構(gòu)建綜合信息管理平臺(tái)，推進(jìn)內(nèi)部控制管理

陳建飛

當(dāng)前，信息化平臺(tái)是一個(gè)單位日常工作管理的重要于段，結(jié)合廣播電視行業(yè)的實(shí)際，莆田市廣播電視中心2014年建成綜合辦公管理系統(tǒng)，進(jìn)一步推進(jìn)單位內(nèi)控工作，把財(cái)務(wù)活動(dòng)嵌入到日常管理工作當(dāng)中，該系統(tǒng)由辦公管理、資產(chǎn)管理、廣告管理、績(jī)效考評(píng)四大模塊組成。本文將在分析內(nèi)部控制的基礎(chǔ)上，闡述莆田市廣播電視中心的綜合辦公管理系統(tǒng)。

一、何為內(nèi)部控制

內(nèi)部控制是某一企業(yè)在保證會(huì)計(jì)記錄和詮釋的信息可靠和保障其資產(chǎn)的安全的基礎(chǔ)上，為確保企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)其發(fā)展目標(biāo)而在企業(yè)內(nèi)部采取的一系列自我協(xié)調(diào)、自我約束、規(guī)劃發(fā)展、評(píng)價(jià)反饋和有效調(diào)整等措施的總稱。因此，內(nèi)部控制是在企業(yè)內(nèi)部建立起來(lái)的一套相互約束、相互促進(jìn)的制度，它的真正目標(biāo)是完善企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理模式，以提升其經(jīng)濟(jì)效益。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，內(nèi)部控制在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中起著越來(lái)越重要的作用。

一般而言，內(nèi)部控制由五大部分組成：控制內(nèi)部環(huán)境、開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制可控活動(dòng)、有效信息與溝通、有效監(jiān)控。

在堅(jiān)持內(nèi)部控制的過(guò)程中一定要堅(jiān)持內(nèi)部制度的設(shè)計(jì)原則：第一，政策性原則，任何企業(yè)的內(nèi)部控制都應(yīng)該嚴(yán)格按照國(guó)家的相關(guān)法律和國(guó)家會(huì)計(jì)制度，并在結(jié)合自身特點(diǎn)的基礎(chǔ)上開(kāi)展。第二，有效性原則，內(nèi)部控制制度是為了完善企業(yè)內(nèi)部管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，因此每一項(xiàng)內(nèi)部控制的措施都應(yīng)該有效，切實(shí)改善企業(yè)內(nèi)部的工作環(huán)境，提高員工的工作效率。第三，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)中的賬日、錢財(cái)、實(shí)物分開(kāi)管理的原則，讓每一項(xiàng)財(cái)務(wù)支出都嚴(yán)格按照特定的程序辦理，讓更多的人經(jīng)于這筆錢，讓經(jīng)于人共同擔(dān)負(fù)責(zé)任，有效防止資金流失，保證財(cái)產(chǎn)安全。

通過(guò)采取有效的內(nèi)部控制可以實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：首先，確保企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)告真實(shí)可靠；其次，在一定程度上有效提高企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)管理效率與經(jīng)營(yíng)效果，提高經(jīng)濟(jì)效益；最后，保證企業(yè)的一切經(jīng)營(yíng)行為都符合國(guó)家的法律法規(guī)，確保企業(yè)又好又快發(fā)展。

二、綜合辦公系統(tǒng)的四大模塊

1.辦公管理

主要功能由公文處理、經(jīng)費(fèi)審批、項(xiàng)目預(yù)（決）算審批及考勤管理組成。通過(guò)該模塊，把單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與公務(wù)管理相嵌在一起，起到經(jīng)費(fèi)開(kāi)支“事前有審批、事中有監(jiān)控、事后有檢查”和“三重一大”事項(xiàng)必須實(shí)行集體聯(lián)簽的作用，為加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)控提供可靠保障。同時(shí)，把行政管理綜合在一起，實(shí)現(xiàn)考勤管理、公文處理、協(xié)會(huì)辦公、車輛管理、人力資源管理辦公自動(dòng)化。采用工作流的概念，使內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為單位管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。

