人力資源軟件在人事管理中的運用

阮榕

摘 要：人力資源軟件，即人力資源計算機(jī)管理系統(tǒng)是依托企業(yè)實際情況，以業(yè)務(wù)操作為主線，結(jié)合人力資源管理實踐目的，應(yīng)用于人力資源招聘、培訓(xùn)、薪酬、績效及福利管理、員工信息管理等方面工作以及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者地監(jiān)督上，有效地構(gòu)建了理論知識、企業(yè)實務(wù)、軟件操作三者間的聯(lián)系和轉(zhuǎn)化的環(huán)境。本文憑作者多年的從業(yè)經(jīng)驗，詳細(xì)闡述了人力資源軟件在管理中運用，并提出了相關(guān)的建議。

關(guān)鍵詞：人力資源；軟件；運用

市面上的人力資源軟件大多采用按人力資源模塊劃分功能來設(shè)計應(yīng)用的，通常具有較大的靈活性，其中包含的菜單，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，報表格式等，均可按客戶的要求做特殊處理，也可以提供標(biāo)準(zhǔn)的工具讓企業(yè)自行管理并調(diào)用數(shù)據(jù)。以近期使用為例，這套軟件有三級主要菜單：系統(tǒng)菜單、子系統(tǒng)菜單和程序菜單。這些菜單是嵌套的。同時有五個系統(tǒng)：人事管理系統(tǒng)；工資計算系統(tǒng)；自設(shè)報表處理；雇員所得稅處理；保安系統(tǒng)。下面依次按工作模塊介紹上述各系統(tǒng)的應(yīng)用原理和功能。

1. 人事管理系統(tǒng)

此部分主要包括設(shè)定人事管理系統(tǒng)功能及編碼，建立員工記錄，數(shù)據(jù)的輸入及休假記錄的管理。

1.1 雇員人事記錄

雇員人事記錄系統(tǒng)建立以后，首先需要生成雇員記錄并輸入信息數(shù)據(jù)，例如：姓名、部門、職位、學(xué)歷、工作時間等等。在此處雇員編號具有唯一性，整個系統(tǒng)以此作為區(qū)分每一條記錄的關(guān)鍵字段，此編號我們通常使用企業(yè)員工編號，使系統(tǒng)與其他企業(yè)信息數(shù)據(jù)通過雇員編號結(jié)合使用。雇員人事記錄功能為客戶提供一些常用的統(tǒng)計報表，我們可以通過簡單的程序完成系統(tǒng)內(nèi)信息的提取、選擇、統(tǒng)計等，工作中經(jīng)常使用的報表如下：

1.1.1新聘雇員統(tǒng)計表：可統(tǒng)計所有部門每個職位在開始日期到完結(jié)日期之間的新聘雇員情況。還可以列出指定部門新聘雇員的明細(xì)信息，即表中數(shù)據(jù)按職位分組，列出職級、雇員編號、雇員姓名、部門、班值、聘用日期和試用期限等客戶自選內(nèi)容。

1.1.2離職雇員統(tǒng)計表：可生成每個部門所有職位的離職雇員統(tǒng)計表，并且提供離職雇員的具體信息，同時報表對每個部門的離職人員總數(shù)作出統(tǒng)計。

1.1.3雇員人數(shù)分析統(tǒng)計：它為各項人數(shù)統(tǒng)計報表作準(zhǔn)備?？筛鶕?jù)企業(yè)所需雇員數(shù)據(jù)定制統(tǒng)計報表，因人事管理系統(tǒng)實時更新，所以所出報表必然反映的是企業(yè)最新雇員情況。

除此之外，經(jīng)常被人力資源部門通過雇員人事記錄獲得的報表還有很多，例如：雇員人數(shù)統(tǒng)計表、雇員資料變動表等。在此值得一提的還有此系統(tǒng)下面的雇員休假管理功能，現(xiàn)大多數(shù)企業(yè)為了簡便手續(xù)，均利用人事系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通，雇員可通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)將休假申請以郵件形式發(fā)送至部門主管，主管審批后直接再通過郵件轉(zhuǎn)人力資源部負(fù)責(zé)人，由負(fù)責(zé)人導(dǎo)入人事系統(tǒng)，后期如有需要，系統(tǒng)會定期統(tǒng)計、匯總，并生成報表。此功能大大減少書面申請傳遞時間及書面申請的存檔工作，既環(huán)保又便利，已成為企業(yè)普遍推廣使用。

