試論數(shù)字化背景下如何加強煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)

趙鈺

摘 要：煙草行業(yè)要實現(xiàn)自身的穩(wěn)定發(fā)展，在檔案信息管理中，應(yīng)努力實現(xiàn)信息化建設(shè)，這是信息化建設(shè)的重要組成部分，檔案信息化建設(shè)對于促進煙草行業(yè)發(fā)展具有十分重要的作用，應(yīng)提高認(rèn)識和重視程度。但是在檔案信息化建設(shè)中，依舊存在諸多問題，檔案信息化建設(shè)受到了一定的影響。當(dāng)前科學(xué)技術(shù)、數(shù)字化發(fā)展迅速，在數(shù)字化背景下，應(yīng)努力促進自身信息化發(fā)展。本文就數(shù)字化背景下加強煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)進行分析和研究。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化背景；煙草行業(yè)；檔案；信息化建設(shè)

當(dāng)前，信息技術(shù)發(fā)展迅速，利用科學(xué)的、高科技的信息技術(shù)手段對檔案信息進行收集、整理，促進檔案信息化建設(shè)，這是未來煙草行業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，也是檔案工作順利進行的重要手段，煙草行業(yè)應(yīng)利用數(shù)字化的軟件和技術(shù)對檔案信息進行電子化管理，促進檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)信息資源的共享，促進本行業(yè)取得良好的發(fā)展效果。

1 數(shù)字化背景下加強煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義

實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化能夠提高檔案信息的利用效率，轉(zhuǎn)變封閉式的檔案管理，使檔案管理部門的職能發(fā)生轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案管理部門向信息采集服務(wù)發(fā)展，實現(xiàn)信息的優(yōu)化配置，為行業(yè)發(fā)展提供科學(xué)的依據(jù)。同時，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案管理工作的實際需要，隨著數(shù)字化信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息由紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾?，實現(xiàn)檔案信息的高效管理[1]。

當(dāng)前煙草行業(yè)不斷發(fā)展變革，行業(yè)內(nèi)部的檔案資料數(shù)量逐漸增多，涉及的范圍也越來越廣，如果依舊利用紙質(zhì)檔案，會給利用者帶來一定的不便。而利用信息化手段將檔案信息制成電子版，查閱者利用檔案會更加便利，而且能夠保證檔案信息不被損壞，實現(xiàn)檔案信息的自動化管理。

2 煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1、對檔案信息化建設(shè)認(rèn)識不足

目前煙草行業(yè)對檔案的信息化建設(shè)認(rèn)識還不足，沒有認(rèn)識到檔案信息對于促進行業(yè)健康發(fā)展的重要意義，一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案信息化建設(shè)不會給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益，只會花錢，因此被忽視。檔案信息化管理也只是將檔案信息輸入到電腦內(nèi)，不了解檔案信息化建設(shè)的真正意義，不能快速的接受新技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)成為空談。

2、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不到位

當(dāng)前煙草行業(yè)檔案信息建設(shè)沒有科學(xué)的規(guī)劃，信息化建設(shè)不到位。信息化建設(shè)是由多個部分構(gòu)成的，實現(xiàn)信息化建設(shè)就應(yīng)由明確的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，但是大部分單位沒有檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致信息化效果不高，各部門各自為政，沒有系統(tǒng)的規(guī)劃和管理[2]，使得檔案管理受到影響，不利于檔案管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

3、檔案管理人員、資金、設(shè)備不足

煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)是需要一定的資金、設(shè)備、技術(shù)以及人員做基礎(chǔ)的，但是目前的檔案管理基礎(chǔ)工作不到位，由于對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識不足，對檔案管理的投入力度也比較小，檔案信息化設(shè)備不足，人才的素質(zhì)能力不高，嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)，煙草行業(yè)內(nèi)部的檔案信息資源不能實現(xiàn)良好的利用和開發(fā)。

4、檔案信息管理與其它信息管理脫離

在煙草行業(yè)內(nèi)部，信息管理系統(tǒng)的連接不到位，信息管理系統(tǒng)是由生產(chǎn)、辦公自動化以及檔案管理等系統(tǒng)構(gòu)成的，但是檔案信息化管理系統(tǒng)不能與其它系統(tǒng)進行有效地銜接[3]，導(dǎo)致信息系統(tǒng)之間不能實現(xiàn)同步建設(shè)，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換受到影響，不能正確的提取使用，導(dǎo)致信息系統(tǒng)的正常運行受到影響，其它系統(tǒng)不能與檔案管理系統(tǒng)進行有效銜接，檔案信息不能得到有效地利用。

