信息化下城建檔案管理問(wèn)題研究

張景婷

摘 要：本文著手于信息化下城建檔案管理工作中存在的問(wèn)題，結(jié)合我國(guó)現(xiàn)階段信息化下城建檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行分析，總結(jié)出完善信息化下城建檔案管理工作的具體措施，為我國(guó)今后的城建檔案管理工作創(chuàng)新提供合理化參考。

關(guān)鍵詞：信息化；城建檔案管理；問(wèn)題研究

在新時(shí)期的社會(huì)格局下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境逐漸成為了我國(guó)城市建設(shè)的主要發(fā)展環(huán)境之一，為切實(shí)滿(mǎn)足新時(shí)期的業(yè)務(wù)需要，城市建設(shè)規(guī)劃部門(mén)在檔案管理工作中應(yīng)對(duì)城市運(yùn)作模式進(jìn)行適當(dāng)?shù)膬?yōu)化與創(chuàng)新，營(yíng)造網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的新型信息技術(shù)管理模式，充分利用信息技術(shù)的先進(jìn)性與高效性提高城市建設(shè)的檔案管理水平。

1 信息化下城建檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 城建檔案管理的內(nèi)容單一

城市建設(shè)檔案資料管理工作在實(shí)踐環(huán)節(jié)具有高度的集中性與先進(jìn)性，在工作過(guò)程中需要業(yè)務(wù)人員與各部門(mén)之間通力合作、相互配合，充分發(fā)揮各部門(mén)間的工作效用，為檔案資料管理工作提供可靠援助[1]。然而，現(xiàn)階段我國(guó)城建檔案管理工作仍舊保持以往的實(shí)踐形式，檔案管理工作的內(nèi)容相對(duì)單一，在原有檔案管理工作的基礎(chǔ)上并未進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)，致使城建檔案管理工作的效率大大降低，阻礙了我國(guó)城建檔案管理工作的應(yīng)用于發(fā)展。城建檔案管理工作的內(nèi)容過(guò)于單一，僅僅注重對(duì)文檔資料與電子信息資料的儲(chǔ)存與調(diào)閱，在信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與優(yōu)化方面未加以重視，這些問(wèn)題情況極大地抑制了我國(guó)城建檔案管理工作的先進(jìn)性，并且極大地降低了城市規(guī)劃部門(mén)與建設(shè)部門(mén)的項(xiàng)目工作開(kāi)展效率，嚴(yán)重影響城建檔案管理工作的質(zhì)量，對(duì)我國(guó)今后的城市規(guī)劃與城市項(xiàng)目建設(shè)產(chǎn)生諸多不利影響[2]。

1.2 城建檔案管理人員素質(zhì)水平偏低

根據(jù)我國(guó)新華社在2013年6月的城建檔案管理工作普查顯示，在我國(guó)大約6成的城建檔案管理部門(mén)，都存在著在職人員文化素質(zhì)偏低的情況，很多市級(jí)單位在人員招收與職位調(diào)動(dòng)的過(guò)程中沒(méi)有按照相應(yīng)的城建檔案管理制度履行職責(zé)義務(wù)，存在部分徇私舞弊的行為，致使大量文化素質(zhì)偏低的人員進(jìn)入了城建檔案管理崗位，這些文化素質(zhì)偏低的人員受自身文化水平與綜合素質(zhì)的影響，在實(shí)踐工作中往往會(huì)給檔案管理工作造成一定的影響，進(jìn)一步增加了城建檔案管理工作問(wèn)題情況發(fā)生的幾率。其次，在我國(guó)城市建設(shè)檔案管理的工作執(zhí)行過(guò)程中，管理人員的素質(zhì)水平過(guò)低，極易導(dǎo)致檔子資料在錄入與存取時(shí)出現(xiàn)被盜用或者丟失的情況，直接損害了企業(yè)單位的實(shí)際利益，嚴(yán)重情況下還會(huì)給企業(yè)單位帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，對(duì)社會(huì)產(chǎn)生惡劣的負(fù)面影響[3]。

1.3 城建檔案資料的安全防范技術(shù)落后

在我國(guó)城建檔資料的管理工作中，檔案管理人員應(yīng)積極利用信息化的工作軟件與操作設(shè)備對(duì)重要檔案文件進(jìn)行調(diào)取和儲(chǔ)存，并且采取相應(yīng)的防范措施，為這些檔案資料提供完善化的安全保障，避免城建檔案資料被不法分子盜用或者損毀，為城建項(xiàng)目工程提供確切的安全保障，提高城建項(xiàng)目工程的檔案資料利用效率。然而，在我國(guó)城建檔案資料的管理工作中，大部分企業(yè)單位對(duì)于檔案資料的安全防范工作并未給予過(guò)多的重視，導(dǎo)致檔案資料始終處于不安全的隱患環(huán)境當(dāng)中，給企業(yè)單位及城市項(xiàng)目工程建設(shè)帶來(lái)不必要的安全隱患。同時(shí)，隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題逐漸成為社會(huì)公眾所關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容，城建檔案管理在具體實(shí)施的過(guò)程中理應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全防范工作，提高檔案資料的網(wǎng)絡(luò)安全防范機(jī)制，通過(guò)多種手段切實(shí)保障檔案資料的安全性。

