提高檔案管理科學(xué)水平的路徑選擇

杜桂林

摘 要：俗話說“前車之鑒，后事之師”，檔案便是將過去的實(shí)例加以記錄呈現(xiàn)，并對(duì)人們現(xiàn)今社會(huì)生產(chǎn)生活起到指導(dǎo)作用的資料，檔案管理工作記錄了歷史，又作用于未來，是社會(huì)生活中不可缺少的部分，然而，就目前情況來說，我國(guó)檔案管理工作還存在許多問題，本文對(duì)此進(jìn)行分析，并提出幾點(diǎn)強(qiáng)化檔案管理科學(xué)水平的策略，望可供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；現(xiàn)代化

“以史為鑒，可以知興替”，從古至今，經(jīng)驗(yàn)的重要性一直為人所強(qiáng)調(diào)，而人們也將歷史事實(shí)與種種經(jīng)驗(yàn)一并記錄，形成書面文件，即現(xiàn)今所說的文書檔案，不僅是寶貴的記錄材料，還能夠?yàn)楫?dāng)今社會(huì)生活提供諸多有效建議。從單位到社會(huì)，再到國(guó)家，檔案管理發(fā)揮出重要的作用，尤其是在當(dāng)今信息資源膨脹、科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步、文化發(fā)展欣欣向榮的背景下，提高科學(xué)化水平已經(jīng)成為檔案管理事業(yè)的必然趨勢(shì)。

1 提高檔案管理科學(xué)水平的重要性

1.1 有利于推進(jìn)信息化發(fā)展

計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)步所帶來的影響是巨大的，這種改變滲透于社會(huì)生活的每一個(gè)角落，檔案管理事業(yè)自然也不例外，技術(shù)的進(jìn)步不僅帶來了存儲(chǔ)媒介的變化，也促使管理工作與傳播方式發(fā)生轉(zhuǎn)變，檔案的利用度與利用效率都得到了一定提升。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，轉(zhuǎn)變管理方式、提高科學(xué)化水平，既是信息化進(jìn)步帶來的有利形勢(shì)，也是促進(jìn)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求[1]。

1.2 是檔案管理事業(yè)自身發(fā)展的需求

規(guī)范檔案管理工作對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要意義，而在當(dāng)今時(shí)代背景下，檔案資料不斷豐富，檔案種類逐漸增多，豐富了檔案事業(yè)的同時(shí)也給檔案管理工作帶來了諸多挑戰(zhàn)，靜態(tài)的、基礎(chǔ)的管理模式已經(jīng)不能與快速增長(zhǎng)的檔案資源相適應(yīng)，無論是從管理制度還是管理技術(shù)等方面來看，科學(xué)化都是檔案管理事業(yè)實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展的必經(jīng)之路。

1.3 是促進(jìn)整個(gè)社會(huì)發(fā)展提升的外在期待

檔案是歷史的記錄，是寶貴的精神財(cái)富，是我國(guó)文化的縮影，檔案涉及到政治、經(jīng)濟(jì)等各個(gè)方面，具有極高的現(xiàn)實(shí)意義，可為當(dāng)下或未來工作提供參考，指明前進(jìn)方向，具有較高的可靠性與較強(qiáng)的說服力[2]，提升檔案管理水平，有利于檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)等諸多領(lǐng)域繼續(xù)發(fā)揮其重要作用，是社會(huì)發(fā)展的外在期待。

2 目前檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理觀念比較落后

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案所能發(fā)揮的輔助決策作用愈來愈明顯，國(guó)家社會(huì)對(duì)于檔案管理工作的整體認(rèn)知水平越來越高，但具體到某些企事業(yè)單位，其對(duì)檔案管理工作的重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。部分單位領(lǐng)導(dǎo)只看到了表面，認(rèn)為檔案難以產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，所謂的檔案管理不過是應(yīng)對(duì)檢查的形式，未能認(rèn)知到檔案在推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)中的重要作用，沒有“前車之鑒，后事之師”的管理意識(shí)，制約了檔案工作水平的提升。

