儀器設(shè)備檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考

姚春華

[摘要] 該文首先從該中心開發(fā)《實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)》的重要性開始入手，分析了儀器設(shè)備檔案信息化管理的優(yōu)勢，以及信息化管理在檢驗(yàn)、檢測工作中的作用。其次闡述了儀器設(shè)備檔案信息化建設(shè)的具體步驟，指出了管理電子設(shè)備檔案的方法與原則，最后強(qiáng)調(diào)人才的培養(yǎng)是實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備檔案信息化管理、最大限度發(fā)揮儀器設(shè)備檔案作用的關(guān)鍵。

[關(guān)鍵詞] 設(shè)備檔案；信息化；建設(shè)

[中圖分類號] R197.322 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號] 1672-5654（2015）10（a）-0022-03

隨著我國疾病預(yù)防控制事業(yè)的快速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案的管理工作已成為疾控中心檔案管理的重要組成部分，并開始逐步向網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的模式發(fā)展。

2011年長春市南關(guān)區(qū)疾病預(yù)防控制中心與軟件公司合作開發(fā)了《實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)》，它將中心實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案和檢測、檢驗(yàn)報(bào)告工作中形成的所有信息完全實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，通過內(nèi)部局域網(wǎng)使管理部門和工作人員可以直接進(jìn)入系統(tǒng)，調(diào)出所需儀器設(shè)備檔案及檢測、檢驗(yàn)工作過程的全部信息，每個(gè)入網(wǎng)的用戶都可以根據(jù)自己的權(quán)限對網(wǎng)上數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)或打印，了解各類設(shè)備的基本情況、各項(xiàng)參數(shù)、性能指標(biāo)以及運(yùn)行狀態(tài)等相關(guān)信息，使操作者能按規(guī)定使用和維護(hù)儀器設(shè)備，保證了檢驗(yàn)、檢測結(jié)果的準(zhǔn)確性、公正性和科學(xué)性，為主管領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的種類、數(shù)量以及是否存在重復(fù)購置、管理不善等問題提供了可靠的依據(jù)和憑證。

該文結(jié)合該中心儀器設(shè)備檔案信息化管理工作中的實(shí)踐與體會(huì)，探討儀器設(shè)備檔案信息化管理利用中的幾點(diǎn)問題。

1 儀器設(shè)備檔案信息化管理的優(yōu)勢和作用

1.1儀器設(shè)備檔案信息化管理的最直接受益者就是實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備使用人員

由于近年來頻繁發(fā)生惡性食物中毒事件，國家有關(guān)部門開始重視對疾控中心的管理，投入大量經(jīng)費(fèi)購買高級先進(jìn)的精密儀器設(shè)備，以保證檢測出的結(jié)果準(zhǔn)確、可靠。食品安全的檢驗(yàn)檢測和新、老傳染病病原體的出現(xiàn)使疾控部門實(shí)驗(yàn)室的檢驗(yàn)技術(shù)和科研水平在不斷的提高，檢驗(yàn)工作人員依靠儀器設(shè)備的程度也日益加大，目前已成為中心實(shí)驗(yàn)室疾病監(jiān)測、衛(wèi)生檢驗(yàn)與評價(jià)的重要手段。如何管好用好這些先進(jìn)的大型檢驗(yàn)儀器設(shè)備，保證在設(shè)備突然出現(xiàn)故障時(shí)能在第一時(shí)間內(nèi)快速地通過該系統(tǒng)查找出儀器設(shè)備的相關(guān)信息，縮短維修時(shí)間，保證日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，及時(shí)發(fā)放檢驗(yàn)檢測報(bào)告，只有采用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備進(jìn)行科學(xué)管理才能提高設(shè)備的有效使用率。

