漢字識(shí)別技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用探討

金娟

【摘要】檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作任務(wù)。雖然當(dāng)前在我國檔案管理工作中，大多應(yīng)用了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，以現(xiàn)代化的手段進(jìn)行管理，但仍然存在檔案丟失等一些不足需要檔案管理工作者引起關(guān)注。漢字識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，可以提高檔案管理工作的靈活性，使檔案得到更方便與完善的保管。以下，本文就漢字識(shí)別技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了簡(jiǎn)單介紹，并對(duì)其應(yīng)用進(jìn)行了具體的分析。

【關(guān)鍵詞】漢字識(shí)別技術(shù)；檔案管理；工作；應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G25文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào)1006-0278（2015）07-157-01

漢字識(shí)別技術(shù)有很多的優(yōu)勢(shì)，除了可以為檔案管理增加數(shù)據(jù)源之外，還可以為檔案管理提供新型的檔案錄入方式，雖然漢字識(shí)別技術(shù)的錄入方式還有很多改進(jìn)的地方，但是經(jīng)過一段時(shí)間的發(fā)展，會(huì)有突破，使其在錄入方式方面，為檔案管理提供幫助。相關(guān)人員應(yīng)該加大對(duì)這種技術(shù)錄入方式的開發(fā)，為檔案管理的錄入工作提供更多的途徑，提高檔案管理錄入工作的效率。

一、漢字識(shí)別技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的必要性

檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入到現(xiàn)代管理的階段，大部門檔案管理部門都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化管理，但是要想檔案管理工作進(jìn)展更加順利，還需要應(yīng)用更多的技術(shù)，漢字識(shí)別技術(shù)就是其中之一，該技術(shù)的應(yīng)用十分必要，眾所周知我國檔案管理工作涉及到的文字主要是漢字，如果利用漢字識(shí)別技術(shù)，勢(shì)必會(huì)提高檔案管理的效率與質(zhì)量，其應(yīng)用的必要性主要體現(xiàn)在以下兩方面：

（一）增加了數(shù)據(jù)源

漢字識(shí)別技術(shù)沒有應(yīng)用之前，紙質(zhì)檔案中一般情況下都是固定的信息，其檢索難度非常大，但是利用這種技術(shù)之后，固定的信息就更容易檢索，為文本管理增加了更多數(shù)據(jù)源，也就更有利于檢索。有很多檔案紀(jì)律了黨和國家的重要情況，可以說這些檔案最研究我國黨和國家的發(fā)展有著非常重要的作用，但是這些檔案一般情況下都是固定信息，如果沒有建立相應(yīng)的文本數(shù)據(jù)庫，很多的紙質(zhì)檔案因?yàn)殚L(zhǎng)期的保存可能會(huì)流失，這對(duì)研究歷史有非常大的消極影響。為了降低這種情況，有些部門開始采取掃描的方式，將所有重要的方案都進(jìn)入掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)中，這種方式雖然起到一定的效果，但是檢索十分困難，降低了其利用率。因此使用漢字識(shí)別技術(shù)十分關(guān)鍵。雖然現(xiàn)代辦公設(shè)備幾乎都實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，但是從檔案管理工作方面來說，還有很多檔案依然沒有文本，流失的現(xiàn)象依然存在，但是漢字識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用就可以避免這種現(xiàn)象，因?yàn)楣潭ㄐ畔⑼ㄟ^這種技術(shù)就可以變成活信息，這樣檢索起來比較方便。

（二）增添了檔案數(shù)據(jù)錄入方式

檔案管理進(jìn)入現(xiàn)代化以來，錄入方式只有簡(jiǎn)單的一種，那就是鍵盤錄入。雖然鍵盤錄入方式越來越多，而且越來越簡(jiǎn)單，但是這種簡(jiǎn)易的方式，也會(huì)檔案錄入工作帶來了困難，因?yàn)槿绻粫?huì)錄入速度比較慢，或者是錄入人員電腦操作不夠靈活，都會(huì)影響錄入效率，而且在錄入的過程中，還要完全的掌握相關(guān)原則以及要領(lǐng)，否則就會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。因?yàn)闄n案管理工作人員大部分年齡都比較大，對(duì)電腦操作本身就不熟悉，所以即使是最簡(jiǎn)單的鍵盤錄入方式，對(duì)他們來說也有一定的難度。但是漢字識(shí)別技術(shù)就可以緩解這一問題，它可以利用拖拉的方式就可以將需要的檔案的相關(guān)目錄等信息直接拽到需要的數(shù)據(jù)庫中，非常簡(jiǎn)單。但是因?yàn)檫@種的方式還有很多不成熟的地方，比如在拖拉時(shí)，需要掃描來配合，其耗費(fèi)的時(shí)間也比較長(zhǎng)，但是這種新方式，經(jīng)過不斷地發(fā)展其錄入效果也有效的提高。

