淺析民辦高校檔案管理的幾個要點

蔣斯茵

教育在上層建筑中占有重要地位，與每個人的利益息息相關(guān)，與國家的利益也息息相關(guān)，關(guān)注教育就是關(guān)注自己和國家社會的發(fā)展。

學(xué)校是貫徹、實施國家教育方針、政策的地方，在管理學(xué)校過程中形成的真實記錄——學(xué)校檔案，是一種信息資源，是學(xué)校發(fā)展記憶的基石，是一個對學(xué)校歷史負責(zé)、為學(xué)校現(xiàn)實服務(wù)，為學(xué)校未來著想的平臺，是學(xué)校的財富，也是國家社會的財富，它在學(xué)校的對內(nèi)管理、對外宣傳、科學(xué)研究、評估辦學(xué)水平等各方面發(fā)揮著重要作用，它的質(zhì)量和完整程度將影響到各級各類教育事業(yè)的發(fā)展甚至整個社會記憶的留存，加強和改善學(xué)校檔案管理工作，是依法管理學(xué)校的需要。

民辦高等學(xué)校是國家高等學(xué)校的重要組成部分，也是高等教育體系中的重要組成部分，那么這些學(xué)校的檔案的重要性，也絕不在公辦高等學(xué)校檔案之下。

目前民辦高等學(xué)校的檔案管理工作，相比公辦高等學(xué)校，仍然有一些不足和有待改進之處，這直接影響到民辦高等學(xué)校的辦學(xué)水平、對內(nèi)管理、對外宣傳等各個方面。就筆者看來，民辦高等學(xué)校的檔案管理，有以下幾個主要問題：

第一、檔案資料不夠齊全完整；從學(xué)校開辦的第一天開始，檔案就形成了，它是一所學(xué)校的原始記憶，見證了學(xué)校的發(fā)展，但是民辦高等學(xué)校在收集檔案資料方面，與公辦高等學(xué)校比較起來，無論是數(shù)量還是種類，都有一定的差距。一般來說，高等學(xué)校檔案資料包括黨群檔案（黨建和群眾工作檔案）、行政檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、基本建設(shè)檔案、學(xué)生檔案、產(chǎn)品檔案、儀器設(shè)備檔案、財會檔案、出版檔案、外事檔案、聲像檔案共十二類檔案，每一個種類檔案都不可缺少。但是目前一些民辦高等學(xué)校的所有檔案，尚且不能完全涵蓋以上十二類，并且每個種類的檔案里面，還有一些欠缺之處，缺少任何一個種類的資料，就會使得檔案變得不完整，從而給學(xué)校以后的工作留下麻煩和后患。

第二、檔案資料分類不夠清楚；高等學(xué)校檔案資料十二類，即黨群檔案（黨建和群眾工作檔案）、行政檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、基本建設(shè)檔案、學(xué)生檔案、產(chǎn)品檔案、儀器設(shè)備檔案、財會檔案、出版檔案、外事檔案、聲像檔案，每一種檔案在歸檔的時候都應(yīng)當(dāng)分門別類擺放，同一種類的檔案放在一起。但是與公辦高等學(xué)校比較起來，民辦高等學(xué)校的檔案分類，在一些地方還不是很清楚，有的時候同一份文件材料在不同種類的檔案中重復(fù)出現(xiàn)，例如同一份文件在教學(xué)檔案和科研檔案中分別出現(xiàn)，混淆了不同檔案的分類界限。

第三、檔案資料的保管不夠妥善，一些方面不符合有關(guān)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)；根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)將高校檔案工作所需經(jīng)費列入學(xué)校預(yù)算，保證檔案工作的需求；應(yīng)當(dāng)為檔案機構(gòu)提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008）的要求及時進行改擴建或者新建；應(yīng)當(dāng)設(shè)有專門庫房存放涉密檔案；存放聲像、電子等特殊載體檔案，應(yīng)當(dāng)配置恒溫、恒濕、防火、防水、防有害生物等必要設(shè)施；學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項經(jīng)費，為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行。

但是目前一些民辦高等學(xué)校的檔案機構(gòu)，在以上各個方面尚有一些欠缺，例如，涉密檔案與一般檔案存放在一起，沒有專門庫房；檔案室內(nèi)沒有除濕器，滅火器數(shù)量有限，除濕和通風(fēng)器材不完善，消防器材不完善；沒有專門庫房放置聲像和電子等特殊載體檔案等等。

針對以上三方面問題，筆者認為，要加強民辦高等學(xué)校的檔案管理，提升民辦高等學(xué)校對內(nèi)管理、對外宣傳、辦學(xué)三方面的水平，就必須嚴格按照《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《高等學(xué)校檔案實體分類辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)來收集、整理、管理檔案。

首先，在收集檔案資料的時候，應(yīng)當(dāng)盡量完整全面，嚴格按照《高等學(xué)校檔案實體分類辦法》中的規(guī)定，將黨群、行政、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、學(xué)生、產(chǎn)品、儀器設(shè)備、出版、財會、外事、聲像十二類檔案收集整齊。

