事務(wù)驅(qū)動(dòng)型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)研究
——以采購應(yīng)付系統(tǒng)為例

（浙江商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 浙江杭州310053）

隨著企業(yè)信息化水平的不斷提高，以會(huì)計(jì)核算為核心的核算型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)逐漸轉(zhuǎn)向財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算并重的管理型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。傳統(tǒng)核算型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)以會(huì)計(jì)核算為中心、以業(yè)務(wù)單據(jù)和會(huì)計(jì)憑證為核心的設(shè)計(jì)模式，在實(shí)踐應(yīng)用中不斷地暴露出操作過于復(fù)雜、功能不能滿足管理需要等缺陷，在一定程度上限制了會(huì)計(jì)信息化的效果。

一、單據(jù)型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和事務(wù)驅(qū)動(dòng)型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的概念

單據(jù)型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，是指會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在功能設(shè)計(jì)時(shí)以紙質(zhì)單據(jù)（包括原始憑證和記賬憑證）為核心，按單據(jù)種類進(jìn)行功能劃分，對(duì)每類單據(jù)分別設(shè)計(jì)輸入和審核功能，確保了各類手工業(yè)務(wù)單據(jù)正確地在信息系統(tǒng)中得以重現(xiàn)，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)相關(guān)查詢和統(tǒng)計(jì)功能。

事務(wù)驅(qū)動(dòng)型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，是指以經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為對(duì)象，以紙質(zhì)單據(jù)為信息載體，以業(yè)務(wù)辦理流程（即事務(wù)）為導(dǎo)向形成的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。與單據(jù)型信息系統(tǒng)最大的區(qū)別在于該系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)不僅考慮了信息載體即各類單據(jù)的輸入審核，而且更多地考慮了業(yè)務(wù)連續(xù)性即單據(jù)之間聯(lián)系，這也正是管理型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)最需要的。

二、現(xiàn)有單據(jù)型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的不足

（一）當(dāng)前會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)信息的兩種模式

當(dāng)前我國會(huì)計(jì)信息化的會(huì)計(jì)軟件來源以購買通用商品化會(huì)計(jì)軟件為主，這類軟件在處理業(yè)務(wù)信息時(shí)，常見有總賬系統(tǒng)輔助核算和專門子系統(tǒng)管理兩種模式。

1.總賬系統(tǒng)輔助核算模式。總賬系統(tǒng)輔助核算模式是指業(yè)務(wù)信息在總賬系統(tǒng)中以記賬憑證輔助信息的方式進(jìn)行管理。該模式對(duì)會(huì)計(jì)科目設(shè)置特定的輔助核算，當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生后，在記賬憑證中錄入與業(yè)務(wù)相關(guān)的一些信息，在此基礎(chǔ)上提供查詢和簡單管理功能。以采購應(yīng)付系統(tǒng)為例，見圖1。

2.專門子系統(tǒng)管理模式。專門子系統(tǒng)管理模式是指業(yè)務(wù)在專門子系統(tǒng)中進(jìn)行管理，子系統(tǒng)以機(jī)制記賬憑證自動(dòng)傳遞到總賬系統(tǒng)中進(jìn)行核算。該模式對(duì)特定會(huì)計(jì)科目設(shè)計(jì)了專門子系統(tǒng)，當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生后，在子系統(tǒng)中輸入業(yè)務(wù)的原始單據(jù)，在子系統(tǒng)中完成單據(jù)的日常管理工作，通過機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證將核算信息傳遞到總賬系統(tǒng)。以采購應(yīng)付系統(tǒng)為例，見圖2。

上述兩種模式，總賬系統(tǒng)輔助核算一般適用于業(yè)務(wù)不多、管理要求不高的小微型單位；專門子系統(tǒng)管理適用于業(yè)務(wù)相對(duì)較多、對(duì)業(yè)務(wù)有管理要求的大中型單位。