2.2 檔案管理制度尚有不足

由于對(duì)檔案重要性的意識(shí)不足，部分單位的檔案管理工作流于表面，檔案管理制度存在諸多漏洞，有些單位甚至并未設(shè)立相應(yīng)的制度，什么樣的資料應(yīng)該歸檔、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔后的資料如何保存、檔案查閱流程等工作全憑檔案管理人員的認(rèn)知，操作規(guī)范性較差，容易造成檔案損毀或遺失[3]。

2.3 檔案工作者專業(yè)素質(zhì)不高

就目前情況而言，在許多企事業(yè)單位中，檔案管理工作處在一個(gè)邊緣化的地位，檔案管理人員通常兼職其他工作，且老齡化現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案管理觀念停留在傳統(tǒng)層面，對(duì)新事物不敏感，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)了解不深，難以滿足檔案管理知識(shí)更新的需求。與此同時(shí)，檔案操作人員的服務(wù)意識(shí)普遍較差，目前我國(guó)絕大多數(shù)檔案管理部門都停留在用戶查詢的被動(dòng)服務(wù)階段，信息服務(wù)咨詢類目少且不全面、信息服務(wù)反饋不及時(shí)，也在一定程度上限制了檔案管理的發(fā)展。

2.4 檔案利用度有待提升

管理是為了效益而存在，檔案不僅擁有保存價(jià)值，更具有實(shí)用價(jià)值，但在檔案管理工作中，檔案更多的是被完完整整地陳列于檔案館中，很少對(duì)外界開放，或僅在小范圍內(nèi)進(jìn)行開放，利用率較低[4]，檔案以過去經(jīng)驗(yàn)為現(xiàn)在生產(chǎn)生活服務(wù)的功能得不到發(fā)揮，檔案管理喪失了其最寶貴的作用，這樣的管理難以稱之為科學(xué)化的管理。

3 提高檔案管理科學(xué)水平的可行路徑

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念

觀念，是行為的先導(dǎo)，若想提高檔案管理科學(xué)化水平，首先需要樹立正確的管理理念，認(rèn)知到檔案管理工作的重要現(xiàn)實(shí)意義，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)，更應(yīng)主動(dòng)提升認(rèn)知水平，加大在檔案管理工作方面的投入力度，設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專人負(fù)責(zé)管理，將檔案室的安全責(zé)任落實(shí)到人，強(qiáng)化管理人員責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化[5]。

3.2 建立新型管理制度

制度是管理實(shí)施的基礎(chǔ)保障，若想轉(zhuǎn)變管理模式，管理制度必須隨之做出相應(yīng)的調(diào)整，從歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔分類、歸檔保管等諸多角度做出詳細(xì)規(guī)定，以制度規(guī)范檔案管理工作健康有序發(fā)展。同時(shí)，對(duì)檔案資料的保存方式與公開程度做出明確規(guī)定，確定可操作范圍，避免檔案資料毀損或者泄露，保證檔案資料的安全性。

3.3 提高檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)水平

時(shí)代在發(fā)展、科技在進(jìn)步，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)勢(shì)在必行，而現(xiàn)代化檔案館依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)與數(shù)據(jù)庫、云計(jì)算技術(shù)，需要配置相應(yīng)的軟硬件設(shè)備，也需要配備強(qiáng)大的安全系統(tǒng)，促使檔案管理向數(shù)字化方向發(fā)展的同時(shí)不忘保證檔案資料的安全性，在先進(jìn)技術(shù)的支持下，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化發(fā)展，提高檔案的利用效率。

3.4 提升檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)

新時(shí)期的檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)、全面的工作，對(duì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，其工作內(nèi)容的廣泛性給工作人員帶來了更大的挑戰(zhàn)，不僅需要其掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要求其掌握基本的計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技能，且具備高度的服務(wù)意識(shí)，能夠挖掘潛在客戶，提高檔案的利用度。因此，必須加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)工作，尤其是計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，以期提升工作人員綜合素質(zhì)水平。

檔案管理工作已經(jīng)成為衡量一個(gè)單位，甚至是一個(gè)國(guó)家管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，轉(zhuǎn)變檔案館觀念，建立新型管理制度迫在眉睫，需要有關(guān)部門不斷實(shí)踐，探索適合我國(guó)檔案建設(shè)的現(xiàn)代化思路，不斷提升我國(guó)檔案管理工作科學(xué)水平。

參考文獻(xiàn)

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[5] 鄧丹.關(guān)于提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇的探究[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2014（26）.