二級醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析及改進(jìn)措施

文／北京市東城區(qū)第一人民醫(yī)院檔案室　欒鳳春

二級醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析及改進(jìn)措施

文／北京市東城區(qū)第一人民醫(yī)院檔案室欒鳳春

本文分析了二級醫(yī)院的檔案管理工作現(xiàn)狀，提出加強(qiáng)檔案工作的管理，強(qiáng)化檔案為本單位服務(wù)意識的改進(jìn)措施。

二級醫(yī)院；檔案管理；改進(jìn)措施

二級醫(yī)院是在區(qū)級衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會隸屬下的醫(yī)院機(jī)構(gòu)，按照國家檔案管理辦法每個(gè)醫(yī)院都設(shè)有檔案室，但受醫(yī)院規(guī)模小的影響，二級醫(yī)院的檔案管理工作存在著一些問題，導(dǎo)致檔案管理工作不能正常發(fā)揮應(yīng)有的效用。隨著二級醫(yī)院的不斷的發(fā)展，檔案工作在醫(yī)院的改革建設(shè)中占據(jù)著舉足輕重的地位，必須將檔案管理工作列出醫(yī)院的重要日程表中，強(qiáng)化檔案工作的管理，使其為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。

一、二級醫(yī)院的檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）二級醫(yī)院的檔案庫房現(xiàn)狀。受醫(yī)院規(guī)模小的影響，醫(yī)療用房都不能滿足就醫(yī)需求，所以二級醫(yī)院的檔案庫房多位于地下室或非正規(guī)辦公用房間。存在著空間狹小，潮濕，有的甚至沒有窗戶無法通風(fēng)。檔案庫房與檔案閱覽室合為一室：還有個(gè)別檔案庫房內(nèi)存放其它非檔案物品，且非檔案管理人員可自行隨時(shí)進(jìn)出檔案庫房取物。這些問題的存在給檔案室的管理工作會帶來不安全隱患。

（二）二級醫(yī)院的檔案管理制度現(xiàn)狀。按照檔案管理部門對檔案庫房的管理規(guī)定，檔案室就制度并張貼相應(yīng)的檔案管理制度。但二級醫(yī)院的檔案庫房中，由于空間狹小，庫房四面墻壁擺滿了檔案柜子，幾乎沒有張貼檔案管理制度的位置。

各單位的檔案管理制度不健全，制度的制訂過于簡單化。或因?yàn)槿鄙俦締挝坏臋n案管理工作的獎罰制度，到致其他各項(xiàng)管理制度的落實(shí)不到位。

（三）二級醫(yī)院的檔案的管理現(xiàn)狀。目前二級醫(yī)院檔案室所管理的檔案分為文書檔案、實(shí)物檔案、會計(jì)檔案、基建檔案、科技檔案、照片檔案。這些檔案均由各職能部門將在每年6月底前，將上一年度已完成任務(wù)的具有保存價(jià)值的檔案經(jīng)過整理裝訂后，移交到醫(yī)院檔案室進(jìn)行集中保管。檔案室對所存檔案負(fù)責(zé)保管并提供利用服務(wù)。

1.目前二級醫(yī)院的檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則。檔案的主要管理由院長親自負(fù)責(zé)，下設(shè)醫(yī)院辦公室，由辦公室主任主抓，檔案室歸屬醫(yī)院辦公室的管理范圍之內(nèi)。醫(yī)院檔案室負(fù)責(zé)對醫(yī)院各職能部門兼職檔案員所上交的檔案進(jìn)行歸檔工作和，并對兼職員檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo)。

2.二級醫(yī)院檔案收集工作現(xiàn)狀。這項(xiàng)工作在整個(gè)檔案管理中是個(gè)比較薄弱的環(huán)節(jié)，收集工作既要注重日常文件的收集，又要對日常文件進(jìn)行整理、分類，它是歸檔工作的前奏。在收集過程中，存在著收集不完整、遺漏的現(xiàn)象。如在本次查檢中發(fā)現(xiàn)歸檔案卷中有計(jì)劃無總結(jié)；有請示無批復(fù)；有上級下發(fā)的專題工作的通知無此工作方案的措施結(jié)論。而且存檔的案卷中多為上級下發(fā)的通知，無本單位所對應(yīng)的工作的具體工作內(nèi)容，造成了檔案收集的不完整，也失去了檔案工作以我為主的重要性。

3.二級醫(yī)院檔案歸檔工作的現(xiàn)狀。二級醫(yī)院檔案管理制度規(guī)定：各職能部門應(yīng)該在每年6月前上交上一年度的歸檔文件，主要采取原始紙質(zhì)文件存檔的方式。歸檔工作主要是各職能部門將本部門上一年度的文件進(jìn)行分類、裝訂、上交檔案室。檔案歸檔工作中存在著歸檔與不歸檔的界線不清楚，歸檔的要求不明確，年度不清，問題不清。歸檔文件中存在一些不具有查考利用的文件。如：各部門互相報(bào)送的文件重份存檔；上級下發(fā)的非本單位人員的任免通知。

