大型企業(yè)推廣實(shí)施智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)的探討

丁琳偉

(中國(guó)石化集團(tuán)公司辦公廳，北京 100728)

目前，大型企業(yè)推廣實(shí)施智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化發(fā)展的必然趨勢(shì)，是對(duì)機(jī)要文件、信函處理的全新技術(shù)的運(yùn)用，是對(duì)傳統(tǒng)機(jī)要文件、信函管理的全面改革創(chuàng)新，也是實(shí)現(xiàn)機(jī)要文件、信函處理過(guò)程的安全保證，更是推動(dòng)實(shí)現(xiàn)全面管理信息化的關(guān)鍵。中國(guó)石化集團(tuán)公司利用2008年辦公大樓搬遷時(shí)機(jī)，實(shí)施了智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)，該系統(tǒng)以全面的實(shí)用功能及良好的應(yīng)用效果，大大提高了公文管理的安全性和工作效率。

1 傳統(tǒng)管理方式存在的問(wèn)題

該系統(tǒng)實(shí)施前，集團(tuán)公司各類(lèi)文件、信件的流轉(zhuǎn)、分發(fā)主要采用手工登記方式進(jìn)行，存在以下突出問(wèn)題。

1.1 信息孤島，沒(méi)有共享

近十年來(lái)，隨著辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，中央、國(guó)家機(jī)關(guān)和大型央企在文件流轉(zhuǎn)中，先后采用了基于條形碼、文件交換箱、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的計(jì)算機(jī)智能文件交換系統(tǒng)，特別是中辦、國(guó)辦聯(lián)合發(fā)文也將條碼技術(shù)應(yīng)用在文件交換中，下發(fā)的文件都帶有包含文件主要信息的條形碼。在沒(méi)有采用這一系統(tǒng)前，在文件交換中不能共享中辦、國(guó)辦及各部委、軍隊(duì)系統(tǒng)等文件的主要信息；另一方面，發(fā)出文件的主要信息與其他單位也不能共享，只能沿用手工登記的方式重復(fù)登記文件收發(fā)內(nèi)容，形成文件流轉(zhuǎn)的信息孤島。

1.2 重復(fù)勞動(dòng)，效率低下

此前，每天登記接收的各類(lèi)文件、信件數(shù)量極大。這些文件主要在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門(mén)之間流轉(zhuǎn)傳閱辦理，每次交接過(guò)程都要在收發(fā)人員、文件管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)之間進(jìn)行重復(fù)性的手工登記，而登記的內(nèi)容又都是相同的內(nèi)容，重復(fù)性的勞動(dòng)造成大量人力和時(shí)間的浪費(fèi)。

1.3 暗箱流轉(zhuǎn)，沒(méi)有跟蹤

在文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中，若要查詢(xún)文件所處位置，需要從文件流轉(zhuǎn)源頭一步一步詢(xún)問(wèn)當(dāng)事人，存在文件流轉(zhuǎn)過(guò)程的暗箱，無(wú)法實(shí)施實(shí)時(shí)監(jiān)控和有效跟蹤，無(wú)法進(jìn)行有效管理，特別是對(duì)密級(jí)文件的傳閱范圍更是無(wú)法實(shí)時(shí)監(jiān)控和有效跟蹤，這對(duì)文件的安全和保密管理帶來(lái)很大隱患。

1.4 難以規(guī)范，易出差錯(cuò)

人與人交接文件時(shí)，有時(shí)為加快流轉(zhuǎn)過(guò)程，簡(jiǎn)化登記手續(xù)，極易出現(xiàn)差錯(cuò)，特別是錯(cuò)登了秘密文件后，需花費(fèi)大量時(shí)間查找，而查找過(guò)程也是手工方式，極易造成泄密和文件丟失。

