事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制的方式

吳宇薇

內(nèi)蒙古自治區(qū)地質(zhì)調(diào)查院 呼和浩特 010020

隨著事業(yè)單位改制日程逐漸臨近，事業(yè)單位必須加大內(nèi)部管理工作的改善，逐步適應(yīng)市場化的激烈競爭。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分利用好信息化技術(shù)帶來的便利，利用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)做好事業(yè)單位日常業(yè)務(wù)的記錄、分析工作，從而提高管理水平。

一、會(huì)計(jì)信息化及內(nèi)部控制概述

會(huì)計(jì)信息化是指利用自動(dòng)化手段來對單位會(huì)計(jì)信息收集、傳送、處理、儲(chǔ)存和輸出進(jìn)行人機(jī)結(jié)合的處理過程，會(huì)計(jì)信息化可以大大提高單位的會(huì)計(jì)工作效率，實(shí)現(xiàn)單位會(huì)計(jì)信息的共享。打破了單位原有的條塊分割造成信息處理不及時(shí)和共享能力差的問題，是現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)管理的必然手段。

會(huì)計(jì)信息化條件下的內(nèi)部控制主要體現(xiàn)在內(nèi)部控制環(huán)境和內(nèi)部控制活動(dòng)的影響。完善的會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)外部治理機(jī)制的完善提供了便利，通過嚴(yán)密的審批、授權(quán)、核對以及職責(zé)分工，來減少單位潛在的損失風(fēng)險(xiǎn)。所以單位一旦實(shí)行了會(huì)計(jì)信息化。必須要對單位內(nèi)部控制制度進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，并確保其執(zhí)行有效，如果內(nèi)部控制無效或執(zhí)行不全面，那么會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的利用將無法有效的發(fā)揮應(yīng)有的功能，甚至可能因?yàn)閿?shù)據(jù)信息差錯(cuò)誤導(dǎo)了決策，導(dǎo)致更大的損失。因此，單位要充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)信息化條件下內(nèi)部控制的建設(shè)和執(zhí)行。

二、會(huì)計(jì)信息化的特征

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)負(fù)責(zé)事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息搜集、加工和提取等工作，是會(huì)計(jì)信息處理的主要場所。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)功能的完善性以及系統(tǒng)本身運(yùn)用的便利性直接影響事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。

1.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的統(tǒng)籌性

事業(yè)單位行使公共職能，為社會(huì)提供公共產(chǎn)品。為了提高事業(yè)單位的會(huì)計(jì)信息水平，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)必須具有統(tǒng)籌性。統(tǒng)籌性具體是指會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)涵蓋會(huì)計(jì)信息處理的多個(gè)方面，除了具備會(huì)計(jì)日常核算等基本功能外，還應(yīng)具有會(huì)計(jì)預(yù)算、監(jiān)督和決策等功能。事業(yè)單位最初引入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)，完成了手工賬到電算化的過渡，對會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)功能還簡單停留在日常核算上。隨著信息化水平的逐漸提高，事業(yè)單位對會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)處理會(huì)計(jì)信息的需求也在逐漸提高，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)信息使用者需要更加全面、豐富的會(huì)計(jì)信息。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)預(yù)算、決策等功能模塊的拓展使得會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)更加統(tǒng)籌，在會(huì)計(jì)信息處理上真正能夠?qū)崿F(xiàn)事前控制、事中執(zhí)行、事后決算。

2.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開放性

信息技術(shù)之所以能夠帶來管理方式上的重要突破，關(guān)鍵在于信息系統(tǒng)的開放性，構(gòu)建了不同部門之間信息共享的橋梁，降低了信息之間共享的成本，使得事業(yè)單位在重大決策問題上信息準(zhǔn)備更加全面和充分，提高了決策效率。我國近年來在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展為會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)開放性的建立提供了有力的技術(shù)條件，事業(yè)單位可以通過聘用專業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)，對事業(yè)單位各部門之間的管理系統(tǒng)搭建信息共享平臺(tái)。通過技術(shù)手段和權(quán)限控制，事業(yè)單位可以將財(cái)務(wù)處的會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)供相關(guān)部門查閱，同時(shí)也能使得財(cái)務(wù)處通過該系統(tǒng)及時(shí)了解采購部門采購以及倉儲(chǔ)部門出入庫等具體情況。通過對會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開放性研究以及合理的查閱權(quán)限分配，事業(yè)單位能顯著降低各部門之間的溝通成本，提高管理的效率。

