基于Access和Excel的工程材料管理解決方案

沈　彬，陳中海，徐欣港，楊有為（.海洋石油工程（青島）有限公司，青島6650；.溫州科技職業(yè)學(xué)院，溫州5006；.大慶油田有限責(zé)任公司第二采油廠，大慶644）

基于Access和Excel的工程材料管理解決方案

沈彬1，陳中海2，徐欣港1，楊有為3
（1.海洋石油工程（青島）有限公司，青島266520；2.溫州科技職業(yè)學(xué)院，溫州325006；3.大慶油田有限責(zé)任公司第二采油廠，大慶1634143）

基于小型工程企業(yè)需求，探討以Access數(shù)據(jù)庫和Excel電子表格為工具，采用Access數(shù)據(jù)庫與Excel電子表格建立動態(tài)鏈接的方法，在公司Intranet網(wǎng)實(shí)現(xiàn)材料管理數(shù)據(jù)共享和分析。探討各崗位工程師Excel數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)的設(shè)計，以及在Access數(shù)據(jù)庫中建立查詢分析表的方法和種類。該解決方案簡單實(shí)用，并可以很好地提高各崗位工程師的工作效率，提高管理的敏捷性和準(zhǔn)確性。

Access；Excel；材料管理

0　引言

對于一個石化工程項(xiàng)目，材料管理與控制至關(guān)重要，因?yàn)樗灤┯谠O(shè)計、采購、催交、驗(yàn)貨、領(lǐng)用、施工等環(huán)節(jié)，涉及業(yè)主、設(shè)計單位、采購單位、供應(yīng)商、建造單位等各個市場主體。在國內(nèi)外都有大量的材料管理軟件系統(tǒng)，引進(jìn)管理軟件并使軟件本地化存在費(fèi)用高、部署時間長等問題。但對于中小型工程企業(yè)，通過使用Access數(shù)據(jù)庫和Excel電子表格，結(jié)合公司內(nèi)網(wǎng)就可以搭建起一套簡易但高效的材料管理解決方案。

1　系統(tǒng)設(shè)計與實(shí)現(xiàn)方案

1.1系統(tǒng)整體架構(gòu)

一般情況下，企業(yè)會建立Intranet網(wǎng)，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部溝通、文件傳輸、資源共享等，因此分布在各個部門完成不同崗位功能的人員可以通過Intranet網(wǎng)將各自的勞動成果與大家分享。例如一個石油平臺的建造項(xiàng)目：在設(shè)計部門有各個崗位工程師，他們負(fù)責(zé)提交材料采辦料單和施工料單，在工程師的電腦里一般會使用Excel電子表格對其所提交的采辦料單和施工料單進(jìn)行跟蹤和匯總，以進(jìn)行方便自查，核對是否有漏采辦材料、漏開施工料單等情況；建造項(xiàng)目組的材料工程師會依據(jù)設(shè)計工程師開具的料單開展采辦申請、下發(fā)施工用料等工作，項(xiàng)目工程師和專業(yè)工程師會從各自的角度關(guān)注材料的采辦、到貨和領(lǐng)用情況，在項(xiàng)目組的工程師的電腦里一般也會使用Excel電子表格存儲其關(guān)注的材料信息；最后在倉儲部的庫管員的電腦里也自然會用Excel電子表格存儲著一份材料接收發(fā)放動態(tài)表。因此，不難看到這些不同崗位的人員在一個項(xiàng)目里都完成了特定的材料管理工作，他們都有自己的Excel表，存儲自己所需要登記、更新和分析的材料信息。這樣項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)可以使用Access軟件建立數(shù)據(jù)庫，將分散于各個崗位電腦里的材料數(shù)據(jù)表聯(lián)系起來，通過在Access數(shù)據(jù)庫中建立各種查詢報表，以實(shí)現(xiàn)各個崗位對材料信息查詢、分析和校對等需求。系統(tǒng)整體架構(gòu)如圖1所示。

1.2數(shù)據(jù)表文件設(shè)計

一般情況下使用Excel電子表格進(jìn)行材料管理時，對于表格的列標(biāo)題名稱、數(shù)據(jù)格式都比較隨意。但是如果要將Excel電子表格作為外部鏈接數(shù)據(jù)表與Access建立數(shù)據(jù)庫，那么就要對它的列標(biāo)題名稱(等同于數(shù)據(jù)庫表的字段名稱)、數(shù)據(jù)格式進(jìn)行定義，因?yàn)樗鋵?shí)已經(jīng)成為了一個數(shù)據(jù)庫文件，不同的是Access數(shù)據(jù)庫僅有讀權(quán)限，沒有寫權(quán)限。