2 智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)的實(shí)用功能

2.1 信件管理方便快捷

一是信件錄入功能，取消了手工登記本以及在計(jì)算機(jī)上對(duì)信件信息進(jìn)行登記，而是利用條形碼及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)經(jīng)掃描條碼完成信息的登記，利用交換箱與條碼技術(shù)完成登記分揀過(guò)程。二是信件查詢(xún)功能，可在系統(tǒng)中查詢(xún)已經(jīng)登記了的信件信息，根據(jù)選擇和輸入的條件進(jìn)行自動(dòng)檢索，查詢(xún)到的信件信息為登記的信息以及信件在流轉(zhuǎn)交換過(guò)程中由系統(tǒng)自動(dòng)記錄的交換記錄。即系統(tǒng)不但可以查找到信件的基本信息，同時(shí)可以得知信件的具體去向。三是信件修改功能，對(duì)登記錯(cuò)誤的信件或者特殊情況需要修改的信件，可以對(duì)其登記的信息設(shè)定修改信件權(quán)限，如可以設(shè)置為只有登記該信件的工作人員才可以修改信件。四是信件刪除功能，系統(tǒng)中已經(jīng)登記了的信件信息，為了保證數(shù)據(jù)的安全性，系統(tǒng)中所進(jìn)行的刪除操作不會(huì)真正刪除錄入的信件信息，只是標(biāo)識(shí)信件為已刪除的信件；五是大宗信件的處理功能，可以批量登記大批量固定范圍的信件，包括內(nèi)部發(fā)送的批量裝封文件，以及收到的批量固定內(nèi)部接收范圍的文件。六是信件統(tǒng)計(jì)功能，根據(jù)用戶(hù)選擇的統(tǒng)計(jì)條件，統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)中登記了的各類(lèi)信件的數(shù)量，可以用來(lái)準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)一段時(shí)間內(nèi)工作人員的工作量。七是發(fā)信統(tǒng)計(jì)功能，對(duì)發(fā)出的信件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。八是清單打印功能，信件登記后完成分揀投箱工作，當(dāng)分戶(hù)單位人員取信或者收發(fā)室人員送信時(shí)，只需要工作人員刷卡，則對(duì)應(yīng)的程序設(shè)置好的該工作人員負(fù)責(zé)的箱門(mén)自動(dòng)打開(kāi)，打印機(jī)自動(dòng)打印出清單。九是清單修改功能，對(duì)系統(tǒng)中已經(jīng)打印的清單進(jìn)行修改，可以對(duì)某一張清單上的信件進(jìn)行刪除操作，或者追加一封新的信件到清單上，然后可以重新打印清單，清單號(hào)不變。從而解決了用戶(hù)出現(xiàn)信件清單上某封信件分戶(hù)單位拿走后出現(xiàn)問(wèn)題的修正。十是清單查核功能，由收發(fā)室人員使用該功能對(duì)信件清單進(jìn)行核銷(xiāo)，系統(tǒng)打印的清單上包含清單編號(hào)、清單種類(lèi)等信息的條形碼，掃描條碼選擇執(zhí)行核簽操作即可；十一是特急信件處理功能，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)，各單位可在其子系統(tǒng)中實(shí)時(shí)監(jiān)控到與其工作有關(guān)的特急信件，做特殊標(biāo)示及聲音處理。

