分析基層社保檔案管理工作的研究

曲麗萍

【摘 要】文章簡述社保檔案管理的工作內(nèi)容以及對社會各行業(yè)人員的重要意義，從保管技術方法以及基礎設施建設兩方面進行分析，整理出現(xiàn)階段基層檔案管理中普遍存在的問題。提出了加強管理人員技能培訓及提高領導基層工作重視程度的有效建議，為社保檔案管理工作高效開展打下了堅實基礎。

【關鍵詞】社會保險；基層檔案；檔案管理

一、社會保險業(yè)務檔案管理工作的意義

1.社會保險業(yè)務檔案管理工作簡述

社會保險并不以收益為目的，在推廣過程中以人民的切實利益出發(fā)，減輕醫(yī)療等方面的社會壓力。社會保險檔案管理工作包含資料的整理收集、保管移送等，涉及到大量重要文件，因此工作職責重大。社保檔案是對投保流程的詳細記錄，也是對被保險人在受保期間出現(xiàn)各類狀況的總結(jié)，證明了居民與社保單位簽訂合同具體法律效益。國家規(guī)定企業(yè)在與員工簽訂勞務合同時對基礎社會保險應有詳細說明，員工在職期間由企業(yè)支付基本保險金額。員工檔案與保險繳納情況都會詳細記錄在檔案中，工作出現(xiàn)變動后由檔案管理部門出具證明將相應社保資料移送至新單位。

2.社會保險業(yè)務檔案管理的重要意義

將社保檔案長期保管對保險雙方都有利。管理部門可通過對統(tǒng)計資料進行查閱快速了解社區(qū)群眾的基本情況，對企業(yè)員工合法權(quán)益是否得到保障有一個全面認知，便于政策的落實和監(jiān)管工作全面開展。同時從直觀層面進行分析，在保險行業(yè)進步中發(fā)揮著重要作用，使業(yè)務員的日常工作效率得以提高，降低騙保案件出現(xiàn)的可能性。社保檔案管理在維持基層社會穩(wěn)定中也扮演著重要角色，是一系列民生工作開展的重要依據(jù)。

二、基層社會保險業(yè)務檔案管理工作存在的問題

1.工作管理制度不完善

現(xiàn)階段基層對檔案管理工作重視程度不高，缺少相應的工作參照標準，檔案存放室雜亂無章，對檔案的調(diào)動監(jiān)管松散，存在著大量危險因素很容易造成檔案丟失破損。大多數(shù)單位沒有獨立的檔案室，直接存放在管理人員辦公室中，分類也不明確，為資料調(diào)動帶來了很大困擾。由此可見大部分基層單位都缺少科學的管理方案。

2.檔案管理方式落后

社保資料以紙質(zhì)形式展現(xiàn)，重要合同擬定也是如此。檔案管理階段缺少科學的錄入手段，仍然局限于紙質(zhì)檔案的單一保管存放，時間久書本很容易受潮字體變得模糊，甚至遭受到蟲蛀出現(xiàn)不同程度的損壞。缺少信息化管理模式是造成一系列問題的主要原因，調(diào)檔需要對檔案進行頻繁的翻閱與復印，多次拆訂后頁面松散掉落現(xiàn)象時有發(fā)生，不安全同時嚴重影響管理人員工作效率。

3.基礎設施落后

社保制度在近年來取得較大的進步與完善，需要存放管理的資料檔案隨之增多，但落后的建筑結(jié)構(gòu)很難滿足資料存放對場地的需求，多數(shù)檔案室安放在空曠的角落中或者直接使用空余的房間，缺少必要的基礎設施建設。房間內(nèi)不具有通風結(jié)構(gòu)，大面積的門窗不能遮擋陽光，同時消防設備檢修更換不及時，多數(shù)老化現(xiàn)象嚴重。基礎設施落后的現(xiàn)狀為社保檔案存放帶來了很多安全隱患。

4.分類不清

分類混亂是各類檔案管理工作中存在的通病，在基層社保檔案管理工作中更是普遍存在。此類問題的表現(xiàn)形式有裝訂規(guī)章不統(tǒng)一、不同年份卷宗書寫格式存在差異、擺放位置缺少明確標記等，都不同程度的困擾檔案調(diào)動工作的進展。

5.檔案升級工作脫離實際

政府部門針對檔案管理基礎設施的建設給出了相應參照標準，下級單位在執(zhí)行政策時只注重是否達到規(guī)定要求，很少考慮單位實際情況。很多設施并不實用，檔案管理工作宣傳不到位，過于追求高科技信息化，忽略了資料管理從業(yè)人員的技術水平。導致一些先進設備建立后很少投入使用中，造成了資源浪費。

三、對基層社會保險業(yè)務檔案管理工作的幾點思考

1.加強管理人員重視程度

針對管理人員開展專項思想教育培養(yǎng)，幫助增強工作責任感，管理人員重視度增高可促進整個保管體系不斷完善。同時制定相應的管理制度，規(guī)范日常工作中的行為，提高為人民服務意識，使檔案的保存管理切實有效的深入到基層中。

2.加強從業(yè)人員教育培訓

加強檔案管理員的專業(yè)技能培訓，熟悉使用計算機網(wǎng)絡錄入基礎信息，使工作流程面向信息化發(fā)展。同時從業(yè)者還應該掌握相應的法律知識，明確檔案中的資料涉密部分，做到嚴格保管、合法調(diào)動，保障投保人的合法權(quán)益不受到侵害。

3.創(chuàng)建完善管理體系

資料的記錄與保管要做到一體化，單位內(nèi)部應探討出一套科學的檔案管理體系。對各項調(diào)檔、錄入工作進行嚴格審查，完善規(guī)章制度，使檔案管理人員在工作中有所依據(jù)，有針對性的進行。確保檔案中各項資料齊全才可歸檔，查閱調(diào)動需要進行記錄，對各項資料名稱在擺放處精準標記，減少翻動的范圍減小，保護了檔案的質(zhì)量安全。

4.加強各監(jiān)管部門溝通合作

保存與管理部門在工作中互相交流，借鑒彼此工作經(jīng)驗同時為基層社保管理工作打造了有利的工作環(huán)境。給基層社保經(jīng)辦機構(gòu)建立檔案室，指派專業(yè)的檔案管理人員對社會保險業(yè)務檔案進行集中統(tǒng)一管理、確保完整，收集、整理、保管各環(huán)節(jié)科學規(guī)范，便于社會利用。

5.建立信息化管理系統(tǒng)，在工作中使用先進設備

建立健全社會保險檔案門類是檔案基礎建設的基礎，微機化管理是社保檔案管理的發(fā)展方向，著力進行檔案管理軟件開發(fā)，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，通過文件類別的選擇直接生成保管期限，既避免了人工分類不準的現(xiàn)象，降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，充分發(fā)揮檔案為業(yè)務經(jīng)辦工作服務的作用。

四、小結(jié)

我國居民對于社會保障體系的建設越來越關心，而社會保障體系也在不斷地得到完善，覆蓋面也在進一步的擴大，參保人數(shù)也逐年上升，這些檔案關系到了每個參保人員的切身利益。因此，要對社保檔案進行科學的管理，保證每個參保個體的利益，社保檔案管理工作不容忽視。