大數(shù)據(jù)時(shí)代汽車企業(yè)檔案編研工作的思考

文／廣汽三菱汽車有限公司　李純鳳

大數(shù)據(jù)時(shí)代汽車企業(yè)檔案編研工作的思考

文／廣汽三菱汽車有限公司李純鳳

通過對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代（Theageofbigdata）的概述，結(jié)合汽車企業(yè)實(shí)際，對(duì)檔案編研工作進(jìn)行深入分析，探討制約發(fā)展的瓶頸問題，提出解決方案，顯現(xiàn)檔案編研工作的時(shí)代特點(diǎn)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，使其成為推動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的軟實(shí)力。

大數(shù)據(jù)時(shí)代；企業(yè)檔案；編研；思考

伴著計(jì)算機(jī)的不斷普及和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，“大數(shù)據(jù)”（BIGDATE）一詞日益成為“海量信息”的代名詞，2013年被我國(guó)媒體稱為“大數(shù)據(jù)元年”。無論是政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等宏觀領(lǐng)域，還是企業(yè)、個(gè)人等微觀實(shí)體，其決策與行為正越來越基于對(duì)數(shù)據(jù)或者“海量信息”匯總分析的結(jié)果。為此，專家、學(xué)者、媒體對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代到來的呼聲日益強(qiáng)烈。有人預(yù)言，未來對(duì)人類影響最大的不是石油與水，而是信息，是大數(shù)據(jù)。蒞臨這樣一個(gè)新時(shí)代，企業(yè)的檔案編研工作如何適應(yīng)與推進(jìn)，值得深入研究與思考。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案編研工作面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)

目前，一些企業(yè)面臨檔案館（室）館藏資源落后的現(xiàn)狀，檔案館（室）收集的信息資料，開始從以往的紙質(zhì)文檔、光碟、錄相帶為主逐漸過渡為紙質(zhì)文檔、硬盤、視頻、網(wǎng)絡(luò)資料為主，這些資源具有數(shù)字化形式多、存儲(chǔ)量大、數(shù)據(jù)來源龐雜等特點(diǎn)，給企業(yè)的檔案編研帶來了一些新的難度和挑戰(zhàn)性。

（一）挑戰(zhàn)一。如何查詢所需的檔案信息。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)在各種業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息呈爆炸性增長(zhǎng)，最終作為檔案保存下來的文件也相應(yīng)的增長(zhǎng)。在互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達(dá)的今天，信息泛濫同樣給編研利用帶來了困難。以前，檔案檢索主要依靠手工著錄、卡片檢索，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)輔助檔案管理使檔案管理變得更為快捷。但是大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)，甚至出現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)“脹庫(kù)”的問題，也給檔案查詢及利用帶來新的困難，需要利用云計(jì)算、移到互聯(lián)網(wǎng)等新的技術(shù)手段。

（二）挑戰(zhàn)二。如何挖掘數(shù)據(jù)背后的信息和知識(shí)。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的量大、形式多等實(shí)情，帶來不易查詢、準(zhǔn)確率不高、甚至不響應(yīng)等問題，利用傳統(tǒng)的查詢服務(wù)模式難以適應(yīng)，而且，傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)流程中的收集、管理、保存、利用四大環(huán)節(jié)明顯不合時(shí)宜，直接利用原始數(shù)據(jù)也明顯困難，這樣，如果快速而準(zhǔn)確查詢信息，必須借助新的技術(shù)手段在浩瀚的數(shù)據(jù)中馬上定位，才能高效發(fā)掘與加工出有價(jià)值的信息。

（三）挑戰(zhàn)三。如何編研有用的信息知識(shí)。知識(shí)管理是檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)，檔案用戶已不滿足于僅限于數(shù)據(jù)或文件的利用，更重要的是能否開發(fā)或獲取眾多數(shù)據(jù)背后的潛藏的信息及知識(shí)。企業(yè)的檔案編研工作要由提供數(shù)據(jù)、信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┲R(shí)?？墒侵R(shí)不是自然生成的，也不是簡(jiǎn)單地存在于信息集合中。蘊(yùn)含在檔案中的知識(shí)必須經(jīng)過一定的編匯與加工，才能展現(xiàn)出其價(jià)值，但是，如何抽取和挖掘也是一個(gè)現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)。

