編輯部辦公自動化建設

董瓅瑾

（武警后勤學院學報，天津300309）

編輯部辦公自動化建設

董瓅瑾

（武警后勤學院學報，天津300309）

作為傳播科學文化知識的紙介質媒體，科技期刊肩負著向讀者傳遞最新信息的重任，這勢必要求在保證論文高質量的同時，縮短論文發(fā)表時滯，提高論文實效性。編輯部OA建設可以加快稿件處理流程，提高編輯部的辦公效率。目前，編輯部OA建設主要是從網站建設、網刊系統(tǒng)的建立、遠程處理系統(tǒng)的應用、排版軟件的使用等方面入手。

辦公自動化；科技期刊；工作模式

科技期刊作為傳播科學文化知識的紙介質媒體，肩負著向讀者傳遞最新信息的重任。報道時滯關系到期刊的生命力。國外知名刊物，論文發(fā)表時滯普遍很短?！禨cience》出版時滯最長不超過4.5個月，最短達到了全程24小時［1］。《Cell》平均為5.14月?！禞AMA》可在60天內刊出重要論文，《Biochemistry》則只需40天。我國目前科技期刊的發(fā)表時滯普遍偏長。中信所統(tǒng)計的1 411種期刊，論文平均發(fā)表時滯是7.89個月［2］。如何縮短科技期刊論文發(fā)表時滯，提高論文時效性，提升論文質量，有力把握住科技期刊生命線是各編輯部面臨的一個亟待解決的問題。OA（Office Automation）是指辦公室自動化或自動化辦公。隨著計算機技術、通信技術和網絡技術的突飛猛進，OA辦公系統(tǒng)也有了長足的發(fā)展，實現了“使用有限資源創(chuàng)造最大化價值”。網絡技術已成為交流科研信息、傳播科研成果的強大工具，期刊網絡化建設得如何對科技期刊的生存與發(fā)展所起的作用必將愈來愈不可忽視［3］。國內外對于編輯部辦公自動化和網絡化的研究工作主要還處于數據庫信息系統(tǒng)的階段，而對于基于知識和智能的編輯部辦公自動化和網絡化系統(tǒng)的研究，尚處于起步階段［4］。編輯部OA建設可以從網站建設、網刊系統(tǒng)的建立、遠程處理系統(tǒng)的應用、排版軟件的使用等方面入手。

1　網站的建設

網站是期刊對外宣傳的窗口。網站建設的質量直接關系著期刊的外在形象、服務質量及服務水平。網站作為溝通的橋梁，使期刊編輯部與讀者的聯系更加緊密和通暢，期刊網站的建設擴大了文獻信息傳播和服務的范圍及深度，為進一步拓展期刊的影響力提供了有利條件［5］。因此，對于網站建設必須給予足夠重視。

1.1網站欄目的設置

主頁需設置期刊的基本信息、期刊簡介、期刊動態(tài)、稿約信息、新聞公告、征訂啟事、讀者信箱、學術爭鳴、審稿登錄、搜索查詢、在線交流、遠程維護、系統(tǒng)管理、友情鏈接、休閑驛站等欄目內容（如圖1）。能使作者、讀者對期刊基本情況有一個大致的了解。在線交流可使編輯、出版、發(fā)行的信息反饋系統(tǒng)確實建立起來；設置新聞簡訊等與期刊相關專欄，使網頁成為紙版的完善和補充，以充分利用網絡傳播優(yōu)勢，提高期刊知名度，擴大稿源和期刊的發(fā)行。

圖1　網站主頁設計圖

（1）期刊簡介：是期刊對外宣傳的主要窗口。讀者、作者可以通過這個欄目了解期刊的基本信息（主管部門、主辦單位、編輯單位、ISSN、國內刊號、期刊辦刊宗旨和刊登內容等）、編審隊伍、期刊特色及學術地位等。