3.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的智能性

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的最大特點(diǎn)是人機(jī)交互環(huán)境，具體是指會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的各個(gè)模塊功能都需要通過專業(yè)的會(huì)計(jì)人員執(zhí)行正確的會(huì)計(jì)操作才能實(shí)現(xiàn)。隨著會(huì)計(jì)人員在日常過程中不斷地使用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，加深了對系統(tǒng)功能的理解，同時(shí)也為更多功能模塊的開發(fā)創(chuàng)造了條件。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員隨著對系統(tǒng)的不斷熟悉，提高了系統(tǒng)操作水平，而會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)又在不斷進(jìn)行功能擴(kuò)展和完善，同樣對財(cái)務(wù)人員的操作水平提出了新的要求。正是財(cái)務(wù)人員與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)之間良好的人機(jī)互動(dòng)環(huán)境，促進(jìn)了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)功能完善與操作人員水平提高。

三、事業(yè)單位的內(nèi)部控制在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下存在的主要問題

1.會(huì)計(jì)信息化對事業(yè)單內(nèi)部控制環(huán)境的影響。

內(nèi)控環(huán)境是對單位內(nèi)部控制執(zhí)行中所有重要影響的各種內(nèi)外因素的總和。目前，事業(yè)單位的內(nèi)部控制環(huán)境普遍存在以下幾方面的問題。

一是重視程度不夠，很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)只重視單位資金的來源和使用，而對內(nèi)部控制重要性重視程度不夠。

二是內(nèi)部控制環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)高，由于事業(yè)單位受到人員編制限制。財(cái)務(wù)人員短缺。導(dǎo)致其內(nèi)部控制崗位不全，其內(nèi)部控制防控措旅更為薄弱，其舞弊行為的發(fā)生更具有隱蔽性和復(fù)雜性。而會(huì)計(jì)信息化的全面的應(yīng)用也使得會(huì)計(jì)人員能獲取的信息量倍增，更難以有效進(jìn)行監(jiān)督控制。

2.數(shù)據(jù)處理方式變化危及內(nèi)部控制的有效性。

實(shí)行會(huì)計(jì)信息化后。手工條件下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理程序發(fā)生了根本改變，原手工處理?xiàng)l件下，一項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)過授權(quán)人員簽章方可辦理。通過較為清晰的簽章痕跡。

涂改比較麻煩且容易被識(shí)別。而在會(huì)計(jì)信息環(huán)境下。簽章變成了口令，而El令對于精通電腦的人來說很容易就破解。從事業(yè)單單位的實(shí)踐來看，會(huì)計(jì)部門的口令密碼形同虛設(shè)，會(huì)計(jì)人員對密碼的保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)，容易被非法使用，為盜用提供了便利，一旦被盜用或竄改便會(huì)單位帶來巨大的隱患，從而造成經(jīng)濟(jì)損失。

3.內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)增大。

目前，會(huì)計(jì)信息化已經(jīng)全面向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下由于信息的共享和開放性導(dǎo)致計(jì)算機(jī)應(yīng)用模式發(fā)生變化。

一是在互聯(lián)網(wǎng)中計(jì)算機(jī)病毒可以通過E—mail或用戶下載文件進(jìn)行傳播，特別是具有經(jīng)營性質(zhì)的事業(yè)單位內(nèi)部合同、會(huì)計(jì)信息等都通過網(wǎng)絡(luò)傳送，而出現(xiàn)了病毒危害其傳播速度更快，危害更大，因而有效地防治計(jì)算機(jī)病毒對保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性至關(guān)重要。

二是崗位的重疊，很多傳統(tǒng)手工條件下不相融的崗位在信息化條件下往往出現(xiàn)了重疊，導(dǎo)致內(nèi)部控制制度執(zhí)行失效或不完整。

四、事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的影響因素

事業(yè)單位在新時(shí)期下通過會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息的加工處理，會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確、及時(shí)性除了依靠會(huì)計(jì)人員正確的操作外，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)本身的穩(wěn)定性至關(guān)重要。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制能夠有效提高會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確性，通過對會(huì)計(jì)信息化工作的各個(gè)流程進(jìn)行控制和約束，有效規(guī)避財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。事業(yè)單位內(nèi)部控制主要受外部和內(nèi)部因素共同影響。