3 數(shù)字化背景下加強檔案信息化建設(shè)的有效對策

1、提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識

在煙草行業(yè)的信息化建設(shè)中，檔案信息化建設(shè)是十分重要的組成部分，對于促進企業(yè)軟實力的增強具有積極地意義。要提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識和重視程度，加強檔案信息化建設(shè)的投入力度，加強資金、技術(shù)以及人員的投入，促進檔案信息化建設(shè)的順利推進，強化信息化建設(shè)的意識，促進檔案信息實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方法，實現(xiàn)電子檔案信息管理，促進檔案信息管理的順利進行。

2、完善檔案信息管理的制度

為了使檔案信息化的順利建設(shè)，應(yīng)制定完善的檔案管理制度，為檔案管理工作提供科學(xué)的依據(jù)，使檔案管理工作能夠順利的進行，避免檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)混亂的局面，一旦出現(xiàn)問題能夠依據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度進行及時的解決。當(dāng)前信息化技術(shù)快速發(fā)展，電子檔案實現(xiàn)了良好的發(fā)展，應(yīng)根據(jù)行業(yè)發(fā)展的實際情況建立完善的管理制度，例如電子檔案的收集、管理制度等[4]，對檔案管理人員的考核制度等，促進檔案管理工作的高效進行，實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。

3、提高檔案管理人員的素質(zhì)能力

要促進煙草行業(yè)檔案的信息化建設(shè)，應(yīng)努力提高檔案管理人員的素質(zhì)能力，檔案的信息化建設(shè)是依靠人來完成的，檔案管理人員的信息技術(shù)能力是十分重要的影響因素。檔案信息化建設(shè)就是利用計算機技術(shù)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等進行檔案信息的收集、傳遞、儲存以及利用，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。這些工作需要高技能的人才進行，因此應(yīng)加強檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，強化他們的信息化意識以及水平，促進檔案信息化建設(shè)的順利進行。

4、做好檔案信息化的安全管理工作

信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案信息技術(shù)逐漸增多，檔案信息的安全問題也成為所要解決的重要問題，在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)努力做好檔案信息化的安全管理工作。在信息化檔案管理工作中，應(yīng)建立完善的安全保障體系，明確檔案信息化建設(shè)中各種安全問題，制定完善的安全防護措施，將檔案信息化安全影響控制在最小范圍內(nèi)，同時加強安全教育，提高檔案管理人員的安全意識，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的安全、高效進行。

5、實現(xiàn)規(guī)范化建設(shè)

檔案管理工作應(yīng)不斷發(fā)展和完善，推動檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化進行，促進檔案工作的順利開展。應(yīng)制定完善的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，實現(xiàn)檔案工作中各種技術(shù)以及業(yè)務(wù)的有效銜接，實現(xiàn)煙草行業(yè)的良好的發(fā)展。實現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，檔案信息的規(guī)范化建設(shè)有助于促進煙草行業(yè)實現(xiàn)健康、持續(xù)的發(fā)展。同時強化信息技術(shù)水平的提升，建立煙草行業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行及時的查看，實現(xiàn)檔案信息的共享[5]，對電子化信息進行優(yōu)化處理，對檔案資料進行分類處理，促進信息化發(fā)展模式的建立，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)。

4 結(jié)束語

煙草行業(yè)的檔案信息化建設(shè)是一項比較系統(tǒng)的工作，需要大量的人力、技術(shù)以及財力。當(dāng)前信息技術(shù)以及數(shù)字化發(fā)展迅速，應(yīng)努力實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識和重視程度，采取有效地措施加強檔案信息化建設(shè)，完善檔案信息管理的制度，提高檔案管理人員的素質(zhì)能力，做好檔案信息化的安全管理工作，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化處理，促進煙草行業(yè)信息資源的優(yōu)化配置，促進煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利實現(xiàn)。

參考文獻

[1]溫陽春.淺談加強煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)的途徑[J].現(xiàn)代交際.2013.4（5）：40-41.

[2]孫亞紅.淺談數(shù)字化時代下如何加強煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].蘭臺世界.2013.6（S2）：61-62.

[3]李國民.煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及其對策[J].檔案.2011.6（5）：59-60.

[4]張秀華.煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考[J].科技資訊.2013.14（30）：149-150.

[5]付志瓊.淺談煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)中的新難點及對策[J].湖北檔案.2014.2（12）：17-18.