（2）新聞公告：期刊通過發(fā)布新聞、通知、聲明、會議信息和行業(yè)活動信息等內容，使讀者和作者能及時了解本刊發(fā)展動態(tài)。新聞公告作為網站一個重要組成部分，可以發(fā)布編輯部召開的定稿會信息、最近重點熱點欄目、近期可能會重點組稿的欄目、防止釣魚網站詐騙作者版面費的通知，使作者了解期刊，熟悉欄目，利于投稿成功。同時防詐騙上當，避開不良信息，避免經濟受損。

（3）投稿指南：包括稿約、著作權使用授權書、投稿須知、投稿注意事項等內容。使作者、讀者了解投稿規(guī)范與要求。

（4）期刊訂閱：通過網上在線訂單（包含期刊征訂說明、訂閱事宜、聯系方式，價格等信息內容，并附征訂單）。讀者和訂閱單位將期刊征訂單填妥后在線回復至編輯部，編輯部即可下載和打印訂單，實現直接在線訂閱雜志。

（5）期刊題錄瀏覽：通過年份和刊期的檢索，可以瀏覽到期刊自創(chuàng)刊以來的所有刊期題目。

（6）編輯部管理入口：系統(tǒng)管理員入口，可以在線編輯、修改期刊編輯部的基本信息，發(fā)布本編輯部的新聞動態(tài)，管理本編輯部期刊的稿約信息等。

1.2主頁的設計

網站主頁應做到主題鮮明，富有特色，版式編排布局合理、色彩和諧、重點突出。色彩個性應有極其鮮明的主色調，圖片處理要精細入微，容量要小。網站界面不同的色彩搭配可以產生不同的效果。主頁的設計和內容的布置直接影響讀者閱讀質量和瀏覽次數。色彩搭配和諧是希望作者、讀者進入期刊網站時，不要充滿壓力，而是舒緩的完成投稿、修稿過程。整個網站的鏈接要合理，在主頁上要能把網站的全部精彩內容直接作上鏈接，使讀者不需進入二、三級頁面就能直接看到網站里相關內容。

2　網刊系統(tǒng)的建立

目前，國內外優(yōu)秀期刊已實現數字化優(yōu)先出版。各期刊通過排版軟件將排出的 pdf文件直接上傳到互聯網，供廣大作者閱讀、下載。并可根據作者、題目、摘要、分類號等信息進行數據查詢和檢索，大大提高論文的時效性。建立自動統(tǒng)計每篇文章的摘要點擊率、全文下載率系統(tǒng)，根據點擊率來評優(yōu)秀文章和優(yōu)秀作者，并對優(yōu)秀作者進行獎勵，這一舉措更加激勵了作者繼續(xù)撰寫優(yōu)秀的論文投向此刊。

3　建立遠程處理系統(tǒng)

基于Internet平臺，盡快實現作者、編輯、審稿專家、編委、定稿會專家、主編等一體化、協(xié)作化、網絡化、角色化的編輯稿件業(yè)務處理平臺。實現作者在線投稿系統(tǒng)、作者在線查稿系統(tǒng)、專家在線審稿系統(tǒng)、編委在線審稿系統(tǒng)、主編辦公系統(tǒng)、遠程編輯系統(tǒng)等。作者通過注冊可在網上投稿并能了解稿件進展情況。專家登錄網站，可直接審稿。作者和編輯部之間可以在網上實現信息互通。系統(tǒng)可自動建立作者信息庫、外審專家?guī)?、稿件指導者和編委會成員的信息庫、投稿庫、在編稿件庫、刊出稿件庫等，提高對這些信息資源的利用率。也可對作者撰稿情況、編輯工作量、退稿情況、稿件刊出周期、稿件基金資助和學科分布等進行統(tǒng)計。