但從原理上來看，兩種模式都是屬于單據(jù)型信息系統(tǒng)，設(shè)計(jì)時(shí)以單據(jù)（即會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證和記賬憑證）為核心，功能側(cè)重于單據(jù)的輸入、核對(duì)，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)相關(guān)查詢和統(tǒng)計(jì)功能。如總賬系統(tǒng)輔助核算模式是以記賬憑證為核心，以記賬憑證的輸入、審核和記賬為主要功能，輔以憑證、賬簿等查詢；專門子系統(tǒng)模式則以業(yè)務(wù)原始單據(jù)為核心，以各類原始單據(jù)的輸入、審核和生成機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證為主要功能，輔以賬證查詢功能。

圖1 采購應(yīng)付系統(tǒng)總賬輔助核算模式

圖2 采購應(yīng)付系統(tǒng)專門子系統(tǒng)管理模式

（二）單據(jù)型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)存在的不足

1.以單據(jù)為功能設(shè)計(jì)對(duì)象，忽視了各單據(jù)之間所存在的業(yè)務(wù)聯(lián)系。從信息角度來看，單據(jù)是某一業(yè)務(wù)在特定環(huán)節(jié)的信息載體，而業(yè)務(wù)是由一系列單據(jù)組成的一條信息線；現(xiàn)有會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在輸入和處理功能設(shè)計(jì)時(shí)，大多按單據(jù)種類進(jìn)行功能劃分，每類單據(jù)分別設(shè)計(jì)輸入和審核功能，確保了各類手工業(yè)務(wù)單據(jù)正確地在信息系統(tǒng)中得以重現(xiàn)，但忽視了單據(jù)之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系。一筆業(yè)務(wù)從產(chǎn)生到結(jié)束會(huì)產(chǎn)生多種不同單據(jù)，現(xiàn)有信息系統(tǒng)能重現(xiàn)各類單據(jù)，而單據(jù)之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系卻只能依靠人工分析處理來實(shí)現(xiàn)。

2.功能流程上先核算后管理，割裂了財(cái)務(wù)管理與會(huì)計(jì)核算一體化關(guān)系。核算和管理是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的兩大職能，目前的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在處理二者關(guān)系時(shí)往往是重核算輕管理，在功能流程設(shè)計(jì)時(shí)先核算后管理。如上述兩種模式中對(duì)采購業(yè)務(wù)的付款環(huán)節(jié)處理，都是先對(duì)付款單據(jù)進(jìn)行處理（制證或制單），再進(jìn)行采購與付款業(yè)務(wù)的核銷或結(jié)算，這一流程顯然與實(shí)際付款環(huán)節(jié)先核對(duì)應(yīng)付單據(jù)再付款的事務(wù)處理流程不符。

3.軟件功能設(shè)計(jì)時(shí)未能考慮事務(wù)處理中的管理行為。單據(jù)型系統(tǒng)在功能設(shè)計(jì)時(shí)，大多是圍繞著單據(jù)展開，在輸入環(huán)節(jié)基本上按各類單據(jù)分別設(shè)計(jì)相應(yīng)的輸入審核功能，對(duì)于整個(gè)業(yè)務(wù)過程中的事務(wù)管理操作往往沒有過多考慮。如在實(shí)際采購業(yè)務(wù)付款環(huán)節(jié)，采購發(fā)票需要分別進(jìn)行單據(jù)核對(duì)和付款審批二道環(huán)節(jié)才能進(jìn)入付款程序，而大多會(huì)計(jì)軟件只有一個(gè)單據(jù)審核功能，使采購發(fā)票的付款審批在系統(tǒng)中難以實(shí)現(xiàn)，只能采用付款審批單等變通形式，但恰恰也是這種變通，破壞了單據(jù)間的業(yè)務(wù)聯(lián)系。

三、事務(wù)驅(qū)動(dòng)型采購應(yīng)付系統(tǒng)設(shè)計(jì)

事務(wù)驅(qū)動(dòng)型采購應(yīng)付系統(tǒng)以采購業(yè)務(wù)為對(duì)象，以采購業(yè)務(wù)中所涉及的采購發(fā)票、付款單據(jù)和記賬憑證為信息載體，按“采購發(fā)票制單→核對(duì)→付款審批→付款→會(huì)計(jì)核算”的事務(wù)處理流程設(shè)計(jì)系統(tǒng)信息處理過程。

