提升效率 文章巧修改

張恒生

如今，耍筆桿的人越來越少，敲鍵盤的人越來越多。用電腦寫東西同樣離不開修改，修改自己的文章，修改他人的文章，多人修改同一篇文章……其中會涉及到不少影響效率的問題。下面介紹用經(jīng)典文字編輯軟件EmEditor和國產(chǎn)辦公軟件WPS，實現(xiàn)提升文章修改效率的三種高級技法。

1. 解決內(nèi)容替換的難題

修改文章時若出現(xiàn)不好尋找統(tǒng)一規(guī)律的大量問題。例如，搜集自網(wǎng)絡(luò)的文章，由于網(wǎng)頁格式符號作怪，復(fù)制來的文本在每段后帶有無用的“中醫(yī)網(wǎng)***”類字符串，這樣的字符串往往不僅內(nèi)容不盡相同，甚至字串長度也不同，無法用普通替換來完成（圖1）。

這時，先將要處理的文字復(fù)制到EmEditor空白文檔中，執(zhí)行Ctrl+H命令啟動替換窗口，選中“使用正則表達式”復(fù)選框，在“查找”框中輸入“中醫(yī)網(wǎng).*$”，“替換為”框保持空白，不輸入任何內(nèi)容（圖2）。最后點擊“替換全部”，只需數(shù)秒鐘，就可完成成千上萬字的不規(guī)則段尾信息處理（圖3）。表達式中“.*”表示從當(dāng)前位置開始的若干個任意字符，“$”表示一直到段尾結(jié)束。

2. 用好文章的審閱技能

傳統(tǒng)的文章修改一般用彩筆勾勾畫畫，修改之后的文章一目了然。電子稿若通過普通手段增刪改之后，往往看不出修改的痕跡。為此，WPS中提供了效仿傳統(tǒng)修改的審閱功能。

給別人修改文章，要添加建議，只需點擊“審閱”菜單，用“插入批注”按鈕插入批注意見即可（圖4）。若發(fā)現(xiàn)文章出現(xiàn)內(nèi)容錯誤、重復(fù)、缺失，需要修改、刪除或補充時，可利用“修訂”按鈕與下拉選單，直接進行文章的修改（圖5）。修訂的內(nèi)容會自動以紅色顯示。

3. 文章修改的其他難點

除了按審閱的辦法修改文章外，日常工作中往往還會遇到一些特殊情況。當(dāng)別人給你修改一篇文章時，也許對方?jīng)]按辦公軟件審閱與修訂的辦法去處理，而是直接在文章中作了增刪改操作，這樣若不看原稿，文章變動了哪些內(nèi)容，不好完全看出來。遇到這種情況，可采用WPS文字軟件的文章“比較”模式來找出不同。

通過“審閱→比較”呼出文檔比較對話框，指定修訂前后的文檔，然后點擊“確定”按鈕（圖6），即可出現(xiàn)文檔修改前后不同之處的對比畫面。

文章修改的另一個難點是體例不統(tǒng)一?，F(xiàn)實中，不少人寫的文章中涉及到的英文術(shù)語大小寫很不統(tǒng)一，例如寫“Windows”的文章，一會兒寫為首字母大寫的“Windows”，一會兒又是全大寫的“WINDOWS”，或者又出現(xiàn)了全小寫的“windows”，一篇文章中反反復(fù)復(fù)，隨機出現(xiàn)，手工修改比較麻煩。這時，用批量轉(zhuǎn)換選定內(nèi)容操作，效率就會大大提高。將文章復(fù)制到EmEditor中，選中要轉(zhuǎn)換的英文術(shù)語所在的段落，用右鍵菜單命令“轉(zhuǎn)換選定內(nèi)容→首字母大寫”，一次性統(tǒng)一規(guī)范英文術(shù)語（圖7）。

此外，還可以定制變首字母大寫（或變?nèi)髮?、全小寫）的“宏”按鈕，遇到拼寫不規(guī)范的英文術(shù)語時，點擊一下該按鈕，不規(guī)范的詞語馬上可規(guī)范起來。具體辦法：通過“宏→開始宏”開始錄制宏，選中任一個單詞（如：winDows），從EmEditor右鍵菜單“轉(zhuǎn)換選定內(nèi)容”選擇執(zhí)行轉(zhuǎn)換操作（如“首字母大寫”），然后用“宏→停止宏”命令停止錄制，給宏命名“首字母大寫”。最后開啟宏工具欄，“首字母大寫”按鈕顯示在工具欄上，方便以后使用。

小技巧

對于由別人作了批注和修改的文章的處理，在看完批注意見并領(lǐng)會后，可通過“刪除→刪除批注”命令刪除批注意見。對于別人修訂的內(nèi)容，可通過“接受”或“拒絕”按鈕來進行回應(yīng)處理。接受或拒絕修訂按鈕都有兩個選項，可選擇接受或拒絕當(dāng)前所選項目或一次性拒絕、接受所有修訂項目。

小提示

若用比較和處理結(jié)構(gòu)復(fù)雜的大文檔，還可根據(jù)處理文檔的性質(zhì)，充分利用EmEditor提供的多種視圖模式，例如大文件控制器、大綱導(dǎo)航、文件對比、分窗操作等功能來提高操作效率。

小提示

雖然以上術(shù)語規(guī)范也可以用Ctrl+H成批替換法，但至少需要兩次來完成，第一次將全部的“windows”替換為“Windows”，第二次將“WINDOWS”替換為“Windows”即可。另外，若出現(xiàn)類似“winDows”這樣中間大寫的不規(guī)范情形，則會有漏掉的詞。而采用上面的一次性全選轉(zhuǎn)換，或使用宏命令按鈕進行自動處理，則不會出現(xiàn)漏掉的情況，因此更快更準。