淺析電子文件管理與控制中存在的問題

文／紹興文理學(xué)院檔案館　沈紅雨

淺析電子文件管理與控制中存在的問題

文／紹興文理學(xué)院檔案館沈紅雨

電子文件作為重要的信息化產(chǎn)物，對(duì)于我國(guó)信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步具有重要意義。電子文件管理與控制作為重要的信息管理手段，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)化、無(wú)紙化和科學(xué)化管理。因此，本文以電子文件管理和控制為主要研究對(duì)象，對(duì)電子文件管理與控制的發(fā)展階段進(jìn)行全面的分析，在此基礎(chǔ)上，明確電子文件管理與控制中存在的問題及其產(chǎn)生原因，并針對(duì)存在的問題提出合理和科學(xué)的應(yīng)對(duì)對(duì)策，為我國(guó)電子文件管理與控制的發(fā)展和完善奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

檔案信息；安全；保障；對(duì)策

一、電子文件管理與控制的發(fā)展階段分析

采用現(xiàn)代化的方式對(duì)電子文件進(jìn)行歸納整理主要經(jīng)歷了三個(gè)階段：第一個(gè)階段著重于對(duì)每一個(gè)文件單位進(jìn)行管理，這種方式適用于單機(jī)管理與修護(hù)；第二個(gè)階段是對(duì)電子文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，主要適用于網(wǎng)絡(luò)以及服務(wù)器；第三個(gè)階段的管理脫離了紙質(zhì)的束縛，真正實(shí)現(xiàn)了對(duì)文件的自動(dòng)化、智能化以及電子化管理。這三個(gè)階段并不是孑然獨(dú)立的，而是呈遞進(jìn)關(guān)系、依次實(shí)現(xiàn)的，隨著技術(shù)的發(fā)展，其管理也越發(fā)的先進(jìn)化，所以這三個(gè)發(fā)展歷程是相互依存而又非常復(fù)雜。

二、電子文件管理與控制中存在的問題

（一）管理方法簡(jiǎn)單實(shí)用有余而細(xì)致規(guī)范不足。在電子文件的管理方面，我國(guó)無(wú)論在理論還是實(shí)際應(yīng)用上都遠(yuǎn)不如發(fā)達(dá)國(guó)家，主要體現(xiàn)在技術(shù)有限，無(wú)法開發(fā)出難度更大的操作與應(yīng)用。盡管簡(jiǎn)單的操作流程可以給工作人員帶來(lái)更大的方便，但是這并不代表不會(huì)給工作帶來(lái)隱患，這種管理方式會(huì)使得員工處于懈怠、隨意的懶散氛圍當(dāng)中，不利于工作效率的提高。

（二）文件概念專業(yè)性有余而共識(shí)性不足。在實(shí)際工作中，盡管員工在工作中經(jīng)常要跟文件打交道，但是對(duì)“電子文件”“文件”的具體概念還不夠清楚。在檔案學(xué)的理論當(dāng)中，在對(duì)電子文件進(jìn)行介紹的時(shí)候往往會(huì)忽視“文件”的概念，而過(guò)分關(guān)注跟“電子”有關(guān)的東西。這樣的后果是在對(duì)文件進(jìn)行管理時(shí)缺乏連貫性，尤其體現(xiàn)在難以將理論和實(shí)踐結(jié)合在一起，致使國(guó)家、地方或是某一個(gè)單位中的電子文件無(wú)法得到統(tǒng)籌管理。

（三）推動(dòng)方式以分散探索為主而頂層設(shè)計(jì)不足。我國(guó)的電子文件管理還處于初級(jí)發(fā)展階段，很多方面還有待完善，目前走的是由上而下的工作路線，以構(gòu)建起相應(yīng)的理論、政策框架，制定出相應(yīng)的規(guī)章制度；隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，在自下而上的路線基礎(chǔ)上全面提升整體的工作水平，在這個(gè)過(guò)程中要主要控制成本。目前各個(gè)地區(qū)、機(jī)關(guān)的文件管理工作還不夠系統(tǒng)，需要從國(guó)家層面上做出統(tǒng)籌規(guī)劃和部署指導(dǎo)。