1.2有利于領(lǐng)導(dǎo)全面掌控、合理安排采購儀器設(shè)備

設(shè)備檔案信息化管理有利于領(lǐng)導(dǎo)全面掌握設(shè)備的分布、使用以及售后服務(wù)等情況，根據(jù)工作需要合理調(diào)配儀器設(shè)備，發(fā)揮檔案信息在計(jì)劃采購和業(yè)務(wù)工作中的調(diào)控作用，這些信息資源為日后的儀器設(shè)備采購和管理提供參考，進(jìn)一步合理調(diào)配好設(shè)備經(jīng)費(fèi)的分配和投入，使有限的設(shè)備經(jīng)費(fèi)發(fā)揮最大的作用。

1.3便于工作人員充分利用檔案信息資源。

儀器設(shè)備檔案信息化管理使得設(shè)備檔案的全部信息將在單位內(nèi)部局域網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)共享。充分利用儀器設(shè)備檔案，幫助使用者了解儀器設(shè)備的各項(xiàng)參數(shù)、性能以及運(yùn)行狀態(tài)等信息，使操作者按規(guī)定使用和維護(hù)儀器設(shè)備，提高儀器的完好率，延長使用壽命，使貴重的儀器設(shè)備資產(chǎn)保值增值?？梢娂訌?qiáng)儀器設(shè)備檔案信息化管理將會(huì)對疾控中心的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生直接的影響。

1.4儀器設(shè)備檔案信息化管理對保證設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)能夠起到參考和指導(dǎo)的作用

日常工作中儀器設(shè)備處于正常運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)，一般不需要查閱儀器設(shè)備檔案資料，然而當(dāng)儀器設(shè)備突然發(fā)生故障需要修理時(shí)，儀器設(shè)備檔案信息化管理的優(yōu)勢就會(huì)充分體現(xiàn)出來。它會(huì)利用計(jì)算機(jī)在第一時(shí)間內(nèi)快速地搜索出該儀器設(shè)備的相關(guān)信息及維修記錄，通過查看儀器設(shè)備檔案，及時(shí)與廠家或經(jīng)銷商聯(lián)系，縮短維修時(shí)間，減少修理費(fèi)用，從而保證了發(fā)放檢驗(yàn)檢測報(bào)告單的時(shí)間?？梢娎糜?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，使檔案資料在設(shè)備購買、使用、維修等工作中得到充分利用，發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，所以加強(qiáng)疾控中心儀器設(shè)備檔案信息化管理對于疾控中心的發(fā)展十分重要。

2儀器設(shè)備檔案信息化管理的具體步驟。

2.1建立完整的儀器設(shè)備檔案是信息化的第一步

儀器設(shè)備檔案包括設(shè)備從購買、驗(yàn)收、使用、維護(hù)與保養(yǎng)、維修、報(bào)廢等階段形成的全部資料，是儀器設(shè)備從購買到報(bào)廢過程的真實(shí)記錄，是各種儀器設(shè)備的正常使用、保養(yǎng)、維護(hù)、維修不可缺少的參考資料。如果不從申購開始就及時(shí)建立儀器設(shè)備檔案，就會(huì)使大量有重要?dú)w檔價(jià)值的設(shè)備檔案流失，導(dǎo)致許多設(shè)備無法形成完整的歸檔材料，影響了儀器設(shè)備的正常使用。

儀器設(shè)備在驗(yàn)收和安裝調(diào)試工作中形成的資料是保證儀器設(shè)備質(zhì)量和正常運(yùn)行的關(guān)鍵。在此期間要保證每臺(tái)儀器從申購到報(bào)廢要隨著設(shè)備的變化而進(jìn)行跟蹤收集，及時(shí)歸檔，歸檔資料要反映設(shè)備管理和儀器設(shè)備項(xiàng)目從申購到使用維修的全過程，只有這樣才能保證儀器設(shè)備檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和安全性，為儀器設(shè)備檔案信息網(wǎng)絡(luò)化提供可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

