Excel 2010中的會計數(shù)據(jù)校驗(yàn)研究

李金花

（河南牧業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)院 會計系，鄭州 450044）

會計數(shù)據(jù)是進(jìn)行財務(wù)分析、財務(wù)管理和財務(wù)預(yù)測決策的基礎(chǔ)，因此對Excel中輸入的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，保證會計數(shù)據(jù)的正確性是會計工作中至關(guān)重要的任務(wù)。

1 使用語音驗(yàn)證會計數(shù)據(jù)正確性

會計工作中需要仔細(xì)核對已經(jīng)輸入到Excel表格中的主營業(yè)務(wù)收入、各項費(fèi)用以及工資數(shù)據(jù)等，如果全部靠眼睛核對，很容易出錯。如果可以將表格中的會計數(shù)據(jù)朗讀出來，則既減輕了數(shù)據(jù)核對工作量，還不容易出錯。

1.1 添加語音朗讀功能到Excel2010的快速啟動工具欄中

Excel 2010中的語音朗讀功能需要用戶自己動手添加到快速啟動工具欄中。單擊“文件-選項”，在“Excel選項”對話框的左側(cè)選擇“快速訪問工具欄”。在“自定義快速訪問工具欄”選項卡中，在“從下列位置選擇命令”下拉菜單中選擇“不在功能區(qū)中的命令”。其中有5項內(nèi)容和語音朗讀相關(guān)，包括“按Enter開始朗讀單元格”、“按行朗讀單元格”、“按列朗讀單元格”、“朗讀單元格-停止朗讀單元格”、“朗讀單元格”。依次將其添加到右邊的自定義快速訪問工具欄中，如圖1所示，最后單擊“確定”按鈕完成操作?；氐紼xcel2010主窗口中，快速訪問工具欄中則已經(jīng)多了五個朗讀相關(guān)按鈕。

圖1 添加語音朗讀功能到快速訪問工具欄

1.2 設(shè)置朗讀聲音

打開“控制面板”的“語音識別”，單擊“文本到語音轉(zhuǎn)換”，在這里可以選擇朗讀的聲音和速度，如圖2所示。

圖2 設(shè)置朗讀語音和速度

1.3 使用語音校驗(yàn)數(shù)據(jù)

Excel朗讀的是工作表中可見的內(nèi)容，包括數(shù)字、中文、英文等，被隱藏的數(shù)據(jù)則不朗讀。如果英文是正確單詞會朗讀單詞，如果不是單詞則會依次朗讀每個字母；如果工作表為公式視圖，還會朗讀公式?，F(xiàn)在可根據(jù)情況對利潤表、工資計算表等會計表格選擇按行朗讀、按列朗讀、按Enter朗讀以及隨時停止朗讀。有了語音朗讀的小工具，這樣可以一邊聽著Excel清晰的朗讀聲，一邊對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，非常方便。眼睛和耳朵并用，可以輕松保證數(shù)據(jù)輸入的正確性。

2 利用數(shù)據(jù)有效性校驗(yàn)會計數(shù)據(jù)

利用Excel提供的數(shù)據(jù)有效性功能，既可防止無效數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，還能降低數(shù)據(jù)輸入出錯機(jī)率，提高數(shù)據(jù)輸入的效率。

2.1 對會計數(shù)據(jù)唯一性的校驗(yàn)

在會計數(shù)據(jù)輸入的過程中，有些數(shù)據(jù)是不允許重復(fù)輸入的，即確保數(shù)據(jù)的唯一性。例如科目編碼、發(fā)票號、商品編碼等等。在數(shù)據(jù)輸入過程中，依靠人工判斷難免出錯，而且還不容易被發(fā)現(xiàn)，可利用數(shù)據(jù)有效性來對要輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證。當(dāng)輸入重復(fù)數(shù)據(jù)時，計算機(jī)自動提示，以便及時發(fā)現(xiàn)并更改。例如在科目編碼名稱對照表中A列要輸入科目編碼，B列中輸入科目名稱。第一步設(shè)置有效性條件驗(yàn)證：先選定A列，選擇“數(shù)據(jù)-數(shù)據(jù)有效性”，單擊“數(shù)據(jù)有效性”對話框“設(shè)置”選項卡下的“允許”按鈕，在列表中選擇“自定義”，在“公式”文本框輸入“=COUNTIF（A：A，A1）=1”（公式需在英文狀態(tài)下輸入），此公式的意義是在A列不可以輸入相同的值，每個單元格的數(shù)據(jù)都是唯一的；第二步設(shè)置出錯時的提示信息：選擇“數(shù)據(jù)有效性”對話框的“出錯警告”選項卡，在“錯誤信息”文本框中輸入警示語“此科目編碼已存在”，單擊“確定”按鈕。完成設(shè)置后如果用戶在A列中輸入重復(fù)科目編碼，Excel就會彈出對話框，提示此科目編碼已存在，修改后才能接受不重復(fù)科目編碼的輸入。