另外，Access數(shù)據(jù)庫也許僅僅是使用Excel模板文件中的特定的幾列數(shù)據(jù)，這些列的列標(biāo)題名稱和數(shù)據(jù)格式是不允許修改的。當(dāng)然該數(shù)據(jù)表的所有者可以添加其他列，以便記錄其他詳細(xì)信息，方便自己辨識和管理，這樣做不會影響系統(tǒng)的正常使用。

圖1　基于Access和Excel工程材料管理解決系統(tǒng)軟/硬件架構(gòu)

（1）設(shè)計部材料管理表設(shè)計

設(shè)計工程師材料管理的主要任務(wù)是維護(hù)設(shè)計物料碼表、提交材料采辦料單和下發(fā)施工料單，所以設(shè)計工程師應(yīng)該建立物料碼跟蹤表、采辦物料跟蹤表和施工物料跟蹤表。

物料碼跟蹤表應(yīng)該包含：物料碼、物料類別、物料長描述、若干物料屬性。物料碼維護(hù)和管理是實(shí)現(xiàn)科學(xué)物料管理的基礎(chǔ)，該表記錄了所有已經(jīng)應(yīng)用于指定項(xiàng)目的物料碼清單、類別和長描述，該表將在后面的查詢表設(shè)計里被廣泛應(yīng)用。采辦物料跟蹤表應(yīng)該包含：物料碼、若干物料屬性、采辦料單號、采辦料單名稱、采辦數(shù)量、單位、采辦依據(jù)和采辦日期等字段。在采辦物料跟蹤表中，物料碼、物料長描述、采辦料單號、采辦數(shù)量、單位共5個字段是外部數(shù)據(jù)庫字段，必須保持列名稱和數(shù)據(jù)格式；若干物料屬性、采辦料單名稱、采辦依據(jù)和采辦日期等是內(nèi)部輔助性字段，方便設(shè)計工程師自己查詢、添加、更新時使用。施工物料跟蹤表應(yīng)該包含：物料碼、若干物料屬性、施工料單號、施工料單名稱、施工數(shù)量、單位（與采辦物料跟蹤表中的單位保持一致）、對應(yīng)采辦料單號和開料日期等字段，其中物料碼、施工料單號、施工數(shù)量、對應(yīng)采辦料單號和開料日期是外部數(shù)據(jù)庫字段，其余是內(nèi)部輔助性字段。

設(shè)計工程師在其工作過程中跟蹤好物料碼跟蹤表、采辦物料跟蹤表和施工物料跟蹤表非常重要，因?yàn)樵O(shè)計階段所犯下的錯誤，都會影響到后續(xù)的采辦、領(lǐng)料和施工階段。但是如何幫助設(shè)計工程師少犯錯誤呢？除了其他板塊的同事反饋問題之外，最重要的是設(shè)計工程師要建立自查分析表。設(shè)計工程師可以通過公用的Access數(shù)據(jù)庫檢查如下問題：①所有的已采辦物料碼是否都已在物料碼跟蹤表中登記？②物料碼跟蹤表中是否存在物料碼系統(tǒng)錯誤？例如一碼對應(yīng)多個物料或多碼對應(yīng)一物料等問題。③施工料單總數(shù)量是否已經(jīng)超過了采辦料單總數(shù)量？即需要檢查是哪個環(huán)節(jié)存在統(tǒng)計錯誤，發(fā)現(xiàn)錯誤后需立即開展補(bǔ)采工作。④材料到貨數(shù)量是多少？設(shè)計工程師在開施工料單時可能需要先關(guān)注一下該施工料單的物料到貨情況。因此為了回答上述四個問題，應(yīng)該在Access數(shù)據(jù)庫中建立對應(yīng)的四個查詢報表，根據(jù)設(shè)計工程師的查詢需求返回匯總分析后的數(shù)據(jù)結(jié)果，以便滿足其自檢、分析、統(tǒng)計和分發(fā)等需求。

（2）項(xiàng)目組材料管理表設(shè)計

四是具有監(jiān)測控制功能。現(xiàn)階段，幾乎所有的電氣自動控制系統(tǒng)均配置了監(jiān)測控制功能，其目的就在于更好的監(jiān)管生產(chǎn)過程。當(dāng)系統(tǒng)在工作時段出現(xiàn)異常時，檢測系統(tǒng)便會對外發(fā)出警報，提醒現(xiàn)場作業(yè)人員及時撤離，以保障工人的生命安全。

