淺析檔案信息資源的開發(fā)利用

劉云峰

一

檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是綜合信息資源的重要組成部分，其中蘊(yùn)藏著豐富的信息資源。借助檔案，我們可以更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來(lái)。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，信息資源的開發(fā)利用已經(jīng)成為人們的自覺行為，信息資源已經(jīng)成為重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理工作的最終目的，是最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源。只要做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，就能充分利用檔案的潛在價(jià)值創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案信息資源的開發(fā)利用是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是對(duì)人類精神財(cái)富的升華和再創(chuàng)造，要做好檔案信息資源的開發(fā)利用，就要在社會(huì)各界給予高度重視和大力的支持基礎(chǔ)上，持續(xù)有序地進(jìn)行，拓寬檔案信息資源的開發(fā)渠道。目前，我國(guó)檔案信息資源開發(fā)利用的形式很多，歸納起來(lái)主要有以下幾種：

第一，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，注重做好收集工作，不斷豐富館藏，處理好開發(fā)與保密的關(guān)系。在檔案利用的廣度、深度及提供良好服務(wù)方面加大力度，認(rèn)真分析自身優(yōu)勢(shì)和檔案利用者的實(shí)際需要，主動(dòng)出擊，多渠道、全方位、多層次地開發(fā)利用檔案信息資源，開發(fā)利用的新領(lǐng)域，發(fā)展開發(fā)利用的新局面，促進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用。大力宣傳檔案工作，提高檔案工作者的整體素質(zhì)，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用工作的開展。

第二，加強(qiáng)對(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)歸檔的各種門類和載體文件的督控指導(dǎo)，確保歸檔文件的齊全完整、準(zhǔn)確。開展檔案整理質(zhì)量檢查，規(guī)范檔案整理方法，提高檔案整理質(zhì)量，并按照有關(guān)規(guī)定認(rèn)真做好檔案登記、目錄報(bào)送工作。

第三，加強(qiáng)館室藏檔案的安全保管保護(hù)工作，完善人防、物防、技防措施，確保檔案實(shí)體的安全。做好重點(diǎn)檔案搶救工作，完善重點(diǎn)檔案保護(hù)利用制度。

第四，加強(qiáng)對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理，保障操作安全、接入安全和應(yīng)用服務(wù)安全。建立完備的檔案信息數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，完善檔案管理測(cè)評(píng)體系。

第五，加強(qiáng)重大活動(dòng)、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和重大科研項(xiàng)目檔案的指導(dǎo)服務(wù)和協(xié)調(diào)管理工作，做到及時(shí)建檔，齊全完整，流向清楚，依法移交、科學(xué)管理、利用方便。加強(qiáng)統(tǒng)籌城鄉(xiāng)綜合配套改革、農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營(yíng)、農(nóng)田水利基本建設(shè)、農(nóng)業(yè)合作開發(fā)項(xiàng)目、農(nóng)業(yè)科技、農(nóng)村土地承包、農(nóng)村基層組織建設(shè)、農(nóng)村三個(gè)文明建設(shè)、農(nóng)民社會(huì)保障、國(guó)家惠民政策實(shí)施成果等方面的建檔工作。

第六，加強(qiáng)對(duì)涉農(nóng)部門、鎮(zhèn)鄉(xiāng)、行政村等建立新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的聯(lián)系和指導(dǎo)，開展新農(nóng)村建設(shè)檔案工作，示范鎮(zhèn)鄉(xiāng)創(chuàng)建和村級(jí)檔案工作，規(guī)范化管理達(dá)省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)活動(dòng)，發(fā)揮典型示范作用，為農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、農(nóng)村穩(wěn)定和諧、基層民主建設(shè)和農(nóng)民增收服務(wù)。研究完善城建、國(guó)土、房地產(chǎn)、勞動(dòng)就業(yè)、社會(huì)保險(xiǎn)和社會(huì)救助體系專門檔案的管理體系和辦法，充分發(fā)揮專門檔案在維護(hù)人民群眾利益、促進(jìn)社會(huì)公平、構(gòu)建和諧社會(huì)方面的作用。

