淺論新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

摘 要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，給檔案管理工作提出了更多和更高的要求。目前，依然有部分人對于檔案的管理缺乏必要的認識，無法認清檔案管理的重要性。本文簡要介紹了檔案管理工作的重要意義和當前所存在的問題，并給出了相應(yīng)的解決對策，來實現(xiàn)新形勢下檔案管理工作的規(guī)劃化，為經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步作出應(yīng)有的貢獻。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；對策

1 引言

檔案管理工作具有十分重要的意義，檔案不僅是工作開展的一種憑證，同時也是科學(xué)研究的可靠資料。通過在新形勢下對檔案進行管理，能夠很好的保護檔案，延長檔案的使用時間，使其價值得到更好的發(fā)揮。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和社會的進步，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需求，迫切需要對檔案管理工作進行改革。檔案工作者要立足現(xiàn)實，通過不斷的探索和思考等，逐步的完善檔案管理工作制度，促使檔案管理工作能夠更好的適應(yīng)當前社會發(fā)展的需要，逐步的實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化和法制化的道路。

2 檔案管理工作的意義

檔案管理工作不僅是本職工作的需要，同時也是單位進步和發(fā)展的需要。檔案是衡量一個人的工作業(yè)績和基本素質(zhì)所必不可少的，通過對檔案的科學(xué)規(guī)范管理，能夠為單位的決策者提供第一手的資料，是制定長遠規(guī)劃的重要依據(jù)。在當前的經(jīng)濟形勢下，要充分的發(fā)揮出檔案管理工作的效應(yīng)，不斷的擴大其社會價值，要不斷的更新觀念和意識，通過不斷的探索和創(chuàng)新，來提高檔案管理的手段，更加真實全面的反應(yīng)單位整體的發(fā)展狀況。因此，加強對檔案工作的管理，能夠促進我國經(jīng)濟社會的發(fā)展和提升單位的良好形象，為企業(yè)的發(fā)展提供更大的競爭力。

3 檔案管理工作中存在的問題

1、不重視檔案管理工作。很多單位對于檔案管理工作都不夠重視，他們沒有意識到檔案的重要性，對檔案管理工作認識不正確，甚至一些單位的領(lǐng)導(dǎo)也錯誤的認為檔案并沒有實際的涌出，由于對檔案管理工作的不重視，直接阻礙了檔案管理工作的正常開展。在其管理過程中，長期缺乏監(jiān)督和監(jiān)管，造成了檔案管理工作有效性的缺失。

2、檔案管理工作不規(guī)范。針對眾多企業(yè)的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)他們在檔案管理工作的過程中，沒有配備專門的檔案管理工作人員。在工作的過程中，一般都是臨時抽調(diào)他人來進行管理，這樣，極大的降低了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。由于那些臨時過來的人員缺少相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，造成了檔案的收集、整理和歸檔的不規(guī)范和遺失問題時有發(fā)生。

3、檔案管理方式比較落后。隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，當前社會都向著信息化方向發(fā)展，但是很多企業(yè)的檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)的方式進行工作，很少涉及到現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用?，F(xiàn)代社會的檔案管理涉及的信息量大，采用傳統(tǒng)的人工方式進行檔案的管理，已經(jīng)無法滿足越來越復(fù)雜的檔案管理工作的需求，并且傳統(tǒng)的管理方式工作效率低下和質(zhì)量不高，特別容易出現(xiàn)問題。

4 提高檔案管理工作規(guī)范化的對策

1、依法管理，建章立制。要想做好檔案管理工作，就必須要進行依法管理，能夠確保檔案管理的科學(xué)化和實現(xiàn)檔案管理工作的制度化，可以較好的保護和充分利用檔案，為我國經(jīng)濟更好的服務(wù)。檔案法的通過，有力的保障了檔案工作的順利開展，為檔案管理工作打下了堅實的基礎(chǔ)，在檔案的收集、管理和甄別的過程中發(fā)揮了不可磨滅的貢獻。隨著科技的發(fā)展，檔案管理所需的設(shè)備也要進一步的優(yōu)化，需要對相應(yīng)的硬件設(shè)備進行更新升級，確保檔案管理工作的制度化和法制化，最大限度的發(fā)揮其社會價值。

2、與時俱進，求實創(chuàng)新。隨著信息時代的到來，為檔案管理工作帶來機遇的同時，也帶來了極大的挑戰(zhàn)。要想實現(xiàn)檔案管理工作與現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合，就需要不斷的解放思想，求實創(chuàng)新，要不斷的提高檔案管理工作者的服務(wù)意識，在掌握住專業(yè)知識的同時，更加要注重對現(xiàn)代管理技能的應(yīng)用，充分的發(fā)揮出檔案管理的信息優(yōu)勢，來服務(wù)社會。要充分的發(fā)揮出現(xiàn)代計算機的作用，盡量降低人為的因素，這樣能夠大幅度提高工作的效率。同時，在檔案的查找過程中，能夠利用檢索功能，快速找到所需檔案。

3、科學(xué)規(guī)范管理檔案。檔案管理人員要充分的結(jié)合自身單位的特點和實際需要，編制出切合實際便捷的檢索工具，建立和健全檔案的檢索體系，滿足工作的需要。要加強對檔案的保管，為利用者提供便捷。但是，在檔案的使用過程中，針對那些特別重要的珍貴檔案，要妥善的進行保管，一般將復(fù)制件進行外借利用，原始資料一概不予外借和查看。要加強對檔案存放地的相關(guān)設(shè)施建設(shè)，盡量減少外界對他們的影響。要積極主動的進行探索，尋求出科學(xué)規(guī)范的管理檔案，不斷的發(fā)揮檔案的作用，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

4、重視檔案工作的管理。檔案工作具有十分重要的作用，要在企業(yè)內(nèi)廣泛宣傳，同時還要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)從思想和行動上重視檔案管理工作，要正確的認識其重要性，積極主動的促進檔案管理工作的開展，為檔案管理工作的開展創(chuàng)造一個良好的條件。要加大對檔案管理工作的宣傳和投資，特別是要借助現(xiàn)代工具如網(wǎng)絡(luò)、報刊和電視等加大對檔案重要性的宣傳，不斷的采用現(xiàn)代工具計算機來構(gòu)建起現(xiàn)代檔案管理工作的模式，從而來提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促進檔案管理工作的整體水平。

5、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要想實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，還需要不斷的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員的綜合素質(zhì)的高低直接會影響到工作的質(zhì)量和規(guī)范化。要吸收和引進專業(yè)的管理人才，同時還要不斷的對檔案管理人員進行培訓(xùn)，不斷的提高他們的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。通過不斷的學(xué)習(xí)和探索，來建立起一套行之有效的規(guī)章制度，因地制宜，促進檔案管理工作規(guī)范化的不斷發(fā)展。

5 結(jié)束語

總之，在當前新形勢下，要不斷的解放思想，開拓進行，吸收和引進先進的管理經(jīng)驗為我所用，加強檔案管理工作的規(guī)范化，能夠提升管理部門的水平，同時還能夠大幅度提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步作出巨大的貢獻。

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作者簡介

張冬麗（1969-），女，本科，經(jīng)濟師。