2.2建立完善的儀器設(shè)備檔案管理系統(tǒng)是信息化的關(guān)鍵

2011年該中心與軟件公司合作開發(fā)了《實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)》，它將該中心儀器設(shè)備檔案和檢測、檢驗(yàn)報(bào)告檔案完全實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，使工作人員直接進(jìn)入系統(tǒng)即可調(diào)出所需儀器設(shè)備檔案及檢測、檢驗(yàn)工作過程的全部信息，真正實(shí)現(xiàn)了信息資源共享的目的。

該系統(tǒng)的主要功能由八大模塊組成，包括：計(jì)劃管理、合同管理、入庫管理、出庫管理、檔案管理、查詢統(tǒng)計(jì)、報(bào)表輸出和系統(tǒng)維護(hù)等功能。其中實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理系統(tǒng)的主要功能是將儀器設(shè)備從申報(bào)、采購、入庫、驗(yàn)收、發(fā)放使用、維護(hù)維修和報(bào)廢整個(gè)過程的資料全部輸入計(jì)算機(jī)，保證了儀器設(shè)備檔案的連續(xù)性和歷史資料的完整性，使檢驗(yàn)檢測工作人員可以方便地通過單位內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行資料的查詢、統(tǒng)計(jì)等日常管理工作，真正使中心實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備檔案工作從手工管理過渡到了現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化的軌道上來，為檢測檢驗(yàn)工作人員帶來了極大的方便，使設(shè)備檔案發(fā)揮出最大的利用價(jià)值，提高了疾控中心實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案的管理水平。

檢驗(yàn)檢測管理系統(tǒng)主要是把現(xiàn)場檢測及在實(shí)驗(yàn)室內(nèi)檢驗(yàn)中的各種檢測檢驗(yàn)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，并通過服務(wù)器進(jìn)行單位內(nèi)部局域網(wǎng)上管理，對檢驗(yàn)檢測工作人員、儀器設(shè)備型號、規(guī)格以及運(yùn)行條件、檢測檢驗(yàn)之間的各種數(shù)據(jù)加以匯總、整合，及時(shí)發(fā)出檢測檢驗(yàn)報(bào)告單，使檢測檢驗(yàn)達(dá)到了自動(dòng)化運(yùn)行和無紙化辦公的目的，從而實(shí)現(xiàn)了檢驗(yàn)、檢測報(bào)告檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，提高了工作效率，為防病機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)信息一體化的管理模式打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，因此加強(qiáng)疾控機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案信息化管理對于疾控中心的發(fā)展十分重要。

3儀器設(shè)備檔案的保管

目前該中心采取紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制并存的儀器設(shè)備檔案管理方法。一方面中心檔案室保存有完整的紙質(zhì)儀器設(shè)備檔案；另一方面考慮到電子文件現(xiàn)在還沒有好的長期保存方法，所以要求歸檔時(shí)必須將電子文件同制成的紙質(zhì)拷貝件或縮微品一并歸檔。因?yàn)閮x器設(shè)備檔案信息化管理的全部實(shí)現(xiàn)將需要一個(gè)較長的發(fā)展過程，在此期間，電子檔案還無法完全取代紙質(zhì)檔案，還難以從內(nèi)容上完全覆蓋紙質(zhì)檔案，且從法律上，紙質(zhì)檔案具有法律效力。因此，實(shí)驗(yàn)室工作人員把存有儀器設(shè)備檔案信息的磁性介質(zhì)在未打印成書面形式輸出之前留有副本，年底移交檔案室，對于永久保存的設(shè)備檔案，檔案管理人員要定期進(jìn)行復(fù)制，每4年對歸檔的電子文件轉(zhuǎn)存一次，以防止信息丟失。

為確保電子文件的歸檔質(zhì)量，中心檔案室采取相應(yīng)措施，首先明確規(guī)定歸檔電子文件的生成軟件以及技術(shù)環(huán)境、格式和被操作數(shù)據(jù)和檢測數(shù)據(jù)等的歸檔要求與處理方法，對歸檔的電子檔案作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層，其次要遠(yuǎn)離磁場、并與有害氣體隔離，并單獨(dú)裝盒，豎立存放，避免擠壓，妥善保管。對于電子檔案我們要利其優(yōu)，克其弊，實(shí)施設(shè)備檔案信息化管理終將是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

