試析項目管理在煙葉采購中的應用

貴州中煙工業(yè)有限責任公司 劉文會

煙葉采購實行項目管理在世界范圍內(nèi)已經(jīng)有了一定的歷史，其根本的思路就是在控制煙葉購成本的前提下，確保卷煙生產(chǎn)的質(zhì)量，提高卷煙生產(chǎn)的效益。目前，煙葉采購的項目管理在我國卷煙生產(chǎn)企業(yè)中也已經(jīng)得到了較為廣泛的推行，但由于卷煙行業(yè)在我國屬于特許經(jīng)營的壟斷行業(yè)，項目管理的理念和思維在實踐中出現(xiàn)了一定的偏差。然而，要想讓項目管理提高煙葉采購的效益，還應當重新構(gòu)思項目管理思路，運用創(chuàng)新性思維，結(jié)合煙葉采購的實踐經(jīng)驗，推動煙葉采購項目管理水平得到實質(zhì)性的提高。因此，如何提高煙葉采購項目管理的水平就變得至關(guān)重要了。

一、我國煙葉采購的現(xiàn)狀

(一)煙葉采購基本模式

近些年來，卷煙工業(yè)公司的煙葉采購基本采用了原煙交接，就地委托復烤企業(yè)對采購原煙進行煙葉挑選及打葉加工的煙葉購銷模式。這種模式具有節(jié)約物流成本的優(yōu)勢，但是在如何確保煙葉采購及煙葉加工的質(zhì)量中對卷煙企業(yè)提出了考驗。

(二)煙葉采購流程及其賬務處理

1、煙葉采購

由煙葉采購人員在產(chǎn)區(qū)對煙葉進行預檢并對預檢合格的煙葉和供方企業(yè)達成采購意向，質(zhì)檢人員對有意向的采購煙葉進行質(zhì)量確認（按照比例進行抽檢，不合格則放棄采購，對合格煙葉填寫質(zhì)量驗收單）；同時對合格煙葉進行數(shù)量確認（供需雙方對合格煙葉進行重量抽磅及點數(shù)，填寫磅碼單）；財務根據(jù)質(zhì)量驗收單、磅碼單及結(jié)算協(xié)議進行采購入庫、結(jié)算及成本核算。

2、煙葉挑選

對采購煙葉進行投料挑選，選后煙葉經(jīng)質(zhì)量確認及數(shù)量確認后填寫投入產(chǎn)出表，財務根據(jù)投入產(chǎn)出表進行上下賬及成本核算。下賬數(shù)為投選煙葉對應等級的采購數(shù)量，上賬數(shù)為確認的選后等級數(shù)量。

3、煙葉加工

對挑選煙葉進行投料打葉加工，打后煙葉經(jīng)質(zhì)量確認及數(shù)量確認后填寫投入產(chǎn)出表，財務根據(jù)投入產(chǎn)出表進行上下賬及成本核算。下賬數(shù)為投打煙葉對應等級的選后入庫數(shù)量，上賬數(shù)為確認的打后等級數(shù)量。

(三)煙葉采購存在問題

由于煙葉采購、煙葉挑選、煙葉加工均在異地進行，煙葉的質(zhì)量確認及數(shù)量確認均為抽磅進行，受抽檢及抽磅比例的影響及人員責任心的影響，采購煙葉的質(zhì)量及數(shù)量存在一定的風險。

三、加強項目管理中煙葉采購的思路及方法

運用煙葉公司和復烤企業(yè)是兩個不同的利益主體，下工序與上工序是不同的責任主體，管理指標與財務賬務處理分離這一思路來解決存在的問題。

(一)制定煙葉采購總體計劃

在煙葉采購總體計劃下，設定煙葉采購的總目標，以煙葉采購的總目標為基準，合理構(gòu)建具體的煙葉采購計劃。制定科學合理的年度煙葉采購計劃，對采購煙葉的等級結(jié)構(gòu)進行控制。由于采購煙葉要經(jīng)過1.5-2年的自然存放才達到最佳的品質(zhì)，計劃人員根據(jù)公司未來3年的卷煙銷售趨勢和發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合各品牌煙葉配方和煙葉庫存狀況，并深入各煙葉產(chǎn)區(qū)進行調(diào)研，了解當年煙葉產(chǎn)量水平，制定出各產(chǎn)區(qū)煙葉采購需求計劃。采購人員根據(jù)年度煙葉采購計劃進行采購，不隨意更改采購計劃，避免采購配方中未使用煙葉而造成資產(chǎn)浪費損失。煙葉采購的實施范圍包括：制定、調(diào)整采購標樣及煙葉加工的相關(guān)標準，加強煙葉采購的標準控制等等。

