固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化和數(shù)字檔案探究

陳夢媛

摘 要：本文對固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化和數(shù)字檔案存在的問題進(jìn)行系統(tǒng)的分析，并對存在的問題進(jìn)行思考，針對其中的問題提出相應(yīng)的解決思路和解決方法。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目；檔案信息化；數(shù)字檔案

1 固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化和數(shù)字檔案存在問題分析

1.項(xiàng)目檔案信息化和數(shù)字檔案缺乏明確的管理要求

近年來，國家固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目越來越標(biāo)準(zhǔn)化文件管理要求，一些管理系統(tǒng)的引入，項(xiàng)目管理過程中的文件和驗(yàn)收方面的項(xiàng)目文件管理的宏觀需求數(shù)量，但項(xiàng)目沒有檔案數(shù)字化清晰的監(jiān)管要求。

2.項(xiàng)目檔案信息化和數(shù)字檔案統(tǒng)籌難度大

產(chǎn)投資通常會涉及一個或多個施工單位，設(shè)計(jì)單位，施工單位。不同的單位位置、制造商、監(jiān)督單位，建設(shè)單位內(nèi)部將涉及計(jì)劃、基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備、衛(wèi)生部門、財(cái)務(wù)、審計(jì)、檔案和其他部門，檔案的形式有文檔、圖紙、照片、視頻等其他形式且格式也并不統(tǒng)一。導(dǎo)致更多的困難的來進(jìn)行項(xiàng)目固定資產(chǎn)數(shù)字檔案的綜合管理。

3.項(xiàng)目管理過程中對應(yīng)該形成的數(shù)字化資料未引起重視

固定資產(chǎn)項(xiàng)目管理，雖然檔案的總體質(zhì)量有明顯改善， 但各建設(shè)單位還是普遍存在圖像檔案不完整、項(xiàng)目音像片不完善且難以整改到位的現(xiàn)象。原因在于檔案部門參與項(xiàng)目管理的一段時間后，早期接受的項(xiàng)目只有一個基本的了解背景和建設(shè)項(xiàng)目，而在建設(shè)單位的工程建設(shè)過程中，如在項(xiàng)目開始之前、項(xiàng)目啟動、項(xiàng)目關(guān)鍵時期缺乏數(shù)碼照片和視聽材料，在隱蔽工程、大型（關(guān)鍵）設(shè)備安裝、調(diào)試、設(shè)備形成等其他方面沒有存檔。其他文件，如單元OA系統(tǒng)的形成與項(xiàng)目建設(shè)單位沒有文件存檔他們的電子版本。

4.項(xiàng)目檔案管理人員水平參差不齊

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目文件的由多個單位，多個參與部門，一些制造商形成這些單位，部門，供應(yīng)商參與項(xiàng)目文件的管理水平參差不齊，一些項(xiàng)目人事記錄管理的知識缺乏和偏差以及項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案管理要求存在偏差。在項(xiàng)目文件管理過程中，他們很難形成一種給予優(yōu)先考慮的意識，不能有效地總結(jié)遇到的問題進(jìn)行反饋，以導(dǎo)致單位在收集項(xiàng)目文件時更加被動。加上缺乏時間記錄管理部門參與，并非每個單位檔案工作人員都了解項(xiàng)目文件管理需求。因此，建設(shè)單位的長期缺乏有效的機(jī)制來提高項(xiàng)目建設(shè)單位文件管理人員的水平。

5.項(xiàng)目檔案信息化和數(shù)字檔案缺乏統(tǒng)一的管理工具和技術(shù)手段

現(xiàn)在已經(jīng)有很多國內(nèi)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)的單位參與了數(shù)字檔案館的建設(shè)，但數(shù)字信息化檔案的建設(shè)一般都要求與本單位的辦公自動化系統(tǒng)、RH、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等專業(yè)系統(tǒng)進(jìn)行對接，而對固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的信息數(shù)字化管理又需要綜合辦公自動化系統(tǒng)、、財(cái)務(wù)管理、計(jì)劃管理、監(jiān)理管理等各類檔案資源的管理需求，然而各參建單位也缺乏一個互通的信息化平臺來開展固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理數(shù)字化的工作。