1.外部環(huán)境影響因素

1.1 政策因素。國家政策是指國家對事業(yè)單位會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的改革導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制發(fā)生變化。國家不斷制定的新政對事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作帶來了變化與挑戰(zhàn)，事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制必須根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)制定出新的切實(shí)有效的內(nèi)部控制程序，促進(jìn)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化。

1.2 事業(yè)單位類型。事業(yè)單位雖然以提供公共產(chǎn)品為己任，但是在具體事業(yè)單位分類上存在著較大差異?？偟膩碚f，事業(yè)單位可以分為行政類、公益類、經(jīng)營類，每一類事業(yè)單位具體業(yè)務(wù)存在非常大的區(qū)別。事業(yè)單位由于其本身分類屬性的不同將會(huì)導(dǎo)致在未來事業(yè)單位改革中承受不同的風(fēng)險(xiǎn)，對事業(yè)單位的業(yè)務(wù)也會(huì)產(chǎn)生深刻的影響。事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制旨在加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息管理水平，規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)在事業(yè)單位改革中不斷改革和完善。

1.3 外部監(jiān)督。事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的落實(shí)和實(shí)施離不開外部監(jiān)督者的監(jiān)督與管理。雖然內(nèi)部控制在事業(yè)單位規(guī)章制度中都有明確的規(guī)定，但是由于內(nèi)部控制實(shí)施起來較為復(fù)雜，需要設(shè)立專業(yè)的內(nèi)部控制部門，增加了事業(yè)單位成本，使得事業(yè)單位缺少動(dòng)力真正做好內(nèi)部控制的各項(xiàng)工作。外部的監(jiān)督管理者定期對事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制情況進(jìn)行監(jiān)督，并通過媒體在適當(dāng)?shù)膱龊线M(jìn)行披露，直接影響事業(yè)單位的聲譽(yù)。基于外部管理者的監(jiān)督，使得事業(yè)單位不得不做好內(nèi)部控制工作，迎接來自外部管理者的監(jiān)督。

2.內(nèi)部環(huán)境影響因素

2.1 重視程度。事業(yè)單位相比較于企業(yè)，管理方式較為落后，業(yè)務(wù)大權(quán)較為集中，經(jīng)營理念和規(guī)制度往往由事業(yè)單位負(fù)責(zé)人決定。負(fù)責(zé)人對會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的重視程度直接決定了事業(yè)單位內(nèi)部有關(guān)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制執(zhí)行情況的好壞。事業(yè)單位由于本身的特殊性，導(dǎo)致了領(lǐng)導(dǎo)者重在完成國家行政任務(wù)而忽略了對成本的控制以及對會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制。內(nèi)部控制在事業(yè)單位執(zhí)行阻力重重，必須受到思想開明、遠(yuǎn)見卓識(shí)的事業(yè)單位負(fù)責(zé)人重視才能取到良好的收效。

2.2 文化水平。事業(yè)單位“人治”情況較為突出，領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格影響著事業(yè)單位文化水平的建設(shè)。良好的內(nèi)部控制文化建設(shè)為會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的執(zhí)行創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境，減少執(zhí)行過程受到的阻力。如果事業(yè)單位內(nèi)部控制文化缺乏，必然加大了內(nèi)控執(zhí)行的難度，不利于內(nèi)部控制工作的順利開展。

2.3 專業(yè)水平。事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員遵循事業(yè)單位會(huì)計(jì)準(zhǔn)則進(jìn)行日常核算，由于事業(yè)單位之間缺少工作經(jīng)驗(yàn)交流，市場上又以企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則為主，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員專業(yè)水平的提升存在著難度。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制工作需要財(cái)務(wù)人員的配合，對專業(yè)水平有較高的要求，財(cái)務(wù)人員的專業(yè)水平將會(huì)影響內(nèi)部控制的執(zhí)行狀況。

五、事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的改進(jìn)

1.提升會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作的正常開展離不開會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的完善，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在功能上必須滿足事業(yè)單位日常預(yù)算、核算、決算的需要。首先事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)對會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)各功能有充分了解，結(jié)合日常業(yè)務(wù)開展過程中會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)使用情況，總結(jié)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)，梳理系統(tǒng)使用流程并以書面形式呈現(xiàn)。內(nèi)部控制負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)人員對會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)操作流程進(jìn)行梳理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)使用過程中的漏洞，利用信息技術(shù)完善系統(tǒng)，并建立相應(yīng)的內(nèi)部控制流程。

