試論新時(shí)期如何提高辦公室檔案管理的有效性

楊穎

摘 要：在事業(yè)單位的辦公室業(yè)務(wù)中，規(guī)范化管理檔案是一項(xiàng)重要任務(wù)。當(dāng)下我國正走在深化體制改革的深水區(qū)，辦公室檔案的有效規(guī)范管理能夠加快單位發(fā)展，減輕改革阻力，充分發(fā)揮人的能動(dòng)性。本文以辦公室檔案管理的規(guī)范化和信息化為突破口，探討“互聯(lián)網(wǎng)+”新時(shí)期如何提高辦公室檔案管理的有效性。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案管理；信息化；規(guī)范化

辦公室檔案管理對事業(yè)單位或國有企業(yè)的日常工作進(jìn)行跟蹤記錄，對日常工作中的各項(xiàng)事業(yè)進(jìn)行規(guī)范化的整理，是單位發(fā)展的一項(xiàng)重要日常工作。新時(shí)期以來，事業(yè)單位逐步進(jìn)行深化體制改革，企業(yè)員工與事業(yè)編制員工混雜，對檔案管理的規(guī)范化和有效性提出了挑戰(zhàn)。在復(fù)雜的工作環(huán)境中，檔案工作內(nèi)容不明晰，檔案前期文書不規(guī)范，檔案管理信息化程度低等問題制約了辦公室檔案管理的有效性。本文以相關(guān)文獻(xiàn)為理論指導(dǎo)，并結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，從完善辦公室管理機(jī)制、提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、建立檔案數(shù)據(jù)庫等方面著手，探討新時(shí)期辦公室檔案管理的規(guī)范化和信息化。

1 規(guī)范辦公室檔案管理的必要性

辦公室檔案是隱藏在事業(yè)單位的一筆隱形財(cái)富，具有重要的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會價(jià)值，要提高辦公室檔案管理的有效性前提是完成檔案管理的規(guī)范化。檔案管理規(guī)范化能夠?yàn)樘岣邫n案管理有效性披荊斬棘，并從側(cè)面反映單位人事管理的專業(yè)化水準(zhǔn)。首先，辦公室檔案是單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和人事變遷的信息載體，檔案管理工作就是系統(tǒng)化整理這些資料以方便查閱，因而檔案管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范化是提升單位管理能力的重要支撐。其次，檔案管理作為單位管理職能的“無形的手”，通過信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)各級管理部門的無縫對接和溝通，摒棄部門間溝通藩籬，剔除了浩繁的數(shù)據(jù)整理工作，簡化并明晰了檔案工作的任務(wù)。最后，規(guī)范化檔案管理倒逼檔案管理工作者提高自身專業(yè)素質(zhì)，建立檔案電子數(shù)據(jù)庫、掌握電子檔案系統(tǒng)的操作方法等要求檔案人員進(jìn)行更多的在職培訓(xùn)和學(xué)術(shù)探討，從而營造了新時(shí)期檔案管理信息化的討論氛圍，助推檔案管理的有效性。

2 制約辦公室檔案管理有效性的問題

辦公室檔案是事業(yè)單位發(fā)展的寶貴資料和珍貴歷史憑證，然而當(dāng)前檔案管理存在著一些長期積攢的問題。首先，單位管理層面缺乏統(tǒng)一認(rèn)識，沒有制定科學(xué)合理的檔案管理長遠(yuǎn)規(guī)劃，老舊的檔案沒有整理入檔或銷毀，檔案信息化沒有提上日程。其次，基本沒有形成完善的辦公室檔案管理制度，檔案前期的文書處理草率，沒有嚴(yán)格規(guī)范的填寫標(biāo)準(zhǔn)，給后期的檔案查閱造成麻煩，喪失了檔案管理的意義。最后，檔案管理信息化程度較低，單位計(jì)算機(jī)配備比例達(dá)不到建設(shè)數(shù)據(jù)庫的要求，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)匱乏，在技術(shù)性強(qiáng)的管理工作上造成崗位空檔，嚴(yán)重制約了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

