供應(yīng)鏈下非項(xiàng)目類電力物資全流程管控

曾雪芳 馬蓉芬 賈乃石 楊小蕾 吳 凡 楊 平

（1.國(guó)網(wǎng)福建省電力有限公司廈門供電公司，福建 廈門 361000；2.國(guó)網(wǎng)信通億力科技有限責(zé)任公司，福建 福州 350003）

0 概述

非項(xiàng)目類物資引入供應(yīng)鏈理念，打破了物資條線與財(cái)務(wù)、技術(shù)、生產(chǎn)等其他條線業(yè)務(wù)相互獨(dú)立的管理模式，建立各個(gè)專業(yè)職能部門橫向協(xié)同共管、資源數(shù)據(jù)共享的全流程管控機(jī)制，有力推動(dòng)廈門供電公司的物資管理從單純的物資采購(gòu)管理向物資全供應(yīng)鏈管理的轉(zhuǎn)型。建立與財(cái)務(wù)協(xié)同，制定了財(cái)務(wù)預(yù)算額度，對(duì)預(yù)算執(zhí)行偏差進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通、協(xié)調(diào)和預(yù)警，實(shí)現(xiàn)非項(xiàng)目類物資的預(yù)算下達(dá)、計(jì)劃審批、付款審批及監(jiān)控分析的閉環(huán)管理；建立與技術(shù)部門協(xié)同，對(duì)同類產(chǎn)品中多余的、重復(fù)的、低功能的物資品種和規(guī)格進(jìn)行簡(jiǎn)化、選優(yōu),并考慮通用互換性，選擇最有代表性、規(guī)格適中、用量較大、結(jié)構(gòu)較先進(jìn)的物資品種形成采購(gòu)目錄和消耗定額，保證生產(chǎn)的連續(xù)性和均衡性完善，優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，避免超儲(chǔ)積壓和控制資金占用；建立與生產(chǎn)部門協(xié)同，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)、準(zhǔn)確查詢庫(kù)存物資的在庫(kù)及使用去向情況，透明化班組庫(kù)保管的庫(kù)存信息，靈活調(diào)配，互相調(diào)劑，實(shí)現(xiàn)最大限度壓縮庫(kù)存，提高庫(kù)存資源配置能力，改變了廢舊物資管理邊緣化、分散化的現(xiàn)狀，強(qiáng)化廢舊物資管理在全壽命周期中的閉環(huán)管理地位，實(shí)現(xiàn)物資價(jià)值最大化利用和殘余價(jià)值的有效回收。

1 非項(xiàng)目物資管理存在的問題急待破解

1.1 預(yù)算控制難

長(zhǎng)期以來消耗類物資、低值易耗品、備品備件等非項(xiàng)目物資的預(yù)算管控采用事后控制方式，以期末發(fā)生值做為預(yù)算警戒標(biāo)準(zhǔn)，沒有充分考慮已完成訂貨的在途物資和已經(jīng)審批通過的采購(gòu)申請(qǐng)，物流、信息流不一致導(dǎo)致預(yù)算超概，造成到貨物資不能領(lǐng)用，庫(kù)存資金占用大、到貨物資不能結(jié)算，還容易與供應(yīng)商產(chǎn)生合同糾紛。由于使用部門不能全面掌握預(yù)算信息，無法根據(jù)剩余額度及時(shí)進(jìn)行偏差的調(diào)整，預(yù)算執(zhí)行的時(shí)序進(jìn)度不均衡現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

1.2 計(jì)劃管理難

非項(xiàng)目類物資的計(jì)劃管理難題主要體現(xiàn)為 “平衡利庫(kù)難”、“采購(gòu)審批無依據(jù)”、“重復(fù)采購(gòu)多”。由于先前未建立統(tǒng)一信息平臺(tái)，各部門已領(lǐng)用未安裝或消耗物資分散在各部門自行管理，庫(kù)存信息不共享，物資公司平衡利庫(kù)工作難度大，需要人工進(jìn)行計(jì)劃和庫(kù)存的匹配利用，造成重復(fù)采購(gòu)；同時(shí)采購(gòu)計(jì)劃審批無相應(yīng)數(shù)據(jù)做為標(biāo)準(zhǔn)，無法科學(xué)地對(duì)采購(gòu)的必要性和合理性進(jìn)行把關(guān)，導(dǎo)致資源配置的浪費(fèi)。

