辦公自動(dòng)化管理研究

張伶俐

一、引言

隨著計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公方式和辦公條件發(fā)生巨大的變化，越來越多的企事業(yè)單位需要高效、節(jié)約型的現(xiàn)代化自動(dòng)辦公系統(tǒng)。信息化管理系統(tǒng)推動(dòng)了社會(huì)的快速發(fā)展，辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)在整個(gè)信號(hào)化管理系統(tǒng)中舉足輕重。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與現(xiàn)代辦公有機(jī)結(jié)合，更好地規(guī)范企業(yè)管理、提高工作效率、降低勞動(dòng)強(qiáng)度、節(jié)約成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息管理自動(dòng)化，做到企業(yè)內(nèi)部信息交互與資源共享。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要由計(jì)算機(jī)設(shè)備、信息平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)資源、辦公設(shè)備等元素組成，其內(nèi)涵和外延都隨著信息技術(shù)行業(yè)的發(fā)展而不斷豐富，其基本內(nèi)容包括：電子郵件、文件處理、數(shù)據(jù)處理、信息管理、資源共享、申報(bào)考核和網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等。辦公自動(dòng)化已經(jīng)逐步演化成一門新興的學(xué)科，許多高校已經(jīng)開設(shè)相關(guān)課程，涉及計(jì)算機(jī)多媒體、電子信息化、行政管理、人機(jī)工程等領(lǐng)域，為企事業(yè)單位現(xiàn)代化自動(dòng)辦公系統(tǒng)的建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的解決方案。

二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展

辦公自動(dòng)化的概念最早是在20世紀(jì)50年代提出的，隨著計(jì)算機(jī)新技術(shù)、新結(jié)構(gòu)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)目前已經(jīng)發(fā)展成集信息技術(shù)、系統(tǒng)基礎(chǔ)、通訊技術(shù)、科學(xué)技術(shù)等于一體的綜合性系統(tǒng)。70年代中期，為了應(yīng)對(duì)辦公量急劇增加對(duì)企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生影響的問題，結(jié)合當(dāng)時(shí)已經(jīng)迅猛發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)，辦公自動(dòng)化逐步得到廣泛應(yīng)用。

辦公自動(dòng)化發(fā)展至今，大致可以分為三個(gè)階段：

1.第一階段主要以單體計(jì)算機(jī)、打字機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公套件為核心的辦公自動(dòng)化，通過在個(gè)人PC上安裝辦公軟件（OFFICE系列），實(shí)現(xiàn)文字、數(shù)據(jù)的處理。此階段的自動(dòng)化辦公缺乏相應(yīng)的通信平臺(tái)，資源信息無法共享，無法實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程協(xié)同辦公。

2.第二階段是以網(wǎng)絡(luò)信息化管理為核心的辦公自動(dòng)化，隨著網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的快速發(fā)展，辦公自動(dòng)化發(fā)展為以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的工作流為存儲(chǔ)和處理對(duì)象，以E-mail、文檔上傳、復(fù)制下載、群組協(xié)同工作等技術(shù)手段為支撐，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、文檔處理的網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、無紙化，降低工作強(qiáng)度，提高工作效率。此階段的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建立和完善了各部門間的協(xié)同工作和信息共享機(jī)制。

3.第三階段是以知識(shí)為核心的決策支持型辦公自動(dòng)系統(tǒng)，建立在網(wǎng)絡(luò)信息管理級(jí)基礎(chǔ)上，細(xì)化到工作流中每一個(gè)單元運(yùn)用知識(shí)的過程。決策支持型辦公系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，針對(duì)辦公中需要決策的問題，構(gòu)建決策數(shù)字模型，由計(jì)算機(jī)做出并執(zhí)行相應(yīng)的決策程序。此階段的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以新的知識(shí)管理技術(shù)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)通信、知識(shí)的學(xué)習(xí)與共享，員工可以隨時(shí)隨地地與專家進(jìn)行網(wǎng)上實(shí)時(shí)交流，提高員工在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的主動(dòng)性和創(chuàng)新能力。

三、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的必要性

節(jié)約型社會(huì)是現(xiàn)今科學(xué)發(fā)展觀的內(nèi)在要求，是構(gòu)建和諧社會(huì)的重要組成部分，因此，辦公自動(dòng)化管理成為當(dāng)今企事業(yè)單位發(fā)展的必然要求。辦公自動(dòng)化對(duì)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提高管理和決策水平，促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步和“四化”建設(shè)都將起到重要的作用。

1.節(jié)約資源、提高工作效率。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)模塊含日常管理、信息發(fā)布、文件與檔案管理、遠(yuǎn)程交流等，通過信息轉(zhuǎn)換使各部門間資源得到共享，避免在人工操作過程中造成信息的丟失或混淆，節(jié)約成本，實(shí)現(xiàn)部分無紙化辦公，提高工作效率。目前我院日常工作安排和最新通知文件都是通過OA辦公系統(tǒng)公示，病人病歷和相關(guān)治療方案在計(jì)算機(jī)內(nèi)錄入并進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)上傳，方便各個(gè)科室及病人了解病情發(fā)展情況，提高各部門辦公效率和管理水平，促進(jìn)醫(yī)院日常業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、電子化、科學(xué)化，最終實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)“無紙化”辦公。