2.2 收文管理準(zhǔn)確高效

一是收文登記功能，可根據(jù)所有接收文件的種類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)登記，文件登記后可進(jìn)行不同的文種處理流程，接收到的印有二維條碼的文件，如外交部來(lái)文，可以通過(guò)掃描文件上的二維碼直接錄入文件的基本信息，系統(tǒng)自動(dòng)記錄文件登記人及文件登記時(shí)間等信息。二是文件辦理單打印功能，根據(jù)文件的種類(lèi)不同打印不同的文件處理單，包括文件傳閱單，文件辦理單等。三是領(lǐng)導(dǎo)批示及內(nèi)部單位辦理情況登記功能，在機(jī)要室文件管理系統(tǒng)中提供了領(lǐng)導(dǎo)批示及內(nèi)部單位辦理情況登記。四是文件查詢(xún)功能，通過(guò)輸入有效條件查詢(xún)系統(tǒng)中登記的文件信息，可及時(shí)查看該文件流轉(zhuǎn)及辦理信息。五是文件統(tǒng)計(jì)功能，通過(guò)輸入有效條件統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)中登記的文件數(shù)量，并可打印統(tǒng)計(jì)報(bào)表。六是取件清單功能，用戶(hù)取件后自動(dòng)打印文件的取件清單，清單管理類(lèi)似信件的清單管理。七是投件管理功能，在投件管理過(guò)程中，對(duì)用戶(hù)的身份及文件條碼的合法性進(jìn)行識(shí)別，同時(shí)對(duì)用戶(hù)進(jìn)行不同的投取權(quán)限設(shè)定，投件過(guò)程中記錄投件人信息。八是批量文件的登記分發(fā)管理功能，如國(guó)務(wù)院文件等具有固定范圍的大批量文件接收，可在系統(tǒng)中調(diào)用固定的分發(fā)表一次實(shí)現(xiàn)所有文件登記，然后根據(jù)交換箱上提示的分發(fā)范圍及分發(fā)數(shù)量投入文件即可完成文件的分發(fā)操作。九是電報(bào)管理功能，在系統(tǒng)中將電報(bào)作為一種特殊的文種處理，可提供原件和復(fù)印件的分別登記功能，流轉(zhuǎn)過(guò)程與一般公文流轉(zhuǎn)過(guò)程相同，貼條碼經(jīng)交換箱進(jìn)行流轉(zhuǎn)。

2.3 發(fā)文管理信息共享

一是發(fā)文登記，在機(jī)要室文件管理系統(tǒng)中提供發(fā)文基本信息登記功能，但一般文件的發(fā)文信息均由起草單位進(jìn)行登記并共享給機(jī)要室發(fā)文管理系統(tǒng)。機(jī)要室可補(bǔ)充登記部分信息，發(fā)文登記也根據(jù)現(xiàn)有的文件種類(lèi)進(jìn)行劃分，包括內(nèi)部簽報(bào)的處理。二是批抄，機(jī)要室可確定或修改文件的批抄范圍，可調(diào)用常用的批抄模板進(jìn)行參考。三是送印單打印，以集團(tuán)公司名義發(fā)文由機(jī)要室打印送印單，送印單上可包含一個(gè)與文件信息唯一對(duì)應(yīng)的二維條碼，文件印制部門(mén)可通過(guò)此二維條碼印制含有二維條碼的文件，此條碼可供相關(guān)的合辦單位共享文件基本信息。四是文件分發(fā)，若文件上印制有文件條碼，則用戶(hù)在交換箱上掃描文件上的條碼，系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)用文件的批抄范圍，交換箱對(duì)應(yīng)箱格擋板開(kāi)啟，同時(shí)提示用戶(hù)根據(jù)提示投入文件后箱格擋板關(guān)閉，若沒(méi)有印制條碼則需要手動(dòng)在系統(tǒng)中調(diào)出相關(guān)文件的信息然后進(jìn)行投箱操作。五是文轉(zhuǎn)信，部分發(fā)文是針對(duì)外部單位，則系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)文件信息生成相應(yīng)的發(fā)信信息，并打印信件的大標(biāo)簽，將大標(biāo)簽貼于信封后，裝入相應(yīng)文件等待發(fā)信。

2.4 文號(hào)管理統(tǒng)一規(guī)范

系統(tǒng)中文件的文號(hào)由機(jī)要室統(tǒng)一管理，文件在經(jīng)機(jī)要室前的內(nèi)部流轉(zhuǎn)過(guò)程中以文件上所貼的條碼號(hào)作為文件流轉(zhuǎn)的唯一標(biāo)示。文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批后在機(jī)要室確定最終文號(hào)，文號(hào)一般根據(jù)文件種類(lèi)流水號(hào)自動(dòng)生成，用戶(hù)也可以修改。