(二)構(gòu)建完善的煙葉采購質(zhì)量監(jiān)控機制

1、制定煙葉標樣和加工標準

在進行煙葉采購之前，由卷煙工業(yè)企業(yè)根據(jù)已有國家標準和行業(yè)標準，聯(lián)合公司內(nèi)部質(zhì)檢部門、技術(shù)中心等部門共同就企業(yè)內(nèi)部標準進行調(diào)研，根據(jù)調(diào)研結(jié)果制定公司內(nèi)部煙葉標樣及加工標準。特別注重標準制定的考察過程，應當充分考慮當?shù)氐淖匀粴夂蛞蛩亍⒈竟揪頍煹氖袌鲂枨蟪潭?，并參照以往的標準，實施標準的制定?/p>

2、加強采購過程質(zhì)量監(jiān)控

將煙葉質(zhì)量的檢驗環(huán)節(jié)前移到煙葉采購過程中，強化煙葉基地的選擇，嚴格淘汰不符合要求的煙葉采購基地。煙葉采購人員應當具備相當?shù)臒熑~辨別能力，對采購基地的煙葉進行初步檢驗，再由質(zhì)檢人員對煙葉實施終檢驗，對于符合采購質(zhì)量標準的煙葉嚴格予以保護，對于不符合相關(guān)采購標準的煙葉，堅決予以品質(zhì)降級。另外，由卷煙企業(yè)聯(lián)合加工企業(yè)共同設立檢驗組，一方面提高檢驗效率，另一方面避免檢驗結(jié)果產(chǎn)生爭議。具體實施監(jiān)打的打葉加工人員應當具有相當程度的煙葉專業(yè)知識，具體負責對打葉復烤工藝流程的質(zhì)量監(jiān)控，進一步深化質(zhì)量監(jiān)控程度。另外，建立選葉損耗指標，對采購數(shù)量進行監(jiān)督，建立選葉降級指標，對采購質(zhì)量進行監(jiān)督；建立打葉投料數(shù)量與賬面數(shù)量差異指標，對采購及挑選的數(shù)量進行監(jiān)督；建立打葉在線踢出不合格煙葉數(shù)量指標，對采購質(zhì)量進行監(jiān)督，建立打葉出片率指標，對加工過程進行監(jiān)督。另外，還應當合理安排煙葉的調(diào)運和存放，減少運輸和存放過程中毀損滅失的風險，特別是加強防止煙葉霉變方面的質(zhì)量監(jiān)控。

3、加強煙葉基地建設，確保煙葉質(zhì)量

煙葉基地是煙葉質(zhì)量控制的源頭，只有在源頭將煙葉質(zhì)量控制做好了，才能夠有效的確保煙葉的質(zhì)量。煙葉采購人員應當加強與全國范圍內(nèi)煙葉基地的聯(lián)系和合作，加強信息溝通，構(gòu)建煙葉質(zhì)量穩(wěn)定控制制度，堅決運用可持續(xù)發(fā)展的理念，大膽進行開拓性、創(chuàng)新性思維，著力提出解決煙葉基地質(zhì)量控制存在的問題，建立穩(wěn)定可靠地煙葉供應鏈，不斷滿足企業(yè)對煙葉質(zhì)量、數(shù)量的要求。

(三)加強煙葉采購監(jiān)督和績效考核

卷煙企業(yè)應當完善內(nèi)部控制機制和內(nèi)部審計制度，加強采購人員的自我約束和制度約束，減少煙葉采購過程中的不廉潔行為。內(nèi)部審計部門應當實施定期或不定期審計，對于采購人員的離任還應當實施離任審計制度，公司法改部門及審計部門應當加強煙葉采購合同、打葉加工合同及煙葉運輸合同的審核，提出合理化建議，并實時對合同的執(zhí)行情況進行跟蹤、監(jiān)督，以更加嚴格、科學、負責的態(tài)度，提高煙葉采購人員的廉潔性。另外，可以預設部門聯(lián)合采購機制，即煙葉采購人員必要時和相關(guān)部門一道進行煙葉采購、加工協(xié)議的談判、簽訂，避免煙葉采購過程中的不良行為。如果在煙葉聯(lián)合采購中發(fā)現(xiàn)存在不正之風、違反采購廉潔紀律的情況，應當堅決予以審查，對相關(guān)責任人員予以懲戒。加強煙葉采購績效考核，煙葉采購質(zhì)量與煙葉采購人員績效密切掛鉤，考核標準應當事前嚴格、科學制定，堅決實施?？冃Э己说慕Y(jié)果也應當具有適當?shù)募ち倚再|(zhì)，對于采購工作出色的人員應當通過績效考核的方式予以相應的獎勵，考核標準應當具體量化到煙葉采購的具體指標上來。例如，合理確定采購合格率、打葉合格率等指標。

通過對相關(guān)責任人員全面的評估、考核，以考核結(jié)果為激勵手段，有效提高煙葉采購人員的積極性和責任心。

四、結(jié)束語

綜上所述，項目管理在煙葉采購中的應用是當前卷煙企業(yè)實施煙葉采購的基本模式。項目管理采購模式目前還存在一些問題，但通過煙葉采購總體計劃、煙葉采購質(zhì)量監(jiān)控機制以及煙葉采購績效考核的實施，可以有效地確保煙葉采購質(zhì)量，提升項目管理的水平，促進卷煙企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

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