4提高儀器設(shè)備檔案信息化管理水平的關(guān)鍵是培養(yǎng)復(fù)合型人才

儀器設(shè)備檔案信息化管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作，它涉及到醫(yī)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、檔案學(xué)、信息學(xué)等學(xué)科，要求從事儀器設(shè)備檔案管理人員不但要具備一定的醫(yī)學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)、儀器設(shè)備使用知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，以適應(yīng)儀器設(shè)備檔案資源信息化的建設(shè)和正常運(yùn)行，保證儀器設(shè)備在疾病預(yù)防檢測工作中正常運(yùn)轉(zhuǎn)，確保檢測結(jié)果的準(zhǔn)確性、公正性和科學(xué)性。

4.1儀器設(shè)備檔案管理工作，人才發(fā)展跟不上時(shí)代的要求

中心于2005年初開始啟動(dòng)《中國疾病預(yù)防控制信息系統(tǒng)》其中的儀器設(shè)備基本信息系統(tǒng)后，原工作人員沒有使用過計(jì)算機(jī)，在思想觀念上還沒有跟上信息時(shí)代的發(fā)展，沒有管理設(shè)備檔案現(xiàn)代化的意識(shí)，故該中心從檔案室調(diào)入一名專職人員從事此項(xiàng)工作，使工作得以順利開展。

該系統(tǒng)的啟動(dòng)使中心的儀器設(shè)備檔案管理工作由原來的手工操作逐步過渡到網(wǎng)絡(luò)化管理的軌道上來。儀器設(shè)備檔案信息由原來的手工填寫，又增加了一套現(xiàn)代化的輸入程序，其主要工作內(nèi)容是以報(bào)表的形式及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，規(guī)范的記錄儀器設(shè)備檔案的相關(guān)信息，通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)報(bào)給衛(wèi)生部及省、市、區(qū)主管部門，上級主管部門操作人員通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)男畔⒖梢噪S時(shí)查看下級單位儀器設(shè)備檔案的基本情況，為主管部門及時(shí)掌握各級疾控中心實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的種類和數(shù)量以及是否存在重復(fù)購置、管理不善等問題提供可靠依據(jù)。

而中心自行研發(fā)的《實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)》的功能不是簡單的數(shù)據(jù)報(bào)表，而是將儀器設(shè)備從申報(bào)、采購、入庫、驗(yàn)收、發(fā)放使用、維護(hù)維修和報(bào)廢整個(gè)過程的資料全部輸入計(jì)算機(jī)，如果設(shè)備檔案管理工作人員不能熟練使用電子計(jì)算機(jī)、打字機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、錄像機(jī)、光盤刻錄等現(xiàn)代化操作手段，特別是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的全文存貯、自動(dòng)標(biāo)引、圖形處理等技術(shù)，就無法實(shí)現(xiàn)對設(shè)備檔案信息的現(xiàn)代化存貯、檢索、提取和利用。因此，如果檔案工作人員沒有現(xiàn)代化管理檔案的意識(shí)，還是憑借原有的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)等傳統(tǒng)的模式來進(jìn)行管理和工作，縱使有一流的管理設(shè)施和管理軟件，也不能算檔案管理現(xiàn)代化。所以，作為檔案工作人員也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，盡快融入信息社會(huì)這個(gè)大環(huán)境，努力學(xué)習(xí)掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，使用新的管理模式和手段，結(jié)合檔案專業(yè)知識(shí)，在實(shí)際工作中善于發(fā)現(xiàn)新問題，找出解決方法，逐漸完善網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，以適應(yīng)檢驗(yàn)檢測工作人員對儀器設(shè)備管理的需求，使設(shè)備檔案發(fā)揮出最大的利用價(jià)值，真正通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享，使設(shè)備檔案管理工作與中心的其他業(yè)務(wù)工作融合在一起，提高全體職工檔案意識(shí)，從而推動(dòng)檔案信息化的有效發(fā)展。