3 智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)作用

一是收信管理達(dá)到了全程監(jiān)控。收發(fā)室接收信件后在機(jī)要管理子系統(tǒng)中登記新建信息或直接通過(guò)交換箱掃描條碼投箱實(shí)現(xiàn)信件的等級(jí)分發(fā)。各內(nèi)部單位可在其系統(tǒng)中監(jiān)控到交換箱內(nèi)文件、信件信息，內(nèi)部各部門(mén)刷卡取件，信件信息進(jìn)入公文管理系統(tǒng)。各部門(mén)在公文管理子系統(tǒng)中對(duì)信件進(jìn)行二次分發(fā)登記。

二是發(fā)信管理實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一分發(fā)。發(fā)信過(guò)程由各部門(mén)在各子系統(tǒng)中登記基本信息。登記的信件粘貼由收發(fā)室統(tǒng)一制作的信件條碼后送收發(fā)室投箱。外發(fā)信件待發(fā)送，內(nèi)部交換信件進(jìn)入收信單位公文管理子系統(tǒng)。

三是機(jī)要交換站文件收發(fā)管理達(dá)到了實(shí)物流與信息流的準(zhǔn)確無(wú)誤。機(jī)要交換站的信件取回后，掃描信件上的條碼投箱完成信件登記、分發(fā)過(guò)程。送機(jī)要交換站的信件，由分戶(hù)單位用戶(hù)在公文管理子系統(tǒng)中進(jìn)行登記，信件自動(dòng)在收發(fā)室的機(jī)要信函系統(tǒng)中登記，同時(shí)在發(fā)信用戶(hù)的收發(fā)管理系統(tǒng)中標(biāo)示該信件已投入收發(fā)室機(jī)要交換站渠道代收箱中，即信件已發(fā)出。收發(fā)室工作人員將信件送往機(jī)要交換站前，開(kāi)箱打印信件清單，清點(diǎn)信件數(shù)量是否與清單上一致。分戶(hù)單位用戶(hù)在其公文管理系統(tǒng)中登記信件時(shí)，需要登記其粘貼在信件上的條碼編號(hào)，這樣在收發(fā)室進(jìn)行信件投遞操作時(shí)，由于條碼與信件唯一對(duì)應(yīng)，投箱前掃描信件條碼，確保了信件實(shí)物流與信息流的絕對(duì)對(duì)應(yīng)，準(zhǔn)確記錄了信件是否發(fā)送。

四是機(jī)要局文件的收發(fā)管理達(dá)到了專(zhuān)項(xiàng)操控。由機(jī)要局接收的信件掃描條碼后，投入分戶(hù)單位信箱中完成信件登記分揀過(guò)程。送機(jī)要局的信件，用戶(hù)需要在其公文管理子系統(tǒng)中登記信件信息，同時(shí)粘貼收發(fā)室發(fā)放的標(biāo)準(zhǔn)條碼（條碼中標(biāo)示了發(fā)信分戶(hù)單位信息），然后將信件送收發(fā)室掃描條碼投入機(jī)要局的渠道代收信箱中，完成信件簽收登記、分發(fā)過(guò)程。收發(fā)室工作人員送信前，系統(tǒng)自動(dòng)打印送機(jī)要局的信件清單。

五是專(zhuān)送信件管理達(dá)到了信件直達(dá)。專(zhuān)送信件由發(fā)信用戶(hù)在其公文管理子系統(tǒng)中登記信件的基本信息后送收發(fā)室，收發(fā)室工作人員掃描信件上的條碼簽收信件，打印清單直送。各專(zhuān)送渠道送達(dá)收發(fā)室的信件，如果有條碼，則掃描條碼進(jìn)行投箱，如果沒(méi)有條碼在系統(tǒng)中對(duì)信件進(jìn)行登記，然后投箱。