（四）二級醫(yī)院的兼職檔案員現(xiàn)狀。一方面，在二級醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般比較重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員，特別是各職能部門的兼職檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育則十分缺乏，職能部門的兼職檔案管理人員幾乎都是從醫(yī)療臨床工作崗位選派來的，幾乎從未參加過檔案的基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)少，對檔案工作一知半解，且身兼數(shù)職，工作繁忙，導(dǎo)致工作起來不細(xì)致、水平低。還有就是兼職檔案員輪崗率、跳槽率較高，直接影響醫(yī)院檔案的管理質(zhì)量和管理水平。另一方面，醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作中，存在著“重醫(yī)療、輕檔案”的思想，對檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認(rèn)識，導(dǎo)致醫(yī)院檔案的存檔質(zhì)量難以提高。

（五）二級醫(yī)院檔案的利用效果現(xiàn)狀。檔案利用是利用者以閱覽、復(fù)制、摘錄等方式使用檔案的活動。檔案利用的過程是檔案利用者通過檔案部門查找利用檔案信息實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的過程。在二級醫(yī)院檔案室存在的收集不完整，有價(jià)值的內(nèi)容不在案卷中，直接影響了整個(gè)單位的檔案利用工作。

另外，檔案在利用過程中，很少有填寫檔案利用效果表。無法體現(xiàn)檔案信息給利用者使用實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。

綜上所述，二級醫(yī)院檔案管理工作與檔案相關(guān)部門的要求相差甚遠(yuǎn)，集中體現(xiàn)在：醫(yī)院用房緊張、檔案管理工作二級醫(yī)院里的重視程度不夠、檔案制度不健全或落實(shí)不到位、兼職檔案員沒有系統(tǒng)的參加檔案基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)且流動性較大、檔案利用和檔案服務(wù)性不強(qiáng)。

二、加強(qiáng)檔案工作的管理，強(qiáng)化檔案為本單位服務(wù)意識

檔案是人類社會活動的真實(shí)記錄，是珍貴的文化遺產(chǎn)，是社會的寶貴財(cái)務(wù)，是人類賴以連結(jié)過去、現(xiàn)在和未來的重要紐帶。加強(qiáng)檔案工作的管理，保存下珍貴的檔案，對醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)起著非常重要的作用。

（一）健全和落實(shí)檔案管理制度。制度是一切工作的保證，沒有制度就沒有約束力。首先要制度完善的檔案管理制度，如：《檔案管理暫行辦法》《檔案保管制度》《檔案庫房管理制度》《檔案借閱制度》《檔案的立卷歸檔制度》《檔案安全保密制度》，與此同時(shí)還制定了《醫(yī)院文書檔案管理流程》《本單位檔案管理工作獎罰制度》并將這些制度及流程公布上墻，以便在實(shí)際工作中對照執(zhí)行。

此外，為了適應(yīng)二級醫(yī)院檔案室空間狹小的客觀因素，落實(shí)檔案制度，將檔案的各項(xiàng)管理制度印成A4紙大小，并進(jìn)行塑封，張貼在檔案柜門上，既節(jié)省空間，又完善了檔案制度上墻的規(guī)定。

（二）注重日常文件的收集管理工作。檔案來源于文件，是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的，是由辦理完畢的文件，經(jīng)過價(jià)值判斷，保存起來的。

所以在日常工作中，注重將分散狀態(tài)的、有查考利用價(jià)值的文件的收集管理工作，按一定的規(guī)律，整理起來，使之成為檔案的組合。

目前，二級醫(yī)院的檔案收集整理過程還遵循著傳統(tǒng)的工作方式，但要注重檔案收集工作中的細(xì)節(jié)，一切要從安全保存檔案原件的原則出發(fā)，要從檔案的利用價(jià)值的原則出發(fā)，從檔案保存的完整性和服務(wù)性出發(fā)，對檔案進(jìn)行細(xì)致的收集和整理。

（三）明確檔案的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時(shí)間。認(rèn)真組織職能部門兼職檔案員學(xué)習(xí)國家檔案局令第8號《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。此項(xiàng)《規(guī)定》可以正確界定文件材料的歸檔范圍，可以準(zhǔn)確劃分醫(yī)院文書檔案保管期限，而且對醫(yī)院檔案價(jià)值鑒定工作發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用。

醫(yī)院檔案室要根據(jù)職能部門的工作內(nèi)容，制定《檔案的立卷歸檔制度》，各職能部門要在每年6月底前完成上一年度的檔案歸檔工作。要對本部門辦理完畢的，對未來工作有查考利用價(jià)值的文件按年度問題進(jìn)行分類整理、組卷、填寫卷內(nèi)文件目錄、打印案卷封面、裝訂、打印檔案移交表，移交醫(yī)院檔案室。

（四）做好兼職檔案員的培訓(xùn)、指導(dǎo)工作。二級醫(yī)院內(nèi)部的檔案基礎(chǔ)知識培訓(xùn)不僅要對兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，也要對職能部門的領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行培訓(xùn)。這樣有利于醫(yī)院檔案的完整性，又可從領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作加以重視。

