冬瓜山銅礦ERP實施過程中物料編碼對策研究

韋鵬程

摘要：ERP是集信息技術與先進管理思想于一身的現(xiàn)代企業(yè)運行管理模式，是對企業(yè)資源進行有效共享與利用的信息管理系統(tǒng)。在ERP實施過程中，物料編碼是艱巨而復雜的工作。怎樣制定一套既完整實用，又能滿足系統(tǒng)要求的物料編碼方案，是最棘手的問題。文章根據(jù)銅陵有色冬瓜山銅礦物料編碼編制方案，對編碼編制思路和做法進行了研究。

關鍵詞：ERP；物料編碼；編碼規(guī)則；冬瓜山銅礦；現(xiàn)代企業(yè)運行管理模式 文獻標識碼：A

中圖分類號：F830 文章編號：1009-2374（2015）33-0006-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.33.004

1 概述

ERP是英文Enterprise Resource Planning的縮寫，即企業(yè)資源計劃。它是將企業(yè)內(nèi)部資源整合在一起，對采購、生產(chǎn)、成本、庫存、分銷、運輸、財務、人力資源進行規(guī)劃，從而達到最佳資源組合，取得最佳效益。實施ERP的行業(yè)和企業(yè)千差萬別，但無一例外其物料編碼的問題是擺在實施前的第一座難關。而對于礦山而言，物料問題更是覆蓋信息化實施的各個方面，ERP實施效果的好壞，規(guī)范的物料編碼規(guī)則起著決定性的作用。冬瓜山銅礦現(xiàn)有物料18300多種，2005年以來一直在使用佳易系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)物料編碼先后經(jīng)過兩次升級，至目前使用的是7位編碼。隨著設備和生產(chǎn)工藝的改進，物料也在不斷發(fā)生變化，由于編碼的擴容性有限，新增的物料在名稱和編碼上都顯得比較雜亂，同時也存在部分一料多碼現(xiàn)象，無法與母公司及其他子公司、分公司的物料進行有效的信息交換。因此，合理規(guī)范地對現(xiàn)有物料進行編碼，是實施ERP首先需要解決的問題。

2 物料編碼在ERP中的作用

目前，冬瓜山銅礦根據(jù)母公司的實施方案，正在實施的是ORACLE_ERP系統(tǒng)。物料是庫存管理的主體和對象，也是供應鏈系統(tǒng)和制造系統(tǒng)的重要基礎，是ORACLE最核心的基礎數(shù)據(jù)之一，包括：企業(yè)管理的所有物品、原輔材料、產(chǎn)成品、備品備件、零配件、半成品、虛擬的物品（虛擬件、ATO物品、PTO模型、費用物品等）。物料管理是企業(yè)管理規(guī)范化的前提和重要標志，在定義物品編碼前需要了解各方面的物品信息要求，制定合理的物品編碼規(guī)則。

3 ERP物料編碼規(guī)則

ERP系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的識別和處理需要通過一種具有唯一性的代號進行，這便是物料編碼。它作為準確快速、有效的數(shù)據(jù)輸入方式，在ERP系統(tǒng)管理上起著重要作用。

3.1 物料編碼原則

3.1.1 唯一性原則。盡管物料有不同的名稱和屬性，但同一種物料，不論出現(xiàn)在什么產(chǎn)品上，只能用同一個代碼，而不同的物料，哪怕有極微小的區(qū)別也不得用同一個代碼。

3.1.2 擴展性原則。代碼結構必須能適應編碼對象不斷增加的需要，也就是說，必須為新的物料對應有足夠的備用碼。

3.1.3 分類性原則。該原則要求物料應該按照規(guī)定的標準或規(guī)則劃分成不同的類別，使得同一類物料的編碼在某一方面具有相同或相近的性質(zhì)。例如10表示有色金屬材料及制品、101表示有色礦產(chǎn)品（陽極泥）等。

