地方高校圖書館檔案管理的優(yōu)化研究

王會(huì)玲 才 娟

（綏化學(xué)院文學(xué)與傳媒學(xué)院 黑龍江綏化 152061）

目前，高校教育改革不斷深入，但很多高校圖書檔案管理卻沒有隨著改革的步伐有所改善，工作人員素質(zhì)和管理水平還停留在原有的基礎(chǔ)上，尤其是在圖書檔案管理這一方面問題更加突出，比如部分高校圖書館沒有專門檔案室，沒有配備專業(yè)水平高、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的管理人員，檔案管理混亂，缺乏現(xiàn)代信息化的資源管理等，這一切已經(jīng)在某種程度上制約了地方高校圖書館的長(zhǎng)足進(jìn)步和發(fā)展。因此，地方高校必須重視圖書館檔案管理工作的優(yōu)化，以促進(jìn)此項(xiàng)工作的發(fā)展和提高。

一、高校圖書館檔案管理工作滯后的癥結(jié)

（一）對(duì)高校圖書館檔案管理工作重視程度不高。很多高校圖書館未設(shè)專人負(fù)責(zé)圖書檔案工作，而是將此工作交由各辦公室代理，對(duì)此項(xiàng)工作的專業(yè)化和制度化要求的程度不夠。一般辦公室的工作人員少、工作繁雜，往往意識(shí)不到圖書檔案的重要性，因此對(duì)日常統(tǒng)計(jì)以及文書處理等沒有形成保管意識(shí)；業(yè)務(wù)部門的部分工作人員認(rèn)為檔案工作由辦公室負(fù)責(zé)，因此會(huì)疏忽對(duì)圖書檔案的管理工作；圖書館領(lǐng)導(dǎo)一般將檔案管理視為業(yè)務(wù)工作的附屬品，也很少去研究，因此這項(xiàng)工作大都遭遇了邊緣化，往往給圖書館檔案存檔造成缺失和混亂。

（二）缺乏業(yè)務(wù)素質(zhì)好、業(yè)務(wù)水平高的檔案管理人員。眾所周知，在目前知識(shí)經(jīng)濟(jì)和日益信息化的高校教育環(huán)境中，作為知識(shí)導(dǎo)航員的圖書館檔案管理人員，他們的職業(yè)道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、文化知識(shí)水平、吸收、整合、傳達(dá)信息的能力等，已經(jīng)成了地方高校圖書館發(fā)展的重要構(gòu)件[1]。然而我國(guó)地方高校圖書館檔案管理人員群體現(xiàn)狀，卻不容樂觀，比如沿海發(fā)達(dá)的浙江省，其全省高校圖書館檔案管理專業(yè)人員群體中，有碩士以上學(xué)歷者占2.49%，本科學(xué)歷占35.90%，本科以下者為61.61%，其中高級(jí)職稱者只占10.78%，中級(jí)職稱占41.86%，中級(jí)職稱以下則占47.36%[2]。

（三）檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程十分緩慢。目前伴隨著互聯(lián)網(wǎng)和手機(jī)等新興媒體的普及程度的升高，我國(guó)使用手機(jī)上網(wǎng)的網(wǎng)民已有2.77億，網(wǎng)絡(luò)在網(wǎng)民中的普及率達(dá)到了98.1%，其他如QQ、MSN等手機(jī)通訊工具使用率達(dá)到了61.5%[3]。而高校的師生幾乎個(gè)個(gè)是網(wǎng)民。如今還有相當(dāng)一部分高校仍舊以紙型文獻(xiàn)為圖書館檔案材料，尚未使用電子文獻(xiàn)的模式，電子文獻(xiàn)的引進(jìn)速度非常緩慢，因此在信息化程度如此發(fā)達(dá)的今天，已經(jīng)無法滿足師生及社會(huì)的需求了。除此之外，一些高校盡管是將館藏的文獻(xiàn)資源實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，但是檔案文獻(xiàn)的管理以及利用手段尚未同步于高科技化的圖書文獻(xiàn)所進(jìn)行的信息資源開發(fā)，使得圖書館內(nèi)的業(yè)務(wù)發(fā)展非常的不平衡。

（四）圖書館檔案管理的專業(yè)化和科學(xué)化不足。

1.圖書館的館藏檔案的結(jié)構(gòu)不合理。從檔案的種類結(jié)構(gòu)看，很多高校圖書館中館藏文書的檔案所占的比重是比較大的，特色檔案是相對(duì)較少的，比如說業(yè)務(wù)檔案。從檔案的載體看，紙質(zhì)的檔案所占的比重比較大，其他載體的數(shù)量和種類相對(duì)來說比較少的。而且從檔案管理今后的發(fā)展趨勢(shì)看，現(xiàn)在高校圖書館中檔案收藏的結(jié)構(gòu)以及內(nèi)容已無法適應(yīng)圖書館業(yè)務(wù)的發(fā)展和信息化社會(huì)的需要。