《高等學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)》中對以上十二類檔案，每一類都有一張《歸檔范圍和保管期限表》，詳細列舉了每一類檔案的范圍和所有需要歸檔的文件資料，在初步收集了十二類檔案的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)嚴格按照《高等學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)》中的十二張《歸檔范圍和保管期限表》一一區(qū)分、整理每一類的檔案，嚴格按照表格中的序號排列文件資料，使每一類檔案文件資料都完整有序，并且萬一文件資料有缺漏，也能及時查出，方便補救，不給學(xué)校以后的工作留下麻煩和后患。

其次，在給檔案資料分類的時候，也應(yīng)當(dāng)嚴格按照《高等學(xué)校檔案實體分類辦法》、《高等學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)》中的各項規(guī)定，將每一份文件資料與《歸檔范圍和保管期限表》的類目名稱仔細對照，文件屬于哪一種類的檔案資料，就歸入到這一種類的檔案資料中去，相同種類的所有文件放在一起，不同種類的文件要分開放置；每一類檔案資料要首先設(shè)置和標(biāo)識一級類目，然后進行排列整理，全部排列整理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時做好一份總體目錄，繼續(xù)設(shè)置和標(biāo)識出二級類目，每一個二級類目下面的檔案文件資料，應(yīng)當(dāng)及時做好相應(yīng)的子目錄，方便查找。

再次，在保管檔案資料的時候，應(yīng)當(dāng)以預(yù)防為主，防治結(jié)合，保證檔案的完整與安全，具體來說，有以下一些要求：

（一）應(yīng)當(dāng)嚴格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》中的規(guī)定，在檔案資料入檔案室之前，應(yīng)當(dāng)去污、消毒、去酸；（二）應(yīng)當(dāng)用復(fù)印或者加膜的方式保護一些不利于保管的紙質(zhì)材料和字跡；（三）應(yīng)當(dāng)去除一些不利于保管的包裝物；（四）應(yīng)當(dāng)去除紙質(zhì)檔案文件上大頭針、回形針、訂書釘?shù)纫磺薪饘傥铮唬ㄎ澹┲匾臋n案應(yīng)當(dāng)在具備條件的情況下考慮異地備份保存；（六）底圖應(yīng)當(dāng)放在底圖柜中，不宜折疊；（七）應(yīng)當(dāng)及時修復(fù)或者復(fù)制已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案；（八）應(yīng)當(dāng)及時數(shù)字化重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案，加工成電子檔案保管；（九）磁帶、錄音帶、錄像帶等磁性材料應(yīng)當(dāng)存放在防磁柜中；（十）光盤、微縮縮膠片、底片應(yīng)當(dāng)存放在專門的裝具內(nèi)；（十一）應(yīng)當(dāng)嚴格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008）、《檔案庫房建筑設(shè)計規(guī)范》中的有關(guān)規(guī)定建設(shè)檔案室、檔案庫、檔案館；（十二）每個種類的檔案應(yīng)當(dāng)按照檔案號順序排放；（十三）庫房里的每一個柜架都應(yīng)當(dāng)編寫順序號；（十四）各個檔案柜、各個檔案庫、全檔案館和檔案室都應(yīng)當(dāng)有存放檔案資料的標(biāo)志圖和示意圖；（十五）檔案室和檔案館應(yīng)當(dāng)采取防火、防高溫、防水、防有害氣體、防光、防灰塵、防蟲、防盜等措施，配備滅火器材和除濕器材；（十六）控制檔案室和檔案館的溫度和濕度，定期登記溫度濕度，溫度和濕度應(yīng)當(dāng)符合各種檔案載體的保管要求；（十七）檔案室和檔案館應(yīng)當(dāng)定期打掃，保持干凈整齊，避免積累灰塵；（十八）定期檢查檔案室和檔案館的設(shè)備運轉(zhuǎn)情況，及時消除安全隱患，尤其是對檔案資料威脅最大的火災(zāi)隱患，并且一一記錄在案；（十九）定期清理、核對檔案室和檔案館的檔案，做到賬物相符合，檔案室和檔案館的檔案發(fā)生變化（例如新增進來或者移送到他處），都應(yīng)當(dāng)記錄說明；（二十）關(guān)于涉密檔案，應(yīng)當(dāng)盡可能創(chuàng)造條件設(shè)置專門庫房放置，如果沒有條件，也應(yīng)當(dāng)將涉密檔案集中放置在專門檔案柜里，不宜與普通檔案放在一起。

以上是筆者對民辦高等學(xué)校檔案管理的一些認識，民辦高等學(xué)校與公辦高等學(xué)校一樣，都是高等教育體系和高等學(xué)校的重要組成部分，它們的檔案與公辦高等學(xué)校的檔案有著同等的重要性，同樣是我國高等教育發(fā)展的見證，是教育戰(zhàn)線上寶貴的信息資源，是民辦高等學(xué)校的基石，同時也決定著民辦高等學(xué)校的未來。加強管理民辦高等學(xué)校檔案，無論是對民辦高等學(xué)校的發(fā)展，還是對整個高等教育體系的完善，都起著不可替代的作用，應(yīng)當(dāng)與公辦高等學(xué)校的檔案同等對待，采取同等的重視態(tài)度，用同等的要求和標(biāo)準(zhǔn)來管理。（作者單位：嘉興南洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

參考文獻：

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[2] 高等學(xué)校檔案實體分類辦法；

[3] 高等學(xué)校檔案管理辦法；

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[5] 柯友良《高等學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)》廣東高等教育出版社2013年1月第一版