第七，樹立檔案工作前瞻性、創(chuàng)新性意識(shí)，圍繞民生需求，加快檔案資源建設(shè)和數(shù)字化處理進(jìn)程，切實(shí)建立方便人民群眾的體系完善。如功能多樣、檢索便捷、手工機(jī)讀并舉的檢索體系，編制館室檔案資料簡(jiǎn)介及政務(wù)、民生檔案利用指南和工程建設(shè)、婚姻、地籍、林權(quán)、知青、軍人等專題檔案目錄。并將保存價(jià)值高、利用頻率高的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，充分挖掘、整合館藏各門類檔案資料中的信息資源，為快速高效查閱和深度開發(fā)利用提供有力保障，服務(wù)民生，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。

第八，舉辦檔案展覽，是以檔案原件或復(fù)制件為材料，按照一定的主題進(jìn)行信息傳遞的方式。編撰、出版專題材料，編研成果的出版既為檔案使用者節(jié)約時(shí)間，提高效率，又將沉睡在庫(kù)房中的檔案變?yōu)橛袃r(jià)值的信息，對(duì)于檔案的長(zhǎng)期保管具有重要意義。

第九，建立現(xiàn)行文件查詢利用中心。這種服務(wù)方式是近幾年檔案部門推進(jìn)政府信息公開的重要舉措。各級(jí)國(guó)家綜合檔案館開展的現(xiàn)行文件提供利用服務(wù)，得到各級(jí)黨委和政府的重視和支持，受到社會(huì)各界的歡迎與好評(píng)。

二

檔案事業(yè)若要有所發(fā)展，必須面向社會(huì)、面向群眾，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。因此要加大檔案信息資源的開發(fā)力度，將無(wú)序信息加工成形式多樣的信息產(chǎn)品提供給廣大用戶，主要從以下方面進(jìn)行：

1.全面提高檔案人員的綜合素質(zhì)。檔案員的角色之一是在浩瀚的信息和各類用戶之間充當(dāng)信息中介，擔(dān)負(fù)組織管理和信息傳播的重要職能。因此，要提高檔案員的素質(zhì)。作為信息時(shí)代的檔案工作人員，其一要有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和使命感，有開拓進(jìn)取的創(chuàng)新精神；二要熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和為公眾提供方便快捷服務(wù)的技能；三要有良好的文化素養(yǎng)，要善于學(xué)習(xí)和吸收各種文化知識(shí)，使自己成為“雜家”。

2.加強(qiáng)檔案資源建設(shè)?！扒蓩D難為無(wú)米之炊”，搞信息化建設(shè)離不開先進(jìn)的軟硬件的支持，檔案信息資源建設(shè)需要長(zhǎng)期的資金投入。目前，檔案資源建設(shè)整體投資不高，有的部門缺乏資金來(lái)源，有的部門對(duì)檔案重視不夠。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)化管理上，沒有統(tǒng)一的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化格式，造成各自為政的局面。因此，整合各種檔案信息資源，提供規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)。對(duì)有利用和參考價(jià)值的各種門類載體檔案資料的征集工作，強(qiáng)化散存于民間的珍貴歷史檔案、名人檔案、地方特色檔案及與人民群眾的生產(chǎn)生活密切相關(guān)的各類檔案資料的征集，豐富和優(yōu)化檔案資源。

3.各級(jí)檔案館要在做到明確檔案密級(jí)。做好相關(guān)級(jí)別檔案的保密工作，確保國(guó)家機(jī)密，維護(hù)檔案所有權(quán)者的利益的基礎(chǔ)上，遵循“開放檔案的范圍應(yīng)最大化，檔案保密的范圍應(yīng)該最小化”的首要原則。依照《檔案法》的規(guī)定，把可以開放的檔案盡快開放出來(lái)，建立科學(xué)合理的降解密制度，處理好全面開發(fā)與適度保密的關(guān)系，積極穩(wěn)妥地做好已經(jīng)到開放期檔案的劃控和解密工作，這是滿足開發(fā)利用檔案信息資源需求的一個(gè)重要渠道和舉措。