1.3 出庫(kù)管控難

部門或班組倉(cāng)儲(chǔ)點(diǎn)的庫(kù)存物資管理較不規(guī)范，物資從區(qū)域庫(kù)領(lǐng)出到班組，不可能當(dāng)天安裝或消耗，暫存班組的物資入庫(kù)登記不全，存在賬實(shí)不符風(fēng)險(xiǎn)；物資消耗后未及時(shí)登記使用去向和用途，存在物資流失風(fēng)險(xiǎn)；辦公用品、工器具等重點(diǎn)低值易耗品未納入低值易耗品卡片管理，存在保管責(zé)任不明風(fēng)險(xiǎn)；全公司范圍內(nèi)班組庫(kù)物資不能互相調(diào)拔，造成多頭儲(chǔ)備浪費(fèi)。

1.4 廢舊回收難

生產(chǎn)運(yùn)維材料無拆舊回收登記。元器件拆除無標(biāo)準(zhǔn)，無法判定是否可利用，殘余價(jià)值不能最大化利用。重復(fù)利用差異化鑒定，未充分考慮區(qū)域差別。

2 非項(xiàng)目類電力物資管理現(xiàn)狀及供應(yīng)鏈的實(shí)施

2.1 推行預(yù)算管控，降低物耗水平

在ERP系統(tǒng)預(yù)算管制體系中，項(xiàng)目類物資需要立項(xiàng)、省公司下達(dá)項(xiàng)目定義號(hào)才能采購(gòu)，而非項(xiàng)目類物資未具備預(yù)算控制功能，長(zhǎng)期以來由財(cái)務(wù)部在結(jié)算末端進(jìn)行事后警示、限制領(lǐng)用、拒付貨款的總預(yù)算控制方式。這種總預(yù)算控制方式無法細(xì)分科目，核算不夠精細(xì)，無法為物資管理決策提供參考。而且由于未考慮在途采購(gòu)資金和庫(kù)存占用金額，材料費(fèi)結(jié)算信息往往滯后，造成物資需求部門采購(gòu)申請(qǐng)的物資到貨后，因部門預(yù)算額度超支無法領(lǐng)用，貨款無法結(jié)算。

廈門供電公司在ERP系統(tǒng)中，開發(fā)全流程管控應(yīng)用系統(tǒng)，彌補(bǔ)完善ERP系統(tǒng)的非項(xiàng)目類物資的預(yù)算管控功能。在全流程管控預(yù)算模塊，部門可以完整看到四個(gè)階段節(jié)點(diǎn)預(yù)算，即期末發(fā)生金額、已訂貨在途金額，已審批通過采購(gòu)申請(qǐng)預(yù)估金額和剩余額度?？梢酝暾w現(xiàn)所有已發(fā)生的在途業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)；并且系統(tǒng)將非項(xiàng)目類物資預(yù)算科目細(xì)分為材料費(fèi)、辦公費(fèi)、低值易耗品，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)精益化核算。職能管理部門可以科學(xué)合理制定預(yù)算額度、控制風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)預(yù)算執(zhí)行偏差進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通、協(xié)調(diào)和預(yù)警，實(shí)現(xiàn)非項(xiàng)目類物資的預(yù)算下達(dá)、計(jì)劃審批、付款審批及監(jiān)控分析的閉環(huán)管理（見圖1）。

