會計檔案管理中存在的問題及對策分析

肖玉英

引言

眾所周知，對于企業(yè)管理而言，財務(wù)管理是極為關(guān)鍵的，也是企業(yè)快速發(fā)展所必不可少的一個中心環(huán)節(jié)，財務(wù)管理水平的高低直接決定著企業(yè)發(fā)展速度的快慢，這一點(diǎn)對于任何一個企業(yè)來說都是如此，而具體到財務(wù)管理過程中來看，其中存在的問題是比較多的，即使在具體的財務(wù)管理環(huán)節(jié)上也存在著一些不健全的現(xiàn)象，比如往往很多企業(yè)都會忽視了會計檔案管理這一重要環(huán)節(jié)，而相對于會計檔案管理的重要性來說，一旦該環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，甚至是沒有該環(huán)節(jié)的參與，那么必然會嚴(yán)重的影響到企業(yè)的財務(wù)管理效果，而這也是當(dāng)前我國會計檔案管理所面對的一個基本現(xiàn)狀，在會計檔案管理中存在的問題急需要進(jìn)行有效地改善和處理，這也是相應(yīng)的會計檔案管理人員在今后的工作中應(yīng)該重點(diǎn)加強(qiáng)的一些關(guān)鍵點(diǎn)所在。

1.會計檔案管理中存在的問題

對于具體的會計檔案管理來說，其當(dāng)前的現(xiàn)狀并不理想，其中存在的問題是多方面的，具體而言，這些問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）首先，管理人員對于具體的會計檔案管理工作重視程度不高是一個根本問題所在;（2）其次，具體的會計檔案管理人員在技術(shù)能力和操作水平上存在一定的缺陷;（3）再次，相應(yīng)的會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范比較混亂;（4）最后，具體的會計檔案管理過程中時效性存在較大的問題。

2.提高會計檔案管理工作水平的對策

2.1切實(shí)提高重視程度

加強(qiáng)會計檔案管理工作效率的一個重要措施就是針對當(dāng)前的重視程度不高問題進(jìn)行有效地處理，切實(shí)提高企業(yè)財務(wù)管理人員以及具體會計檔案管理人員的重視程度，當(dāng)然這種重視程度的提高還應(yīng)該落實(shí)到其對于檔案管理工作的正確認(rèn)識上，只有首先明確了會計檔案管理工作的重要性，才能夠保障其重視程度的提高;除此之外，還應(yīng)該使得這些相關(guān)人員充分掌握具體的會計檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，尤其是要重點(diǎn)研讀《會計檔案管理辦法》，從中獲得相應(yīng)的會計檔案管理重要性認(rèn)識，意識到這種會計檔案管理不僅僅是企業(yè)財務(wù)管理的一個必然要求，同樣也是相關(guān)法律法規(guī)所規(guī)定的必須執(zhí)行的一個重要環(huán)節(jié)，進(jìn)而提高自己按照相應(yīng)的法規(guī)辦法進(jìn)行檔案管理的重視程度。

2.2切實(shí)提高相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)

基于會計檔案管理人員對于具體管理工作的重要性，要想提高會計檔案管理工作的水平就應(yīng)該首先提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理能力，當(dāng)然最為主要的提高措施就是加強(qiáng)對于人才招聘的監(jiān)控，確保招聘人員的素質(zhì)，另外，還應(yīng)該針對當(dāng)前的企業(yè)會計檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)和教育，而教育和培訓(xùn)的具體內(nèi)容應(yīng)該包括以下幾點(diǎn)：（1）首先，最為基本的一個要求就是相關(guān)的會計檔案管理人員應(yīng)該具備充足的會計檔案管理知識和技術(shù)能力，對于具體的操作具備較強(qiáng)的認(rèn)知，能夠把握好具體的檔案管理工作;（2）其次，還應(yīng)該加強(qiáng)這些會計檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，這也是企業(yè)對于任何一個企業(yè)人員的基本要求之一，對于會計檔案管理工作這種比較關(guān)鍵的任務(wù)而言，更應(yīng)該確保其具備相應(yīng)的職業(yè)道德素質(zhì);（3）最后，因為會計檔案管理工作隸屬于財務(wù)管理的一部分，所以其管理人員還必須具備相應(yīng)的財務(wù)管理知識，避免在檔案管理中出現(xiàn)影響財務(wù)管理水平的因素，確保其為財務(wù)管理貢獻(xiàn)出應(yīng)有的價值。

