創(chuàng)新檔案管理工作之我見

謝玉榮

摘 要： 在信息和知識發(fā)展的時代，面對新形勢下的新問題、新挑戰(zhàn)，檔案管理工作者必須與時代要求相呼應(yīng)，以創(chuàng)新思維指導(dǎo)各項(xiàng)工作，只有這樣才能不斷推動檔案管理工作向更高層次邁進(jìn)，使我們的檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會各項(xiàng)事業(yè)，促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐。

關(guān)鍵詞： 創(chuàng)新 檔案管理 與時俱進(jìn)

創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力。創(chuàng)新對國家興衰和發(fā)展如此重要，對檔案管理工作也不例外。在信息和知識發(fā)展的時代，面對新形勢下的新問題、新挑戰(zhàn)，檔案管理工作者必須與時代要求相呼應(yīng)，以創(chuàng)新思維指導(dǎo)各項(xiàng)工作，只有這樣才能不斷推動檔案管理工作向更高層次邁進(jìn)，使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會各項(xiàng)事業(yè)，促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐。

新時代要求檔案工作必須打破常規(guī)，創(chuàng)新管理方式和服務(wù)機(jī)制，既要求廣大檔案工作者在思想上高度重視，又要在行動上主動探索，積極創(chuàng)新，這樣才能提高服務(wù)質(zhì)量和工作績效。

一、創(chuàng)新檔案管理方式

檔案室雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，仍然會感到所藏資源的不足。主要是由于檔案資源量的有限性和管理方式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以必須在充實(shí)收藏內(nèi)容、提高收藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的、有重點(diǎn)、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。近年來，我們對奎屯市信息中心的歷史技術(shù)檔案進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)范化的裝訂、整理工作，使檔案規(guī)范化、專業(yè)化；完成奎屯市政府電子政務(wù)工作二十年發(fā)展史志基本檔案信息的收集、加工、整理、編撰工作。通過對信息收集處理加工，使奎屯市電子政務(wù)史更符合現(xiàn)代檔案管理的要求，更便于儲存、查找。同時，隨著現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的廣泛應(yīng)用，要求檔案管理的方式必須與時俱進(jìn)地創(chuàng)新，最突出的特點(diǎn)是檔案實(shí)體和檔案信息分離。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式建立在手工操作的基礎(chǔ)上，而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應(yīng)計算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢，跟上現(xiàn)代化的步伐。我對奎屯市信息中心2003年以后的技術(shù)資料按照現(xiàn)代檔案管理的要求進(jìn)行電子編目，使檔案實(shí)體和檔案信息分離，檔案的信息與物質(zhì)載體分離，達(dá)到簡化立卷、深化檢索的目的，使奎屯市信息中心的檔案實(shí)體只作為保管單位進(jìn)行簡易組合，以便保管、保護(hù)和統(tǒng)計；而檔案信息檢索、傳輸?shù)闹饕獙ο?，脫離實(shí)體更便于作深層次加工、貯存，實(shí)現(xiàn)計算機(jī)檢索和在網(wǎng)上傳輸。

二、創(chuàng)新檔案服務(wù)方式

檔案服務(wù)是檔案工作的中心，檔案工作通過服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，使檔案事業(yè)與社會經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展，充滿生機(jī)與活力，走上可持續(xù)發(fā)展的道路。檔案服務(wù)創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)著重把握兩個方面：一是檔案服務(wù)內(nèi)容和范圍的創(chuàng)新。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，檔案服務(wù)的內(nèi)容和范圍是不斷擴(kuò)大的，這是適應(yīng)更好地進(jìn)行檔案服務(wù)工作和為需求者提供更優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的必然要求。二是檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新。隨著高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的保管條件逐步改善，同時檔案服務(wù)形式較過去有了極大的變化。在工作中，我們要加強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動性、針對性和及時性；要重視和加強(qiáng)對檔案利用者的研究，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還研究利用者潛在的需求，以便最大限度地消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求加強(qiáng)檔案服務(wù)的創(chuàng)新。近年來，奎屯市信息中心開展“信息化”、“融資貸款”、“中小微企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r”和“企業(yè)用工五狀況”專項(xiàng)調(diào)查共四期，整理回收調(diào)查表600余份，并形成有實(shí)用價值的調(diào)查報告，以此為依據(jù)為企業(yè)提供項(xiàng)目與技術(shù)咨詢100余次，最終幫助企業(yè)成功的申報項(xiàng)目12個，使中小微企業(yè)到位資金達(dá)685萬元，共整理技術(shù)檔案80余卷，有效地幫助中小微企業(yè)，極大地促進(jìn)奎屯市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