隨著企業(yè)對信息化地重視，人事管理系統(tǒng)被越來越多的企業(yè)人力資源部門采用，而其中雇員人事記錄是最初也是最重要的工作，原來紙面上的雇員信息（如入職時填寫的“員工資料”，雇員晉升材料等諸多信息）都需要有專人負(fù)責(zé)輸入電腦，而此對后期更好的提取、利用數(shù)據(jù)，對信息進(jìn)行分析都有重要意義，人力資源部門對此通常會安排專人負(fù)責(zé)輸入并仔細(xì)核對。在作者使用過的軟件中，軟件公司均采取了靈活的設(shè)計，為企業(yè)提供更多的項目選擇，在報表分析中也設(shè)置了更多自選項目，以滿足不同企業(yè)不同的需要，并設(shè)計端口和EXCEL表格關(guān)聯(lián)，使用EXCEL表格導(dǎo)入人事管理系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)計。

2. 工資計算系統(tǒng)

如果說上述人力資源系統(tǒng)是人力資源部主要應(yīng)用于雇員的記錄和統(tǒng)計，那么現(xiàn)在所提到的工資計算系統(tǒng)則是人力資源部重要的職能模塊之一，此模塊的重要性不言而喻，它涉及到雇員工資、福利、資金地發(fā)放，個人所得稅的申報，銀行付款，同時也包括與其相關(guān)的所有統(tǒng)計及報表生成。

2.1 雇員工資方程式設(shè)立

在工資計算系統(tǒng)中，用戶往往需要為不同的雇員設(shè)定不同的方程式。運行本程序可為每個員工設(shè)定并修改方程式。一旦在雇員主檔中建立雇員記錄后，工資計算主檔中將自動增加該條記錄。系統(tǒng)將自動復(fù)制支薪條件。

2.2 固定工資數(shù)據(jù)錄入

企業(yè)雇員的薪酬項目繁多，在使用本程序時，先要對相對固定的項目進(jìn)行先期錄入，可以對每位雇員的固定薪資方程式中的數(shù)據(jù)逐一錄入，也可用之前提到過的EXCEL表格集體導(dǎo)入。

固定數(shù)據(jù)的方程式通常計算的是不會經(jīng)常變化數(shù)據(jù)，如基本工資、固定津貼等。它們相對固定，不會每月發(fā)生改變，一般情況下是作為雇員重要信息保留，一旦發(fā)生變化，會通過特殊途徑修改數(shù)據(jù)，并保留修改痕跡，為以后雇員工資調(diào)整、級別晉升等統(tǒng)計提供重要數(shù)據(jù)，此功能設(shè)計對人力資源部門有著重大意義。

2.3 可變數(shù)據(jù)輸入

此功能用于經(jīng)常變化的薪酬項目，例如病事假扣款、加班費、獎金等等，此類項目的特點是不一定每月都有，即使幾個月同時發(fā)生，每月的數(shù)據(jù)也會有改變。那么運行本程序時需在系統(tǒng)中查找當(dāng)月有發(fā)生支付情況的雇員并錄入其可變數(shù)據(jù)，當(dāng)然也可通過EXCEL表格導(dǎo)入。

此處需要說明的是，系統(tǒng)中可變數(shù)據(jù)在計算完當(dāng)月工資后，其數(shù)據(jù)項下的所有上期數(shù)字自動清零，否則之前錄入的數(shù)據(jù)會帶入下月工資計算中，產(chǎn)生錯誤。

2.4 雇員工資計算

此為計算每種支薪條件下所有雇員工資的批處理程序。用戶可通過設(shè)定雇員編號范圍來選擇需要計算工資的雇員。同時還可選擇是否計算固定、可變或周年數(shù)據(jù)。此功能是在前幾步錄入和修改當(dāng)月變動數(shù)據(jù)完成的基礎(chǔ)上，根據(jù)系統(tǒng)初期設(shè)定的工資計算、社會保險及所得稅公式來計算雇員當(dāng)月工資，其中還會涉及到人力資源管理系統(tǒng)中考勤管理部分，按設(shè)定公式扣款。

工資計算結(jié)束后，系統(tǒng)會讓用戶選擇是否打印工資計算報表。運行本系統(tǒng)中的程序可生成本期每種支薪條件的工資計算報表。其中報表可以按部門分類、小計或生成整個企業(yè)的總報表。人力資源工資計算專員可以憑所出報表進(jìn)行核對并留存。

工資計算的最后步驟為工資單編印及報盤支付，程序可將工資計算報表中的項目輸出至工資單，在發(fā)薪時發(fā)給員工。再通過系統(tǒng)自動生成銀行報盤文件，發(fā)送至開戶銀行支付雇員工資。

2.5 過往支薪記錄

系統(tǒng)可在每次期末計算工資后將支薪記錄過數(shù)以及提供生成過往支薪記錄的標(biāo)準(zhǔn)報表。一旦運行本程序，本期的所有工資數(shù)據(jù)將會過數(shù)至歷史記錄存檔，此月工資計算全過程結(jié)束。

