中小企業(yè)財(cái)務(wù)信息化規(guī)劃

甄華楚

【摘 要】當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)已進(jìn)入信息化時(shí)代，但影響著企業(yè)管理深層次發(fā)展的財(cái)務(wù)信息化應(yīng)用，并沒有隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，而在中小企業(yè)中得到很好的發(fā)揮。本文筆者試圖通過對(duì)中小企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的現(xiàn)狀進(jìn)行分析總結(jié)，嘗試針對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化規(guī)劃中存在的問題提供建議，并就此展開論述。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)信息化；企業(yè)管理信息化；規(guī)劃；手段；信息化戰(zhàn)略

進(jìn)入21世紀(jì)的今天，企業(yè)管理信息化應(yīng)用在當(dāng)今的商業(yè)活動(dòng)中作為一種高效的手段，已發(fā)展到相當(dāng)高的水平，而起步最早的財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)，更是在這一發(fā)展潮流中，因新的技術(shù)、新的理念的更新而更具朝氣。企業(yè)財(cái)務(wù)信息化是企業(yè)采用計(jì)算機(jī)軟、硬件技術(shù)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行核算管理、財(cái)務(wù)分析、落實(shí)財(cái)務(wù)監(jiān)控的手段。這種手段已得到世人的認(rèn)可及推崇。但作為世界經(jīng)濟(jì)重要的組成部分的當(dāng)今中國，財(cái)務(wù)息化系統(tǒng)的使用情況，還是跟不上世界經(jīng)濟(jì)的潮流，并再次成為制約著企業(yè)深層次發(fā)展的重要因素。

改革開放已走過30年，財(cái)務(wù)信息化已在中國經(jīng)歷了較長時(shí)間的發(fā)展，但今天我們依然看到，作為國民經(jīng)濟(jì)重要組成部分的中小企業(yè)，其財(cái)務(wù)信息化水平還是參差不齊，甚至有些中小企業(yè)還是處于手工操作水平。我們曾經(jīng)研究過一家年產(chǎn)值8億多的企業(yè)，該企業(yè)已按人手配備電腦，財(cái)務(wù)部的電腦還是最新款式，但可惜的是企業(yè)理解中的財(cái)務(wù)信息化就是用電腦處理銀行結(jié)算工作，然后用Excel編制報(bào)表，而憑證與賬簿還是手工制作。當(dāng)然，我們也了解到相當(dāng)多的中小企業(yè)，它們使用了財(cái)務(wù)軟件，甚至有部分購置了ERP或SAP軟件，而進(jìn)一步的溝通交流后，發(fā)現(xiàn)這些企業(yè)當(dāng)中有相當(dāng)?shù)囊徊糠质抢眠@些軟件中財(cái)務(wù)系統(tǒng)部分來處理數(shù)據(jù)，然后生成稅局所需的報(bào)表，或者僅用于處理企業(yè)往來結(jié)算的數(shù)據(jù)。對(duì)這些情況，我們覺得產(chǎn)生的主要原因有以下幾點(diǎn)：（1）社會(huì)上（主要是企業(yè)本身）對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)在商業(yè)活動(dòng)中的作用存在誤解；（2）財(cái)務(wù)這一行業(yè)易學(xué)難精的特點(diǎn)制約著其在企業(yè)管理中價(jià)值的發(fā)揮，（3）財(cái)務(wù)人員對(duì)本身在企業(yè)管理中的定位認(rèn)識(shí)不足；（4）企業(yè)管理水平及管理理念有較大的提升空間。

財(cái)務(wù)信息化發(fā)展對(duì)財(cái)務(wù)管理有著深遠(yuǎn)的意義，財(cái)務(wù)信息化的實(shí)現(xiàn)很大程度上拓寬了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的手段，提升了會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展也在改變著企業(yè)財(cái)務(wù)理念，我們過去覺得記帳出報(bào)表是會(huì)計(jì)的主要功能，但今天，我們已清楚認(rèn)識(shí)到這些所謂的主要功能，將會(huì)由電腦軟件所代替，我們所需要的將會(huì)是管理型的會(huì)計(jì)。在企業(yè)信息化過程中，我們發(fā)現(xiàn)信息化的過程同樣也是我們企業(yè)財(cái)務(wù)管理完善的過程，我們購買的軟件，它們帶給企業(yè)的是該企業(yè)所在行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)流處理模式，企業(yè)在信息化實(shí)施過程中，可以對(duì)比本企業(yè)實(shí)際情況，制定或修改新的數(shù)據(jù)管控流程，信息化實(shí)施的過程，也給企業(yè)完善自我管理提供了最佳機(jī)遇。

