技術檔案管理信息化

摘 要：技術檔案管理工作繁瑣枯燥，但對技術工作任務的開展卻極為重要，為了使檔案工作規(guī)范化、標準化，有必要建立健全檔案管理信息化制度，做好電子文件的處理工作，本文根據(jù)石油地質(zhì)檔案管理工作經(jīng)驗，介紹行之有效的技術檔案管理信息化的途徑。

關鍵詞：技術檔案；信息化

技術檔案管理在石油地質(zhì)工作中起著重要作用，是地質(zhì)結(jié)論形成和重大決策的基本依據(jù)。它是一代代工程技術人員艱苦工作的成果資源，是技術傳承的載體。然而，技術檔案在實際管理中存在數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低的問題，要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理的信息化。石油地質(zhì)檔案管理的信息化路程并不簡單，經(jīng)歷了單機管理到聯(lián)網(wǎng)管理的過程，從人員培訓，增強檔案管理現(xiàn)代化意識，加快硬件設施建設，創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍等方面進行了全面加強。

1 建立檔案管理現(xiàn)代化制度

科學規(guī)范的檔案管理，是衡量單位檔案部門工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，技術檔案記錄著工程技術人員的工作成果，很多工程項目是分期分批進行的，技術檔案為接下來的工作提供了第一手的資料，是進行科技活動的基礎，檔案管理工作做好了，為領導和科技人員進一步工作和決策提供準確依據(jù)，為單位的科技發(fā)展奠定堅實的基礎。

檔案管理主要包括兩個方面的內(nèi)容：一是對檔案資源的管理管理，二是對檔案中所含信息的管理。檔案資源管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等，檔案管理流程如圖1。

在手工管理的時代檔案工作缺乏制度化，檔案管理工作繁重，檔案收集規(guī)范困難，檔案查找效率非常低。常常出現(xiàn)檔案管理人員由于工作調(diào)動后，人員的專業(yè)素質(zhì)不同，在檔案立卷構(gòu)成中不能按照一致的文件目錄順序新進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍，使整理查找工作量非常大。

觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化，如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進程，即使有一流的檔案保護和管理設施，也不能形成檔案管理現(xiàn)代化。檔案工作人員在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，要依靠科技進步和科學管理，建立和時代合拍的檔案意識。信息化的檔案信息發(fā)布交流，才能轉(zhuǎn)變對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等情況，達到變檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放，使檔案工作更好適應發(fā)展的需要，這樣通過檔案資源建設來建立科學合理的檔案體系，檔案信息化管理包含了信息的輸入、存儲、加工、輸出等過程，是一種信息控制系統(tǒng)。

2 實現(xiàn)檔案管理人員裝備和技術的現(xiàn)代化

隨著檔案受重視程度的大大提高，檔案管理的設備得到不斷完善和更新，檔案管理技術手段的進步也推動檔案工作人員提高效率，從而實現(xiàn)在單位生產(chǎn)中，檔案工作產(chǎn)生重要作用，促進技術信息的有效交流，提升單位在生產(chǎn)中的決策水平。

2.1 建設復合型的人員隊伍

檔案管理人員隊伍建設是實現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。檔案管理人員應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。

提高檔案管理人員的信息化意識，按規(guī)范進行信息化，信息文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都在計算機上實現(xiàn)，檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。

2.2 統(tǒng)一檔案管理標準。

檔案管理手段需要不斷提高，也必須加強檔案管理的標準化，標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立，如果各單位技術檔案不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，技術檔案資源資源共享交流也就難以實現(xiàn)。

為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門必須提高檔案管理人員信息化工作技能，有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識，創(chuàng)造條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，從而不斷提高工作技能。

檔案管理部門在制定適應信息化建設的檔案管理制度過程中，不僅要健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟，還要制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

2.3 按需配置管理設備

在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要建立起規(guī)范的管理機制，適當購入和更新設備，經(jīng)常進行新技術新方法的學習培訓。在網(wǎng)絡工作環(huán)境下，電子文件的標準化也很重要，電子文書處理規(guī)范化標準化，可保證長期有效的利用。

檔案管理信息化首先要不斷加強硬件建設，及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設備等現(xiàn)代化辦公設備，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的應用，充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，利用信息設備和網(wǎng)絡，提高檔案流轉(zhuǎn)的效率，及時開發(fā)出豐富的檔案信息，滿足技術領導和技術人員的需要，將技術檔案的價值有效化。實際應用后，現(xiàn)代化技術手段在檔案管理中運用，為檔案工作注入了活力，極大地提高了檔案管理工作的效率，為單位創(chuàng)造可觀的社會效益和經(jīng)濟效益。

3 結(jié)束語

石油地質(zhì)資料的管理工作，經(jīng)歷了手工管理、單機信息化管理到聯(lián)網(wǎng)信息化管理的過程。通過建立科學規(guī)范化的檔案信息管理，科學規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升管理水平，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化科學化，進而使檔案管理工作立于不敗之地，有效提高檔案工作的價值，有效服務于石油地質(zhì)的技術工作，成為技術發(fā)展的助力。

參考文獻

[1]丁海斌.<中國科技檔案史>.東北大學出版社， 2007年版

[2]張寧. <我國電子文件管理現(xiàn)狀調(diào)查與思考>.檔案學通訊2008（6）：67-73

[3]辛希孟.<信息技術與信息服務國際研討會論文集>，中國社會科學出版社1994年北京

作者簡介

鄧力健（1966—），女，四川省德陽市人，工作單位：中石化西南分公司石油工程監(jiān)督中心，職務：檔案管理員，研究方向：技術檔案管理。