2.3規(guī)范會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

對于企業(yè)會計檔案管理而言，其管理效率和管理水平的提高還必須建立在完善的管理標(biāo)準(zhǔn)之上，只有具備了一個完善的管理體系和管理標(biāo)準(zhǔn)才能夠為整個的會計檔案管理工作保駕護(hù)航，也才能夠有效的促進(jìn)其管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，這也是當(dāng)前比較欠缺的一點(diǎn)，具體而言，這種會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)主要包括以下三個層次的內(nèi)容：（1）首先，從國家以及財政部門層面建立一套完善的會計檔案管理實(shí)施辦法和法律法規(guī)，對于會計檔案管理需要具體履行的職責(zé)和權(quán)力進(jìn)行明確的劃分，確保其能夠有效地約束企業(yè)會計檔案管理的進(jìn)行;（2）其次，對于具體的企業(yè)或者單位而言，也應(yīng)該建立完善自身的會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這種標(biāo)準(zhǔn)的制定能夠使得其在國家相關(guān)法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)參考自身的特點(diǎn)制定出最為合適的管理體系;（3）最后，對于具體的會計檔案管理操作執(zhí)行過程來說，也應(yīng)該具備一個極為具體的操作規(guī)范，即針對每一步的檔案管理手段進(jìn)行明確的約束和管理，確保其有效性和準(zhǔn)確性。

2.4提高會計檔案管理的實(shí)時性

對于任何一個企業(yè)或者部門而言，在具體的會計檔案管理過程中都會出現(xiàn)越來越多的管理檔案和管理信息，這些管理檔案和管理信息的繁雜性也必然會對于會計檔案管理的高效性產(chǎn)生一定的影響，而這種影響的解決就應(yīng)該有賴于提高會計檔案管理的實(shí)效性，即針對會計檔案管理中已經(jīng)超過了管理時限的會計檔案進(jìn)行及時的清理銷毀，這就要求具體的會計檔案管理人員在進(jìn)行檔案存檔過程中根據(jù)其時限進(jìn)行分類存儲，進(jìn)而有助于清理的便捷，當(dāng)然，與此同時也應(yīng)該做好相應(yīng)的記錄以便查驗;此外，這種實(shí)效性還體現(xiàn)在了對于會計檔案管理具體管理形式的處理上，尤其是隨著當(dāng)前信息化技術(shù)手段不斷地深入到會計檔案管理過程中，恰當(dāng)?shù)奶幚砗秒娮訖n案信息和紙質(zhì)信息的關(guān)系已經(jīng)成為了一個重點(diǎn)問題，而在這些重點(diǎn)問題當(dāng)中，保障電子信息檔案和紙質(zhì)信息的一致性是一個關(guān)鍵點(diǎn)，這也就需要具體的管理人員肩負(fù)起實(shí)時更新的責(zé)任和義務(wù)。

3.結(jié)束語

綜上所述，在財務(wù)管理過程中必然會產(chǎn)生一些檔案信息需要進(jìn)行及時有效地管理和歸檔，而這也就是會計檔案管理的內(nèi)容，雖然作為財務(wù)管理的一個重要環(huán)節(jié)，但是在當(dāng)前的財務(wù)管理過程中，這種會計檔案管理卻很少受到應(yīng)有的重視，而恰恰是因為這種重視程度的不足就很容易導(dǎo)致其在具體的管理過程中出現(xiàn)各種問題影響其管理的效果，這種影響作用不僅僅表現(xiàn)在具體的會計檔案管理對象的不完整性上，在很大程度上還體現(xiàn)在管理人員的技術(shù)水平問題上，當(dāng)然其具體的檔案管理規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化程度也會深受影響，基于此，在今后的會計檔案管理中必須采取相應(yīng)的措施予以處理，針對這些問題存在的主要方面，首先加強(qiáng)各個財務(wù)管理人員對于檔案管理的重視程度，然后切實(shí)提高具體檔案管理人員的技術(shù)操作水平，并且規(guī)范其具體的檔案管理操作規(guī)范，以保障會計檔案管理的有效性，而具體到每一個企業(yè)中，因為其財務(wù)管理存在著較大的差異，所以在具體的會計檔案管理中也會出現(xiàn)一些較大的不同，這就更加有賴于具體財務(wù)管理人員自身檔案管理能力和素質(zhì)的提升。