淺談新形勢(shì)下水文檔案之管理

魏 麗 鄭 偉

水文檔案是各項(xiàng)水文業(yè)務(wù)工作的結(jié)晶，是通過(guò)幾代水文人艱苦勞動(dòng)積累下來(lái)的寶貴歷史財(cái)富。水文檔案真實(shí)記錄了水文部門的工作歷史，是水文部門各項(xiàng)工作、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的依據(jù)和憑證，是該行業(yè)發(fā)展的重要見(jiàn)證。水文檔案專業(yè)性較強(qiáng)，除具有一般科技檔案的特性外，還具有統(tǒng)一性、區(qū)域性、時(shí)間性、系統(tǒng)性和連貫性等顯著的特點(diǎn)。在新形勢(shì)下，如何使水文檔案管理系統(tǒng)化，是當(dāng)前水文檔案部門面臨的一個(gè)重要課題。

1. 落實(shí)檔案規(guī)章制度是關(guān)鍵

檔案規(guī)章制度是管理檔案的可靠保證。只有制定了科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的規(guī)章制度，檔案工作人員操作起來(lái)有法可依、有規(guī)可循、有據(jù)可查，才能形成規(guī)章制度管人、管事的良好機(jī)制。落實(shí)檔案規(guī)章制度一是要做好執(zhí)行落實(shí)檔案規(guī)章制度的監(jiān)督、檢查工作；建立一套行之有效的考核制度，逐項(xiàng)逐條進(jìn)行詳細(xì)考核；與檔案人員職稱、職務(wù)晉升、工作實(shí)績(jī)、工資福利待遇掛鉤，激發(fā)檔案工作人員的積極性。落實(shí)檔案規(guī)章制度，要抓住一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，就是對(duì)執(zhí)行制度的情況進(jìn)行專項(xiàng)考核。哪項(xiàng)工作搞得好不好，考核一下就知道。執(zhí)行、落實(shí)制度怎么樣，查看檔案管理情況就一目了然。通過(guò)建立健全落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)，使工作走向制度化，從而保證水文檔案管理工作正常有序開(kāi)展。

2. 提高檔案人員素質(zhì)是前提

檔案人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的重要條件。隨著水文事業(yè)的改革發(fā)展，水文檔案的內(nèi)容、載體、管理手段、利用需求也不斷發(fā)生變化，這就對(duì)檔案工作人員的綜合素質(zhì)提出了更新更高的要求。目前，水文檔案管理人員素質(zhì)水平參差不齊，知識(shí)老化，缺乏創(chuàng)新能力和現(xiàn)代活力，水文行業(yè)急需一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理隊(duì)伍。檔案專業(yè)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、條件性很強(qiáng)的管理工作，水文檔案更是專業(yè)性較高，因此水文檔案工作者要適應(yīng)時(shí)代變化，督促自己更新觀念、勇于創(chuàng)新，要不斷加強(qiáng)新知識(shí)、新方法、新技術(shù)的學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)技術(shù)能力，以便更好地適應(yīng)水文檔案管理工作的需要。

3. 檔案材料收集齊全是基礎(chǔ)

檔案材料收集說(shuō)起來(lái)是小事，實(shí)際是件大事，沒(méi)有檔案材料，無(wú)法形成檔案，檔案材料收集不齊全，形成的檔案就不會(huì)完整，給以后利用造成很多不利。隨著形勢(shì)的發(fā)展，水文檔案內(nèi)容逐步增多、收集類別也要不斷調(diào)整、充實(shí)，要確定收集的范圍、時(shí)間和數(shù)量不能缺類缺項(xiàng)；收集材料要完整、齊全。無(wú)論是職能活動(dòng)、科學(xué)研究、生產(chǎn)活動(dòng)形成的檔案材料是有規(guī)律的，收集檔案材料要遵循其形成的自然規(guī)律，將各種材料收集齊全完整，并及時(shí)歸檔；要收集各個(gè)方面的材料，尤其注意收集領(lǐng)導(dǎo)存查的、借出的、出差和休假人員手中的等散積在各個(gè)科室、人員的材料，各種載體的材料都要收集起來(lái)。

4. 保證檔案整理質(zhì)量是根本

一個(gè)單位的檔案整理質(zhì)量好與否，直接會(huì)影響檔案的利用效果。檔案整理規(guī)范不規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)不標(biāo)準(zhǔn)，從案卷整理質(zhì)量上就能反映出來(lái)。因此，在檔案整理的過(guò)程中要按照檔案整理的質(zhì)量要求，做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、保管期限正確、裝訂整齊美觀、排列規(guī)范合理，要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，區(qū)別不同價(jià)值，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。

5. 檔案安全保管是重要環(huán)節(jié)

檔案安全保管主要是做好檔案庫(kù)房管理工作。檔案庫(kù)房要做到防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全。因此，檔案保管要做到防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染的“八防”工作，防止檔案受到侵害，達(dá)到安全保管檔案的目的。

6. 充分開(kāi)發(fā)利用檔案是目的

檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)是提供服務(wù)。水文檔案工作者要利用檔案資料，開(kāi)發(fā)檔案信息，提高水文檔案利用率，實(shí)現(xiàn)水文為社會(huì)服務(wù)的價(jià)值。一是利用檔案信息資源向單位和上級(jí)部門提供各種信息，為領(lǐng)導(dǎo)制訂規(guī)劃、計(jì)劃、制度和措施提供依據(jù)；二是加強(qiáng)對(duì)基本水文資料的深加工工作，開(kāi)發(fā)水文數(shù)據(jù)庫(kù)信息服務(wù)系統(tǒng)的功能，提高服務(wù)工作效率和檔案資源的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，從直接提供基本水文資料服務(wù)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┧难芯砍晒?wù)；三是建立電子版檔案，將檔案信息輸入微機(jī)作為檢索條件，提高檔案的查全查準(zhǔn)率；四是利用網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息，提高檔案服務(wù)，借助現(xiàn)代化手段開(kāi)發(fā)利用檔案，達(dá)到充分利用檔案的目的。