淺議如何提高檔案人員的綜合素質(zhì)

文雯

摘 要：檔案工作的發(fā)展，關(guān)鍵在檔案人員的素質(zhì)。檔案人員素質(zhì)決定檔案工作的質(zhì)量，也在很大程度上影響檔案工作管理水平的高低，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)，是搞好檔案工作的根本保證。

關(guān)鍵詞：素質(zhì)；檔案管理

檔案事業(yè)是電力建設(shè)事業(yè)的重要組成部分，檔案工作是電力企業(yè)的重要工作內(nèi)容。做好檔案工作對于強(qiáng)化基礎(chǔ)管理、維護(hù)電力企業(yè)權(quán)益、樹立電力企業(yè)形象、體現(xiàn)電力企業(yè)文化起著不可替代的作用。隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展，從優(yōu)化配置資源、節(jié)能減排、應(yīng)對氣候變化、振興經(jīng)濟(jì)發(fā)展等多種利益出發(fā)，發(fā)展智能電網(wǎng)已成為世界電力發(fā)展的新趨勢，由此，電力企業(yè)的發(fā)展為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了廣闊的空間，而檔案工作是電力企業(yè)綜合管理和基礎(chǔ)管理的組成部分，電力企業(yè)建設(shè)和發(fā)展離不開檔案工作。檔案工作要置身于電力企業(yè)發(fā)展的大局，沒有檔案工作的發(fā)展，電力企業(yè)的發(fā)展是不全面的。檔案部門作為領(lǐng)導(dǎo)決策與企業(yè)生產(chǎn)管理的“信息庫”、“智囊團(tuán)”，必須服務(wù)于電力企業(yè)建設(shè)和發(fā)展的延伸，以實(shí)現(xiàn)檔案工作與電力企業(yè)工作的全面協(xié)調(diào)發(fā)展。而檔案工作的發(fā)展，關(guān)鍵在檔案人員的素質(zhì)。檔案人員素質(zhì)決定檔案工作的質(zhì)量，也在很大程度上影響檔案工作管理水平的高低，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)，是搞好檔案工作的根本保證。

1 有關(guān)素質(zhì)的定義

一般認(rèn)為，所謂素質(zhì)是指人們先天具有和后天習(xí)得的一系列特點(diǎn)和品質(zhì)的綜合。后天習(xí)得的品質(zhì)是指個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐中獲得并養(yǎng)成的修養(yǎng)和品質(zhì)，如政治素質(zhì)、思想道德素質(zhì)、文化素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)等等。通常認(rèn)為素質(zhì)應(yīng)包括三大類，即自然素質(zhì)、心理素質(zhì)、社會(huì)素質(zhì)。1、自然素質(zhì)指與生俱來的生理特點(diǎn)，包括身體形態(tài)、生理器官和機(jī)能、神經(jīng)系統(tǒng)，尤其是大腦的結(jié)構(gòu)與機(jī)能等，這主要是先天因素，也有后天因素的影響。2、心理素質(zhì)主要由智力因素和非智力因素組成。智力因素主要包括注意力、觀察力、記憶力、思維力、想象力。非智力因素指智力因素以外的因素，主要指情感、意志、性格等。心理因素是先天與后天因素綜合的結(jié)果。3、社會(huì)素質(zhì)一般指人們在社會(huì)實(shí)踐和改造社會(huì)環(huán)境的過程中逐步形成起來的一系列穩(wěn)定的社會(huì)性品質(zhì)的綜合，是純后天習(xí)得的。社會(huì)素質(zhì)，主要包括思想道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)等。

