數(shù)字檔案館建設(shè)及對(duì)檔案管理體制的影響

王曉明

摘 要：數(shù)字檔案館是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下產(chǎn)生的，數(shù)字檔案館是對(duì)傳統(tǒng)檔案館的一種顛覆，兩者的差別不僅體現(xiàn)在檔案館的建設(shè)方面，也體現(xiàn)在管理體制。數(shù)字檔案館是科技進(jìn)步的要求，是傳統(tǒng)檔案館的發(fā)展進(jìn)步。數(shù)字檔案館對(duì)檔案管理體制的影響表現(xiàn)在什么方面，是本文探討的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館建設(shè)；檔案管理體制；影響和對(duì)策

隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速增長(zhǎng)，中國(guó)的信息化進(jìn)程也在不斷加快。信息化的快速發(fā)展對(duì)政務(wù)工作也提出了新的要求。近些年來(lái)，數(shù)字檔案館的建設(shè)在全國(guó)檔案工作中如火如荼的展開(kāi)。這是檔案工作新的變化，同時(shí)也是新時(shí)期檔案工作的一個(gè)難點(diǎn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)與傳統(tǒng)檔案館的建設(shè)不同，作為一種新興的事物，必然是傳統(tǒng)檔案管理工作體制面臨的一個(gè)挑戰(zhàn)。

1 數(shù)字檔案管理

1.1 數(shù)字檔案管理背景

數(shù)字檔案管理實(shí)際上是對(duì)檔案管理工作對(duì)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理運(yùn)用，近年來(lái)，我國(guó)信息化進(jìn)程不斷加快，信息化涉及到方方面面。檔案館是存放檔案的主要地方，信息化對(duì)其有重要作用，當(dāng)然的成為信息化的前沿。20世紀(jì)80年代末90年代初，數(shù)字檔案管理首次出現(xiàn)在檔案管理體制中。

1.2 數(shù)字檔案管理內(nèi)涵

把檔案信息經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)的轉(zhuǎn)化，以數(shù)字的形式存放在電子計(jì)算機(jī)之中，并運(yùn)用信息化時(shí)代的要求，改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理方法管理數(shù)字化的檔案信息就是數(shù)字檔案管理，數(shù)字化是信息化的主要內(nèi)容，數(shù)字檔案管理實(shí)質(zhì)上就是化檔案管理信息為數(shù)字，然后存入相關(guān)電子設(shè)備之中進(jìn)行保存。當(dāng)前檔案建設(shè)的主要任務(wù)就是快速建立滿足檔案管理體制需求的數(shù)字檔案館。

2 數(shù)字檔案館的現(xiàn)狀

2.1 數(shù)字檔案館的特殊性質(zhì)

早在2011年時(shí)，檔案數(shù)字化工作小組就在中央政府成立，這說(shuō)明我國(guó)的數(shù)字檔案館建設(shè)起步時(shí)間還是很早的，由于檔案涉及到國(guó)家和個(gè)人的敏感信息，就決定了檔案工作的特殊性。其對(duì)保密和安全的較高要求導(dǎo)致檔案數(shù)字化小組的成員具有特殊性，一般人不能參與數(shù)字檔案館的建設(shè)。數(shù)字檔案館的建設(shè)速度也不能過(guò)于急進(jìn)，這是由其性質(zhì)決定的。國(guó)家對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)從財(cái)政等方面給予強(qiáng)有力的支持，但是建設(shè)速度還是相對(duì)較慢，數(shù)字檔案館建設(shè)中檔案信息保密居于重要地位。

2.2 數(shù)字檔案館建設(shè)穩(wěn)步進(jìn)行

檔案的性質(zhì)要求數(shù)字檔案館的建設(shè)不能過(guò)于急進(jìn)，但是在政府的強(qiáng)力支持下，數(shù)字檔案館的工作正在一個(gè)安全平穩(wěn)的環(huán)境下不斷發(fā)展。據(jù)有關(guān)部門(mén)統(tǒng)計(jì)，早在數(shù)字檔案館工作小組成立的同年，就有高達(dá)180萬(wàn)頁(yè)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行了數(shù)字化的處理，政府對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的要求也是堅(jiān)持平穩(wěn)、有序不斷推進(jìn)的方針，當(dāng)前數(shù)字檔案館正在國(guó)內(nèi)安全穩(wěn)定的進(jìn)行。