4　排版系統(tǒng)的使用

目前，排版軟件種類繁多，各有優(yōu)缺點。編輯部通過選用適宜的排版軟件對刊用稿件進行規(guī)范排版，處理文字、圖像信息。編輯排版能按需設計版心大小、頁面大小、頁邊距，調整漢字、數字、字母間距及行距，修改字形字號、全角半角、大小寫。同時，在排版時也可以再次修改文中仍存在的問題。編輯、排版、校對一體化的工作流程可以使編輯與作者很好的互動，從而提高期刊的學術質量和編排質量。在實踐過程中，我們感到編排校一體化工作流程具有以下工作特點。

（1）提高了學報的編輯質量。自行排版可以很好地糾正“編排不當”現象。在排版過程中編輯盡可能避免分散跳頁，文章接排逆轉、圖表與文字分離以及插圖、表格通欄、英文摘要中標點符號未規(guī)范使用等情況，盡量減少讀者的閱讀障礙。編輯自行排版可減少差錯率。

（2）縮短論文發(fā)表時滯，提高論文實效性。編輯排版避免了校對稿在編輯部、排版處、作者本人三者中郵寄往返校對，遺漏校對稿情況。作者收到電子郵件后，能迅速打開校對稿進行校對，有效縮減郵寄時間，減少郵寄費用。

（3）責任編輯能切實負責。編輯部的每一篇稿件都要經過錄入、初審、送審、審回、退修、修回、定稿、三次校對等十幾個環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣。責任編輯要對每個環(huán)節(jié)認真負責，因為這關系到每一位作者的切身利益，有一個環(huán)節(jié)出了問題，必定會影響稿件的處理進程。編排校一體化的工作模式使得每一篇稿件從接收到刊出都能由一名責任編輯具體負責，及時掌握稿件動態(tài)，確保稿件及時有序處理。

隨著網絡技術的迅速發(fā)展和我國國民經濟信息化建設進程的加快，網絡在人們的工作中發(fā)揮著越來越重要的作用，而以網絡為基礎的全方位辦公自動化，也越來越顯示出其重要性［6］。編輯部OA建設縮短了論文發(fā)表時滯，使一些本來很有意義的成果不會因出版時間過長而失去了意義，防止作者的研究成果的知識產權被別人搶先注冊。通過建立期刊網站，利用互聯網細心傳播的速度快捷化、范圍全球化、內容系統(tǒng)化、方式互動化等優(yōu)點，克服印刷版期刊在發(fā)行量、發(fā)行范圍、刊出周期、讀者范圍、提供信息和服務等方面有限的弱點，樹立了期刊的品牌形象、擴大期刊宣傳范圍、為讀者和作者提供優(yōu)質服務，更好地生存和發(fā)展［3］。及時發(fā)表作者的科研成果，保證作者知識產權不受侵犯，提高期刊影響因子，減輕編輯工作任務是每一個編輯部共同追求的目標，這需要編輯隊伍中的每一個成員在工作中不斷摸索、不斷發(fā)現，積累出更多高效的工作方法，盡快全方位實現編輯部辦公自動化。

［1］李軍紀，馬艷霞，阮愛萍.《山西醫(yī)科大學學報》縮短科技論文發(fā)表時滯的策略［J］.中國科技期刊研究，2010，21（4）：518-520.

［2］張莉，張鳳蓮.縮短發(fā)表時滯 提高論文的時效性［J］.編輯學報，2003，15（5）：331-332.

［3］程維紅，任勝利，王應寬，等.中國科協(xié)科技期刊網絡化出版現狀［J］.中國科技期刊研究，2008，19（3）：359-366.

［4］胡祥培，王旭茵，黃敏芳，等.期刊編輯部辦公自動化與網絡化集成系統(tǒng)研究［J］.中國科技期刊研究，2004，15（4）：435-438.

［5］劉飚，邢飛，徐威.國外科技期刊網站的調查與思考［J］.中國科技期刊研究，2009，20（3）：479-483.

［6］王學杰.淺述網絡技術與辦公自動化［J］.科技情報開發(fā)與經濟，2004，14（6）：217-219.