2 檔案人員的綜合素質(zhì)對檔案工作的影響主要表現(xiàn)為

2.1 自然素質(zhì)的影響

檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的活兒，案頭工作比重大，它需要從業(yè)人員具有很強(qiáng)的耐心、細(xì)心和恒心，需要性情恬靜、心態(tài)平和、甘于寂寞、默默奉獻(xiàn)等特性。那些性格外向、做事粗糙、不求質(zhì)量、急功近利、喜好顯山露水的人一般不適宜從事檔案工作。對同一事物每個(gè)人的感覺認(rèn)知、應(yīng)急反應(yīng)、敏感程度，處置方法都大相徑庭，一個(gè)人的生理特點(diǎn)，有許多是天生的，后天很難或根本不可能改變。如果一個(gè)人僅僅為了工作原因改變了自身許多特性，這種帶有強(qiáng)制性的、違心的“改變”，既不可能長久，也違反以人為本的思想。即使從事檔案工作，其工作的質(zhì)量也要大打折扣，甚至?xí)兄虏槐匾闹苷刍蚍倒?，難以達(dá)到理想的效果，造成無謂的人力物力的浪費(fèi)。

2.2 心理素質(zhì)的影響

一個(gè)人的思想往往決定他的行動(dòng)，人的心理活動(dòng)直接影響其平時(shí)的一言一行。市場經(jīng)濟(jì)推動(dòng)了社會(huì)進(jìn)步，它的負(fù)面影響在一定程度上扭曲了人們的價(jià)值觀。檔案工作的價(jià)值不能用經(jīng)濟(jì)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量，檔案年代的久遠(yuǎn)決定了其稀缺性和珍貴性，而它的惟一性則決定了無法替代的原始性。從這個(gè)角度講，檔案的價(jià)值是無法估量的，也是其它任何事物所不可比擬的。但同時(shí)又因檔案工作固有的幕后性、隱藏性、間接性和滯后性，致使其產(chǎn)生的效益隱蔽、滯后，極易被人們所忽視。它在單位中往往處于從屬地位，經(jīng)常得不到領(lǐng)導(dǎo)同事的重視，這是不爭的現(xiàn)實(shí)，也是不可能在短時(shí)間內(nèi)一蹴而就、局面能有明顯改觀的，作為一個(gè)社會(huì)人，誰都希望自己的勞動(dòng)成果被社會(huì)承認(rèn)，人格受到充分的尊敬，有相應(yīng)的社會(huì)地位，自己的人生價(jià)值在工作中得以最大的體現(xiàn)和實(shí)現(xiàn)，能享受工作帶來的滿足感和成就感，這是人之常情，無可厚非。因檔案人員勞動(dòng)成果的隱藏性、幕后性直接影響其得到社會(huì)認(rèn)可及尊重的程度，有時(shí)甚至還會(huì)遭遇別人的不理解、誤解甚至歧視，從而產(chǎn)生諸如情緒焦慮、壓抑及因成就感缺乏、心理失衡導(dǎo)致工作熱情低落等一系列心理問題。

2.3 社會(huì)素質(zhì)的影響

1、思想道德素質(zhì)

檔案工作要求細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，步驟多、環(huán)節(jié)多、程序多、耗時(shí)多，造成完成任務(wù)的時(shí)間彈性非常大，使檔案工作在很多時(shí)候蒙上了“靠自覺性干活”的色彩，檔案工作特有的性質(zhì)和環(huán)境給從業(yè)人員的惰性提供了生存的土壤。通常情況下，電力企業(yè)各單位專職檔案人員數(shù)量不多，工作環(huán)境相對較封閉，在完成檔案收集這一環(huán)節(jié)后，與外界接觸的機(jī)會(huì)大為減少，檔案形成的一系列工作不會(huì)立竿見影直接顯現(xiàn)出其勞動(dòng)過程艱辛程度和勞動(dòng)成果的大小，有些勞動(dòng)成果甚至永遠(yuǎn)沒有展現(xiàn)的機(jī)會(huì)。例如有些案卷從收集整理立卷上架到銷毀，一直不曾被查閱利用過。一些部門立卷情況欠佳，收集歸檔的各門類各載體檔案材料完整程度千差萬別，兼職人員的責(zé)任心和配合程度也不盡相同，歸檔案卷質(zhì)量總把關(guān)的任務(wù)自然落在專職檔案人員的身上，檔案人員的職業(yè)道德素質(zhì)和責(zé)任心被顯現(xiàn)出來，可以說檔案人員的責(zé)任心直接影響到歸檔案卷的齊全完整及質(zhì)量的好壞。