3.1.4 穩(wěn)定性原則。代碼不宜頻繁變動，編碼時，應考慮其變化的可能性，盡可能保持代碼系統(tǒng)的相對穩(wěn)定性。

3.2 物料編碼規(guī)則

表1

大類代碼 中類代碼 小類代碼 流水號

XX XXX XXX XXXXXX

根據(jù)以上規(guī)則，對物料按照大中小類進行編碼，舉例如下：

表2

代碼 大類名稱 中類代碼 中類名稱 小類代碼 小類 流水號 物料名稱

15 電工器材及電子元器件

104 低壓電器

104 接觸器類

000112 交流接觸器A210-30-11

…… …… …… ……

根據(jù)上表，交流接觸器A210-30-11的編碼為15104104000112，根據(jù)這一規(guī)則，對冬瓜山銅礦所有物料逐一進行編碼，保證每個編碼對應一種物料，同時一種物料也只有唯一的編碼。

3.2.1 物料整理、分類。冬瓜山銅礦根據(jù)現(xiàn)有使用的物料情況，由專業(yè)人員對物料進行整理分類，規(guī)范物料的名稱、規(guī)格、型號、材質(zhì)、等級、計量單位、設計圖號、單位重量、體積、品牌等，將18300多種物料分成13個大類、144個中類、800多個小類，并具有足夠的可擴展性。

3.2.2 確定編碼方案、制定編碼規(guī)則、編碼。通過專業(yè)人員對使用物料類型的不斷討論研究，結合以前佳易系統(tǒng)的物料編碼經(jīng)驗，最終確定采用樹形結構分類法。即將數(shù)據(jù)逐次分成有層級的類目，類目間構成并列和隸屬的關系，形成串、并結合的樹形結構。根據(jù)這一分類法，結合母公司的物料編碼方案，編碼規(guī)則確定為2-3-3-6共14位，方式如上表1和表2。

3.3 物料編碼中的常見錯誤

3.3.1 有的物料在使用時需要指定供應商。物料編碼人員往往把供應商信息添加到物料中去，這樣會直接導致一物多碼。

3.3.2 利用系統(tǒng)隨機編碼。這樣做雖然在物料較少時能有一定的作用，但是隨著物料品種的不斷增加，在采購、庫存、銷售等管理上會顯得非?；靵y。

3.3.3 不具有足夠的擴展性。物料在編碼時不僅要考慮目前使用的物料，也要留有足夠的空間，保證大類、中類、小類和流水碼具有足夠的擴展性。

3.3.4 物料庫存估價科目分類不準確。包括原材料-主要材料、原材料-輔助材料、庫存商品、委托加工物資-成本、自制半成品、受托加工物資、周轉(zhuǎn)材料-低值易耗品、周轉(zhuǎn)材料-包裝物、工程物資等，分類混亂。

3.3.5 物料產(chǎn)品分類不準確。存在針對同一種大類不同規(guī)格型號的物料不同產(chǎn)品分類的情況。

4 物料編碼的維護

ERP系統(tǒng)中所有的物料都應是統(tǒng)一的編碼，這就需要由專業(yè)人員來進行統(tǒng)一維護，才能保證唯一性。冬瓜山銅礦的物料需求計劃是從車間在ERP內(nèi)發(fā)起的，如果車間材料員在ERP系統(tǒng)內(nèi)找不到所需求的物料，即作為新增物料向采購員提出新增申請，采購員再次從ERP系統(tǒng)內(nèi)查詢是否有該物料，確認需要新增時，對物料名稱、規(guī)格型號、計量單位等屬性進行規(guī)范，集中到專業(yè)人員。由專業(yè)人員審核后向母公司提出新增物料申請，最后由母公司專業(yè)小組從ERP系統(tǒng)內(nèi)新增需求的物料或?qū)⒛腹竞推渌庸镜南嗤锪线M行分配使用。新增物料的過程均在ERP運行維護系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)，5個工作日內(nèi)完成，確保物料及時添加，保證正常生產(chǎn)需要。

5 結語

在當今的信息化時代，市場競爭首先是企業(yè)信息資源的競爭。企業(yè)信息化建設是企業(yè)做大做強的必由之路和有效途徑。ERP是現(xiàn)代企業(yè)嶄新的管理手段，規(guī)范的物料編碼為ERP的成功實施和長期正常運行提供絕對的數(shù)據(jù)支撐和堅實的數(shù)據(jù)基礎。

參考文獻

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（責任編輯：周 瓊）