2.圖書館的檔案留檔的隨意性較大，還沒有具體的存檔要求和管理制度。歸檔不夠合理，分類不夠科學(xué)，各個(gè)科室分類歸檔時(shí)大多根據(jù)自己本科室的習(xí)慣和特點(diǎn)進(jìn)行，有的檔案資料甚至是沒有編號(hào)和目錄并被隨意存放。檔案外在形式不規(guī)范，不利于裝訂，不利于查閱。沒有統(tǒng)一的檔案管理方法，也缺乏檔案集中存放的意識(shí)，更沒有委派專人進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案丟失的現(xiàn)象十分嚴(yán)重。

3.檔案價(jià)值尚未進(jìn)行科學(xué)的鑒定。高校圖書館的檔案一般都存在一定的價(jià)值，因此在進(jìn)行管理時(shí)，需要進(jìn)行科學(xué)的鑒定，以便區(qū)別對(duì)待。盡管這點(diǎn)是比較重要的，但是現(xiàn)在還是有一部分高校并沒有重視。對(duì)檔案資源的準(zhǔn)確性、價(jià)值大小等鑒定工作也沒有進(jìn)行，對(duì)不同檔案的不同保管期限沒有規(guī)定，導(dǎo)致高校館藏的檔案文獻(xiàn)雜亂堆積。

二、高校圖書館檔案管理的優(yōu)化途徑

（一）優(yōu)化高校圖書館檔案管理的基礎(chǔ)條件。

1.提高圖書館檔案管理人員素質(zhì)。正如上文所提及的，地方高校圖書館能否“做好讀者服務(wù)工作和學(xué)術(shù)研究工作，不斷促進(jìn)圖書館事業(yè)的極大發(fā)展，其關(guān)鍵在于是否具有一支能適應(yīng)當(dāng)前文獻(xiàn)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展需要的整體素質(zhì)高、人員結(jié)構(gòu)合理”的管理隊(duì)伍[4]。筆者認(rèn)為，如要做好這方面的工作，我們必須展開如下三個(gè)方面的工作：其一，應(yīng)建設(shè)一支具有高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍。吸納并接收具有學(xué)歷高和專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)的圖書館檔案管理人才，且盡量避免人員隨意調(diào)動(dòng)。同時(shí)，地方高校的相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)高度重視本校人員的專業(yè)培養(yǎng)和專業(yè)教育，最好能在一定時(shí)期內(nèi)，能使圖書館檔案管理人員都能得到相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)和相關(guān)技能的訓(xùn)練。只有這樣，地方高校方能保持一支相對(duì)穩(wěn)定，專業(yè)能力較強(qiáng)的圖書館檔案管理群體。其二，應(yīng)當(dāng)更新工作方法和工作理念。面臨著日益信息化的高校校園和社會(huì)發(fā)展環(huán)境，我們的管理人員應(yīng)不斷更新觀念，通過不斷學(xué)習(xí)，來掌握更多的網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用技巧。其三，高校圖書館所收藏的檔案均具有很重要的意義，檔案管理是一項(xiàng)很嚴(yán)肅的工作，因此要對(duì)檔案管理人員的進(jìn)行思想教育，提高他們的政治覺悟，促進(jìn)他們的綜合素質(zhì)全面提高。

2.利用先進(jìn)設(shè)備，發(fā)揮數(shù)字儲(chǔ)備功能。目前高校圖書館正面臨著一場(chǎng)全方位的技術(shù)革新——數(shù)字圖書館，圖書館的檔案管理理應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化的大潮，進(jìn)入數(shù)字化管理的新時(shí)代。盡管地方高校由于多種因素和條件的限制和制約，不可能大規(guī)模地進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)。但為了日后的圖書館發(fā)展能有一個(gè)廣闊的空間，地方高校在圖書館檔案管理的硬件建設(shè)要有一定的前瞻性，應(yīng)建立“一套先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)”，我們應(yīng)最大限度地考慮到地方高校全體師生和外界社會(huì)的訪問需求。與此同時(shí)，地方高校圖書館在硬件建設(shè)上，雖主要集中在多媒體信息閱覽室、電子書刊和電子文本信息的整理與收集，以及高性能的圖書館服務(wù)系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)等三個(gè)方面[5]，但圖書館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)也是不容忽視的，只有如此，地方高校才可能在檔案管理方面避免出現(xiàn)力不從心的尷尬困境。