此外，在每年的檔案移交工作期間，對新兼職檔案員進(jìn)行手把手的檔案工作細(xì)節(jié)指導(dǎo)，確保本單位的檔案管理工作完好無損。

加強(qiáng)對兼職檔案員專業(yè)知識的培訓(xùn)，是提高二級醫(yī)院檔案管理的必要條件。醫(yī)院檔案室管理人員根據(jù)各職能部門檔案兼職檔案員的具體情況，有針對性地，在每年年初對職能部門的兼職檔案員進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)，模擬文件組卷、手把手傳授檔案的裝訂方法，并進(jìn)行基礎(chǔ)知識的考試。為了提高兼職檔案員對檔案管理工作的基礎(chǔ)水平，促進(jìn)他們的檔案管理意識，提升醫(yī)院檔案的管理質(zhì)量，檔案室人員對每一份上交的檔案都要進(jìn)行認(rèn)真的檢查，保證上交檔案的完整性。同時(shí)向醫(yī)院人事部門提出要減少兼職檔案人員的流動性的建議，保證醫(yī)院檔案管理工作的順利、高效、規(guī)范化地開展。

（五）加強(qiáng)對本單位的檔案庫房條件的改善和管理。1.有條件的單位要將檔案室移到通風(fēng)好的位置，使其符合檔案庫房的基本條件。二級醫(yī)院的檔案室?guī)旆恳话忝娣e都很小，主要以實(shí)用為目的，除了遵循檔案庫房的8防要求，還要保證庫房的房屋結(jié)構(gòu)牢固。每一個(gè)檔案室?guī)旆慷己翢o例外地設(shè)有滅火裝置。庫房大門采用防盜門，檔案柜子采用鐵質(zhì)五節(jié)柜不宜，柜子要有序統(tǒng)一編號。室內(nèi)采取開窗通風(fēng)和空調(diào)控制室溫，庫房門口有24小時(shí)錄像監(jiān)控設(shè)備探頭。2.根據(jù)國家檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的規(guī)定，檔案庫房要做到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等“八防”要求，制定本單位檔案庫房管理措施：加設(shè)防盜門窗、配掛窗簾，防止陽光直射庫內(nèi)、使用白熾燈為宜，避免日光燈中紫外線對檔案知張的破壞；配備去濕機(jī)及放置吸潮劑；庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙并配備消防滅火器；為防止檔案發(fā)生鼠害，庫房應(yīng)定期檢查并投放滅鼠藥；配備空調(diào)設(shè)備，通過機(jī)械通風(fēng)和自然通風(fēng)等方法減緩庫房內(nèi)溫度過高現(xiàn)象；為防止灰塵對檔案的損害，庫房最好加雙層窗；每個(gè)檔案柜內(nèi)放置防蟲藥品，以防檔案害蟲破壞檔案。每日做好庫房的溫濕記錄，在空氣潮濕季節(jié)定時(shí)濕時(shí)除濕、夏季高溫季節(jié)定時(shí)降溫，以保護(hù)檔案的質(zhì)量，延長檔案的壽命。

（六）提高檔案的服務(wù)性。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案工作者必須樹立服務(wù)思想，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量，讓檔案更好地為本單位的主要工作服務(wù)。根據(jù)利用者需要及時(shí)提供檔案、資料供利用者閱覽、復(fù)制和摘錄。

在本單位，檔案室除日常提供檔案的借閱以外，還可以對保管期限已滿的檔案，可以單位的重大節(jié)日期間（如建院周年紀(jì)念日等），以照片、文字等形式舉辦檔案的展覽活動，以此傳頌本單位的發(fā)展歷史，優(yōu)良傳統(tǒng)，時(shí)代風(fēng)采，弘揚(yáng)本單位的先進(jìn)人物，先進(jìn)事跡，更好地為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。

此外，對借閱檔案的部門要求認(rèn)真填寫《檔案利用效果表》，明確檔案利用的目的和利用效果。

（七）做好檔案的安全保管工作。為了保證醫(yī)院檔案的安全保管，醫(yī)院必須設(shè)置專職的檔案管理人員進(jìn)行保管。要嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)院制定的《檔案借閱制度》，嚴(yán)格執(zhí)行借閱人填寫查閱登記手續(xù)。借閱檔案須經(jīng)檔案形成部門負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)及院長辦公室主任批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。對于查閱或復(fù)印重要內(nèi)容的檔案材料，除要填寫檔案借閱登記以外，還要經(jīng)過院級領(lǐng)導(dǎo)的批示方可借閱，并要填寫檔案利用效果表。

三、結(jié)語

檔案就是醫(yī)院文化重要的組成部分，是醫(yī)院文化和發(fā)展建設(shè)的新增長點(diǎn)。不管醫(yī)院再小，檔案都是醫(yī)院歷史進(jìn)程的記錄者，是醫(yī)院文化遺產(chǎn)的傳承者。重視醫(yī)院發(fā)展過程中形成的每一份重要檔案，保留醫(yī)院發(fā)展歷史的細(xì)節(jié)，重視醫(yī)院檔案管理工作，將會為醫(yī)院的發(fā)展寫下光輝的一頁。