項(xiàng)目組的材料管理任務(wù)主要是由各專業(yè)材料工程師和各專業(yè)現(xiàn)場協(xié)調(diào)完成，材料工程師的主要任務(wù)是：辦理采購申請、材料催交、組織材料驗(yàn)貨、跟蹤材料到貨和驗(yàn)貨結(jié)果等，專業(yè)現(xiàn)場協(xié)調(diào)的主要材料管理任務(wù)是：檢查已下發(fā)施工料單中的材料領(lǐng)取情況、檢查新下發(fā)施工料單中的材料到貨情況及到貨計劃、分析材料是否影響現(xiàn)場施工等問題。

因此項(xiàng)目組的材料工程師應(yīng)該建立并跟蹤好一張歸屬于他的跟蹤表，即材料到貨、驗(yàn)貨、合格材料數(shù)量跟蹤表。該跟蹤表應(yīng)該包含：物料碼、物料類別、若干物料屬性、采辦料單號、采辦料單名稱、采辦數(shù)量、單位、要求到貨日期、實(shí)際到貨日期、到貨數(shù)量、合格數(shù)量、未到數(shù)量等字段。其中物料碼、采辦料單號、采辦數(shù)量、單位、到貨數(shù)量、合格數(shù)量是外部數(shù)據(jù)庫字段，其余是內(nèi)部輔助字段。對于專業(yè)現(xiàn)場協(xié)調(diào)需要建立一張歸屬于他的表，即施工料單領(lǐng)料優(yōu)先順序表，該表表明了領(lǐng)取施工料單中的材料的先后順序，以指導(dǎo)倉儲發(fā)料和現(xiàn)場領(lǐng)料工作，也便于系統(tǒng)分析出每個施工料單的缺料情況，便于開展有目標(biāo)性的材料催交工作。該表包含：施工料單號、施工料單名稱、下發(fā)時間、領(lǐng)料優(yōu)先級等信息。其中施工料單號和領(lǐng)料優(yōu)先級是外部數(shù)據(jù)庫字段，其他是內(nèi)部輔助字段。

另外，項(xiàng)目組的項(xiàng)目工程師對于材料的管理應(yīng)該更加具有前瞻性，項(xiàng)目工程師應(yīng)該考慮按照四級計劃何時應(yīng)該收到詳細(xì)設(shè)計文件，并安排加設(shè)工程師開展材料采辦工作，以及確定相關(guān)材料采辦策略等問題。

（3）采辦部材料管理表設(shè)計

采辦部的采辦工程師的主要工作是跟蹤收到的每一個采辦料單的過程狀態(tài)，包括收到采辦料單日期、定標(biāo)日期、要求到貨日期，廠家回復(fù)到貨日期，實(shí)際到貨日期等信息。因此采辦工程師應(yīng)該建立一張歸屬于他的跟蹤表，該跟蹤表應(yīng)該包含：物料碼、物料類別、若干物料屬性、采辦料單號、采辦料單名稱、采辦數(shù)量、單位、要求到貨日期、廠家回復(fù)到貨日期、實(shí)際到貨日期。另外，采辦工程師還需要跟蹤每一個采辦訂單的跟蹤表，將描述訂單號與采辦料單號的關(guān)系，以及訂單的具體狀態(tài)。

（4）倉儲部材料管理表設(shè)計

材料發(fā)放與登記是倉儲部庫管員的工作，庫管員需要對每個施工料單中的材料項(xiàng)的發(fā)放數(shù)量、領(lǐng)料人、領(lǐng)料時間進(jìn)行登記。因此該跟蹤表應(yīng)該包含：物料碼、物料類別、若干物料屬性、施工料單號、施工料單名稱、領(lǐng)用數(shù)量、領(lǐng)用單位、領(lǐng)用人，領(lǐng)用日期、領(lǐng)用單號等字段。

（1）從Excel數(shù)據(jù)表動態(tài)鏈接到Access數(shù)據(jù)庫

在各個崗位人員按照規(guī)定模板建立好各自的材料管理跟蹤表并填寫好最新的信息后，就可以通過在Access數(shù)據(jù)庫中建立動態(tài)鏈接表的形式將Excel數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)自動讀取到Access數(shù)據(jù)庫中，以便在Access數(shù)據(jù)庫中建立各種查詢表，統(tǒng)計分析出各種材料狀況結(jié)果。

（2）設(shè)計工程師查詢表設(shè)計

屬于設(shè)計工程師的數(shù)據(jù)表有三個：物料碼跟蹤表、采辦物料跟蹤表和施工物料跟蹤表。首先設(shè)計工程師要保證物料碼體系的完整性，即物料碼跟蹤表里的物料碼應(yīng)該包含所有的采辦物料跟蹤表里的物料碼，采辦物料跟蹤表里的物料碼應(yīng)該包含所有的施工料單跟蹤表里的物料碼，因此需要建立相應(yīng)查詢表反饋物料碼體系不完整的地方；其次設(shè)計工程師需要查詢是否有漏采辦物料的情況，即該物料在施工物料跟蹤表里的總和已經(jīng)超過了采辦物料跟蹤表里的總和。