4.解決檔案館檔案信息開放在時(shí)間上老化、內(nèi)容上滯后、空間上斷層脫節(jié)的問(wèn)題。設(shè)立現(xiàn)行文件服務(wù)利用中心，沖破《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定的實(shí)施檔案開放的領(lǐng)域，將一些與公民利益密切相關(guān)的材料按一定的方式向外公開是切實(shí)可行的辦法。實(shí)踐充分證明，現(xiàn)代信息技術(shù)手段是高質(zhì)量快速進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)的重要手段，可以創(chuàng)造優(yōu)越的條件、提高檔案信息的質(zhì)量及檔案信息的傳遞技術(shù)，使檔案工作者從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，使大力開發(fā)和科學(xué)合理、有效利用檔案信息資源成為現(xiàn)實(shí)，也可以為共享檔案信息資源打下基礎(chǔ)。

5.檢索工具是從浩瀚的檔案中迅速提取檔案的有效手段。編制檔案檢索工具，是開發(fā)利用檔案信息資源的基礎(chǔ)工作，十分重視這項(xiàng)工作。應(yīng)本著檢索檔案信息實(shí)用、方便、迅速、準(zhǔn)確的原則，采用微機(jī)管理及實(shí)行電子計(jì)算機(jī)檢索等現(xiàn)代化服務(wù)手段，完善檢索工具，優(yōu)化檢索手段，提高服務(wù)效率。

6.強(qiáng)化服務(wù)職能，提高服務(wù)質(zhì)量是為了全面開發(fā)檔案信息資源。檔案部門應(yīng)運(yùn)用各種服務(wù)方式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，最大限度地滿足利用者的需求，在服務(wù)態(tài)度上做到熱情主動(dòng)、細(xì)致周到，善于與利用者溝通，了解利用者的需求。在服務(wù)內(nèi)容上做到緊跟社會(huì)形勢(shì)，了解社會(huì)需求，及時(shí)地、有針對(duì)性地開發(fā)檔案資源，提供社會(huì)急需的高質(zhì)量檔案信息，在服務(wù)形式上做到上門服務(wù)、檔案信息上網(wǎng)等多種形式并用。

7.實(shí)行有償服務(wù)，調(diào)動(dòng)檔案信息開發(fā)利用工作人員的積極性。檔案信息開發(fā)利用工作是一項(xiàng)投入多、周期長(zhǎng)、見效慢、效益大的工作。每一項(xiàng)檔案信息開發(fā)成果都凝結(jié)著檔案人員的辛勤勞動(dòng)。檔案機(jī)構(gòu)作為社會(huì)公益機(jī)構(gòu)，一直靠國(guó)家有限的投入開展工作。檔案經(jīng)費(fèi)的缺乏，會(huì)挫傷檔案人員的工作積極性，直接影響檔案信息資源的開發(fā)利用。因此，檔案信息資源的開發(fā)利用應(yīng)與其創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，按一定比例收取費(fèi)用，增加經(jīng)費(fèi)投入，促使其健康發(fā)展，走以檔案養(yǎng)檔案的路子，使檔案信息開發(fā)工作形成良性循環(huán)。

8.加強(qiáng)對(duì)檔案的宣傳、提高全社會(huì)開發(fā)利用檔案信息資源的意識(shí)。檔案信息資源的開發(fā)利用需要機(jī)關(guān)企事業(yè)各級(jí)部門的積極支持和參與，以促進(jìn)工作的開展。這就需要通過(guò)開展多種形式、多種渠道的檔案宣傳，廣泛地宣傳檔案的重要作用、檔案部門的職能、檔案工作的內(nèi)容和基本任務(wù)。通過(guò)宣傳教育，人們逐步了解檔案和檔案工作，熟悉檔案部門的室藏內(nèi)容、利用檔案的方法等，有針對(duì)性地利用檔案。

檔案工作者主動(dòng)地將檔案工作與中心任務(wù)、大局工作聯(lián)系起來(lái)，主動(dòng)融入，主動(dòng)呼應(yīng)，抓住機(jī)遇，加快發(fā)展。要把積極進(jìn)取的精神與科學(xué)求實(shí)的態(tài)度結(jié)合起來(lái)，堅(jiān)持從部門的實(shí)際出發(fā)，正確分析檔案事業(yè)發(fā)展的有利條件和可能遇到的實(shí)際困難，突出重點(diǎn)，在服務(wù)大局中找準(zhǔn)位置，發(fā)揮作用，作出貢獻(xiàn)。