3 數(shù)字檔案館建設(shè)中的問(wèn)題

3.1 對(duì)數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)不夠透徹

傳統(tǒng)的檔案管理在中國(guó)檔案管理體制中占據(jù)著主導(dǎo)地位，人們對(duì)新型的數(shù)字檔案館還比較陌生，不熟悉其管理體制。這就導(dǎo)致人們對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)在思想上認(rèn)識(shí)的不到位，還會(huì)發(fā)生抵制作用，數(shù)字檔案館的建設(shè)需要一個(gè)由陌生到熟悉的過(guò)程。

3.2 數(shù)字檔案館建設(shè)缺少整體規(guī)劃

由于檔案工作的保密性和安全性，國(guó)家并沒(méi)有從整體上對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)提出一個(gè)整體的戰(zhàn)略，一直是一點(diǎn)點(diǎn)的的推進(jìn)，在整個(gè)檔案管理整體中對(duì)需要進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的部分也沒(méi)有規(guī)劃，對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的細(xì)節(jié)方面也沒(méi)有做出詳細(xì)的規(guī)定。這就使數(shù)字檔案館的建設(shè)在整體上缺少建設(shè)方向，細(xì)節(jié)上缺少建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。

3.3 建設(shè)經(jīng)費(fèi)緊缺

數(shù)字檔案館建設(shè)是信息化的要求，信息化對(duì)先進(jìn)技術(shù)的要求非常高，因此就決定了在數(shù)字檔案館建設(shè)中需要大量建設(shè)經(jīng)費(fèi)做為后盾，可是政府目前并沒(méi)有從財(cái)政上對(duì)數(shù)字圖書(shū)館建設(shè)給予特殊支持，而且本來(lái)用于建設(shè)的經(jīng)費(fèi)也經(jīng)常被挪用，或者是下發(fā)以后遲遲不到位，這就導(dǎo)致了數(shù)字化圖書(shū)館建設(shè)經(jīng)費(fèi)的嚴(yán)重緊缺情況。

3.4 建設(shè)人員水平參差不齊

檔案管理的保密工作要求不能公開(kāi)進(jìn)行，因此數(shù)字圖書(shū)館在建設(shè)過(guò)程中大多是內(nèi)部人員進(jìn)行，但是由于數(shù)字化是新技術(shù)，建設(shè)人員呢就在新技術(shù)的掌握水平上顯得參差不齊，并且嚴(yán)重缺少專業(yè)性人才。培養(yǎng)專業(yè)性的內(nèi)部人員就成為數(shù)字圖書(shū)館建設(shè)的重要工作。

4 對(duì)傳統(tǒng)檔案管理體制的影響

4.1 打破了傳統(tǒng)的管理體制

傳統(tǒng)檔案管理體制有很多弊端，檔案存放方面如檔案資料分布不集中，在查閱時(shí)尋找不便，存貯時(shí)占用空間大等特點(diǎn)，在維護(hù)方面也存在著很大問(wèn)題，如需要大量人力物力進(jìn)行清掃、分類等工作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。數(shù)字檔案館的建設(shè)使這些難題可以迎刃而解，所有的資料都可以化為數(shù)字存在計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)里，不僅節(jié)省了大量存儲(chǔ)空間，而且可以更好的對(duì)檔案進(jìn)行歸類，更加方便檔案的查閱。維護(hù)起來(lái)也更加方便，大大節(jié)省了人力物力。

4.2 對(duì)檔案管理體制提出了更高的要求

由于檔案管理工作的特殊性質(zhì)，在進(jìn)行數(shù)字檔案工作時(shí)必須把安全性放在第一位，如何做好傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案館的過(guò)渡工作也是檔案管理工作面臨的重要問(wèn)題，數(shù)字檔案管理體制正在深刻影響著傳統(tǒng)檔案管理體制。

