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    事業(yè)單位文書(shū)檔案管理中的問(wèn)題及措施

    2015-10-21 17:24:41何曉青
    科技與企業(yè) 2015年24期
    關(guān)鍵詞:文書(shū)事業(yè)單位檔案管理

    1.前言

    隨著我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和社會(huì)主義制度的不斷完善,事業(yè)單位的重要性不斷變大,地位也不斷提升,單位文書(shū)檔案的數(shù)量和規(guī)模也隨之發(fā)生了變化,這在一定程度上要求文書(shū)檔案管理要具有更高水平。目前,我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理工作方面還存有一些缺陷和不足,根據(jù)這些缺陷不足,需要我們制定出一套切實(shí)有效的解決方案。雖然事業(yè)單位在不斷進(jìn)行改革,而且已初見(jiàn)成效,但其中還是不乏存在著不足之處,而這些缺陷將會(huì)影響著文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和效率,因此積極研究具有針對(duì)性且有效的解決方案,以促進(jìn)事業(yè)單位更好更快的發(fā)展勢(shì)在必行。

    2.事業(yè)單位文書(shū)檔案管理中的問(wèn)題

    2.1事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏重視

    目前,由于檔案管理工作無(wú)法在短期內(nèi)取得經(jīng)濟(jì)效益,創(chuàng)造利潤(rùn),使得很多事業(yè)單位不夠重視這項(xiàng)工作,沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到其重要性,忽視了對(duì)檔案管理人員精心的培養(yǎng)和管理設(shè)備及時(shí)地更新,也沒(méi)有做到對(duì)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn),這使得管理人員缺乏足夠的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì),無(wú)法緊跟時(shí)代的潮流。另一方面,檔案管理人員對(duì)于檔案的管理還處于原始的基礎(chǔ)上,只是對(duì)檔案抄抄寫(xiě)寫(xiě)以及保管,缺乏對(duì)事業(yè)單位有用信息的開(kāi)發(fā),導(dǎo)致了單位無(wú)法充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的價(jià)值。

    2.2文書(shū)檔案管理制度不健全

    目前,我國(guó)事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理制度不夠完善和規(guī)范,主要是因?yàn)闄n案管理工作比較復(fù)雜繁瑣,各部門(mén)的工作人員也缺少重視,因此對(duì)于檔案管理的制度完善方面有些懈怠。而且檔案沒(méi)有及時(shí)整理清晰,使得大量的資料無(wú)法充分利用。這個(gè)問(wèn)題導(dǎo)致了部分事業(yè)單位檔案管理工作不能正常開(kāi)展,提高了管理成本,甚至影響了工作質(zhì)量,降低了工作效率。

    2.3文書(shū)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

    由于事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案的管理缺乏足夠的重視,以至于人員的更換性較大,在人員的選擇上多選擇一些薪資較低的臨時(shí)工,這在很大程度上導(dǎo)致了工作人員沒(méi)有足夠的職業(yè)責(zé)任感以及專(zhuān)業(yè)性。而單位方面又沒(méi)有對(duì)這些臨時(shí)工進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)和引導(dǎo),管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí),綜合素質(zhì)不高。在管理工作中,這些人員缺乏豐富的文書(shū)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn),對(duì)檔案的立卷、分類(lèi)等工作不熟悉,在工作中經(jīng)常丟失檔案信息,或者出現(xiàn)其他問(wèn)題,再加上單位沒(méi)有制定適當(dāng)?shù)募?lì)機(jī)制,人員沒(méi)有認(rèn)真努力工作的動(dòng)力,缺乏工作的熱情和積極性,阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行。

    2.4文書(shū)檔案管理方式不先進(jìn)

    隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,信息化水平不斷提高,計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷進(jìn)步,互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)已經(jīng)廣泛地滲透到了各個(gè)領(lǐng)域,現(xiàn)代化信息的管理設(shè)備應(yīng)用率也在不斷飆升。但事業(yè)單位的檔案管理仍然沿用著傳統(tǒng)的管理模式,有的甚至采用傳統(tǒng)的手工錄入管理,沒(méi)有及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備,以致管理水平低下,這在一定程度上加大了管理工作的工作量,極大地影響了管理工作的質(zhì)量和效率,不利于事業(yè)單位的發(fā)展。

