制作版權(quán)保護(hù)型公文

張菲

1. 閱讀修改限制型

版權(quán)保護(hù)型文檔一般都是分發(fā)給別人的文檔，個(gè)人留存的文檔不需要進(jìn)行限制保護(hù)。因此，一般是在自己留存的、原有未加密文檔的基礎(chǔ)上“脫殼”出來一份加密文檔提供給他人。

進(jìn)入文檔加密的渠道不光是“另存為”對話框，還可以通過WPS主菜單的“選項(xiàng)”進(jìn)入。文檔的打開權(quán)限密碼和修改權(quán)限密碼是分別設(shè)置和單獨(dú)起作用的。若同時(shí)設(shè)定了文檔的打開權(quán)限密碼和修改權(quán)限密碼，那么當(dāng)打開文件時(shí)，會先要求輸入打開密碼，而后輸入修改權(quán)限密碼，若沒有修改權(quán)限密碼，這時(shí)仍然可以使用文檔，只不過不能修改而已。這時(shí)，只需點(diǎn)擊“只讀”按鈕進(jìn)入只讀模式，就可以照常閱讀文檔內(nèi)容了（圖4）。

此外，若在加密窗口的隱私選項(xiàng)下取消對“打開或保存時(shí)標(biāo)記可見”復(fù)選框的選擇，那么，分發(fā)的文檔中可能存在某些修訂標(biāo)記或批注信息，但這些信息不被閱讀者首先看到，但它們卻是存在著的。若通過選中該選項(xiàng)，則這些批注或修訂信息會顯示出來，這樣就會泄露文檔編輯或修改的隱私。因此，一般不要去掉對該選項(xiàng)的選擇。

在“安全性”設(shè)置窗口中，點(diǎn)擊“高級”按鈕進(jìn)入加密類型選擇窗口，可選擇不同的加密類型，從而可為文檔設(shè)置不同級別的加密保護(hù)。還可以通過設(shè)置不同的密鑰長度，確定加密和解密的難易程度（圖5）。

以上所述為對整個(gè)文檔內(nèi)容進(jìn)行加密處理的情形。如果僅需要對文檔中的部分內(nèi)容進(jìn)行修改限制，只需選中要限制的段落，然后通過“審閱→限制編輯”按鈕，進(jìn)入編輯限制設(shè)置窗口，選中“限制對選定的樣式設(shè)置格式”，選擇文檔保護(hù)方式，選擇受限成員，最后點(diǎn)擊“啟動(dòng)保護(hù)”按鈕設(shè)置保護(hù)密碼即可（圖6）。

2. 內(nèi)容打印限制型

除了閱讀和修改限制之外，文檔限制還有一個(gè)重要的方面，那就是打印限制。大家知道，許多文檔或復(fù)習(xí)資料由于版權(quán)方面的考慮，制作者會將其制作成只能看、不能打印的PDF格式。那么，我們自己如何制作這樣的PDF文件呢？

用WPS文字打開編輯要加密的文檔（不論是TXT格式，或者是WPS、Word格式），通過“輸出為PDF格式”命令調(diào)出PDF文件設(shè)置窗口（圖7）。點(diǎn)擊“權(quán)限設(shè)置”選項(xiàng)卡，選中“權(quán)限設(shè)置”復(fù)選框（若無此密碼將無法完成后續(xù)設(shè)置），按需選擇三個(gè)復(fù)選項(xiàng)目，通過“打印權(quán)限”下拉列表選擇打印受限選項(xiàng)（圖8）。