企業(yè)社會保險檔案管理信息化探析

李仁謙

（國網山東海陽市供電公司，山東 煙臺 265100）

社會保險檔案信息化憑借其記錄存儲信息量巨大、查詢檢索高效準確及保管節(jié)省空間等許多優(yōu)于傳統(tǒng)紙質檔案的特點，成為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的必然趨勢。美國是信息化和法律化高度發(fā)達的國家，其社會保險檔案已實現(xiàn)了數(shù)字信息化管理。從我國社會保險業(yè)務紙質檔案的特點來看，數(shù)字化檔案逐步取代紙質檔案將成為歷史的必然，而科學高效地提高社會保險檔案資料利用價值、避免傳統(tǒng)檔案封閉式管理的弊端也成為當前社會保險工作的重中之重。

1 新時期企業(yè)社會保險檔案管理信息化面臨的問題

新時期、新形勢下，缺乏現(xiàn)代化管理，內部組織制度不完善及人員素質有待提高等都是社會保險檔案管理信息化所面臨的問題和挑戰(zhàn)。第一，由于社會保險檔案信息化業(yè)務量大、任務重等特點，加之部分檔案管理人員未達到從業(yè)資格，難以保證檔案管理的工作質量，從而造成一些錯誤和問題，嚴重影響了社會保險檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。第二，信息化基礎設施的技術水平滯后，辦公效率低下，大大阻礙了社會保險檔案管理水平的進一步提高。當今，網絡早已滲透到社會發(fā)展和人民生活的各個領域，大大提高了現(xiàn)代辦公的效率和質量。第三，檔案數(shù)字化極易受人為攻擊及各種不可控因素的影響，造成數(shù)據(jù)被竊取、破壞、丟失的現(xiàn)象，因此，提升數(shù)據(jù)的保密處理水平，防止數(shù)據(jù)被攻擊顯得尤為重要。

2 企業(yè)社會保險檔案管理信息化建設應遵循的原則

企業(yè)社會保險檔案管理信息化建設應遵循多層次、多方位、多元化原則。

2.1 積極探索，不斷創(chuàng)新

要促進企業(yè)社會保險檔案管理方面工作的穩(wěn)固發(fā)展，必須根據(jù)企業(yè)發(fā)展的新任務、新要求以及新定位，統(tǒng)觀全局、制定戰(zhàn)略，合理科學運作，不斷創(chuàng)新思路。這就要求現(xiàn)代企業(yè)管理者對企業(yè)社會保險檔案管理信息化的構建目標和構建原則進行全新定位，積極探索，明確社會保險管理思路，深入了解企業(yè)職工需求。

2.2 提升素質，強化責任

企業(yè)社會保險檔案管理專員應全面掌握社會保險管理知識，精通信息化管理手段，擁有高度的責任感、職業(yè)道德以及認真細致的工作態(tài)度。

首先，要加強思想教育，使其充分認識到自身所肩負的責任，提高工作效率。其次，檔案人員要掌握并熟練運用數(shù)字化、信息化技術，努力使自己具備信息知識和網絡文化知識，通過教育培訓、學習交流等形式，不斷提高自身的綜合素質。最后，信息化環(huán)境下，管理人員發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題的能力要不斷提高，掌握全面的風險管理手段，提升企業(yè)競爭力。

2.3 完善制度，標準建設

完善社會保險檔案管理制度，建立一套系統(tǒng)全面、科學合理、操作性強的內部管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估及獎勵制度等，明確具體的責任制度，落實到人，形成統(tǒng)一規(guī)范、嚴格高效的業(yè)務程序，嚴肅處理違法亂紀行為，切實增強檔案管理監(jiān)督的執(zhí)行力和權威性。

在完善管理制度的同時，標準化能確保管理體系和運行機制有效展開。在標準化建設中，企業(yè)必須依據(jù)我國社會保險制度與自身人力資源管理要求，構建完善的社會保險信息管理平臺，實現(xiàn)“四個統(tǒng)一，一個高效”原則，即流程、軟件、標準及考核的統(tǒng)一及信息系統(tǒng)的高效運行，優(yōu)化社會保險管理模式，真正實現(xiàn)社會保險管理信息化，提高社會保險管理工作的規(guī)范性和合理性。

2.4 規(guī)范流程，安全操作

實現(xiàn)社會保險檔案信息化，要嚴格規(guī)范業(yè)務操作規(guī)程，需要具體到統(tǒng)一、規(guī)范和完善基本養(yǎng)老保險、基本醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險及生育保險的參保登記、基金征繳、待遇審核、待遇支付、財務管理、稽核監(jiān)督以及個人賬戶管理等各個環(huán)節(jié)，采用先進的信息網絡技術，使各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)局域聯(lián)網、遠程數(shù)據(jù)通信、常規(guī)統(tǒng)計信息一體化管理。

數(shù)據(jù)檔案信息雖然不怕蟲蛀、霉爛，但一旦發(fā)生中毒、計算機硬盤損壞等情況，將會造成數(shù)據(jù)丟失，后果極其嚴重。因此在檔案數(shù)據(jù)安全方面，首先，要做好防火墻等安全設置，對互聯(lián)網上提交的數(shù)據(jù)做好安全檢查；其次，個人檔案信息查詢時要同時判斷個人編號、身份證號、密碼等信息，在條件允許的情況下可綁定檔案所有人的手機號碼，在查詢信息時發(fā)送驗證碼進行驗證；最后，做好數(shù)據(jù)的備份工作，定期對數(shù)據(jù)進行異地備份。

3 結 語

人力資源管理工作是企業(yè)發(fā)展的核心工作，社會保險工作更是重中之重，加強社會保險檔案信息化管理是和諧社會發(fā)展的必然要求，也是信息化時代的必然趨勢。創(chuàng)新社會保險工作機制，完善社會保險管理制度，不斷提升企業(yè)社會保險檔案信息化管理水平，必將成為推動企業(yè)高效、健康發(fā)展的重要途徑。