（二）強(qiáng)化對(duì)圖書館檔案管理的制度和科學(xué)管控。

1.優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)。高校圖書館應(yīng)該對(duì)館藏的一些歷史性的檔案資料引起足夠的重視，并對(duì)這些資料進(jìn)行整理以及收集。這是由于這些歷史性的檔案資料記錄了高校圖書館從一開始建館到現(xiàn)在的所有的重要活動(dòng)以及重大事件，是非常重要的文字材料，對(duì)于后人研究圖書館和本校的發(fā)展歷程來說，具有非常重要的意義。但是由于這些歷史檔案資料都比較分散及零碎，在日常工作中，很難被人們重視起來。再加上整理這些材料的難度非常大，很容易被故意忽略。圖書館領(lǐng)導(dǎo)一定要重視起來，投入更多的人力以及時(shí)間對(duì)這部分資料進(jìn)行整理。除此之外，非文字資料也是非常重要的，像一些音像制品、電子檔案以及實(shí)物等有認(rèn)知價(jià)值和佐證的意義。因此負(fù)責(zé)圖書館檔案管理的辦公室工作人員需要根據(jù)現(xiàn)代媒介多樣化的特點(diǎn)，將音像制品、重要照片、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯以及刻錄光盤等資料歸檔進(jìn)圖書館的檔案管理系統(tǒng)。這是因?yàn)檫@些檔案均為高校圖書館檔案完整性以及系統(tǒng)性的重要憑據(jù)。

2.制定嚴(yán)密的檔案保管制度，并委派專人對(duì)其進(jìn)行管理。建立館藏檔案嚴(yán)格的保密制度，各方人員均不可擅自提高檔案的利用范圍，管理人員不可以擅自把檔案中所記錄的保密內(nèi)容泄露出去；建立館藏檔案鑒定制度，確立館藏檔案的鑒定規(guī)范，成立由專家組成的鑒定小組，鑒定檔案的等級(jí)，判定保管的年限，并整理好檔案，并將其中的經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案挑出來，然后向上級(jí)相關(guān)部門進(jìn)行匯報(bào)，獲準(zhǔn)即可銷毀；設(shè)立館藏檔案嚴(yán)密的立卷歸檔制度，避免保存價(jià)值比較高的文件毀壞或者是遺失。其中立卷需要做到案卷的裝訂整齊美觀、保管的期限劃分準(zhǔn)確、標(biāo)量確切簡(jiǎn)明、目錄頁(yè)碼清晰、排列順序正確、書面材料規(guī)范。

3.科學(xué)地鑒定整理館藏檔案。對(duì)需要?dú)w檔的檔案進(jìn)行逐一的鑒定，將性質(zhì)以及價(jià)值不同的檔案分別區(qū)別開來，然后通過檔案的重要程度以及價(jià)值大小來進(jìn)行檔案的歸檔存放。這樣不但有利于檔案存放的科學(xué)合理，能夠節(jié)省存放的空間，還能夠節(jié)約管理的費(fèi)用，而且利于檔案的使用及開發(fā)。

4.建立高校檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)。目前，閱讀日益多元化，地方高校圖書館應(yīng)提供及時(shí)和多元化的服務(wù)內(nèi)容，以滿足不同師生群體化的個(gè)性需求，以便實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的可持續(xù)性的發(fā)展。不僅如此，檔案部門應(yīng)當(dāng)和院校內(nèi)、各黨群行政部門以及社會(huì)緊密的聯(lián)系，將相關(guān)的信息歸整，將數(shù)字化檔案的內(nèi)容加以豐富。同時(shí)在檔案主頁(yè)上面添加多元化的服務(wù)內(nèi)容，要包含檔案用戶的培訓(xùn)教育、檔案信息數(shù)字化的利用、開發(fā)和檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航，提高對(duì)檔案的篩選識(shí)別功能、信息檢索和選擇能力，利于快速檢索到檔案的信息。開展個(gè)性化服務(wù)，利用現(xiàn)在的各種通訊方法提供在線咨詢和檢索以提高檔案的利用效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量；通過數(shù)字化的形式分專題、分批或分期介紹開放檔案的內(nèi)容和范圍與查檔基本的知識(shí)，把封閉服務(wù)改為開放服務(wù)，使檔案信息的價(jià)值最大化，使檔案信息化建設(shè)能夠持續(xù)發(fā)展。

[1]張桂云.21 世紀(jì)高校圖書館專業(yè)人員應(yīng)具備的素質(zhì)[N].濟(jì)寧日?qǐng)?bào)，2013-11-18（8）.

[2]高躍新.新時(shí)代高校圖書館隊(duì)伍建設(shè)——從浙江省高校圖書館專業(yè)人員現(xiàn)狀調(diào)查談起[J].大學(xué)圖書館學(xué)報(bào)，2003(4).

[3]李國(guó)蘭.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].山東社會(huì)科學(xué)，2011(1).

[4]鄧富泉.對(duì)高校圖書館人員結(jié)構(gòu)合理性的研究[J].圖書館建設(shè)，2006（1）.

[5]黎楓.地方高校圖書館數(shù)字化建設(shè)探析[J].農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊，2005（7）.