一、企業(yè)如何規(guī)劃財(cái)務(wù)信息化

企業(yè)都希望信息化能為企業(yè)帶來效益，但如何才達(dá)到成本-效益最佳？企業(yè)都不希望實(shí)施財(cái)務(wù)信息化的結(jié)局是：落得因信息化而信息化。企業(yè)要開展財(cái)務(wù)信息化，我們覺得首先就應(yīng)站得高，看得遠(yuǎn)，方能讓“財(cái)務(wù)信息化”這筆投入產(chǎn)生最大的企業(yè)價(jià)值。

1.企業(yè)開展信息化前，對(duì)信息的使用要有長遠(yuǎn)的規(guī)劃

財(cái)務(wù)信息化是企業(yè)管理信息化的一部分，財(cái)務(wù)信息化只有融入到企業(yè)管理信息化當(dāng)中，才會(huì)有更強(qiáng)的生命力。企業(yè)應(yīng)制定一套企業(yè)管理信息化戰(zhàn)略，明確實(shí)施管理信息化的目標(biāo)及各階段的工作。企業(yè)實(shí)施的管理信息化戰(zhàn)略應(yīng)與經(jīng)營戰(zhàn)略相一致，并為此服務(wù)，只有這樣，信息化管理才能很好地與企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略相協(xié)調(diào)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略更高效的實(shí)施。

2.企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況，特別是當(dāng)前情況，有序開展財(cái)務(wù)信息化

先實(shí)施財(cái)務(wù)總帳系統(tǒng)，成本管理系統(tǒng)，還是與銷售系統(tǒng)等其它輔助系統(tǒng)同步實(shí)施？這需要企業(yè)對(duì)自身人員素質(zhì)，管理水平、業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行評(píng)估，做出最佳實(shí)施方案。我們一直認(rèn)為合適自己企業(yè)本身的方案才是最好的方案。同樣，實(shí)施財(cái)務(wù)信息化，這項(xiàng)工作同樣需要認(rèn)真考慮這一點(diǎn)。例如，有這樣的一家企業(yè)，經(jīng)營規(guī)模也就5000萬元（年銷售額），人數(shù)也不超過100人（其中財(cái)務(wù)人員才3人），對(duì)于這樣的企業(yè)，出于人員及工作量的考量，平衡成本與管理需求后，如果上ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)整體系統(tǒng)，則可能因?yàn)槿藛T難以發(fā)揮最佳效用，甚至反受系統(tǒng)的制約。

3.加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的知識(shí)培訓(xùn)，拓寬財(cái)務(wù)人員的視野

信息化的發(fā)展過程中，企業(yè)應(yīng)籍此機(jī)會(huì)規(guī)范企業(yè)管理，向管理要效益，同時(shí)促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。信息化的實(shí)現(xiàn)，要求財(cái)務(wù)人員既要懂企業(yè)業(yè)務(wù)，同時(shí)對(duì)電腦系統(tǒng)、財(cái)務(wù)知識(shí)都要有相當(dāng)?shù)恼J(rèn)識(shí)。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)實(shí)施后，財(cái)務(wù)人員的工作變得輕松起來，財(cái)務(wù)管理得以向深度發(fā)展。比如，企業(yè)上ERP系統(tǒng)后，系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)模塊的數(shù)據(jù)有兩個(gè)數(shù)據(jù)輸入端口，一個(gè)是來自于其它功能模塊的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入，另一個(gè)是存在于以憑證或其它財(cái)務(wù)輔助子系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入的端口。隨著ERP系統(tǒng)的進(jìn)一步使用，財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)將主要來源于其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)，這樣的核算模式與財(cái)務(wù)作為企業(yè)管理信息化的中心數(shù)據(jù)處理過程相一致，便于實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的整體數(shù)據(jù)信息處理及監(jiān)控。這種情況下，如果財(cái)務(wù)人員對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)不熟識(shí)，則財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)就不能與其它業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)很好連系在一起，辟如：例如銷售子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，因?yàn)殇N售渠道及銷售方式的不同，可能會(huì)產(chǎn)生不同的數(shù)據(jù)來源方式（體現(xiàn)為不同的數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)條件設(shè)定），這時(shí)候，若財(cái)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)不熟識(shí)，則有可能無法及時(shí)識(shí)別業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的異常，造成數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)錯(cuò)誤，產(chǎn)生錯(cuò)誤的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)；而對(duì)電腦軟件的不熟識(shí)，結(jié)果同樣都會(huì)十分糟糕，辟如有“外協(xié)”加工業(yè)務(wù)的企業(yè)，如果業(yè)務(wù)流與數(shù)據(jù)流的不同步，加之人為的責(zé)任心缺失，往往帶來的結(jié)果是數(shù)據(jù)與實(shí)際情況的不一致。若出現(xiàn)這些情況，財(cái)務(wù)人員就要根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)情況及業(yè)務(wù)結(jié)果，對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整，對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)流涉及到的業(yè)務(wù)過程及業(yè)務(wù)結(jié)果進(jìn)行調(diào)整，以便系統(tǒng)數(shù)據(jù)能如實(shí)反映業(yè)務(wù)，同時(shí)也能生產(chǎn)出管理需要的正確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