三、創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制

首先，擴(kuò)大信息源，加大對企業(yè)、城市化建設(shè)、重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案及相關(guān)信息的收集力度，為增強(qiáng)、擴(kuò)展服務(wù)功能提供保障。檔案工作可以引進(jìn)其他的競爭和協(xié)作的機(jī)制，加強(qiáng)信息工程建設(shè)與實(shí)施，使工作流程緊緊圍繞信息工程建設(shè)與實(shí)施來進(jìn)行，為企業(yè)提供收集、整理、存留包括統(tǒng)計在內(nèi)的全方位服務(wù)，并且定期對企業(yè)的檔案工作進(jìn)行檢查和評估，使各企業(yè)檔案工作上新臺階?？褪行畔⒅行拿磕甓紝褪欣ビ皲撹F、錦疆煤化工、奎屯融坤設(shè)備安裝有限公司、奎屯奎開電氣有限公司等大企業(yè)的技術(shù)檔案指導(dǎo)、檢查等工作，指導(dǎo)各企業(yè)完成技術(shù)檔案，使各企業(yè)的技術(shù)資料檔案更規(guī)范，更符合現(xiàn)代檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，有利于今后的查找和利用。其次，加大特色檔案收集力度。隨著信息化的發(fā)展，網(wǎng)上的信息越來越豐富，需要館藏特色檔案增強(qiáng)競爭力，認(rèn)真做好重大活動檔案的收集整理，并積極向社會開放，為我市經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)。再次，加快檔案信息化工作，全面推進(jìn)“數(shù)字檔案館”建設(shè)。在做好標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、整合信息資源，為廣大群眾提供科學(xué)快捷方便服務(wù)平臺?？褪鞋F(xiàn)已開通的政務(wù)微博，信息中心將奎屯市科技計劃項(xiàng)目“奎屯市政務(wù)微博平臺建設(shè)”可行性研究報告各項(xiàng)資料進(jìn)行收集整理，將各單位各部門的政務(wù)微博進(jìn)行整合，第一時間發(fā)布相關(guān)政務(wù)信息、解讀相關(guān)政策、披露重大事件動態(tài)，完成“兩化融合”工作實(shí)施方案技術(shù)資料的整理、歸檔及電子檔案目錄編制，逐步推動企業(yè)信息化的發(fā)展，為今后對技術(shù)資料的提供及利用打下良好的基礎(chǔ)。

四、創(chuàng)新檔案管理人員

檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)是以人為主體的創(chuàng)新，歸根到底要依靠“人”推動，同時是為了促進(jìn)“人”的更好發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。這就要對檔案管理人員進(jìn)行三個方面的培養(yǎng)：一是培養(yǎng)敬業(yè)精神。敬業(yè)是創(chuàng)新精神的基礎(chǔ)。檔案工作者要熱愛事業(yè)，積極思考問題，勇于提出改進(jìn)工作的意見和設(shè)想，而且不滿足于一得之功、一孔之見，不斷進(jìn)行檔案工作的探索和創(chuàng)新。二是培養(yǎng)獨(dú)立思考的習(xí)慣。檔案工作者要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在此基礎(chǔ)上，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。三是培養(yǎng)求實(shí)的科學(xué)精神。隨著高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，如何更好地創(chuàng)新服務(wù)，需要在實(shí)踐中不斷學(xué)習(xí)和研究。這就需要檔案工作者有科學(xué)的態(tài)度、實(shí)事求是的精神，準(zhǔn)確把握所面臨的新形勢和自身發(fā)展的新情況，尋找科學(xué)方法，用求實(shí)創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實(shí)踐，在研究當(dāng)中把握檔案的安全保障性和公共服務(wù)性，只有這樣才能推動檔案工作向更高層次邁進(jìn)，才能更好地為我市的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，有效地開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。