工資計算系統(tǒng)的前期程序設(shè)置以及使用方便與否是一個人力資源軟件開發(fā)成敗的關(guān)鍵，因為工資計算不僅要求準(zhǔn)確無誤，功能高效，靈活讀取還要求輸出報表的多樣化，因此軟件程序員前期與企業(yè)主管溝通時通常十分謹(jǐn)慎認(rèn)真，企業(yè)主管也需提前做足功課，把企業(yè)需要以及可能出現(xiàn)的統(tǒng)計要求詳盡的考慮周全，一但軟件程序編制完成，再做添加就需要重新調(diào)整系統(tǒng)了。尤其是工資計算盡量設(shè)置成簡單、可修改的程序，作者在實踐中留出一部分手工操作的編程空間，可以根據(jù)實際情況自行編寫程序計算或輸出報表，而沒有把全部程序做死，多采用自設(shè)報表處理。

3. 自設(shè)報表處理

此功能的設(shè)置是用于設(shè)定人力資源管理和各類報表。除了在人力資源管理和工資計算模塊中已預(yù)設(shè)的報表外，用戶也可以在本子程序中自設(shè)報表。本程序包括雇員資料和本期支薪數(shù)據(jù)。用戶計算完本期工資，并在尚未過數(shù)的時間段內(nèi) ，均可使用這些數(shù)據(jù)來設(shè)定報表。程序還設(shè)置包括雇員資料變動，用戶可用其中數(shù)據(jù)進(jìn)行自設(shè)報表。

3.1 Excel檔案界面報表

本子系統(tǒng)是將用戶自設(shè)報表輸出至Excel格式，可以用EXCEL表導(dǎo)入數(shù)據(jù)。作者本人覺得此功能十分便捷，能彌補(bǔ)一般人力資源軟件系統(tǒng)中以數(shù)據(jù)庫為貯藏信息統(tǒng)計的局限性。本人認(rèn)為EXCEL讀取功能涉及的功能越多，靈活報表的能力越強(qiáng)。

3.2 保安系統(tǒng)

保安系統(tǒng)主要用于管理系統(tǒng)的安全性，控制使用者權(quán)限，系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)及保存使用記錄。這也是相當(dāng)重要的功能之一，人力資源的數(shù)據(jù)都需要嚴(yán)格保密的，一般情況下，人力資源部主管非常重視系統(tǒng)的安全性能，系統(tǒng)是分權(quán)操作的，信息錄入的員工看不到工資系統(tǒng)的內(nèi)容，通常只有人力資源經(jīng)理和主管可以查閱全部系統(tǒng)信息，而例如培訓(xùn)、招聘、信息錄入專員只能操作所授權(quán)的部分，最后的統(tǒng)計、匯總工作只有主管以上級別員工方可執(zhí)行。

4. 人力資源軟件的優(yōu)缺點

4.1在使用人力資源軟件一段時間內(nèi)，發(fā)現(xiàn)此類軟件有以下幾方面的優(yōu)點：

首先，功能板塊比較齊全，它基本涉及了在人力資源管理中常用的幾大功能，能有效地為管理者提供多方面信息，計算和報表功能有明顯優(yōu)勢。

其次，具有完善地保安系統(tǒng)，為資料保密把關(guān)。

最后，具有升級網(wǎng)絡(luò)版，使網(wǎng)上人力資源管理成為可能。

4.2當(dāng)然，此系統(tǒng)也有其局限性：

首先，在數(shù)據(jù)輸入上顯得有些麻煩，尤其雖然提供了集體輸入功能，但仍不夠靈活，如數(shù)據(jù)不可拷貝，使用EXCEL導(dǎo)入可以彌補(bǔ)部分缺點，但如果少量變更會顯得興師動眾，如果設(shè)計出批處理功能會有效解決此類問題。

其次，系統(tǒng)的客戶端少，幾個人同時上系統(tǒng)時慢。

最后，數(shù)據(jù)輸出不是很靈活，通常只能轉(zhuǎn)到EXCELL上重新編輯。

5. 結(jié)語

人力資源管理的很多部分集中在計算上，所以人力資源軟件是否有效，大多數(shù)情況下取決于與計算有關(guān)的內(nèi)容上，如：數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)計算、計算結(jié)果輸出等功能上，只有在這些方面靈活才可節(jié)省管理人員的時間起到輔助作用。而在培訓(xùn)、招聘等人力資源模塊上，目前只能將相關(guān)信息錄入，再進(jìn)行統(tǒng)計、分析，而沒有預(yù)測、計劃的功能，這是軟件的缺陷，我想軟件設(shè)計公司也意識到此類問題的存在，相信今后在設(shè)計上會有所考慮。

參考文獻(xiàn)

[1] 姜雨，楊翠芬 《人力資源管理軟件應(yīng)用實驗教程》 2010.8

[2] 計算機(jī)管理系統(tǒng)相關(guān)說明書 2012.04