成了一批數(shù)字檔案，如何保管好數(shù)字檔案是當(dāng)前各級檔案部門需要重點(diǎn)研究的問題，一方面要做到長久保存，另一方面又要做到有效使用。各級檔案部門要結(jié)合自身實(shí)際采取有效措施。為確保安全，要堅(jiān)持異質(zhì)異地備份，要堅(jiān)持病毒防范，要加強(qiáng)人員的管理。大力開展電子檔案利用，提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，并保護(hù)檔案原件。

2.2提高城建檔案利用率

檔案事業(yè)發(fā)展的根本目標(biāo)是保存好、利用好寶貴的檔案信息資源，為黨和國家的現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，為最廣大人民群眾服務(wù)。城建檔案館要積極行動起來，發(fā)掘館藏，拓展服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)對象，大力開展城建檔案利用工作。例如，可以在城建檔案利用服務(wù)提供文獻(xiàn)服務(wù)方式中增加二次、三次文獻(xiàn)服務(wù)比重，增加文件目求與文摘的壓縮整理，同時提供綜合性的全宗介紹、檔案館指南等文獻(xiàn)服務(wù)。在此基礎(chǔ)上還要注重非文獻(xiàn)服務(wù)的提供。指導(dǎo)城建檔案利用者的利用過程，并且接受檔案利用者的咨詢服務(wù)。

2.3提供檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)

檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)是一種全新的服務(wù)方式，相對于傳統(tǒng)的檔案利用方式，它具有以下特點(diǎn)：（1）數(shù)字化信息資源極為豐富，數(shù)量龐大，種類繁多。檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)既可以提供數(shù)字化的傳統(tǒng)載體檔案外，同時還能夠提供移交的電子文件、各類檔案網(wǎng)頁、檔案數(shù)據(jù)庫等多種檔案信息服務(wù)。（2）檔案信息服務(wù)多元化、一體化。傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)主要提供文本類文獻(xiàn)和事實(shí)性問題的解答等。而檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)不僅可以滿足利用者對傳統(tǒng)服務(wù)中的文本、事實(shí)和數(shù)據(jù)信息的需要，并且也可以為利用者提供包括文本、圖像、視頻等信息在內(nèi)的多元一體化服務(wù)。（3）服務(wù)對象社會化。傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)工作一般是處在特定的地域范圍內(nèi)，都有自己既定的服務(wù)對象和相對集中、穩(wěn)定的用戶群。數(shù)字時代，人們可以利用網(wǎng)絡(luò)上任何一個結(jié)點(diǎn)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，查找檔案信息，檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的對象就相應(yīng)地由特定地域的相對集中穩(wěn)定的利用者擴(kuò)展為任何上網(wǎng)利用數(shù)字檔案信息資源的利用者。（4）服務(wù)方式多樣化。我國檔案信息化建設(shè)起步比較晚，網(wǎng)絡(luò)上能查找到的檔案信息比較有限，主要包括以下方面的內(nèi)容：檔案工作信息、檔案機(jī)構(gòu)信息、檔案資源信息、檔案利用服務(wù)信息。隨著全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建成，檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)將逐步成為我國檔案利用工作的又一種重要的服務(wù)方式。

2.4加強(qiáng)檔案資源的交流與共享

要從根本上提高檔案資源的利用率，充分發(fā)揮各種檔案資源的使用價(jià)值，各個檔案館之間必須加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息的共享。檔案資源之所以有價(jià)值，是因?yàn)樗侨鐣餐瑩碛械恼滟F的資源，是為社會上有需要的人服務(wù)的。作為檔案資料保存的最終目的，檔案的利用是檔案管理從業(yè)人員最關(guān)心的問題。檔案資源具有共享性，只有通過各種方式，不斷擴(kuò)大檔案資源利用的范圍，才能使社會上更多的人重視檔案的使用工作，提高檔案的利用率，從根本上增強(qiáng)檔案的價(jià)值及其在全社會的影響力。通過互聯(lián)網(wǎng)，各種檔案資源可以由一個地方到達(dá)另一個地方，在同一時間或者不同的時間被更多的人共享。檔案資源的利用率會得到進(jìn)一步提高，其價(jià)值也會得到進(jìn)一步發(fā)揮。為了實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，各個檔案館的管理人員必須加快本館資源的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，豐富檔案資源。同時，還要加強(qiáng)對檔案資源利用的宣傳力度，使更多的人能夠主動去利用檔案資源。

結(jié)束語

開發(fā)利用城建檔案資源，最大限度地滿足社會的檔案信息需求，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，是城建檔案工作的最終目的。為此，我們必須進(jìn)一步解放思想，把握時代要求，樹立開放意識、創(chuàng)新意識和服務(wù)意識，通過多種途徑、形式、渠道和方法開發(fā)、傳遞檔案信息，滿足社會獲取檔案的要求，從而使城建檔案更快、更順暢地融入整個社會的信息流通系統(tǒng)之中，在現(xiàn)代化城市建設(shè)中充分發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)檔案工作服務(wù)社會、服務(wù)企業(yè)、服務(wù)公民的神圣使命。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬仁杰，吳瓊.關(guān)于檔案利用工作中信息倫理問題的思考[J].檔案學(xué)通訊，2011（7）