2.資產(chǎn)管理

主要功能由同定資產(chǎn)、耗材耗品兩大模塊組成。其中：同定資產(chǎn)具有采購(gòu)審批、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、資產(chǎn)報(bào)廢、計(jì)提折舊、維修審批、進(jìn)出庫(kù)審批功能；耗材耗品具有采購(gòu)審批、入庫(kù)管理、領(lǐng)用管理、庫(kù)存管理功能。采購(gòu)審批嚴(yán)格按照國(guó)有資產(chǎn)采購(gòu)管理規(guī)定和政府采購(gòu)管理辦法，設(shè)定審批權(quán)限，既不能越級(jí)審批，也不能一人審批，確保物資采購(gòu)公開(kāi)透明。同定資產(chǎn)管理結(jié)合條形碼技術(shù)，賦予每個(gè)實(shí)物一張唯一的條碼資產(chǎn)標(biāo)簽，從資產(chǎn)購(gòu)人開(kāi)始到資產(chǎn)退出的整個(gè)生命周期，能針對(duì)資產(chǎn)實(shí)物進(jìn)行全程跟蹤管理。解決了資產(chǎn)管理中帳、卡、物不符，資產(chǎn)不明設(shè)備不清，閑置浪費(fèi)、虛增資產(chǎn)和資產(chǎn)流失問(wèn)題。為資產(chǎn)管理工作提供全方位、可靠、高效的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)與決策依據(jù)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理工作的信息化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，全面提升企事業(yè)資產(chǎn)管理工作的工作效率與管理水平。使資產(chǎn)管理變得輕松、準(zhǔn)確，快捷和全面。

3.廣告管理

主要功能由合同管理、開(kāi)票到款、廣告監(jiān)播組成。合同管理功能實(shí)現(xiàn)了廣告價(jià)格管理、客戶管理、合同簽訂與合同審批目的，環(huán)環(huán)相扣，合同價(jià)款嚴(yán)格按照廣告價(jià)格清單執(zhí)行，賦予廣告經(jīng)營(yíng)者一定折扣權(quán)限，以適應(yīng)廣告市場(chǎng)；又實(shí)行限低政策，低工規(guī)定的廣告價(jià)款，實(shí)行集體聯(lián)簽制度，確保了廣告經(jīng)營(yíng)既靈活又不違規(guī)，既保護(hù)了廣告經(jīng)營(yíng)者不違規(guī)經(jīng)營(yíng)，又保障了單位利益。開(kāi)票到款功能實(shí)現(xiàn)了合同價(jià)款、合同開(kāi)票與合同到款“三位一體”的管理功能，任意調(diào)用一份合同就能清楚地了解該合同開(kāi)票時(shí)間、票據(jù)號(hào)碼、發(fā)票金額及到款時(shí)間、到款金額，監(jiān)督合同履行全過(guò)程。廣告監(jiān)播功能實(shí)現(xiàn)了每天通過(guò)廣告合同播出明細(xì)自動(dòng)編排廣告播出串聯(lián)單，防止漏播、偷播等違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象，起到了較好的廣告播出監(jiān)督作用。

4.績(jī)效考評(píng)

主要包括考評(píng)系統(tǒng)和績(jī)效發(fā)放兩大功能模塊。其中：考評(píng)系統(tǒng)由考評(píng)項(xiàng)目、評(píng)分項(xiàng)目、考評(píng)監(jiān)控組成，實(shí)現(xiàn)了對(duì)各部門負(fù)責(zé)人的月度考評(píng)自動(dòng)化，考評(píng)系統(tǒng)根據(jù)各被考評(píng)人提供的相關(guān)考評(píng)資料，由評(píng)委通過(guò)系統(tǒng)對(duì)各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行電子評(píng)分，考評(píng)過(guò)程保密級(jí)別高，保證各評(píng)委公平、公正評(píng)分，從而促進(jìn)了中心考評(píng)工作順利進(jìn)行?？?jī)效發(fā)放采取統(tǒng)一的模式，根據(jù)考評(píng)結(jié)果，核定各考評(píng)部門的績(jī)效基數(shù)，由人事部門根據(jù)考評(píng)結(jié)果統(tǒng)一核定，結(jié)合部門核定的總分?jǐn)?shù)確保部門績(jī)效工作總額；部門編制績(jī)效工資時(shí)，堅(jiān)持兩低工編制原則即部門績(jī)效工資總額不能高工核定總額，也不能高工部門考評(píng)分值，切實(shí)做到績(jī)效工資與工作情況緊密掛鉤，極大調(diào)動(dòng)了各部門工作積極性。

該軟件設(shè)計(jì)與實(shí)際工作緊密結(jié)合，操作性強(qiáng)，適用性高，靈活性好，為綜合辦公和財(cái)務(wù)監(jiān)督起到了積極的作用，把財(cái)務(wù)管理嵌入到日常工作當(dāng)中，內(nèi)部控制工作得以有效落實(shí)。實(shí)現(xiàn)了中心與各縣（區(qū)）部門網(wǎng)絡(luò)辦公，提高了工作效率，減少了人力成本，各項(xiàng)辦公規(guī)范化、白動(dòng)化、流程化。減少了人工十預(yù)，審批工作程序化。加大了財(cái)務(wù)監(jiān)管力度，財(cái)務(wù)管理貫穿創(chuàng)收活動(dòng)、經(jīng)費(fèi)開(kāi)支全過(guò)程，為增收節(jié)支起到了很好的監(jiān)督作用。