圖1

2.2 實(shí)施需求側(cè)供應(yīng)鏈，推行物資儲(chǔ)備定額管理

非項(xiàng)目類物資缺乏前期設(shè)計(jì)和管理上的規(guī)范，項(xiàng)目部門在提報(bào)物資需求時(shí)，在物資選型上往往根據(jù)使用者的個(gè)人習(xí)慣和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行選擇，對(duì)需求數(shù)量也只單一考慮確保生產(chǎn)需要的角度，這樣也造成各種物資品種多、庫(kù)存資金占用較大的管理現(xiàn)狀。

需求側(cè)供應(yīng)鏈的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了供需對(duì)接與優(yōu)化，由物資部門與生產(chǎn)運(yùn)檢部等生產(chǎn)部門進(jìn)行有效對(duì)接，綜合最新技術(shù)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的成果，充分應(yīng)用國(guó)家電網(wǎng)公司采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化成果，對(duì)同類產(chǎn)品中多余的、重復(fù)的、低功能的物資品種和規(guī)格進(jìn)行簡(jiǎn)化、選優(yōu),并考慮通用互換性，選擇最有代表性、規(guī)格適中、用量較大、結(jié)構(gòu)較先進(jìn)的物資品種形成采購(gòu)目錄，將同類產(chǎn)品中多余的、重復(fù)的、低功能的物資品種和規(guī)格進(jìn)行簡(jiǎn)化，如高低壓電纜規(guī)格從原來69種規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)化為37種；水泥桿由原來15種規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)化為5種；鐵件由原來521種標(biāo)準(zhǔn)化為286種；在數(shù)量確定上，通過近5年來非項(xiàng)目類物資消耗的歷史數(shù)據(jù)對(duì)比分析，，測(cè)算年度消耗定額，核定合理的儲(chǔ)備量定額及儲(chǔ)備資金定額，以一年周轉(zhuǎn)5次為目標(biāo)，保證生產(chǎn)的連續(xù)性和均衡性完善，優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，避免超儲(chǔ)積壓和控制資金占用。

推行物資儲(chǔ)備定額管理既優(yōu)化了物資品種，又確定最佳訂貨批量，2014年廈門公司份材料費(fèi)支出的非項(xiàng)目類物資規(guī)格型號(hào)由1095種減少為781種，儲(chǔ)備資金降低為1519萬，從而達(dá)到以較少的品種和規(guī)格數(shù)，最大限度地滿足使用要求，有效降低庫(kù)存資金占用量。

2.3 推行信息化管理，提升庫(kù)存管控能力

針對(duì)非項(xiàng)目類物資領(lǐng)用后，部門或班組庫(kù)存難管控、難回收、易變現(xiàn)、好挪用等管理難題，廈門供電公司開發(fā)與ERP系統(tǒng)無縫銜接的全流程管理應(yīng)用系統(tǒng)，取代部門、班組初級(jí)的、無法透明化庫(kù)存信息的Excel臺(tái)賬管理，通過系統(tǒng)自動(dòng)取值，減化數(shù)據(jù)錄入工作量，避免人工錄入錯(cuò)誤，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)、準(zhǔn)確查詢庫(kù)存物資的在庫(kù)及使用去向情況，統(tǒng)一調(diào)配，提高倉(cāng)儲(chǔ)作業(yè)和物資使用效率。

1）簡(jiǎn)化入庫(kù)管理

非項(xiàng)目類物資領(lǐng)用后，部門或班組ERP操作人員，根據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)提醒的財(cái)務(wù)已出賬的物料憑證，選擇要入庫(kù)到班組庫(kù)保管的物料編碼，系統(tǒng)將自動(dòng)產(chǎn)生班組庫(kù)入庫(kù)單，做到所有已領(lǐng)用暫時(shí)未安裝或未消耗的小批量備品備件、低值易耗品、辦公用品、消耗材料、工器具等全部非項(xiàng)目類物資全部納入ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“一本賬”管理（操作界面見圖 2）。

圖2 班組庫(kù)入庫(kù)操作界面圖

2）精益化出庫(kù)管理

非項(xiàng)目類物資實(shí)際安裝或消耗后，部門或班組ERP操作人員根據(jù)日常檢修運(yùn)維工單需要，備注安裝使用地點(diǎn)，或辦公用品、消耗材料、工器具的使用保管人信息，才辦理出庫(kù)銷賬手續(xù)。

