WORD 中“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”的應(yīng)用小技巧

文／中鐵第四勘察設(shè)計(jì)院集團(tuán)有限公司　徐梅

WORD 中“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”的應(yīng)用小技巧

文／中鐵第四勘察設(shè)計(jì)院集團(tuán)有限公司徐梅

“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”深受喜愛(ài)用Word編輯文章的朋友歡迎，它們的恰當(dāng)使用，既可使文檔條理清楚、重點(diǎn)突出，又能提高文檔編輯速度，還可以達(dá)到美化版面的效果。本文結(jié)合個(gè)人工作實(shí)踐，總結(jié)了一些有關(guān)“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”應(yīng)用的小技巧，在此與大家共同學(xué)習(xí)探討。

編號(hào)；符號(hào)；編輯

一、項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的自動(dòng)創(chuàng)建

（一）設(shè)置自動(dòng)功能。Word軟件中的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”通常默認(rèn)設(shè)置為自動(dòng)功能開(kāi)啟模式，大家可通過(guò)[工具]→[自動(dòng)更正選項(xiàng)]，打開(kāi)“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”對(duì)話框，檢查是否已經(jīng)開(kāi)啟自動(dòng)編號(hào)功能。如下圖1所示，如果“鍵入時(shí)自動(dòng)應(yīng)用”區(qū)域的“自動(dòng)項(xiàng)目符號(hào)列表”和“自動(dòng)編號(hào)列表”前面被勾選，則說(shuō)明“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”的自動(dòng)創(chuàng)建功能已開(kāi)啟；如果未勾選，則可單擊它們前面方框勾選，然后單擊確定，從而開(kāi)啟自動(dòng)功能。

圖1

（二）項(xiàng)目符號(hào)的自動(dòng)創(chuàng)建。按上述步驟開(kāi)啟項(xiàng)目符號(hào)自動(dòng)創(chuàng)建功能后（即“自動(dòng)項(xiàng)目符號(hào)列表”前為勾選狀態(tài)），在需插入項(xiàng)目符號(hào)段落的開(kāi)頭先輸入一個(gè)項(xiàng)目符號(hào)（項(xiàng)目符號(hào)可通過(guò)“插入”下拉菜單的“符號(hào)”對(duì)話框選取，Word軟件為大家提供了豐富的項(xiàng)目符號(hào)，如圖2所示的“Wingdings”字體就有眾多項(xiàng)目符號(hào)可供選擇），然后輸入文本，回車(chē)后在新生成的段落中將會(huì)自動(dòng)添加和上一段落類(lèi)型相同的項(xiàng)目符號(hào)。

要想知道某段落的項(xiàng)目符號(hào)是否為自動(dòng)創(chuàng)建，可將光標(biāo)放在該段落任意位置，查看“格式”工具欄上的“項(xiàng)目符號(hào)”按鈕是否為凹陷狀態(tài)，若為凹陷則此段落的項(xiàng)目符號(hào)是自動(dòng)生成。

（三）編號(hào)的自動(dòng)創(chuàng)建。類(lèi)似于項(xiàng)目符號(hào)的自動(dòng)創(chuàng)建，開(kāi)啟“編號(hào)”自動(dòng)創(chuàng)建功能后（即“自動(dòng)編號(hào)列表”前為勾選狀態(tài)），在需創(chuàng)建編號(hào)的Word文檔中，按需輸入一個(gè)數(shù)字（也可以是字母或漢字編號(hào)）加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)（如“1.”、“a.”、“一、”等），接著輸入正文內(nèi)容，段落文字結(jié)束后按“回車(chē)”鍵，新生成的段落將會(huì)續(xù)接上一段落自動(dòng)生成同類(lèi)型編號(hào)。

圖2

也可通過(guò)以下方法快捷地查看文檔既有編號(hào)是否為自動(dòng)創(chuàng)建：將光標(biāo)放在帶有編號(hào)段落的任意位置，如果“格式”工具欄上的“編號(hào)”按鈕為凹陷狀態(tài)，則表示此段是“自動(dòng)編號(hào)”。

（四）項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的停止。在文字輸入過(guò)程中，如果想停止使用項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)，可直接按兩次回車(chē)鍵或者在不需要項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的位置，連按若干次退格鍵（←Backspace）使光標(biāo)退回到左邊界，還可以將光標(biāo)放在想停止使用項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的段落，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“格式”工具欄上的“項(xiàng)目符號(hào)”或“編號(hào)”按鈕，使它們處于凸出的狀態(tài)。

二、項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的添加

除了可以在輸入文本時(shí)自動(dòng)創(chuàng)建項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)，Word軟件還可以對(duì)已經(jīng)輸入的文本進(jìn)行項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的添加。