    3.管理問(wèn)題解決對(duì)策

    3.1提高對(duì)檔案管理工作的重視程度

    從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看,充分認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位的檔案管理工作是節(jié)約成本、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益、引進(jìn)人才的重要保障。只有重視檔案管理工作,才能督促工作人員清楚地認(rèn)識(shí)自己工作的重要性,從而更好地投入管理。事業(yè)單位方面,要針對(duì)性的培養(yǎng)檔案管理人員,通過(guò)有關(guān)部門(mén)制定好有效的管理?xiàng)l例,來(lái)約束管理人員。單位根據(jù)人員的表現(xiàn)來(lái)進(jìn)行獎(jiǎng)懲,工作優(yōu)秀的給予獎(jiǎng)勵(lì),工作問(wèn)題多的給予適當(dāng)?shù)膽土P,以此激發(fā)工作人員的熱情和積極性,提高工作效率。檔案管理人員方面,要按時(shí)做好專(zhuān)業(yè)的知識(shí)培訓(xùn),及時(shí)更新對(duì)于檔案管理的知識(shí)和技能,提高責(zé)任意識(shí)和工作素質(zhì),認(rèn)真做好自己的工作。

    3.2完善檔案管理制度

    實(shí)踐證明,在事業(yè)單位內(nèi)部,形成任何一項(xiàng)科學(xué)規(guī)范的制度,都可以有效的提高工作效率,而且,目前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作中的不足之處,有一部分是由于不健全的管理體制造成的,所以對(duì)于檔案管理工作,形成相應(yīng)的嚴(yán)格的制度規(guī)范是十分必要的。因此,事業(yè)單位檔案管理工作要根據(jù)自身的具體情況和發(fā)展結(jié)果,建立一套完善的健全的管理體制,并將制度落實(shí)到具體的實(shí)踐中來(lái)。只有這樣,才能使各項(xiàng)政策有效地貫徹實(shí)施,提高工作質(zhì)量和工作效率,以推動(dòng)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

    3.3提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

    隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展,單位對(duì)于工作人員素質(zhì)的要求越來(lái)越高。提升檔案管理人員的工作能力越來(lái)越重要,不但要加強(qiáng)管理人員對(duì)自己工作的認(rèn)知程度,提高對(duì)自身工作的了解,還要加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度,使檔案管理工作可以被越來(lái)越多的人所認(rèn)知。而且要不斷健全檔案管理機(jī)制,使這項(xiàng)工作更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。因此,單位要注重檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能地培養(yǎng),提高工作人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)水平,使其能夠熟練地完成文書(shū)檔案的收集、鑒定、保管、利用等管理工作,從而適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐。此外,單位要定期組織檔案管理人員參加各事業(yè)單位的檔案管理交流研討會(huì),以便掌握更多先進(jìn)的檔案管理方法,為人員以后更有創(chuàng)造性的做好自己的工作提供有力的保障。

    3.4更新檔案管理設(shè)備

    在檔案管理工作中,需要積極地引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備,及時(shí)更新原有的管理設(shè)備。在時(shí)代發(fā)展的今天,信息化技術(shù)日新月異,發(fā)展突飛猛進(jìn),而事業(yè)單位為了其穩(wěn)步發(fā)展,也需要緊跟社會(huì)發(fā)展的潮流,在檔案管理工作上加大資金投入,積極地引用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理設(shè)備,促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展,努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率得到提高的目的。根據(jù)時(shí)代發(fā)展的前景,檔案管理必將會(huì)擺脫原有的傳統(tǒng)管理模式,朝著電子檔案的方向發(fā)展。只有緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步,才可以將檔案管理的作用更好的發(fā)揮出來(lái)。

    4.結(jié)束語(yǔ)

    根據(jù)上文的敘述,我們知道檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著極大的促進(jìn)意義,要想事業(yè)單位更好的發(fā)展,做好檔案管理工作是十分重要的一步。但是現(xiàn)今的很多事業(yè)單位都沒(méi)有足夠地重視檔案管理工作,各個(gè)工作人員也都沒(méi)有真正意識(shí)到檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的真正作用,束縛了事業(yè)單位的發(fā)展。因此,重視檔案管理工作,建立健全完善的管理體制,促進(jìn)事業(yè)單位文書(shū)檔案的管理是十分必要的。

    (作者單位:杭州市河道管理總站)

    作者簡(jiǎn)介

    何曉青(1965~),女,漢族,浙江諸暨,檔案館員,杭州市河道管理總站。研究方向:機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn),檔案的開(kāi)發(fā)利用、檔案的保護(hù);電子文件的管理流程、方法和技術(shù),以及電子文件的利用等。

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