2、業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)涉及多專業(yè)學(xué)科綜合性的工作，且實(shí)踐性很強(qiáng)，它點(diǎn)多面廣，電力檔案人員必須具有廣博的知識(shí)、靈通的信息及嫻熟的技術(shù)。檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是履行職責(zé)的知識(shí)水平和技術(shù)實(shí)踐能力，檔案人員不僅需要掌握檔案學(xué)理論知識(shí)，還要熟悉與掌握同檔案工作相關(guān)的理論、文化知識(shí)，比如信息學(xué)、圖書情報(bào)學(xué)、博物館學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、計(jì)算機(jī)管理及現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)等等。同時(shí)，電力企業(yè)專職檔案員既要具備一般檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)，還必須具備電力企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理、工程建設(shè)等相關(guān)知識(shí)。在檔案收集（征集）、整理、鑒定、檢索、編研、銷毀等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，檔案人員的職業(yè)判斷能力往往決定檔案的價(jià)值取向與存毀命運(yùn)。檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有可能一時(shí)半會(huì)載反映不出來，但若干年以后，如再發(fā)現(xiàn)問題，是沒有辦法可以補(bǔ)救的。

3 提高檔案人員綜合素質(zhì)的途徑

3.1 以人為本，實(shí)現(xiàn)工作與人雙贏

一方面要高度重視電力企業(yè)檔案管理工作，合理安排個(gè)性與檔案工作職業(yè)要求相吻合或較接近的人員，以期取得最佳工作效果，盡力推動(dòng)和促進(jìn)檔案人員的各項(xiàng)待遇，以吸引和留住更多的優(yōu)秀檔案人才安心從事檔案工作。另一方面，要合理調(diào)配人員，對檔案人員進(jìn)行必要的換崗輪流，既不要濫竽充數(shù)，使檔案部門變相成為老弱病殘的療養(yǎng)所，也應(yīng)避免把不安心的檔案人員強(qiáng)留在檔案工作崗位上，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行人員流動(dòng)，使人力資源配置得以最佳整合，選擇一個(gè)事業(yè)心強(qiáng)，責(zé)任意識(shí)強(qiáng)，既耐心細(xì)致又勤奮踏實(shí)的人從事檔案工作。如何挑選最佳的檔案工作人選，這是問題的關(guān)鍵，也是高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量完成檔案工作的根本前提和保證。

3.2 倡導(dǎo)敬業(yè)奉獻(xiàn)，調(diào)整檔案從業(yè)人員心理狀態(tài)

檔案從業(yè)人員需要具備較高的思想道德品質(zhì)和一定的政治覺悟，有較強(qiáng)的自制力和自控力，要不斷進(jìn)行自我加壓。同時(shí)需要具備包容平凡、平淡、平和的寬廣胸懷、有甘作默默無聞幕后英雄的心理準(zhǔn)備、需要在各種社會(huì)誘惑面前經(jīng)得起考驗(yàn)，耐得住寂寞，在漫長的歷史長河中始終調(diào)節(jié)好心態(tài)，安心從容快樂地對待本職工作。需要檔案從業(yè)人員有深重的歷史責(zé)任感、淡泊名利的思想境界及強(qiáng)烈的敬業(yè)奉獻(xiàn)精神，并需要處理好淡泊敬業(yè)與急功近利兩者間的矛盾，努力使之在自身得以有機(jī)辨證的統(tǒng)一和平衡，這需要從業(yè)人員健康的心理狀態(tài)作后盾。檔案人員應(yīng)多接觸外面精彩多變的世界，激活自己的心境，防止因工作環(huán)境相對封閉造成的負(fù)面影響。

3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案人員綜合素質(zhì)