2 固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化和數(shù)字檔案進(jìn)程的思考

1. 系統(tǒng)需要明確責(zé)任落實(shí)到位

首先，從國家層面開發(fā)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的數(shù)字檔案到適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)，制定法規(guī)和技術(shù)規(guī)范，明確需求檔案項(xiàng)目應(yīng)該記錄的數(shù)字版本，和所有類型的數(shù)字檔案格式文件，像素大小，承運(yùn)人其他參數(shù)的形式清晰的細(xì)節(jié)。其次，從單個項(xiàng)目管理水平來說，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備工作計(jì)劃項(xiàng)目文件的具體項(xiàng)目，制定具體的數(shù)字檔案館項(xiàng)目的特定需求。

2.預(yù)算和合同約束結(jié)合起來實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的項(xiàng)目的總體管理

單位本身形成的文檔，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)項(xiàng)目的工作計(jì)劃進(jìn)行數(shù)字化的檔案和存檔。檔案建設(shè)單位與其他單位需要明確在項(xiàng)目前期工作的建議的所有階段形成各自的預(yù)算，進(jìn)行可行性研究和初步設(shè)計(jì)，并與勘察、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)管單位、完成合同和驗(yàn)收單位明確相關(guān)要求和責(zé)任，尤其是在合同與監(jiān)理單位簽訂的工程監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)就數(shù)字檔案質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督、審核，不符合要求的不執(zhí)行項(xiàng)目管理的驗(yàn)收。

3. 加強(qiáng)項(xiàng)目管理的整體水平

項(xiàng)目檔案管理項(xiàng)目的總體水平仍然依賴于全面參與檔案管理、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案數(shù)字化工作。因此，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)管理所有方面的項(xiàng)目，如合同簽訂，總結(jié)設(shè)計(jì)、工程檢查、監(jiān)督和總結(jié)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)檢查數(shù)字檔案館項(xiàng)目的狀態(tài)。在項(xiàng)目建設(shè)期間，檔案部門應(yīng)全程參與，開展對在建固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的階段控制與同步管理。建設(shè)單位要注意控制基建、設(shè)備相關(guān)檔案的數(shù)字化版本是否全面反映了項(xiàng)目建設(shè)的最終狀態(tài)，保證項(xiàng)目每一個節(jié)點(diǎn)檔案數(shù)字化的準(zhǔn)確性也就能確保后期整個項(xiàng)目檔案數(shù)字化的準(zhǔn)確性與系統(tǒng)性。在項(xiàng)目過程中，該文件應(yīng)該各部門全面參與，開展固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督檢查，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件管理控制和同步。施工單位注意控制基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字化device-related文件的版本，如何充分反映項(xiàng)目的最終狀態(tài)，以確保節(jié)點(diǎn)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的準(zhǔn)確性也能夠確保每個項(xiàng)目的后期文件的數(shù)字化精度。

4. 加強(qiáng)項(xiàng)目文件操作指導(dǎo)、溝通和培訓(xùn)

在國家層面上而言，國家檔案館應(yīng)定期組織建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的特殊單位總結(jié)前一年或前幾年，關(guān)于固定資產(chǎn)項(xiàng)目數(shù)字信息化管理方面存在的問題。加強(qiáng)交流和溝通各種類型的項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理，提高整體水平，為下一階段的項(xiàng)目檔案管理做準(zhǔn)備。另一方面，建設(shè)單位的檔案部門要對參與項(xiàng)目的檔案人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使他們了解本單位的項(xiàng)目檔案數(shù)字化的相關(guān)要求，提升整個項(xiàng)目檔案的數(shù)字化水平。

總之，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目應(yīng)與一個成熟的項(xiàng)目管理平臺開發(fā)數(shù)字檔案系統(tǒng)，加強(qiáng)建檔方面的控制要求，使項(xiàng)目各階段的設(shè)計(jì)、安裝、監(jiān)理、竣工和驗(yàn)收等階段對于各種類型的文件均實(shí)現(xiàn)可以轉(zhuǎn)換調(diào)節(jié)的信息化建設(shè)，促進(jìn)投資項(xiàng)目建設(shè)單位使用的后續(xù)維修， 也能更完整、系統(tǒng)地體現(xiàn)固定資產(chǎn)數(shù)字信息化的成果。

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