條形碼在檔案管理工作中的應(yīng)用探微

李延梓

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)健快速發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體制已經(jīng)引起了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。如何能立足根本加強(qiáng)創(chuàng)新，搞好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作一直是保險(xiǎn)各項(xiàng)工作開(kāi)展的有力保障。本文通過(guò)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出了條形碼技術(shù)在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中的優(yōu)勢(shì)所在，強(qiáng)調(diào)了條形碼在保險(xiǎn)檔案管理應(yīng)用中的必要性。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)；條形碼技術(shù)；檔案管理

我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)的參保人群正在逐年上升，傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理模式已經(jīng)不能完全滿足我國(guó)社保事業(yè)發(fā)展的需要。有效加快社會(huì)保險(xiǎn)檔案電子化建設(shè)，落實(shí)建立起無(wú)錯(cuò)化、效率高、易查詢，保存久、成本低的新型管理手段已刻不容緩。社會(huì)保險(xiǎn)作為與社會(huì)勞動(dòng)者息息相關(guān)的重要社會(huì)福利，妥善建立檔案管理，對(duì)維護(hù)勞動(dòng)者的合法權(quán)益、控制勞動(dòng)者工傷事故后的及時(shí)服務(wù)提供了保障。

1 我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀

我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)管理中，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理是一項(xiàng)要求相當(dāng)復(fù)雜繁瑣的基礎(chǔ)性社會(huì)工作。社會(huì)保險(xiǎn)檔案內(nèi)容包括企事業(yè)單位的業(yè)務(wù)開(kāi)展，記錄企業(yè)和職工的基本資料和參保信息，相關(guān)的社會(huì)保險(xiǎn)管理統(tǒng)計(jì)和分析等資料。社會(huì)保險(xiǎn)需要工作人員正確的區(qū)分清楚檔案的內(nèi)容，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的分類原則在安全的保管期限內(nèi)進(jìn)行檔案保管。

一般情況下，為了能夠更好的保管好已有檔案的完整和安全，從而規(guī)范整個(gè)檔案系統(tǒng)，方便查處對(duì)應(yīng)的參保人員。工作人員嚴(yán)格按照檔案部門的要求整理裝訂檔案，使用檔案局設(shè)計(jì)的卷內(nèi)目錄，案卷封皮要求統(tǒng)一印刷。在編寫檔案的頁(yè)眉頁(yè)腳、填寫案卷目錄時(shí)要求將包括附件在內(nèi)的所有資料全部裝入一個(gè)卷內(nèi)，并按年度分類。

在我國(guó)近幾年的社會(huì)保險(xiǎn)工作中，涉及保險(xiǎn)基金的有關(guān)管理存在很多一時(shí)難以消除的問(wèn)題，這些問(wèn)題已經(jīng)成為影響代表國(guó)家形象、承辦社會(huì)福利的民生事業(yè)的巨大隱患。例如：某些企業(yè)存在非常嚴(yán)重的社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用拖欠情況，發(fā)生社會(huì)事故的勞動(dòng)者苦于無(wú)處評(píng)定責(zé)任和爭(zhēng)取保護(hù)。還有些地方管理部門通過(guò)巧立名目，塞耳障眼任意減免當(dāng)?shù)厣鐣?huì)保險(xiǎn)基金、出現(xiàn)擠占挪用的情況等等，這些現(xiàn)象都嚴(yán)重?fù)p害了勞動(dòng)者的根本。而這些現(xiàn)象要消除，除建立健全監(jiān)督管理機(jī)制外，強(qiáng)化檔案管理，讓保險(xiǎn)各項(xiàng)工作規(guī)范透明，顯得必不可少。

2 建立社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案系統(tǒng)的可行性

2.1 社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案系統(tǒng)的必要性

檔案管理工作的步驟包括：收集資料、整理補(bǔ)充、保管、鑒定重復(fù)性和次序、統(tǒng)計(jì)、使用等基礎(chǔ)工作。如果按照傳統(tǒng)的人工操作，需要工作人員逐卷上賬、逐個(gè)錄入、逐張閱讀等等。花費(fèi)時(shí)間太久，還不見(jiàn)得能有多大的收效。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)學(xué)化辦公，推行電子化程序是管理工作發(fā)展的必然。社會(huì)保險(xiǎn)管理單位要依法為參保的企業(yè)和個(gè)人提供信息查詢服務(wù)，而且應(yīng)該能將這些信息進(jìn)行永久的保存，避免因天氣原因、水火災(zāi)害、蟲(chóng)噬、人為破壞等造成信息丟失，大大提高工作效率，緩解了工作強(qiáng)度。

2.2 信息技術(shù)為社會(huì)保險(xiǎn)的數(shù)字化提供技術(shù)基礎(chǔ)