二、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與檔案編研工作

企業(yè)發(fā)展的實(shí)踐表明，規(guī)范化管理也愈來愈成為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的利器。企業(yè)的檔案編研工作也成為檔案管理的重要內(nèi)容，成為企業(yè)管理規(guī)范化、科學(xué)化的一個(gè)重要體現(xiàn)。企業(yè)檔案工作圍繞保值增值、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)服務(wù)。企業(yè)的各種情報(bào)、資料、文件、檔案信息都具有檔案屬性，尤其無形資產(chǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和法規(guī)證據(jù)等。不容置疑，檔案管理服務(wù)于企業(yè)，檔案的管理保存或再現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)軌跡和歷史資料。當(dāng)前，經(jīng)濟(jì)全球化下的大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，企業(yè)的知識(shí)管理、檔案編研等后勤輔助工作進(jìn)入管理者思考的軸心，因?yàn)槠髽I(yè)檔案不僅具有信息資源、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的價(jià)值，對(duì)有形資產(chǎn)的運(yùn)營(yíng)、維護(hù)、管理和保值、增值也具有不可或缺的獨(dú)特作用。

三、汽車企業(yè)檔案編研當(dāng)前存在的問題

（一）編研人員配置弱。眾所周知，汽車行業(yè)是一個(gè)充分競(jìng)爭(zhēng)的行業(yè)，行情波動(dòng)大，企業(yè)組織構(gòu)架精簡(jiǎn)，由于管理人員精簡(jiǎn)和經(jīng)營(yíng)方面的原因，汽車企業(yè)檔案人員普遍存在人少、兼職多、調(diào)動(dòng)頻繁等問題。在人員配置上問題如下：一是編研人員配備不科學(xué)。筆者所在的汽車企業(yè)，只有一名專職檔案管理人員，還兼職負(fù)責(zé)辦公室的其他工作。平時(shí)，檔案管理人員疲于應(yīng)付檔案的收集、整理、著錄、借閱等大量工作。二是編研人員能力不足。編研工作需要一定的檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，還需要扎實(shí)的文字功底和掌握編研的規(guī)律和方法。據(jù)筆者了解，一些汽車企業(yè)的編研人員多為后勤人員或文科畢業(yè)生，專業(yè)知識(shí)缺少，綜合素質(zhì)不高，難以適應(yīng)專業(yè)性和研究性都很強(qiáng)的編研工作。三是編研人員責(zé)任心不強(qiáng)。在檔案編研的過程中，由于此項(xiàng)工作屬于服務(wù)性，且不產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，編研人員缺乏一定的信心，有時(shí)還會(huì)產(chǎn)生編研數(shù)據(jù)與原始檔案不符的現(xiàn)象。

（二）編研上存在誤區(qū)。顧名思義，編研可理解為“編”和“研”兩部分?！熬帯笔且环N匯集的過程，將原始檔案按照一定的標(biāo)準(zhǔn)集合起來，是一種初級(jí)產(chǎn)品?！把小眲t是更加深層次的挖掘原始檔案，對(duì)信息進(jìn)行再次加工?，F(xiàn)在大部分汽車企業(yè)的檔案編研工作都僅僅停留在“編”的層面，只有檔案的匯集，沒有在“研”字上下功夫，成果多是檔案專題、數(shù)字上的集中，其利用價(jià)值與原始檔案相比，最多等同，有時(shí)甚至不如利用原始檔案可靠。還有一些企業(yè)為了達(dá)到編研成果“量”的要求，搶時(shí)間搞突擊式編研，簡(jiǎn)單地將原始檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行羅列，擺出幾樣編研成果，如大事紀(jì)、關(guān)鍵事件，形式熱鬧，但質(zhì)量、效果卻大打折扣，這是對(duì)編研工作的一種誤解。