（一）項(xiàng)目符號(hào)的添加。如果想為已經(jīng)輸入的文本添加項(xiàng)目符號(hào)，可將光標(biāo)放在需添加項(xiàng)目符號(hào)的段落，通過(guò)“格式”下拉菜單的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”，打開(kāi)“項(xiàng)目符號(hào)”對(duì)話框（如圖3），按需選擇項(xiàng)目符號(hào)樣式，單擊“確定”按鈕，便可為該段落添加自己想要的項(xiàng)目符號(hào)。也可同時(shí)選擇多個(gè)段落，一次性為所選段落添加項(xiàng)目符號(hào)。

（二）編號(hào)的添加。類(lèi)似于項(xiàng)目符號(hào)的添加，同樣可以對(duì)已經(jīng)輸入的文本添加編號(hào)，將光標(biāo)放在需添加編號(hào)的一個(gè)或多個(gè)段落，通過(guò)“格式”下拉菜單的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”打開(kāi)“編號(hào)”對(duì)話框，按需選擇編號(hào)樣式，單擊“確定”即可。

圖3

三、項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的取消

有時(shí)電腦自動(dòng)添加的項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)，效果并不令人滿意時(shí)可以通過(guò)點(diǎn)擊[格式]→[項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)]，選擇“無(wú)”來(lái)取消它，但如果每次都這樣來(lái)取消也挺麻煩，對(duì)于需要永久取消自動(dòng)功能的使用者來(lái)說(shuō)很不方便。如果需要永久取消項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的自動(dòng)創(chuàng)建功能，可通過(guò)如下步驟操作完成：

1.打開(kāi)Word文檔，從格式菜單欄，依次單擊[自動(dòng)套用格式]→[選項(xiàng)]→[自動(dòng)套用格式]”，去掉“自動(dòng)項(xiàng)目符號(hào)列表(U)”前的勾選符號(hào)。

2.打開(kāi)“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”對(duì)話框，取消勾選“自動(dòng)項(xiàng)目符號(hào)列表”和“自動(dòng)編號(hào)列表”，單擊“確定”。

進(jìn)行了上述操作之后，便可永久取消項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的自動(dòng)創(chuàng)建，如需再次啟用項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的自動(dòng)創(chuàng)建功能，則可按前文“1．設(shè)置自動(dòng)功能”所述的方法再次啟用設(shè)置。

四、項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)應(yīng)用中的常見(jiàn)問(wèn)題及解決方法

（一）項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)與正文的間距控制。在項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的應(yīng)用過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)與正文之間距離過(guò)大（或過(guò)小）難以滿足用戶(hù)需求的情況，如何才能讓這“麻煩的間距”乖乖聽(tīng)話呢？找到問(wèn)題的根源至關(guān)重要，大家可打開(kāi)“工具”下拉菜單中“選項(xiàng)”下的“視圖”對(duì)話框，勾選“格式標(biāo)記”下的“制表符”選項(xiàng)后確定退出，然后將光標(biāo)放在文檔中有自動(dòng)生成項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)的段落，仔細(xì)觀察工作窗口的“水平標(biāo)尺”和編號(hào)后的“控制符號(hào)”，可以看到在左縮進(jìn)標(biāo)記附近會(huì)出現(xiàn)一個(gè)制表符（編號(hào)后也有），這是因?yàn)樵赪ord中應(yīng)用自動(dòng)編號(hào)時(shí)，軟件會(huì)自動(dòng)在編號(hào)與段落的第一個(gè)字符間插入一個(gè)不可編輯字符（默認(rèn)為“制表符”），并用制表位對(duì)齊正文，麻煩的間距就是由制表符引起的。

要想讓項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)與正文之間的距離聽(tīng)話，對(duì)癥下藥即可。同時(shí)可以將光標(biāo)放在需改變間距的段落，按住Alt鍵，通過(guò)向左或向右拖動(dòng)標(biāo)尺上的制表位來(lái)調(diào)整距離到自己滿意為止。除此方法，還可利用多插入“多級(jí)符號(hào)”來(lái)解決問(wèn)題，即依次單擊[格式]→[項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)]，打開(kāi)“多級(jí)符號(hào)”對(duì)話框，選取合適的樣式，單擊“自定義”，通過(guò)“自定義多級(jí)符號(hào)列表”中的“高級(jí)”選項(xiàng)，將“編號(hào)之后”的選項(xiàng)設(shè)置為“不特別標(biāo)注”，依次確定關(guān)閉所有設(shè)置對(duì)話框，項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)與正文之間將不再出現(xiàn)制表符了；如果想通過(guò)數(shù)值來(lái)控制“間距”，則可在“編號(hào)之后”選擇“空格”選項(xiàng)，根據(jù)空格的大小來(lái)調(diào)整項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)與正方之間的距離。雖然是多級(jí)符號(hào)，但作為一級(jí)編號(hào)來(lái)用也是很方便的。