2 信息化下城建檔案管理問(wèn)題的改善措施

2.1 檔案管理工作模式的優(yōu)化與創(chuàng)新

針對(duì)我國(guó)城建檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題，事業(yè)單位管理人員應(yīng)積極聯(lián)同各部門(mén)對(duì)固有的檔案管理工作模式進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，在城建檔案管理工作中構(gòu)建完善的檔案管理信息平臺(tái)，充分利用高效化的信息技術(shù)，創(chuàng)設(shè)完善化、綜合化的檔案信息管理平臺(tái)，使城建相關(guān)部門(mén)能夠利用檔案管理信息平臺(tái)對(duì)重要的檔案資料進(jìn)行相應(yīng)操作，提高檔案資料的利用效率，促使城建工作更快更好的開(kāi)展。在檔案信息平臺(tái)的構(gòu)建過(guò)程中，城市建設(shè)單位應(yīng)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目工程進(jìn)行檔案信息資源調(diào)查，整合城建單位原有的檔案信息資源，在信息平臺(tái)的構(gòu)建過(guò)程中逐步完善城建單位的檔子信息資源，有效提高檔案資料信息平臺(tái)的實(shí)用性與可靠性。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)連同信息平臺(tái)構(gòu)建人員對(duì)平臺(tái)的使用權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)的分級(jí)規(guī)劃，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分級(jí)整合，有效提高檔案信息平臺(tái)的資源利用效率，并且有效保證城建檔案信息資料的安全性，避免檔案信息被不法分子所盜用或者損毀。

2.2 提高城建檔案管理工作的現(xiàn)代化

針對(duì)我國(guó)城建檔案管理工作中存在的問(wèn)題情況，事業(yè)單位管理人員應(yīng)積極聯(lián)同各部門(mén)對(duì)固有的檔案管理工作模式進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，結(jié)合我國(guó)現(xiàn)階段信息化技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展情況，努力提高城建檔案管理工作的現(xiàn)代化程度，使先進(jìn)的信息化技術(shù)能夠?qū)嵺`應(yīng)用于城建檔案管理工作當(dāng)中，有效提高城建檔案管理的工作質(zhì)量。

在新時(shí)期的社會(huì)格局下，信息化技術(shù)逐漸成為了我國(guó)社會(huì)發(fā)展的重要內(nèi)容之一，針對(duì)我國(guó)城建檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題，事業(yè)單位管理人員應(yīng)積極聯(lián)同各部門(mén)開(kāi)展工作內(nèi)容創(chuàng)新，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)與城建檔案管理工作相結(jié)合，使用掃描儀等先進(jìn)化的信息技術(shù)軟件，使城建檔案資料能夠快速流轉(zhuǎn)，提高城建部門(mén)的資源使用效率。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，

城建部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案網(wǎng)站的建設(shè)，充分利用網(wǎng)站的公開(kāi)性與便捷性，實(shí)現(xiàn)部門(mén)單位的社會(huì)信息公開(kāi)，為城建項(xiàng)目工程今后的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，網(wǎng)站維護(hù)人員還需要開(kāi)展城建檔案網(wǎng)站，在網(wǎng)站中創(chuàng)設(shè)相應(yīng)的信息納入系統(tǒng)，使城建檔案資料能夠有效發(fā)布到政府部門(mén)的網(wǎng)站上，充分實(shí)現(xiàn)資源的高度共享，為城建項(xiàng)目工程今后的發(fā)展?fàn)I造良好的環(huán)境基礎(chǔ)，更為城建部門(mén)今后的社會(huì)公眾服務(wù)與經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3 提高城建檔案信息化工作的管理效益

針對(duì)我國(guó)城建檔案信息化工作中存在的人員素質(zhì)水平問(wèn)題，檔案管理部門(mén)與人事部門(mén)應(yīng)積極采取相關(guān)措施，利用綜合化的網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)與管理優(yōu)化措施，提高城建檔案信息化工作的管理效益，優(yōu)化城建檔案信息化工作的組織形式，建立高效化的城建檔案管理工作流程。

城建檔案管理部門(mén)應(yīng)積極舉辦與工作相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，使城建檔案管理人員在網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)活動(dòng)中獲得專(zhuān)業(yè)技能與綜合素質(zhì)的提升。同時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)在實(shí)踐工作環(huán)節(jié)實(shí)施人性化的管理模式，頒布與制定一系列人性化的服務(wù)條款，例如，檔案信息錄入與管理工作的相關(guān)條例、項(xiàng)目工程信息資源的利用辦法等。通過(guò)制定詳盡而又合理的服務(wù)條款，有效提高檔案管理工作的效率，為檔案管理工作人員營(yíng)造更加優(yōu)質(zhì)化的工作環(huán)境，以此提高城建檔案管理的工作質(zhì)量。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在我國(guó)城建檔案管理工作今后的實(shí)踐開(kāi)展過(guò)程中，部門(mén)管理人員應(yīng)更加重視檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新，并且加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，有效提高我國(guó)城建檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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