（三）編研工作缺乏創(chuàng)新。一般的汽車企業(yè)檔案的編研，多體現(xiàn)在史志、大事記、組織沿革、文件匯編等方面，這種模式屬于傳統(tǒng)意義的編研工作，是在原有模板上的粗加工，形式呆板，挖掘度低，其價(jià)值性、專業(yè)性沒有突顯，其涉及的內(nèi)容既沒扣緊汽車企業(yè)的中心工作，也沒有突出本行業(yè)本企業(yè)的特色，更難做到為領(lǐng)導(dǎo)決策和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)。實(shí)際上，這種缺乏創(chuàng)新的編研成果，只是為了完成某項(xiàng)任務(wù)，基本上是臨時(shí)“露一下臉”，就被擱置一邊。

四、新時(shí)期，探索企業(yè)檔案編研工作的有效途徑

（一）創(chuàng)新觀念，由檔案管理向數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)檔案編研工作呈現(xiàn)出現(xiàn)代化、信息化、服務(wù)化的趨勢(shì)，高度的信息化對(duì)企業(yè)檔案資源提出了廣泛的需求，要求企業(yè)檔案管理必須開拓創(chuàng)新，從封閉走向開放。從時(shí)代背景來看，我國(guó)檔案部門加大改革創(chuàng)新力度，如國(guó)家檔案主管部門開始部署電子文件的歸檔與管理，但企業(yè)的電子檔案仍然稀缺。筆者供職所在的汽車企業(yè)，工作范圍歸檔、接收的電子文件，大都是文檔、圖形、圖片、視頻等結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)，這是與時(shí)代要求有些脫節(jié)，要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，必須進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)檔案的管理創(chuàng)新，走適合企業(yè)需要的檔案編研之路。在管理體制上，企業(yè)檔案工作要尋求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持重視，也要努力學(xué)習(xí)、借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)企業(yè)檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，大膽創(chuàng)新改革現(xiàn)有的檔案管理模式，改變“重保管，輕利用”的做法，重點(diǎn)突出檔案資源的開發(fā)利用上，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，確保編研工作的有序開展與實(shí)施，突破檔案編研陳舊老套的習(xí)俗，創(chuàng)新企業(yè)的編研方式、方法，不斷對(duì)傳統(tǒng)的檔案編研體裁，如大事記、組織沿革、匯編等適當(dāng)取舍，利用現(xiàn)代技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)編研成果的電子化、信息化，用更直觀、生動(dòng)的方式展示編研成果。

（二）整合資源，打造一支高素質(zhì)的檔案編研隊(duì)伍。一支高素質(zhì)的檔案編研隊(duì)伍是做好檔案編研工作的重要前提，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大力支持。在充實(shí)檔案人員的同時(shí)，加強(qiáng)編研人員培訓(xùn)，提高編研人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，除了學(xué)習(xí)編研專業(yè)知識(shí)外，還要與同行業(yè)的編研先進(jìn)汽車企業(yè)進(jìn)行橫向交流、觀摩學(xué)習(xí)。檔案編研工作者，除要求具備傳統(tǒng)檔案編研的基本技能外，還必須具備檔案文獻(xiàn)編研能力、掌握與館藏檔案、科研課題相關(guān)的歷史背景知識(shí)、具備一定的檔案研究能力和學(xué)術(shù)寫作能力、熟悉掌握生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理流程、具有一定的外語(yǔ)基礎(chǔ)和計(jì)算機(jī)知識(shí)儲(chǔ)備、還要具備一定的社會(huì)交際能力、信息獲取能力和經(jīng)營(yíng)管理能力等。企業(yè)檔案部門要不斷優(yōu)化檔案編研隊(duì)伍，配備各類知識(shí)層次(如計(jì)算機(jī)、文、理工科類)的檔案專業(yè)團(tuán)隊(duì)，如以檔案工作人員為主，輔助利用項(xiàng)目形式吸納一些研發(fā)人員、生產(chǎn)人員、營(yíng)銷人員等參與，從企業(yè)價(jià)值鏈的角度整合編研隊(duì)伍，以此才能促使企業(yè)檔案編研成果能夠更貼近實(shí)際，接“地氣”，通“市場(chǎng)”，聯(lián)“客戶”，進(jìn)一步使編研成果深層次、專業(yè)化、價(jià)值化，不斷在編研成果上出作品、呈精品。