2.建立電子文檔，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢。利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)做好文件管理工作，實(shí)現(xiàn)文件管理全程電子化，包括文件的起草、審核、簽發(fā)等電子化工作，通過相關(guān)查詢模塊根據(jù)需要制定跨數(shù)據(jù)庫跨服務(wù)器的查詢功能，使各部門間信息得到共享，便于領(lǐng)導(dǎo)或者病人隨時(shí)查詢相關(guān)信息。近年來，我院已經(jīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上預(yù)約、網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上支付等功能，進(jìn)一步提升醫(yī)院管理水平，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

四、現(xiàn)階段辦公自動(dòng)化存在的問題

我國(guó)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)發(fā)展大致經(jīng)歷40多年，已經(jīng)建成多種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，特別是以知識(shí)為核心的決策支持型辦公自動(dòng)系統(tǒng)正在逐步建成。但從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀和未來需求來看，OA系統(tǒng)仍然存在以下一些困擾和問題；

1.辦公人員思想需要轉(zhuǎn)變，業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提高。辦公自動(dòng)化、智能化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是時(shí)代發(fā)展的必然要求，是單位提高自身競(jìng)爭(zhēng)力的必然途徑。許多企事業(yè)單位管理人員和工作人員由于習(xí)慣、年齡差異等原因，不愿接受新事物、不愿改變舊的習(xí)慣，始終抱著傳統(tǒng)辦公理念不放，甚至不能熟練的操作電腦，在一定程度上限制辦公自動(dòng)化的發(fā)展。

2.重硬輕軟，對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)涵理解不透。隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的推進(jìn)，許多企事業(yè)單位重視硬件設(shè)備的投資而忽視軟件平臺(tái)的建設(shè)，沒有協(xié)調(diào)好硬件與軟件的關(guān)系，對(duì)信息化辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)涵理解不清，麻木地加大硬件投入力度，批量采購電腦、服務(wù)器、路由器、交換機(jī)等，但相對(duì)應(yīng)的EPR、CRM、系統(tǒng)辦公等軟件配套不足，軟件的應(yīng)用得不到推廣，導(dǎo)致許多設(shè)備閑置，使得辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的存在成為擺設(shè)。

3.自動(dòng)化辦公系統(tǒng)安全性不高。自動(dòng)化辦公中的信息安全體系建設(shè)較重要，其中包括系統(tǒng)信息安全、權(quán)限控制、文件保密等。由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)的，有的單位上外網(wǎng)的計(jì)算機(jī)甚至多人合用一臺(tái)，權(quán)限、責(zé)任不明，自動(dòng)化辦公安全規(guī)章制度不健全，因此辦公系統(tǒng)很容易遭到外部或者內(nèi)部的非法入侵和破壞。

五、對(duì)策和建議

根據(jù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)中出現(xiàn)的問題，現(xiàn)提出以下對(duì)策：

1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)要以人為核心，對(duì)辦公人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求越來越高，因此要定期組織工作人員進(jìn)行自動(dòng)化辦公技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，及時(shí)交流工作經(jīng)驗(yàn)。所有人員不僅要學(xué)習(xí)并熟練操作電腦，而且要加強(qiáng)信息化辦公管理系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作效率。我院要成立專門的辦公自動(dòng)化管理機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，建立健全管理制度，使全院的醫(yī)生、護(hù)士都能利用OA系統(tǒng)，提高醫(yī)院的辦公效率。

2.辦公自動(dòng)化建設(shè)投入要做到軟硬統(tǒng)籌安排、合理分配。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)必須在投入適量的服務(wù)器、電腦等硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，將“軟件”的開發(fā)與應(yīng)用擺在建設(shè)的突出位置。辦公軟件的開發(fā)、調(diào)試周期比硬件的論證、采購周期要長(zhǎng)幾倍，因此一般單位都實(shí)行“先軟后硬”。比如我們單位根據(jù)各個(gè)科室的特殊需求，研發(fā)具有相應(yīng)病情錄入、查詢功等能的軟件，在軟件基本調(diào)試完成后，再配備相應(yīng)的硬件設(shè)備。在辦公自動(dòng)化建設(shè)中做到軟硬件的合理投入，才能有效、合理地建設(shè)好整個(gè)系統(tǒng)工程。

3.隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)涵不斷豐富、開放性不斷提高，日常工作對(duì)辦公自動(dòng)化越發(fā)依賴，辦公自動(dòng)化的信息安全變得十分重要。在辦公自動(dòng)化建設(shè)中，通過信息加密、身份驗(yàn)證保證文件信息的機(jī)密性和完成性；通過權(quán)限控制防止非法用戶的侵入；通過防火墻技術(shù)防止信息資源的泄露。通過上述技術(shù)手段保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全和正常運(yùn)行。

辦公自動(dòng)化經(jīng)過長(zhǎng)期發(fā)展已經(jīng)逐步規(guī)范，并且越來越成熟。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，辦公自動(dòng)化可以有效提高單位的工作效率，保證決策的科學(xué)性。

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