5 做好數(shù)字檔案管理工作的具體對(duì)策

5.1 轉(zhuǎn)變思想高度重視數(shù)字檔案管理工作

數(shù)字檔案管理工作時(shí)時(shí)代進(jìn)步的要求，是檔案管理體制的創(chuàng)新和發(fā)展，對(duì)待新生的事物，我們必須做到轉(zhuǎn)變思想，高度重視數(shù)字檔案管理工作。信息技術(shù)的進(jìn)步，帶來(lái)的是辦事效率的提高，作用于檔案管理工作就要求做到檔案查閱和使用的方便、及時(shí)性。從思想上重視數(shù)字檔案管理工作，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，是做好數(shù)字檔案管理的基礎(chǔ)工作。

5.2 大力加強(qiáng)安全工作

檔案文件的數(shù)字化雖然提高了檔案查閱的及時(shí)和方便性，但是信息技術(shù)雖然先進(jìn)，也有其固定的缺陷，電子設(shè)備管理比較簡(jiǎn)單，安全性比較高，但是仍然會(huì)遭受一些如網(wǎng)絡(luò)黑客等因素的攻擊，，檔案館里存放的是有關(guān)單位和公民個(gè)人的重要信息，如果因?yàn)榘踩珕?wèn)題被不法分子盜竊利用和侵害，將會(huì)給國(guó)家利益和個(gè)人利益帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失，檔案館檔案管理數(shù)字化進(jìn)程相對(duì)緩慢正是出于安全性原因的考慮。做好數(shù)字檔案管理工作，要把保證數(shù)字檔案的安全性放在首位，保證數(shù)字檔案管理系統(tǒng)不被攻擊，及時(shí)防毒殺毒。要做好對(duì)數(shù)字檔案的備份工作，防止出現(xiàn)意外。

5.3 加大投入，不斷培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案管理數(shù)字化一項(xiàng)浩繁的工程，對(duì)人力和物力的要求都比較高。在進(jìn)行過(guò)程中，政府要不斷加大財(cái)政投入，保證檔案管理數(shù)字化的建設(shè)經(jīng)費(fèi)。運(yùn)用各種方法促進(jìn)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，不斷動(dòng)員相關(guān)社會(huì)力量積極參與到檔案數(shù)字化的工作中去。系統(tǒng)技術(shù)高度專業(yè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的技術(shù)難題。國(guó)家要不斷完善數(shù)字檔案館建設(shè)專業(yè)人才的培養(yǎng)機(jī)制。如在大學(xué)開(kāi)設(shè)相關(guān)專業(yè)，引進(jìn)人才，對(duì)檔案數(shù)字化工作人員不斷進(jìn)行培養(yǎng)教育等方式。檔案數(shù)字化工作者的科學(xué)文化水平和專業(yè)性的不斷提高，才能保證檔案數(shù)字化的工作質(zhì)量。并為數(shù)字檔案館在建設(shè)完成以后提供管理和運(yùn)營(yíng)人才。

6 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案管理體制不斷發(fā)展前進(jìn)的要求，我國(guó)的現(xiàn)代化離不開(kāi)數(shù)字檔案館建設(shè)。事物具有兩面性，對(duì)數(shù)字檔案館存在的問(wèn)題，需要積極面對(duì)，努力尋找解決方法和應(yīng)對(duì)策略，從而不斷推進(jìn)數(shù)字檔案管理體制的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 張新剛，李偉.高校數(shù)字化檔案信息安全的影響因素與對(duì)策[J].南陽(yáng)師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，10（7）：98-99，102.

[2] 王松巖.數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案管理體制的影響及對(duì)策[J].新西部（中旬刊），2014，（12）：84.

[3] 王從麗.數(shù)字檔案館信息安全保障建設(shè)探析[J].黑龍江檔案，2013，（2）：124.

[4] 董志茜.數(shù)字檔案館信息安全保障建設(shè)探討[J].信息技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)化，2012，（11）：72-74，78.

[5] 李珍亭.淺析數(shù)字檔案館在學(xué)校檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2014，（20）：213-213，214.