（三）依次推進(jìn)，突出大數(shù)據(jù)時(shí)代特征。新時(shí)代下，一種新的思維指導(dǎo)我們的檔案編研工作。目前，國(guó)內(nèi)已出現(xiàn)借鑒政府國(guó)家檔案管理的一些成功案例，如湖南省湘潭市檔案局創(chuàng)新檔案管理，率先在全國(guó)對(duì)數(shù)據(jù)資源管理進(jìn)行了探索，建立檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，在所屬各縣市區(qū)、園區(qū)、有關(guān)行業(yè)設(shè)立二級(jí)數(shù)據(jù)中心，各級(jí)機(jī)關(guān)團(tuán)體企事業(yè)單位將依托檔案室建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，建設(shè)數(shù)據(jù)開放平臺(tái)，以數(shù)據(jù)共享、服務(wù)社會(huì)為目標(biāo)，打造資訊檔案管理平臺(tái)。企業(yè)檔案編研要加大人力、物力的投入，建立以“開放性、保密性與專業(yè)性”為特點(diǎn)的檔案管理體系和數(shù)據(jù)庫(kù)。在具體的編研上，應(yīng)有計(jì)劃、有步驟、嚴(yán)控“確定題目、定編研方案、材料選擇、編輯加工、審查批準(zhǔn)、信息反饋”六環(huán)節(jié)，其中重點(diǎn)是編研方案和材料的選擇，必須謹(jǐn)慎。在編研過程中，自審要嚴(yán)格，如內(nèi)容、體例、文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，多方復(fù)審才能定稿。有時(shí)，需要對(duì)于編輯研究作品的發(fā)行情況保持跟蹤，從市場(chǎng)、信息覆蓋面、用度認(rèn)知方便度等方面不斷完善，穩(wěn)妥推進(jìn)，使編研工作不斷系統(tǒng)化與專業(yè)化。

（四）創(chuàng)新形式，形成自身的編研特色。從某種意義上說，檔案編研工作不是企業(yè)檔案工作人員的特有工作，企業(yè)對(duì)內(nèi)，對(duì)外的宣傳資料都是一種編研，所以企業(yè)檔案編研工作不能限定在一次文獻(xiàn)、二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)這樣的分類層面上，應(yīng)該進(jìn)一步增強(qiáng)特色編研意識(shí)。編研創(chuàng)新包含兩個(gè)方面，一是觀念上的創(chuàng)新，二是編研方法上的創(chuàng)新。汽車企業(yè)編研作品要?jiǎng)?chuàng)新觀念，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，走“小而精”“小而?！钡穆纷?，如對(duì)具體事件、具體問題進(jìn)行橫向研究，或?qū)δ硞€(gè)局部、側(cè)面進(jìn)行縱向剖析等。在主題的選擇上要敢于突破，如對(duì)企業(yè)檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行分析，充分行業(yè)市場(chǎng)的特點(diǎn)，加強(qiáng)與專業(yè)技術(shù)人員的交流，做一些符合本本企業(yè)實(shí)情的編研工作，使其更有市場(chǎng)價(jià)值。比如，前些年比亞迪汽車集團(tuán)的檔案編研成績(jī)顯著，《比亞迪汽車產(chǎn)業(yè)群五周年畫冊(cè)》等成果一度得到了主管部門的贊譽(yù)。

五、結(jié)論

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的今天，檔案編研工作是汽車企業(yè)檔案價(jià)值轉(zhuǎn)化的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須不斷轉(zhuǎn)變觀念，不斷創(chuàng)新思路，改進(jìn)工作方式，編研出更多更好的成果，使編研工作在為管理層提供決策信息、提高品牌認(rèn)知力、弘揚(yáng)企業(yè)文化等方面發(fā)揮獨(dú)特功能，為汽車企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)大的信息服務(wù)，彰顯軟實(shí)力的獨(dú)特價(jià)值。

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