（四）管理思路長(zhǎng)遠(yuǎn)謀劃不足。目前，我國(guó)在這方面的做出的管理工作主要是處于業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，一直忙于對(duì)技術(shù)體系進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，而沒有對(duì)技術(shù)的未來(lái)發(fā)展做出長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃。這在一定程度上限制了電子文件的管理工作，將其限制在事務(wù)性工作上，而沒有將其作為一種發(fā)展戰(zhàn)略來(lái)看待，這不符合我國(guó)未來(lái)發(fā)展的要求。目前所出臺(tái)的在這方面的法律法規(guī)大多是應(yīng)急產(chǎn)物，盡管總數(shù)很多，但是平分到各個(gè)領(lǐng)域卻缺乏適用性。

三、電子文件管理與控制對(duì)策研究

（一）通過(guò)機(jī)制創(chuàng)新推進(jìn)電子文件管理。要為現(xiàn)有的管理機(jī)制注入新鮮活力就要從國(guó)家的層面上建立協(xié)調(diào)機(jī)制，這樣才能真正解決工作不連貫、政出多門的問題。由國(guó)家進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，先扶持先進(jìn)地區(qū)在該方面的發(fā)展工作，在地區(qū)發(fā)展遇到經(jīng)濟(jì)和政策上的苦難時(shí)，國(guó)家可以給予一定的支持。推動(dòng)建立更多的資助項(xiàng)目，搭建一個(gè)更好的信息交流平臺(tái)，并試著將公共財(cái)政投入到績(jī)效審計(jì)當(dāng)中。

（二）在戰(zhàn)略規(guī)劃上將電子文件管理納入信息化建設(shè)?？偠灾?，從世界經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，電子文件的管理屬于信息化管理的一部分。這也是新時(shí)代下各個(gè)國(guó)家和地區(qū)必須掌握的一項(xiàng)技能，應(yīng)當(dāng)將這一工作提升到政府管理的高度上。而構(gòu)建電子政府也需要對(duì)各方面的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行整合，應(yīng)當(dāng)將文件、信息以及電子政務(wù)的管理統(tǒng)一起來(lái)。

（三）通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和市場(chǎng)引導(dǎo)促進(jìn)電子文件規(guī)范化管理。就目前而言，我國(guó)在這方面尚未發(fā)展成熟，還沒有建立起完善的管理體系。政府目前所推行的政策仍然沒有對(duì)ERMS做出具體要求，各個(gè)管理單位也只是從自身實(shí)踐出發(fā)對(duì)軟件做出認(rèn)同。所以，應(yīng)當(dāng)在盡可能短的時(shí)間內(nèi)完善ERMS功能體系，并制定針對(duì)性的管理?xiàng)l例，修補(bǔ)政府采購(gòu)以及第三方評(píng)價(jià)中所存在的漏洞。

（四）通過(guò)資產(chǎn)化管理強(qiáng)化對(duì)國(guó)家電子文件信息資產(chǎn)的控制。文件之于業(yè)務(wù)發(fā)展是不可或缺的，對(duì)文件進(jìn)行科學(xué)化的管理已成為所有人的共識(shí)，主要的工作任務(wù)是對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行管理，包括對(duì)資產(chǎn)的記錄、評(píng)析、核查等等。在新的發(fā)展要求下，這種管理需要從制度和方法上做出詳細(xì)規(guī)定。

四、結(jié)語(yǔ)

本文以電子文件管理和控制為主要研究對(duì)象，對(duì)電子文件管理與控制的發(fā)展階段進(jìn)行全面的分析，在此基礎(chǔ)上，明確電子文件管理與控制中存在的問題及其產(chǎn)生原因，并針對(duì)存在的問題提出合理和科學(xué)的應(yīng)對(duì)對(duì)策，為我國(guó)電子文件管理與控制的發(fā)展和完善奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。主要研究結(jié)論如下：

1.要為現(xiàn)有的管理機(jī)制注入新鮮活力就要從國(guó)家的層面上建立協(xié)調(diào)機(jī)制，這樣才能真正解決工作不連貫、政出多門的問題。

2.構(gòu)建電子政府也需要對(duì)各方面的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行整合，應(yīng)當(dāng)將文件、信息以及電子政務(wù)的管理統(tǒng)一起來(lái)。

3.應(yīng)當(dāng)在盡可能短的時(shí)間內(nèi)完善ERMS功能體系，并制定針對(duì)性的管理?xiàng)l例，修補(bǔ)政府采購(gòu)以及第三方評(píng)價(jià)中所存在的漏洞。

4.文件之于業(yè)務(wù)發(fā)展是不可或缺的，對(duì)文件進(jìn)行科學(xué)化的管理已成為所有人的共識(shí)，主要的工作任務(wù)是對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行管理，包括對(duì)資產(chǎn)的記錄、評(píng)析、核查等等。

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