淺議人事檔案整理中常見問題及措施

任春霞

(晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 晉中030600)

從接中共山西省委組織部關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)中組部《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》的通知，在認(rèn)真領(lǐng)會(huì)精神的基礎(chǔ)上，我院積極展開工作，扎實(shí)做好干部人事檔案專項(xiàng)清理工作，對(duì)照我院實(shí)際情況和《通知》提出的新要求新精神相結(jié)合，逐條逐步整改和落實(shí)，在此過程中，發(fā)現(xiàn)有好多經(jīng)常出現(xiàn)的普遍問題。具體如下：

1、檔案材料內(nèi)容不完整、不真實(shí)和不準(zhǔn)確，有些檔案材料作者形成不清，文字描述模糊、對(duì)象不明確，不符合干部的客觀實(shí)際；

2、材料中有涂改造假和模棱兩可的語言；

3、檔案材料數(shù)量不全面不豐富，不能充分表現(xiàn)某個(gè)人在不同歷史階段表現(xiàn)為不同角色，有的學(xué)歷不全，有的職稱不完整等；

4、材料來源無根無據(jù)；

5、收集檔案的時(shí)間不及時(shí)，即：做不到隨辦、隨收、隨審、隨歸等等，

面對(duì)出現(xiàn)這些情況，結(jié)合我院整理檔案過程中實(shí)際特點(diǎn)，特提出以下在整理過程中審核的解決辦法和措施。

1、判斷材料是否屬于應(yīng)歸檔的內(nèi)容。對(duì)于來路不明或時(shí)間不明確、無領(lǐng)導(dǎo)簽字或未加蓋公章的等一系列材料不應(yīng)歸檔，等調(diào)查核實(shí)或手續(xù)完備后再放入。對(duì)于畢業(yè)生實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文、體育測(cè)試本、畢業(yè)證，年度考核中形成的述職報(bào)告、工作總結(jié)、重復(fù)多余的檔案材料等都不屬于歸檔范圍，對(duì)于不屬于歸檔的材料，既不能隨意拋棄或亂扔，又不能擅自處理、歸檔或銷毀，必須填寫《剔除檔案材料登記表》，認(rèn)真填寫登記后，清理出來材料經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)審核后，按有關(guān)制度處理。

2、審核材料是否完備、齊全。對(duì)于已歸檔的歷史性材料雖不齊全完整，但無可補(bǔ)充，可維持原狀或?qū)懗鱿嚓P(guān)說明情況，例如：《1979年干部履歷表》中缺照片，進(jìn)一步完善檔案貼上現(xiàn)照片，一看就不真實(shí)，時(shí)間在推移，人也在發(fā)生變化，不能拿現(xiàn)在照片去完善前十幾年的檔案材料中的照片，又如：很早以前檔案材料中缺印章，原學(xué)校是中專，后升為?？茖W(xué)校，原中專學(xué)校的印章早已作廢、廢止，又如何能進(jìn)一步完善，這樣就需要寫出相應(yīng)情況說明了；對(duì)于近期歸檔的內(nèi)容一定要審核齊全完整。例如：很簡(jiǎn)單的一年一度事業(yè)單位考核表，正面自己填寫的很完善整齊，可是背面小組意見、單位領(lǐng)導(dǎo)意見、個(gè)人意見空空如也，像這樣的應(yīng)該歸檔的材料，雖歸檔了，可是卻毫無意義，考核的結(jié)果究竟是優(yōu)秀、合格或不合格，無從考究，領(lǐng)導(dǎo)是同意還是不同意？自己又是什么意見？……再如：《干部任免審批表》經(jīng)常是任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)時(shí)間都有，但是往往忽略任免文件的文號(hào)的填寫；《干部履歷表》中填寫的培訓(xùn)材料、科研成果、獎(jiǎng)勵(lì)證書等都填寫完整，可是后面第四類和第六類中找不出相應(yīng)的佐證材料；再如：職稱材料，檔案中體現(xiàn)最高的副教授的評(píng)審表，可是講師和助教的評(píng)審表缺乏，學(xué)歷也是，在干部履歷表中填寫專升本，但是在第四類中根本體現(xiàn)不出任何專升本的字樣，或光有本科的學(xué)歷材料，但是忽略了?？频牟牧希腥苏J(rèn)為有高的就不需要低學(xué)歷的材料了，甚至有的從學(xué)校拿回來直接擱置在家認(rèn)為這樣更保險(xiǎn)等等，都是材料不齊全、不完整、手續(xù)不全的表現(xiàn)。就需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)通知本人要回相關(guān)的應(yīng)該入檔的材料。