六是內(nèi)部交換信件管理達(dá)到了簽收的準(zhǔn)確性、便攜性。內(nèi)部交換信件，根據(jù)其內(nèi)部情況分為兩種處理方式：一方面是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，分戶(hù)單位用戶(hù)發(fā)信前在公文管理子系統(tǒng)中登記信件信息，粘貼條碼。然后到收發(fā)室進(jìn)行信件交換，掃描條碼，則系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)條碼檢索到該信件的登記信息，簽收信件并提示用戶(hù)投箱，用戶(hù)根據(jù)系統(tǒng)提示投箱，投錯(cuò)報(bào)警。這種情況下，數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)共享，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信件簽收，提高了準(zhǔn)確性。另一方面是在非網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，分戶(hù)單位用戶(hù)發(fā)信前在收發(fā)管理系統(tǒng)中登記信件信息，發(fā)信前系統(tǒng)打印清單，清單上有一個(gè)包含了所有發(fā)信信息的二維條碼。在收發(fā)室進(jìn)行信件交換前掃描清單上的二維碼，然后根據(jù)系統(tǒng)提示進(jìn)行投箱，系統(tǒng)根據(jù)二維碼中的信息對(duì)信件進(jìn)行簽收登記。二維條碼解決了沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)情況下的信息攜帶問(wèn)題。

4 實(shí)施智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)取得的成效

中國(guó)石化集團(tuán)公司智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)自2008年9月正式運(yùn)行以來(lái)，已近7年時(shí)間，經(jīng)過(guò)不斷完善，運(yùn)行情況良好，取得了很好的成效。

一是實(shí)現(xiàn)了機(jī)要文件、信函收發(fā)過(guò)程中的自動(dòng)信息采集、自動(dòng)收發(fā)數(shù)據(jù)核對(duì)、差錯(cuò)提示和及時(shí)糾錯(cuò)功能、交接過(guò)程的電子化以及信息源、信息流向的電子化。二是實(shí)現(xiàn)了文件、信函基本信息、擬辦協(xié)辦等信息的電子化留存，并在相關(guān)單位之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，避免了相關(guān)信息的重復(fù)登記。三是利用智能交換箱、條形碼技術(shù)實(shí)現(xiàn)了文件、信函的智能交換，提高了文件、信函交換的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。四是實(shí)現(xiàn)了對(duì)文件、信函交接的自動(dòng)簽收登記，從而提高了安全性和保密性。五是通過(guò)應(yīng)用軟件系統(tǒng)及智能文件、信函交換箱輔助工作人員進(jìn)行公文處理，既提高了工作效率又減少了差錯(cuò)率。六是實(shí)現(xiàn)了各類(lèi)文件、信函辦理過(guò)程中的自動(dòng)跟蹤，方便對(duì)文件辦理過(guò)程的督查催辦。七是實(shí)現(xiàn)了對(duì)文件、信函辦理情況以及領(lǐng)導(dǎo)批示情況的登記和查詢(xún)。

總之，該系統(tǒng)運(yùn)行7年來(lái)，集團(tuán)公司利用智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)對(duì)機(jī)要文件、信函進(jìn)行管理，并利用條形碼信息對(duì)文件、信函進(jìn)行登記，利用網(wǎng)絡(luò)、身份識(shí)別等技術(shù)對(duì)所有相關(guān)工作人員及文件、信函的全過(guò)程信息追蹤、交換及其收發(fā)過(guò)程中的自動(dòng)信息采集、自動(dòng)收發(fā)數(shù)據(jù)核對(duì)、錯(cuò)誤提示和及時(shí)糾錯(cuò)、針對(duì)性信息跟蹤追查等，較好地解決了目前機(jī)要文件、信函管理工作中存在的問(wèn)題，特別是對(duì)文件、信函的管理從人人交換轉(zhuǎn)變?yōu)槿藱C(jī)交換，極大了提升了文件、信函的管理水平，通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了信息共享，徹底實(shí)現(xiàn)了機(jī)要文件、信函無(wú)紙無(wú)記錄本登記，減少了人員的重復(fù)勞動(dòng)，大大提高了工作效率，配備了智能文件交換箱，也大大改善了辦公環(huán)境，促進(jìn)了集團(tuán)公司辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展。