替換法快速調(diào)整錯序的編號

張齊

挑戰(zhàn)題描述

有一個Word編寫的文檔，內(nèi)容是一條一條的形式，每一條都有一個數(shù)字編號的順序。有時候會對其中的內(nèi)容條目順序進(jìn)行調(diào)整，能否在調(diào)整順序的時候，那些數(shù)字序號會自動重新調(diào)整，不用手工修改？（題號：20141803）

解題思路

對此挑戰(zhàn)，第1期《Word數(shù)字編號自動調(diào)整》一文中已經(jīng)介紹過一種方法，主要通過替換加SEQ域來實(shí)現(xiàn)的。我今天使用的也是替換法，但略有不同，我是將錯亂的手工編號，替換成自動編號來實(shí)現(xiàn)的。雖然后期沒有域的靈活性，但是前期的操作相對要簡單很多。

解題方法

首先，我假設(shè)提出問題的讀者采用了手工編號，編號格式為數(shù)字編號加中文頓號，示例如下：

1、條目1

2、條目2

5、條目3

3、條目4

4、條目5

6、條目6

……

這樣的缺點(diǎn)顯而易見，改了一個條目位置，就需要手工調(diào)整全部的編號，苦不堪言。下面我以Word 2010版本為例來演示解決的方法，其他版本的操作步驟類似。

首先，打開Word的查找和替換功能，在查找中輸入查找內(nèi)容為“<[0123456789]@、”，并且注意要勾選“使用通配符（圖1）。

這里我多解釋一下，“<”表示單詞開頭，“[0123456789]”表示在此范圍內(nèi)查找，“@”表示重復(fù)前一個或者多個，這樣就滿足找到所有開頭為數(shù)字然后跟中文頓號的自動編號了。

接下來的這步很重要，點(diǎn)擊“在以下項(xiàng)中查找”，并選擇“主文檔”（圖2）。這時就會發(fā)現(xiàn)，Word中已經(jīng)把手工編號給全選出來了（圖3）。

然后，我們使用Word提供的編號功能，插入自動編號（圖4）。此時將發(fā)現(xiàn)文檔有了很大改變（圖5）。

下面就是見證奇跡的時候了。切換到“替換”選項(xiàng)卡，替換內(nèi)容要保持空白狀態(tài)，然后點(diǎn)擊全部替換（圖6）。此時，原來錯序的手工編號已經(jīng)完全被替換成新的自動編號了，而且以后如有調(diào)整，序號也會自動調(diào)整改變（圖7）。

另外說句題外的內(nèi)容，很多人對使用自動編號后空出來的制表符感到很別扭，但是又不知道怎么取消掉。這個其實(shí)很好解決，用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊制表符的位置調(diào)出菜單，從中選擇“調(diào)整列表縮進(jìn)”命令打開選項(xiàng)窗口，在其中選擇“不特別標(biāo)注”就可以了。