（一）新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程和功能劃分(見圖3)

1.制單：輸入人員以采購單據(jù)方式將采購發(fā)票中的應(yīng)付信息輸入應(yīng)付系統(tǒng)。

2.審核：核對(duì)人員核對(duì)機(jī)內(nèi)采購單據(jù)與原始憑證采購發(fā)票信息，確保輸入無誤。

3.付款審批：付款審批人員在付款前將同意付款的審核無誤采購單據(jù)進(jìn)行付款批準(zhǔn)。

4.付款：出納人員通過選擇已通過付款審批的采購單據(jù)進(jìn)行付款，并相應(yīng)在機(jī)內(nèi)補(bǔ)充付款單據(jù)信息。

圖3 事務(wù)驅(qū)動(dòng)型采購應(yīng)付系統(tǒng)模式

5.機(jī)制憑證：采購單和付款單在應(yīng)付系統(tǒng)中自動(dòng)生成已審核轉(zhuǎn)賬憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)。

6.記賬：財(cái)務(wù)人員在總賬系統(tǒng)對(duì)記賬憑證進(jìn)行記賬。

（二）新系統(tǒng)的主要變化

新系統(tǒng)與單據(jù)型專用子系統(tǒng)模式相比，二者原始憑證相同，在機(jī)內(nèi)都形成了采購單庫、付款單庫和記賬憑證庫，均通過機(jī)制憑證傳遞到總賬系統(tǒng)，其主要變化體現(xiàn)在應(yīng)付子系統(tǒng)的功能劃分和數(shù)據(jù)傳遞流程。

1.增加了業(yè)務(wù)編號(hào)作為業(yè)務(wù)關(guān)鍵字。對(duì)每一筆采購業(yè)務(wù)均給予唯一編號(hào)，對(duì)同一筆業(yè)務(wù)的采購單、付款單和記賬憑證，均記錄有該業(yè)務(wù)編號(hào)。通過該編號(hào)，能夠查詢到該筆采購業(yè)務(wù)的采購、付款和相關(guān)會(huì)計(jì)核算等全部信息。

2.應(yīng)付系統(tǒng)處理過程與事務(wù)處理流程相一致。采購業(yè)務(wù)的付款流程一般包括單據(jù)核對(duì)、付款審批、付款三個(gè)環(huán)節(jié)，新系統(tǒng)通過第2和第3步驟分別完成需付款單據(jù)的核對(duì)和付款審批，通過第4步驟根據(jù)已通過付款審批的采購單進(jìn)行付款，從而保證了事務(wù)流程在系統(tǒng)中得以重現(xiàn)。

3.付款單據(jù)由采購單生成。新系統(tǒng)通過選擇已付款審批采購單據(jù)進(jìn)行付款后形成付款單據(jù)，在采購單與付款單的信息中，均有相同的業(yè)務(wù)編號(hào)，從而強(qiáng)調(diào)了采購單與付款單的聯(lián)系。

4.取消了采購單與付款單核銷功能。核銷功能是現(xiàn)有應(yīng)付款管理系統(tǒng)中的重要管理功能，通過核銷建立采購單和付款單的對(duì)應(yīng)關(guān)系，將應(yīng)付業(yè)務(wù)標(biāo)志為兩清和未清業(yè)務(wù)。但在單據(jù)型信息系統(tǒng)中該功能是事后進(jìn)行的，由于操作滯后性及難以判斷正確性，核銷錯(cuò)誤很難檢查，極易導(dǎo)致往來管理混亂。新系統(tǒng)以事務(wù)處理為依據(jù)，付款單在生成時(shí)就明確了與采購單的聯(lián)系，因此在新系統(tǒng)中不需要在事后再進(jìn)行一次核銷操作。