通過同類型生產(chǎn)班組消耗材料成本，以及同崗位人員配置或消耗成本的對(duì)比分析，為科學(xué)測(cè)算標(biāo)準(zhǔn)成本，核定消耗定額提供原始數(shù)據(jù)；通過系統(tǒng)記錄非項(xiàng)目類物資的消耗去向，明確物資消耗責(zé)任，防止被變現(xiàn)、挪用。

3）靈活調(diào)配操作

透明化班組庫(kù)保管的庫(kù)存信息，部門內(nèi)各班組間、部門間的庫(kù)存物資可以靈活調(diào)配，互相調(diào)劑，實(shí)現(xiàn)最大限度壓縮庫(kù)存，提高庫(kù)存資源配置能力，盤活利庫(kù)效果顯著。

4）儲(chǔ)備定額使用預(yù)警

設(shè)定公司、部門、班組三個(gè)層級(jí)的最高、最低庫(kù)存儲(chǔ)備量預(yù)警提醒，在確保物資供應(yīng)前提下，及時(shí)補(bǔ)庫(kù)，提高資金周轉(zhuǎn)效率（見圖3）。

圖3 庫(kù)存儲(chǔ)備量預(yù)警圖

2.4 加強(qiáng)廢舊物資回收管理

檢修運(yùn)維生產(chǎn)班組在日常工作中，拆除下來的退役設(shè)備、配件或材料，以及安裝后剩下的余料，具有很高的再利用價(jià)值，全流程管控系統(tǒng)的應(yīng)用，從根本上解決了非項(xiàng)目類物資無及時(shí)回收、無回收計(jì)量、無回收臺(tái)賬、無人負(fù)責(zé)管理的“四無”現(xiàn)象，透明化的廢舊物資庫(kù)存信息，為物資再利用工作提供基礎(chǔ)保障。

3 結(jié)論與展望

項(xiàng)目實(shí)施以來，廈門供電公司在實(shí)現(xiàn)物資全供應(yīng)鏈管理（即計(jì)劃、招標(biāo)、采購(gòu)、供應(yīng)商管理、合同、質(zhì)量監(jiān)督、倉(cāng)儲(chǔ)、配送、廢舊物資處置等九大環(huán)節(jié)）中取得了良好的成效：

實(shí)施采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化，超市化采購(gòu)物資種類壓縮比例超過60%；有效克服批量小、品種多的現(xiàn)狀，易損備品件的通用化，可節(jié)約運(yùn)行維護(hù)費(fèi)用15%。

推行儲(chǔ)備定額管理，定量和標(biāo)準(zhǔn)化低壓電纜、水泥桿、鐵件等配網(wǎng)通用物資，從而達(dá)到以較少的品種和規(guī)格數(shù)，最大限度地滿足使用要求，有效降低庫(kù)存資金占用量，物資規(guī)格型號(hào)減少50%，儲(chǔ)備資金降低為1519萬。

實(shí)現(xiàn)庫(kù)存信息透明化，使預(yù)算管理最根本地解決了資金流從事后管控向事前、事中管控的轉(zhuǎn)型，極大提升物資采購(gòu)的合理性、及時(shí)性、科學(xué)性，減少重復(fù)采購(gòu)。本項(xiàng)目的最大亮點(diǎn)是所有物品在途、庫(kù)存、分類、位置、性能等信息全局資源共享，使采購(gòu)申請(qǐng)、物資儲(chǔ)備和資金使用可控在控。真正實(shí)現(xiàn)了物資專業(yè)“實(shí)物流、信息流、資金流”的閉環(huán)管理。

［1］鄭寶森,陳曉林,等.國(guó)家電網(wǎng)公司物資集約化管理[M].2012.

［2］朱國(guó)華.ERP應(yīng)用和實(shí)施的探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2008.