4.明確財(cái)務(wù)在企業(yè)管理中的作用

現(xiàn)代商業(yè)企業(yè)管理中，如果把各功能部門比喻為人體的各部分，那么財(cái)務(wù)就相當(dāng)于人體的左右手。財(cái)務(wù)是整個(gè)企業(yè)的信息中心，所有的企業(yè)信息，通過貨幣的表現(xiàn)方式，最后都轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)流入財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，由財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析加工，并再次將數(shù)據(jù)翻譯為管理者看得清楚的報(bào)表信息，在信息化時(shí)代，信息數(shù)據(jù)對(duì)于一間企業(yè)的生存及發(fā)展至關(guān)重要。數(shù)據(jù)起著分析過去的經(jīng)營業(yè)績，預(yù)測未來，做好企業(yè)參謀的作用，企業(yè)應(yīng)該重新評(píng)估并規(guī)劃好財(cái)務(wù)在經(jīng)營管理中的作用。

5.企業(yè)可以根據(jù)自己的信息化戰(zhàn)略，選擇合作伙伴

企業(yè)的發(fā)展需要不同的合作伙伴，信息化建設(shè)過程中同樣也不能缺失這種伙伴。長期的戰(zhàn)略合作伙伴，更能提升企業(yè)信息化前期投入的效用，隨著企業(yè)的管理水平提升，對(duì)信息要求提高的時(shí)候，可能因應(yīng)管理需求增加一些新的系統(tǒng)功能，或者需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行功能性升級(jí)，這時(shí)候，戰(zhàn)略合作伙伴無論是在信息提供還是成本上都會(huì)體現(xiàn)出明顯的支持或幫助。有一家企業(yè)，其發(fā)展初期，企業(yè)使用一些小型電腦公司開發(fā)出的財(cái)務(wù)軟件，該小型軟件解決了企業(yè)固定資產(chǎn)及財(cái)務(wù)總帳的核算，但隨著企業(yè)的業(yè)務(wù)快速發(fā)展，該企業(yè)5年內(nèi)發(fā)展成為一家擁有13家全資或控股子公司、跨行業(yè)的企業(yè)，各子公司的經(jīng)營數(shù)據(jù)及子公司間內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理已難以得到原有軟件的有效支持，無論是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理，還是財(cái)務(wù)分析都得不到滿足，經(jīng)常性因?yàn)閷?duì)外銷售產(chǎn)品的成本構(gòu)成、銷售訂單折分、往來結(jié)算等問題影響到企業(yè)的有效運(yùn)作。此時(shí)企業(yè)不得不重新選購新的軟件，重新制定企業(yè)的信息化戰(zhàn)略，確定信息化合作伙伴。

二、企業(yè)在財(cái)務(wù)信息化的過程中應(yīng)注意的問題

財(cái)務(wù)信息化對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到積極的作用，但中小企業(yè)在實(shí)施的過程中往往產(chǎn)生不如意的結(jié)果，究其原由，我們覺得企業(yè)在實(shí)施財(cái)務(wù)信息化的過程中，應(yīng)注意以下問題：

1.企業(yè)信息化確實(shí)可以便于提升企業(yè)的經(jīng)營管理水平，但這并不代表著企業(yè)一旦上了財(cái)務(wù)信息化，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平就馬上提升了。財(cái)務(wù)信息化始終是一種管理手段，它本身并不能發(fā)揮作用，財(cái)務(wù)信息化能產(chǎn)生管理效益，是因?yàn)槠髽I(yè)的管理人員結(jié)合企業(yè)自身，把該工具運(yùn)用到實(shí)處而已，在實(shí)施財(cái)務(wù)信息化的過程中，應(yīng)發(fā)揮企業(yè)員工的主觀能動(dòng)性，結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際，最大限度發(fā)揮財(cái)務(wù)系統(tǒng)的性能。

2.企業(yè)購置財(cái)務(wù)信息管理用軟件的同時(shí)，應(yīng)該做好硬件的增購，軟件的良好運(yùn)行需要與之相適應(yīng)的硬件支持。

3.企業(yè)根據(jù)軟件的特點(diǎn)以及企業(yè)自身業(yè)務(wù)流程特點(diǎn)，制定一套管理流程，規(guī)范各部門各崗位的操作，或者可以制定各崗位的操作指引，規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程，加強(qiáng)不相容崗位的風(fēng)險(xiǎn)控制。

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