2.2 對憑證日期的序時性校驗(yàn)

在會計憑證輸入的過程中，對憑證日期可以進(jìn)行序時控制，保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的連續(xù)性。例如A列中在A1輸入字段“日期”，然后選擇A2到A列最后一行，進(jìn)行數(shù)據(jù)有效性設(shè)置，如圖3所示。選擇“數(shù)據(jù)有效性”對話框的“出錯警告”選項卡，在“錯誤信息”文本框中輸入警示語“憑證日期必須序時”，單擊“確定”按鈕。完成設(shè)置后如果用戶在A列中輸入最后一張憑證之前的日期時，Excel就會彈出對話框，提示憑證日期必須序時，修改為大于或等于最后憑證的日期后才能確認(rèn)該日期輸入。

圖3 日期序時的有效性條件設(shè)置

3 利用查找函數(shù)校驗(yàn)會計數(shù)據(jù)

Excel提供了 LOOKUP、VLOOKUP、HLOOKUP 等多個查找函數(shù)，利用它們可以快速進(jìn)行數(shù)據(jù)查找。這里以VLOOKUP函數(shù)為例，介紹該函數(shù)在會計期末盤點(diǎn)時的數(shù)據(jù)校驗(yàn)應(yīng)用。

3.1 VLOOKUP函數(shù)的語法

VLOOKUP（lookup＿value，table＿array，col＿index＿num，range＿lookup）， 其中 lookup＿value 是指查找對象，table＿array 是指查找范圍，col＿index＿num是指在查找范圍找到查找對象時需要顯示的對應(yīng)列數(shù)，range＿lookup指明函數(shù)VLOOKUP返回時是精確匹配還是近似匹配。

3.2 利用VLOOKUP函數(shù)校驗(yàn)盤點(diǎn)表

會計核算中往往需要在期末進(jìn)行庫存盤點(diǎn)等操作，當(dāng)盤點(diǎn)工作由兩個不同人員來完成時，還需對不同人員盤點(diǎn)出的兩張數(shù)據(jù)表中的庫存數(shù)量進(jìn)行核對，如圖4所示。

圖4 庫存商品盤點(diǎn)表

在盤點(diǎn)2表中的C1輸入字段名“數(shù)據(jù)核對”，在C2輸入公式“=B2-VLOOKUP（A2，盤點(diǎn) 1！ SAS2：SBS 9，2，0）”，將公式向下自動填充到C9單元格。從公式的結(jié)果可看到兩張盤點(diǎn)表核對的結(jié)果。即結(jié)果為0的單元格表示兩表數(shù)據(jù)一致，結(jié)果非0的單元格表示對應(yīng)商品的庫存數(shù)量兩表有差異。Vlookup函數(shù)在兩表或多表數(shù)據(jù)核對時經(jīng)常用到，熟練掌握該函數(shù)的用法對提高會計數(shù)據(jù)的處理能力有較大幫助。

4 利用條件格式校驗(yàn)會計數(shù)據(jù)

上例中兩張表之間的數(shù)據(jù)校驗(yàn)還可通過條件格式來完成。條件格式應(yīng)用就是通過自定義公式規(guī)則，將兩表中數(shù)據(jù)不一致的行突出顯示出來。選取盤點(diǎn)1表的A2：B9區(qū)域，執(zhí)行“開始-條件格式-新建規(guī)則”，在選取規(guī)則類型中選擇“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”，在編輯規(guī)則說明框中輸入公式 “=S B2＜＞VLOOKUP（S A2，盤點(diǎn) 2！SAS2：SBS9，2，0）”，單擊“格式”按鈕，將符合公式規(guī)則的行設(shè)置為“綠色”的填充背景，單擊“確定”按鈕完成條件格式設(shè)置。設(shè)置后的效果是庫存數(shù)量不一致的商品所在行顯示綠色背景，如圖5所示。

圖5 設(shè)置條件格式以及條件格式結(jié)果

總之，財務(wù)人員應(yīng)該熟練掌握Excel的各種數(shù)據(jù)校驗(yàn)技巧，保證會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，這樣才能合理有效分析企業(yè)財務(wù)以及經(jīng)營狀況，為管理決策者提供及時有效的會計信息，促進(jìn)企業(yè)高效管理。

［1］徐雅云.Excel數(shù)據(jù)有效性的應(yīng)用探討［J］.電腦知識與技術(shù)，2014（32）.

［2］李金花.會計數(shù)據(jù)處理［M］.鄭州：河南科學(xué)技術(shù)出版社，2014.