隨著現(xiàn)代社會(huì)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，加之掃描、打印、復(fù)印等多種多媒體設(shè)備和技術(shù)的成功革新，社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理數(shù)字化將成為一種便捷服務(wù)社會(huì)的新型信息化形態(tài)。要實(shí)現(xiàn)檔案信息庫(kù)的有序建立，我們需要利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以數(shù)字化的形式錄入檔案信息，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的形式擴(kuò)大互聯(lián)，增加社會(huì)保險(xiǎn)不同區(qū)域不同時(shí)間段的檔案記錄。在完善數(shù)字化社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息庫(kù)結(jié)構(gòu)的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了資源的整合共享。

3 條形碼技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

3.1 條形碼技術(shù)

條形碼是一組黑白相間的寬度不一的線條組成。一組條形碼之間彼此規(guī)則、平行的排列在一起。這樣的圖案對(duì)很多人都不陌生。條形碼包括了“條”和“空”兩種組成元素。使用條形碼，就是通過(guò)讀懂“條”和“空”之間包含數(shù)字信息。這樣使用光電掃描裝置后就能讀取數(shù)據(jù)并且形成下一條指令。而條形碼技術(shù)，就是把計(jì)算機(jī)等設(shè)備所需要使用的數(shù)據(jù)代碼用一列條形碼表示，然后翻譯成電腦設(shè)備可以自動(dòng)閱讀的機(jī)器語(yǔ)言，可以說(shuō)他是一種自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。

3.2 條形碼與檔案管理

使用計(jì)算機(jī)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)進(jìn)行管理后，每次業(yè)務(wù)的結(jié)果經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)記錄用的代碼。每一次記錄代碼就對(duì)應(yīng)一個(gè)條形碼，他們是一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。通過(guò)技術(shù)手段的操作，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的收集、整理、立卷、歸檔等工作都得以快速實(shí)現(xiàn)。因?yàn)闂l形碼與已經(jīng)成為電子檔的檔案建立了唯一的對(duì)應(yīng)關(guān)系，利用計(jì)算機(jī)，我們能很好地對(duì)原始檔案進(jìn)行查詢。我們?nèi)粘?duì)接社會(huì)保險(xiǎn)檔案，進(jìn)行準(zhǔn)確快捷的信息服務(wù)時(shí)，計(jì)算機(jī)提供了可靠的平臺(tái)。

條形碼技術(shù)的具體流程為：以查詢某參保人為例，利用掃描裝置將某參保人的信息檔案通過(guò)數(shù)據(jù)建立條形碼，條形碼就與信息檔案建立的對(duì)應(yīng)關(guān)系。將包含有參保人代碼、參保信息的條形碼數(shù)據(jù)傳到計(jì)算機(jī)上，由計(jì)算機(jī)的應(yīng)用程序?qū)?shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行識(shí)別處理，通過(guò)讀數(shù)據(jù)裝置將查詢?nèi)说男畔鞯接?jì)算上，吻合后可以出現(xiàn)具體參保信息。

3.3 條形碼技術(shù)的可行性

條形碼技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)在各類檔案管理的首選技術(shù)。日趨完善的條形碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案工作的有序動(dòng)態(tài)管理。

1.信息量強(qiáng)大

使用數(shù)字化模式，可建立索引的全部信息量就可龐大，保證涵蓋了更多參保人員和企業(yè)所需要的信息明細(xì)。

2.超高準(zhǔn)確性

由于使用條形碼存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，大大減少了因人為情緒、觀念引發(fā)的不良錯(cuò)誤，免除了人工的干預(yù)程度，提高了檔案的生產(chǎn)和讀取、轉(zhuǎn)換環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性。

3.縮短了檔案錄入時(shí)間

利用條形碼，可以消除建立索引時(shí)間、大大減少了檔案入庫(kù)的時(shí)間。原本需要人員緊張專注花幾分鐘錄入的信息，現(xiàn)在只要掃描一次就能完成。

4.技術(shù)可靠性高，成本較低

條形碼技術(shù)僅僅需要在每一份檔案資料存放單位設(shè)置一張小紙，外加一臺(tái)小小的掃描儀，成本自然就降低了

4 結(jié)語(yǔ)

社保檔案管理是社保事業(yè)發(fā)展的重要工作。社保檔案關(guān)系到參保者的切身利益，更關(guān)系到整個(gè)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。合理的將條形碼技術(shù)應(yīng)用于社保數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，能真正解決社保檔案的實(shí)際難題。條形碼技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用， 進(jìn)一步加快了我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化的步伐， 為檔案管理工作的計(jì)算機(jī)應(yīng)用開(kāi)辟了一個(gè)新的領(lǐng)域。

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