（3）材料工程師查詢表設(shè)計

材料工程師的查詢表設(shè)計可以更加多樣性，可以通過Access軟件根據(jù)自己的需要設(shè)計查詢表?？梢栽O(shè)計用于匯報的匯總報表，例如匯總出采辦管線總長、已到貨管線總長、已驗(yàn)貨管線總長和已合格管線總長；也可以設(shè)計查詢某一類管件的到貨情況，顯示該類管件在每一個批次采辦料單中的到貨情況；還可以根據(jù)目前施工料單缺料的情況，反推出所缺物料是在哪個批次的采辦料單里采辦的，形成缺料物料催交信息表，可以將該催交信息表發(fā)給相關(guān)采辦工程師，以便其依據(jù)采辦料單號和訂單號催交材料。

（4）采辦工程師查詢表設(shè)計

采辦工程師的查詢表設(shè)計主要是方便采辦工程師查詢采辦料單與訂單號之間的對應(yīng)關(guān)系，以及每個訂單對應(yīng)材料的到貨情況；也可以通過訂單號，查詢出其對應(yīng)的采辦料單號集合，以及每一項(xiàng)材料的要求到貨日期、目前采辦狀態(tài)等信息；最后也同樣可以匯總出采辦物資的匯總信息報表。

（5）項(xiàng)目材料狀況分析表設(shè)計

對于項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目工程師和項(xiàng)目協(xié)調(diào)等，可能需要查詢某一物料的采辦料單發(fā)出日期、到貨日期、驗(yàn)貨日期、到貨數(shù)量、合格數(shù)量、領(lǐng)用數(shù)量、庫存剩余數(shù)量等綜合信息時，可以建立對于某一物料的狀態(tài)分析報表，用于具體的分析工作。另外，也可以編制匯總報表，統(tǒng)計出整個項(xiàng)目采辦總量、到貨總量、驗(yàn)貨總量、合格總量、領(lǐng)用總量和剩余總量，用于對項(xiàng)目的材料狀況進(jìn)行宏觀分析。

2　結(jié)語

基于企業(yè)Intranet網(wǎng)，采用Access數(shù)據(jù)庫與Excel電子表格建立動態(tài)鏈接的方法，實(shí)現(xiàn)各崗位數(shù)據(jù)相互讀取，并用Access數(shù)據(jù)庫中的查詢表建立各種分析和匯總數(shù)據(jù)表，提高各崗位工程師的工作效率，提高管理的敏捷性和準(zhǔn)確性。

[1]王開華，湯自輝，臧柏齊，孫廣偉，錢伏華，朱國棟.核電建造管理信息系統(tǒng)MISNPC的創(chuàng)新與應(yīng)用.核科學(xué)與工程,2009，06(2)

[2]管延敏，周洋.基于VB.NET的船舶建造管理信息系統(tǒng)設(shè)計.船舶工程,2012,12(12)

[3]秦亮.基于信息技術(shù)的橋梁建造管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn).信息通信,2014,02(3)

Access;Excel;Material Management

Solution of MaterialManagement Based on Access and Excel

SHEN Bin1，CHEN Zhong-hai2，XU Xin-gang1，YANG You-wei3
（1.Offshore Oil Engineering(Qingdao)Co.,Ltd.,Qingdao 266520；2.Wenzhou Vocational College of Science and Technology,Wenzhou 325006 3.Oil Recovery Plant No.2,Daqing Oilfield Co.,Ltd.,Daqing 163414；）

Considering the small company's need,uses themethod of dynamic link between Access database and Excel data file,analyses and manage thematerial requisition,procurement and issue activity.Discusses the designmethod of the columns of Excel date files,and designs the query table of Access database.The solution is simple but useful,and it can promote the efficiency of engineer's work and accuracy ofmanagement.

1007-1423（2015）15-0053-04

10.3969/j.issn.1007-1423.2015.15.014

沈彬（1983-），男，浙江金華人，碩士，中級工程師，從事領(lǐng)域?yàn)楹Ｑ笫凸こ探ㄔ旃芾?/p>

陳中海（1980-），男，浙江溫州人，碩士，講師，研究方向?yàn)樽詣踊刂?/p>

徐欣港（1983-），男，山東萊州人，本科，研究方向?yàn)楹Ｑ笫凸こ探ㄔ祉?xiàng)目計劃控制

楊有為（1983-），男，黑龍江大慶人，本科，中級工程師

2015-04-07

2015-05-04