2.提高內(nèi)部控制的管理

要想提高內(nèi)部控制的管理水平，首先需要提高事業(yè)單位高層負(fù)責(zé)人的內(nèi)部控制意識(shí)。負(fù)責(zé)人直接影響內(nèi)部控制工作在事業(yè)單位內(nèi)部的執(zhí)行效率，有遠(yuǎn)見的負(fù)責(zé)人將會(huì)重視內(nèi)部控制的執(zhí)行情況，分管內(nèi)部控制工作。在實(shí)際工作中，負(fù)責(zé)人將會(huì)加強(qiáng)內(nèi)部員工的內(nèi)部控制教育，建立內(nèi)部控制文化，不斷提高內(nèi)部控制的管理水平。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)確保會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在使用過程中的每一個(gè)具體環(huán)節(jié)都建立嚴(yán)格的控制程序，做好權(quán)限分配工作，組織內(nèi)部控制監(jiān)督工作的定期檢查，做好檢查分析工作。

3.優(yōu)化控制環(huán)境

控制環(huán)境在COSO報(bào)告中內(nèi)部控制居于最重要位置。為此，事業(yè)單位要加強(qiáng)對于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制建設(shè)和完善重要性的認(rèn)識(shí)，重點(diǎn)是進(jìn)行制度的制定和落實(shí)，結(jié)合單位的實(shí)際建立會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下規(guī)范的內(nèi)部控制制度規(guī)范，并進(jìn)行關(guān)鍵控制點(diǎn)的崗位落實(shí)，并和單位的獎(jiǎng)懲制度結(jié)合起來，以提高其執(zhí)行制度的主動(dòng)性和自覺性。二是加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督的作用。審計(jì)監(jiān)督可以對內(nèi)部控制進(jìn)行查錯(cuò)糾誤的功能，事業(yè)單位要增加會(huì)計(jì)信息化條件下內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)審計(jì)內(nèi)容。針對內(nèi)部控制的薄弱點(diǎn)定期出具管理建議書。來不斷解決會(huì)計(jì)信息化條件下內(nèi)部控制出現(xiàn)的新問題和新情況。

4.強(qiáng)化管理力度

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度制定的初衷在于強(qiáng)化內(nèi)部控制水平，提高會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)會(huì)計(jì)信息處理能力，確保會(huì)計(jì)信息質(zhì)量滿足事業(yè)單位發(fā)展的需要。內(nèi)部控制制度有助于評價(jià)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在日常使用過程中的效果，根據(jù)會(huì)計(jì)工作開展的情況對會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行完善，并對財(cái)務(wù)人員工作職責(zé)和崗位劃分做出適當(dāng)調(diào)整。強(qiáng)化內(nèi)部控制管理力度，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)存在的問題，及時(shí)做出調(diào)整，規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

5.制定獎(jiǎng)懲機(jī)制

事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制管理工作非常重要的一點(diǎn)就是必須要建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對內(nèi)部控制工作開展情況較好的相關(guān)人員進(jìn)行必要的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)促進(jìn)其在內(nèi)部控制崗位上更好地執(zhí)行相關(guān)制度規(guī)定。同時(shí)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對違反內(nèi)部控制制度、消極進(jìn)行內(nèi)部控制管理的人員進(jìn)行懲罰，督促其遵守會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的有關(guān)規(guī)定。完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制是促進(jìn)內(nèi)部控制正常開展的原動(dòng)力，只有嚴(yán)格執(zhí)行獎(jiǎng)懲辦法，才能激發(fā)內(nèi)部控制相關(guān)人員的積極性，做好相應(yīng)管理工作。

事業(yè)單位在新的歷史時(shí)期面臨著非常大的挑戰(zhàn)，在事業(yè)單位改革的道路上將會(huì)遇到極大的困難。會(huì)計(jì)信息化是未來會(huì)計(jì)發(fā)展的必然趨勢，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)抓住信息化帶來的優(yōu)勢，不斷完善會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制管理工作。

[1]張秀梅:會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制[J].財(cái)經(jīng)界(學(xué)術(shù)版),2014(10).

[2]陳麗琴、王琰:會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不同發(fā)展階段的內(nèi)部控制研究[J].財(cái)政監(jiān)督,2014(5).

[3]潘爽姿:探討如何加強(qiáng)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)內(nèi)部控制[J].神州,2014(8).