（二）豐富充實(shí)項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的格式、樣式。Word軟件提供的項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)格式、樣式都很有限，往往不能滿足用戶(hù)需求。在實(shí)際應(yīng)用中，可以“自定義”出各種各樣滿足自身需求的項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)。如果想設(shè)置更多的項(xiàng)目符號(hào)，可從“格式”下拉菜單打開(kāi)“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”中的“項(xiàng)目符號(hào)”對(duì)話框，任選一種項(xiàng)目符號(hào)，通過(guò)“自定義”按鈕，打開(kāi)“自定義項(xiàng)目符號(hào)列表”，根據(jù)個(gè)人需求分別對(duì)項(xiàng)目符號(hào)字符的“字體”“字符”和“圖片”等進(jìn)行重新設(shè)置，設(shè)置效果可在“預(yù)覽”欄內(nèi)清晰顯示，滿意后單擊“確定”按鈕。

類(lèi)似于增加項(xiàng)目符號(hào)樣式，可以能過(guò)“編號(hào)”對(duì)話窗口的“自定義”按鈕，打開(kāi)“自定義編號(hào)列表”對(duì)話框，通過(guò)對(duì)“編號(hào)樣式”、“編號(hào)格式”進(jìn)行編輯，從而設(shè)置出各種各樣的編號(hào)樣式。比如：先在“編號(hào)樣式”下中選取“1，2，3，……”，然后在“編號(hào)格式”欄的數(shù)字前后分別輸入“第”和“章”兩個(gè)字，就可創(chuàng)建出自動(dòng)編號(hào)“第1章、第2章、第3章……”，還可打開(kāi)“字體”對(duì)話框，對(duì)“第”和“章”的字體、字形、字號(hào)、顏色、字符間距及陰影等效果進(jìn)行設(shè)置。

（三）將自動(dòng)生成的項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)轉(zhuǎn)換成文本。自動(dòng)生成“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”功能在文本輸入時(shí)相當(dāng)有用，但在進(jìn)行文檔編輯排版時(shí)經(jīng)常會(huì)因它們的“自動(dòng)”功能而產(chǎn)生很多的麻煩，為了保證自動(dòng)生成的項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)在編輯排版時(shí)不隨意發(fā)生“自動(dòng)變化”，不妨將它們轉(zhuǎn)換成可編輯的文本。具體做法如下：選中需轉(zhuǎn)換的段落文字，“復(fù)制”（快捷鍵為“Ctrl+C”）或剪切（快捷鍵為“Ctrl+ V”）段落文本，通過(guò)“編輯”下拉菜單的“選擇性粘貼”對(duì)話框，選擇“無(wú)格式文本”（如圖4），單擊“確定”，將段落文本粘貼到所需位置，然后就可隨心所欲的對(duì)項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)進(jìn)行編輯排版甚至修改了。

圖4

（四）“多級(jí)符號(hào)”的編排。在進(jìn)行試卷排版等工作中，“多級(jí)符號(hào)”將會(huì)非常實(shí)用。比如，在進(jìn)行試卷錄入之初，選擇一種“多級(jí)符號(hào)”（也可“自定義”出自己想要的多級(jí)符號(hào)，方法類(lèi)似與上述的“豐富充實(shí)項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的格式、樣式”），單擊確定退出設(shè)置。開(kāi)始文檔錄入，輸入一種編號(hào)（如“一、二、三、……”）加正文內(nèi)容，“回車(chē)”后自動(dòng)進(jìn)入下一個(gè)編號(hào)，按下“Tab”鍵將進(jìn)入下一級(jí)編號(hào)（如“（一）（二）（三）……”）；如想返回到上一級(jí)繼續(xù)編號(hào)，按下“Shift+Tab”快捷鍵即可。在進(jìn)行“多級(jí)符號(hào)”編排時(shí)，交替、靈活地運(yùn)用“Tab”和“Shift+Tab”這兩個(gè)快捷鍵，將會(huì)讓您的工作事半功倍。

五、結(jié)語(yǔ)

“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”功能在日常辦公中應(yīng)用廣泛，要想全權(quán)掌控這些項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)，讓它們真正做到為我所用，還需要大家在實(shí)際操作中多加琢磨，不斷地探索和總結(jié)。