二、漢字識(shí)別技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

漢字識(shí)別技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中有一定的必要性，盡管在錄入方式上，顯現(xiàn)的效果還不明顯的，但是只要在增加數(shù)據(jù)源方面，其作用十分明顯，其具體的應(yīng)用如下：

（一）方便閱讀者與檔案管理工作

利用者閱讀紙質(zhì)檔案的內(nèi)容之后，對(duì)其所需要的內(nèi)容進(jìn)行掃描和漢字識(shí)別，或打印出統(tǒng)一格式的利用摘錄，或直接提供文本拷貝。這種利用方式的優(yōu)點(diǎn)主要有：方便用戶，可減少信息利用過程中的重復(fù)勞動(dòng)；不給檔案人員增加建庫的工作負(fù)擔(dān)；節(jié)省建庫所需的經(jīng)費(fèi)開支。其缺點(diǎn)主要有不能為全文檢索提供數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)深層次開發(fā)檔案信息資源的目的存在對(duì)同一檔案內(nèi)容重復(fù)進(jìn)行掃描和漢字識(shí)別的可能性。

（二）輸入檔案目錄

這是加快檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的一條新路，能夠使更多的人員從事輸入工作，但輸入速度不甚理想，而且成本費(fèi)用相對(duì)較高。

（三）掃描、保存圖像并提供利用，只針對(duì)利用者需要的圖像內(nèi)容進(jìn)行漢字識(shí)別等利用服務(wù)

這種方式必須在已有文件目錄的前提下使用。其優(yōu)點(diǎn)主要有：具有提供原件和提高信息利用效率的雙重優(yōu)勢(shì)；檔案人員不承擔(dān)漢字識(shí)別后生成的文本數(shù)據(jù)的維護(hù)工作。其缺點(diǎn)主要有：同第一種利用方式的缺點(diǎn)。漢字識(shí)別技術(shù)要求圖像的光學(xué)分辨率較高，一般為3000dpi，而一般圖像的分辨率僅為150dpi，因此所需的存儲(chǔ)空間較大，約是一般圖像的2.3倍，那么，所需的存儲(chǔ)成本也要高得多。這種高代價(jià)的圖像存儲(chǔ)僅用來滿足用戶利用識(shí)別的需要似乎有點(diǎn)得不償失。因此低分辨率的圖像也能進(jìn)行漢字識(shí)別，只是識(shí)別率相對(duì)較低而已。我們也曾做過對(duì)比實(shí)驗(yàn)，同一頁印刷質(zhì)量良好的B5紙型文件約500字，以300dpi進(jìn)行掃描，識(shí)別率為100%；以150dpi進(jìn)行掃描，識(shí)別率為99.4%（誤識(shí)3字）。這對(duì)于一般用戶而言無所謂的。

（四）建立文本數(shù)據(jù)庫

這種方式也應(yīng)在已有文件目錄的條件下使用。其優(yōu)點(diǎn)主要有：節(jié)省存儲(chǔ)空間和存儲(chǔ)成本。仍以一頁B5型紙約500漢字的文件為例，以文本方式存儲(chǔ)約需1000字節(jié)；以圖像方式存儲(chǔ)約需25000字節(jié)。因此，同量漢字的文本方式存儲(chǔ)比圖像方式存儲(chǔ)成本低得多。為全文檢索提供數(shù)據(jù)，能夠?qū)崿F(xiàn)深層次開發(fā)利用檔案信息資源的目的。

其缺點(diǎn)主要有：建立文本數(shù)據(jù)庫的工作量較大；不能滿足用戶閱讀檔案原件的需求；由于沒有圖像隨時(shí)提供依據(jù)，不便于對(duì)文本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行核實(shí)。這是充分發(fā)揮OCR軟件功能，深層次開發(fā)利用檔案信息資源的應(yīng)用方式。但工程量較大，人力、資金需求較多，建庫周期較長(zhǎng)。

（五）其他應(yīng)用程序

首先，輸入目錄、建立文本數(shù)據(jù)庫，其次，保存圖像、建立文本件數(shù)據(jù)，最后，輸入目錄、保存圖像并建立文本數(shù)據(jù)庫。

三、結(jié)束語

綜上所述，可知漢字識(shí)別技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用非常重要，無論是在數(shù)據(jù)源方面，還是錄入方式方面，都有積極的意義。也正是因?yàn)槿绱耍瑖乙约跋嚓P(guān)部門都非常重視對(duì)其開發(fā)，以此希望能夠?yàn)闄n案管理工作的發(fā)展提供更多的途徑，但是有些檔案管理人員對(duì)此并不重視，相關(guān)部門沒有使用該技術(shù)的動(dòng)力，所以一直沿用傳統(tǒng)的方式，尤其是老工作者，對(duì)新興事物比較排斥，所以應(yīng)該提高工作人員使用這種技術(shù)的意識(shí)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王紅梅.我省林業(yè)科技檔案管理的歷史跨越[J].甘肅科技，2005（1）.