（三）新系統(tǒng)的實(shí)施成效

該新系統(tǒng)在某項(xiàng)目單位已實(shí)施一年半。該單位年采購業(yè)務(wù)兩萬余筆，涉及供應(yīng)商一千多家，原已使用供應(yīng)鏈系統(tǒng)和財(cái)務(wù)軟件，財(cái)務(wù)部門設(shè)一人專職核對(duì)采購單據(jù)和應(yīng)付款管理。在新系統(tǒng)實(shí)施前，財(cái)務(wù)人員僅是核對(duì)采購部門的采購單據(jù)并付款，往來賬無法提供，采購款無法對(duì)賬，往來管理極為混亂。

新系統(tǒng)以事務(wù)驅(qū)動(dòng)為導(dǎo)向，優(yōu)化了數(shù)據(jù)處理流程，提高數(shù)據(jù)處理的正確性；同時(shí)通過加強(qiáng)對(duì)貨幣資金科目每日核對(duì)及采購數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)部門核對(duì)，及時(shí)有效確保了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確性，也避免了由于操作人員變動(dòng)而導(dǎo)致一些錯(cuò)誤成了歷史錯(cuò)誤而無法解決。新系統(tǒng)實(shí)施后，在未增加人員和費(fèi)用的前提下，建立起正確有效的往來賬，采購和付款信息查詢方便快捷，能隨時(shí)提供即時(shí)正確的詳細(xì)往來數(shù)據(jù)，對(duì)賬得到順利進(jìn)行，使采購付款環(huán)節(jié)得到了真正有效的管理和控制。

四、事務(wù)驅(qū)動(dòng)型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)用的幾點(diǎn)建議

業(yè)務(wù)單據(jù)是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后的書面記錄，不同單位同一業(yè)務(wù)的單據(jù)具有很大共性，單據(jù)型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)通用性強(qiáng)，這也是目前會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)多為單據(jù)導(dǎo)向的一個(gè)原因。事務(wù)驅(qū)動(dòng)型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)以各單位的事務(wù)流程為基礎(chǔ)，而各單位事務(wù)流程各具特色，意味著這一系統(tǒng)更注重個(gè)性化和專用性。在實(shí)施以事務(wù)驅(qū)動(dòng)型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

（一）以單位中的個(gè)性化主要業(yè)務(wù)為實(shí)施目標(biāo)

商品化會(huì)計(jì)軟件在常規(guī)功能上較為完善和穩(wěn)定，單位常規(guī)業(yè)務(wù)采用通用商品化會(huì)計(jì)軟件來實(shí)現(xiàn)管理和核算，從成本效益角度來看是切實(shí)可行的。但這種通用性，很大程度上放棄了個(gè)性化，如果單位某一主要業(yè)務(wù)個(gè)性化較明顯，運(yùn)用通用軟件將會(huì)導(dǎo)致種種不便，而采用事務(wù)驅(qū)動(dòng)型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，能起得事半功倍的效果。

（二）以處理個(gè)性化業(yè)務(wù)的一般事務(wù)流程為設(shè)計(jì)目標(biāo)

系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)要注意優(yōu)化現(xiàn)有流程，在各類事務(wù)流程分析時(shí)，應(yīng)區(qū)分一般事務(wù)和特殊事務(wù)，以處理一般事務(wù)流程為新系統(tǒng)的主要功能，在功能劃分上做到簡而精，降低系統(tǒng)復(fù)雜程度，有助于提高新系統(tǒng)的可操作性；特殊事務(wù)流程可通過轉(zhuǎn)化為一般事務(wù)流程或其他變通方式來實(shí)現(xiàn)。

（三）注重系統(tǒng)集成，系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)以二次開發(fā)為主

從現(xiàn)階段來看，事務(wù)驅(qū)動(dòng)型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)只能作為單位原有會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的一種有效補(bǔ)充而不是全盤替代。在新系統(tǒng)開發(fā)時(shí)，應(yīng)在已有會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，對(duì)其中存在較多問題或與管理不甚相符的部分以二次開發(fā)的方式，以事務(wù)驅(qū)動(dòng)為導(dǎo)向進(jìn)行單獨(dú)開發(fā)，以較少投入來產(chǎn)生最大效用。