提高檔案管理水平，決定性的因素就是提高檔案人員全面素質(zhì)。首先要對檔案人員進(jìn)行職業(yè)道德教育，增強(qiáng)愛崗敬業(yè)意識(shí)，提高思想水平，增強(qiáng)歷史使命感和工作責(zé)任感。其次，對專職檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，由于電力企業(yè)檔案工作者中檔案專業(yè)畢業(yè)的人員甚少，因此參加各種檔案會(huì)議，進(jìn)行檔案界同行間的學(xué)習(xí)交流、論文研討、課題探索，可以利于檔案工作人員交流思想、開拓眼界，共同提高。對于兼職檔案人員，則主要進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，如檔案的收集、整理等，使他們掌握檔案的基本知識(shí)和明確其負(fù)責(zé)上交的歸檔文件材料的范圍，以充分利用檔案網(wǎng)絡(luò)成員力量，使電力企業(yè)檔案收集整理全面、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。再次，加強(qiáng)檔案人員新學(xué)科知識(shí)和技能的培訓(xùn)，包括電子文檔管理、計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備的實(shí)際操作技能、信息工程等方面的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。

3.4 與時(shí)俱進(jìn)，樹立終生學(xué)習(xí)理念

知識(shí)就是力量，通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑。檔案人員的素質(zhì)教育首先要注重自學(xué)，要針對自身素質(zhì)的實(shí)際差距，按照檔案人員素質(zhì)要求，通過學(xué)習(xí)彌補(bǔ)不足。在信息化的現(xiàn)代社會(huì)，知識(shí)的老化速度呈幾何級(jí)數(shù)上升，檔案部門工作人員要緊跟時(shí)代潮流，及時(shí)調(diào)整自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，樹立終生學(xué)習(xí)的新理念。計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)日新月異高速發(fā)展，為各種載體檔案的全文和各類目錄的錄入、制作、存儲(chǔ)、檢索、利用提供了廣闊的舞臺(tái)，也為檔案人員提供了充分施展自己聰明才智的平臺(tái)，檔案人員掌握現(xiàn)代化技術(shù)水平的高低已直接影響工作的速度和質(zhì)量。如今各學(xué)科的融合日益加強(qiáng)，檔案學(xué)亟需不斷借鑒吸收其它新學(xué)科的成果，諸如計(jì)算機(jī)學(xué)、管理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、人際學(xué)、心理學(xué)等其它學(xué)科的知識(shí)，以壯大自己的內(nèi)涵發(fā)展。由于歷史原因，檔案工作的傳統(tǒng)習(xí)慣勢力和固有的思維定勢非常強(qiáng)大，因此電力企業(yè)檔案工作者應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思想觀念，要有大膽打破自己以往思維定勢和習(xí)慣做法的勇氣和決心，圍繞中心工作大局，主動(dòng)搞好服務(wù)以適應(yīng)新形勢下電力企業(yè)事業(yè)發(fā)展的需要。

3.5 制訂檔案工作考核標(biāo)準(zhǔn)

由于檔案工作完成的時(shí)限彈性大、效益的隱蔽性和時(shí)間的滯后性等因素，在電力企業(yè)工作中處于相對不重要的位置，給評(píng)定考核標(biāo)準(zhǔn)增加了許多難度。檔案工作考核評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)如規(guī)范管理水平等級(jí)創(chuàng)建等作為考評(píng)體系并不適合作為企業(yè)檔案管理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)務(wù)之急是遵循人與檔案工作和諧統(tǒng)一的原則，制訂既具人性化又切實(shí)可行的檔案工作量化、細(xì)化考核辦法，并適時(shí)制訂檔案從業(yè)人員的職業(yè)道德評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，使檔案人員的職業(yè)素質(zhì)評(píng)定有理可循、有據(jù)可依。摒棄為等級(jí)評(píng)定、考核評(píng)估而達(dá)標(biāo)、為檢查而應(yīng)付的走過場似的形式化、表面化考核方式，避免出現(xiàn)考核評(píng)估一結(jié)束，便一切回復(fù)原狀，進(jìn)而挫傷檔案人員工作積極性的現(xiàn)象。積極提倡和推行人性化的管理方法，既體現(xiàn)以人為本的管理思想，又有合理性、具體可操作性，可把對檔案工作的重視程度、材料齊全完整性、“三納入”、“四同步”執(zhí)行情況、案卷質(zhì)量、部門立卷、按時(shí)歸檔上交等檔案工作難點(diǎn)作為主要考核內(nèi)容，力爭找到一條符合企業(yè)實(shí)際的切實(shí)可行的考核標(biāo)準(zhǔn)與管理辦法。