3 提高辦公室檔案管理的有效性的策略

3.1 完善辦公室檔案管理機(jī)制

辦公室檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化需要嚴(yán)格的監(jiān)管和約束，這就需要建立完善的檔案管理制度，明確分工檔案人員職責(zé)，各司其職，相互監(jiān)管約束。首先，檔案管理工作要有章可循，確立明確的綜合檔案檔案管理制度，檔案人員熟記工作手冊要求，在工作中嚴(yán)格執(zhí)行檔案收編檢索、使用等流程。其次，上層管理人員應(yīng)聽取檔案人員的工作經(jīng)驗(yàn)，共同商榷檔案管理方法，制定出適時(shí)、科學(xué)、合理的管理制度并堅(jiān)決執(zhí)行。最后，要建立檔案工作突發(fā)事件的預(yù)警機(jī)制，一旦發(fā)生非人力因素而造成檔案損壞、遺失，能夠在較短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案恢復(fù)和再建。這就需要建立檔案數(shù)據(jù)庫和實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。在發(fā)生人為損害檔案保存工作時(shí)，要嚴(yán)格追責(zé)，比如檔案的分類存放、檔案信息的準(zhǔn)確性以及檔案的到期銷毀等，一旦出現(xiàn)問題就要明確責(zé)任，方可進(jìn)行后續(xù)工作。

3.2 建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍

辦公室檔案管理具有很強(qiáng)的專業(yè)性，隨著電子檔案管理的興起、數(shù)據(jù)庫建設(shè)和高新設(shè)備的引入，檔案管理人員面臨了新的挑戰(zhàn)，建設(shè)高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍也就應(yīng)運(yùn)而生。專業(yè)檔案管理人員需要不斷提升自身專業(yè)水平，與時(shí)俱進(jìn)積極學(xué)習(xí)信息化檔案管理方法，熟練掌握信息化檔案管理技巧，并且具備較強(qiáng)的責(zé)任意識和保密品格。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理隊(duì)伍的培養(yǎng)，面向社會公開招聘專業(yè)檔案管理人才，對接高校檔案專業(yè)高材生，提供學(xué)習(xí)交流機(jī)會，促進(jìn)單位檔案員工與外界的學(xué)習(xí)溝通。此外，單位還要緊跟檔案管理的時(shí)代步伐，定期開展在職培訓(xùn)，通過多種方式提高檔案工作者的專業(yè)技能，擴(kuò)充知識儲備。其次，端正檔案工作者的工作意識和責(zé)任意識，轉(zhuǎn)變事業(yè)單位檔案管理工作的功利主義思想，明確個(gè)人的職責(zé)所在，以提高單位管理水平為中心，與相關(guān)部門協(xié)同創(chuàng)新，構(gòu)建信息合作平臺，積極發(fā)掘檔案管理的信息價(jià)值。

3.3 開啟信息化檔案管理新常態(tài)

“新常態(tài)”是深化體制改革和復(fù)雜環(huán)境下事業(yè)單位發(fā)展的要求。辦公室檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化，需要建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，并加大單位辦公室檔案管理的現(xiàn)代化投入。信息化的新型技術(shù)要求檔案管理人員具備獨(dú)立思考能力，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并通過有效的分析加以解決。擁有自身的獨(dú)立思考，既能提高檔案管理人員的工作積極性，又能使其在突破傳統(tǒng)管理模式的前提下，對新發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行創(chuàng)新解答，從而拓寬檔案管理的新型管理模式。對辦公室檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新性建設(shè)，是檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)，對檔案信息的有效保管起著核心作用。辦公室檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)能夠讓信息技術(shù)對檔案資源發(fā)揮科學(xué)而系統(tǒng)的管理作用，進(jìn)而使得檔案管理工作與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)緊密結(jié)合并良性運(yùn)作，進(jìn)一步促進(jìn)數(shù)據(jù)庫和檔案目錄庫的有效結(jié)合，形成網(wǎng)絡(luò)化開放式的數(shù)據(jù)庫，真正地提高辦公室檔案管理工作的效率。

此外，保障檔案管理工作是一項(xiàng)耗資巨大的工程，涉及到檔案的收編、整理、檢索、查閱、維護(hù)、搶救等多個(gè)環(huán)節(jié)，因此必須要對辦公室檔案管理經(jīng)費(fèi)進(jìn)行預(yù)算，保障經(jīng)費(fèi)的合理支出。

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