3、審核材料信息是否真實(shí)、準(zhǔn)確。例如：有人在《干部履歷表》中的科技成果中填寫獲取的個(gè)人專利，在第四類中必須提供相應(yīng)佐證材料，且要有相關(guān)部門的批準(zhǔn)和證書等。再如：在現(xiàn)實(shí)生活中為了獲取更高的學(xué)歷，不惜采取高價(jià)買文憑，光有畢業(yè)證甚至還有學(xué)位證，但是沒有相關(guān)的報(bào)考表和上學(xué)的檔案材料，在網(wǎng)上學(xué)歷認(rèn)證也無法查到，更有甚者欺騙上學(xué)人員，報(bào)考登記表、學(xué)生鑒定表和畢業(yè)生登記表等都有，但是經(jīng)有關(guān)部門查證，發(fā)現(xiàn)是個(gè)不合格的學(xué)校等等，給學(xué)生帶來很大的不僅是經(jīng)濟(jì)損失，更多的是浪費(fèi)了寶貴的時(shí)間。由于社會(huì)的五彩繽紛，后取學(xué)歷的也出現(xiàn)豐富多彩，有函授的、業(yè)余的、專升本的、黨校的、成人的、脫產(chǎn)的等等多種形式，所以針對(duì)這樣情況，需小心謹(jǐn)慎對(duì)后取學(xué)歷的不管是哪種形式領(lǐng)取的，都統(tǒng)一要求進(jìn)行學(xué)歷認(rèn)證，以保證人事檔案的保存的真實(shí)和準(zhǔn)確。

4、審核材料的填寫是否符合要求。干部檔案材料中，有的人填寫很隨意，跟前有什么筆就使用什么筆，所以一定要求使用黑色的碳素筆，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色或純藍(lán)墨水填寫，對(duì)已經(jīng)構(gòu)成歷史材料的要進(jìn)行認(rèn)真的鑒別，保存有價(jià)值的檔案，同時(shí)一般不得放置復(fù)印件或復(fù)寫紙寫的檔案材料，對(duì)于近期檔案出現(xiàn)類似情況的要退回原部門重新形成或不予收取，若實(shí)在找不到原件，復(fù)印件上必須寫清楚在哪里復(fù)印，誰復(fù)印，什么時(shí)間復(fù)印并加蓋復(fù)印部門的印章。

5、審核材料內(nèi)容歸類的準(zhǔn)確性。在個(gè)別人的第三類鑒定材料中出現(xiàn)學(xué)員鑒定、學(xué)習(xí)鑒定等，像這些以反映干部學(xué)歷或?qū)W習(xí)成績(jī)?yōu)橹鞯膶W(xué)生畢業(yè)生鑒定、學(xué)員鑒定、學(xué)習(xí)鑒定、結(jié)業(yè)鑒定等綜合性鑒定應(yīng)歸入第四類，假如以思想政治、工作表現(xiàn)為主的鑒定就應(yīng)歸為第三類；像以反映學(xué)生簡(jiǎn)歷、家庭情況和社會(huì)關(guān)系為主的學(xué)生登記表就應(yīng)歸入第一類，不要放在第四類；像政治歷史問題與違紀(jì)錯(cuò)誤混同一起的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等材料，一律放入第八類，未給予處分的，以政治歷史問題為主的，放入第五類，以違紀(jì)錯(cuò)誤為主的，要放入第八類；像開除黨籍、團(tuán)籍等材料，按照政治歷史問題或違紀(jì)案件分別放入第五類或第八類，但是入黨和入團(tuán)志愿書和申請(qǐng)書仍放在第六類，歸檔的材料必須細(xì)致審核，有時(shí)還必須縝密的審查里面寫的內(nèi)容，才能正確鑒別應(yīng)歸的類別。