4.2真正具有檔案專業(yè)畢業(yè)的人才極少，缺乏開拓創(chuàng)新的精神

儀器設(shè)備檔案管理工作大多數(shù)是由檢驗(yàn)科的工作人員兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，并且人員變動(dòng)較頻繁，管理手段落后，難以適應(yīng)儀器設(shè)備檔案信息化管理工作的需求，因此嚴(yán)重影響了設(shè)備檔案的管理水平。

儀器設(shè)備檔案信息化管理是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為載體， 需要有檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的人才。檔案信息化工作非一般打字員就能勝任，如果檔案管理人員沒有掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力，就算中心計(jì)算機(jī)編程人員設(shè)計(jì)出再先進(jìn)的管理軟件，也不能將檔案信息資源得到最大限度的開發(fā)利用。

《實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)》的啟動(dòng)為儀器設(shè)備檔案管理工作者提出了更高的要求，從事檔案管理工作人員要意識(shí)到自己所肩負(fù)的歷史使命和職責(zé)，有義務(wù)將手工管理和計(jì)算機(jī)管理相結(jié)合來提高防病信息資源的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，以此來推動(dòng)疾病預(yù)防控制事業(yè)的發(fā)展。實(shí)踐證明，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理儀器設(shè)備檔案提高了檔案的管理水平，它將實(shí)驗(yàn)室的所有工作信息聯(lián)系起來，構(gòu)成整體，使中心的檔案管理工作進(jìn)一步向系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展。

4.3主管領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)在職檔案人員的培訓(xùn)。

中心有不少同志，對儀器設(shè)備檔案信息化管理意識(shí)還較淡薄，認(rèn)識(shí)不到儀器設(shè)備檔案信息化管理在防病治病中所起的重要性和必要性。針對上述情況，中心主管領(lǐng)導(dǎo)把儀器設(shè)備檔案信息化管理工作納入重要議事日程，與防病業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展，讓全體職工都能充分認(rèn)識(shí)到設(shè)備檔案信息化的在防病工作中的重要作用，定期組織檔案人員去參加培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平，學(xué)習(xí)檔案管理新方法，對骨干人才進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，使中心的儀器設(shè)備檔案為衛(wèi)生防病、檢驗(yàn)檢測工作充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

人才的培養(yǎng)是儀器檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，任何事情都要靠人來操作，如果設(shè)備檔案管理工作者的綜合素質(zhì)不能適應(yīng)信息化的需求，就會(huì)影響每個(gè)環(huán)節(jié)的效率和質(zhì)量。因此，要培養(yǎng)復(fù)合型人才，既要通曉檔案專業(yè)知識(shí)，又能熟練操作計(jì)算機(jī)軟件，更要懂得檢驗(yàn)檢測方法和儀器設(shè)備使用常識(shí)，只有這樣才能熟練地應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)管理軟件管好本單位的儀器設(shè)備檔案，為業(yè)務(wù)人員在工作中開展疾病檢測、衛(wèi)生監(jiān)測、檢驗(yàn)、科研等工作提供服務(wù)。

綜上所述，儀器設(shè)備檔案能否實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，利用信息資源，最大限度地發(fā)揮設(shè)備檔案的利用價(jià)值，在很大程度上取決于設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)的高低。因此，作為檔案管理人員我們有責(zé)任和使命承擔(dān)起這個(gè)重任，不斷地把儀器設(shè)備檔案管理工作日趨完善，使其在疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)測、食品安全、風(fēng)險(xiǎn)評估等工作中發(fā)揮更大的作用。

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（收稿日期：2015-07-08）