6、編寫類別和頁碼的審核。檢查類號(hào)、順序號(hào)是否都用鉛筆寫的，有的用碳素筆或油筆填寫，要按照規(guī)定該用鉛筆就用鉛筆，該用碳素筆就用碳素筆，位置要在每一份材料的第一頁的右上角稍靠里，類別和頁碼一律用仿宋體填寫，字體要工整，大小要適中，對(duì)于第四類和九類一定要采用二級(jí)分類法，寫流水號(hào)。

7、目錄填寫的審核。例如：干部履歷表，必須寫成“**年干部履歷表”；特別是第五類要寫清楚何單位關(guān)于何人的**的證明，第四類，學(xué)歷材料要寫清學(xué)校，例如：**學(xué)校畢業(yè)生登記表，評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)要寫清楚專業(yè)技術(shù)職務(wù)，例如：申報(bào)***資格評(píng)審表。

8、材料內(nèi)容順序的審核。第五類、第八類材料的排列順序一般是：上級(jí)批復(fù)、結(jié)論或處分決定，本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等，第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前；入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，像黨員登記表等可按時(shí)間先后順序依次排列。

9、檔案材料加工的審核。對(duì)紙張破損或字跡不符合要求的材料，要采取復(fù)印、拍攝、掃描等方法進(jìn)行復(fù)制，但是復(fù)制的材料應(yīng)保持原貌，不應(yīng)隨意擴(kuò)大或縮小或?qū)υM(jìn)行修改，而且復(fù)制件一定要認(rèn)真核對(duì)和校正，不能出現(xiàn)任何差錯(cuò)，否則保存無價(jià)值。對(duì)已破損、卷角、褶皺的材料要進(jìn)行裱糊，裱糊時(shí)千萬注意不能損壞原件的字跡和印章。

10、材料裝訂的審核。檔案材料分類完畢后，審查材料的鑒別和分類是否準(zhǔn)確，初審無誤后，方可編目加工。整理基本結(jié)束后，進(jìn)行復(fù)核，目錄填寫、排列順序確實(shí)無誤后，進(jìn)行裝訂。檔案材料在裝訂時(shí)，應(yīng)左邊、下邊對(duì)齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。特別是干部人事檔案厚度超過3.5厘米，就可以分成兩卷進(jìn)行裝訂。不過，分卷裝訂時(shí)，必須保證同一材料在同一卷中。

11、對(duì)電子檔案保存的審核。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案信息化管理向電子信息檔案化管理發(fā)展，即：將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中獨(dú)立出來，形成與應(yīng)用無關(guān)的，不可抵賴的，能夠直接閱讀的電子式的文檔。但是保存電子信息檔案的前提是必須細(xì)致，把紙質(zhì)檔案按原貌復(fù)制或掃描進(jìn)電腦中，在此過程中，一定要全部不漏頁、不錯(cuò)頁，讓電子檔案充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，既節(jié)省了翻閱紙質(zhì)檔案的時(shí)間，同時(shí)又保護(hù)了檔案的壽命。

總之，只有通過一步步認(rèn)真的審核和校隊(duì)，一本完善的有保存價(jià)值的檔案才能形成，但這只是檔案的最基本的條件，同時(shí)，還必須要求各級(jí)人事部門按照《干部檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)把入口，選配作風(fēng)正派、責(zé)任性強(qiáng)、政治覺悟高、業(yè)務(wù)能力好的中國共產(chǎn)黨員來從事干部檔案工作，強(qiáng)化管理制度，充分調(diào)動(dòng)管理人員工作積極性和創(chuàng)造性。

【1】甘國兵.測(cè)繪檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].測(cè)繪.2013(02).

【2】溫艷秋.高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)探究[J].蘭臺(tái)世界.2013(11).